Procedimiento Seguros

Transcripción

1 1. Objeto Cubrir y asegurar nuestro patrimonio de los eventuales riesgos a que puedan estar expuestos en caso de presentarse alguna contingencia. 2. Alcance El total de las pólizas requeridas para el funcionamiento de la Cruz Roja Colombiana. 3. Políticas, normas, lineamientos Se deben cubrir los bines que se requieran para la operación normal de la institución esto debe incluir vehículos, planta física, equipos de computación y equipos tecnológicos. Se debe cubrir el 100% de los voluntarios activos de la Cruz Roja Colombiana. Se debe cubrir con la póliza el personal de planta de la Sede Nacional. 4. Glosario No aplica. 5. Responsables Direcciones Generales y/o Nacionales: Solicitud y/o autorización de asegurar el patrimonio institucional. : Comunicación con los corredores de seguros.

2 6. Descripción del procedimiento ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO INICIO 1. Se Presentan La Necesidad De Amparar El Patrimonio Institucional. 1.SE PRESENTA LA NECESIDAD DE AMPARAR EL PATRIMONIO INSTITUCIONAL 2.SOLICITA LA INFORMACION DE LAS POLIZAS Y LOS SEGUROS ACTUALES 2. La Dirección Administrativa y Financiera mediante comunicación escrita solicita la información de las pólizas y amparos actuales junto con la fecha de vencimiento para iniciar la respectiva renovación. Dirección Administrativa y Financiera. 3.COMUNICACION DE APROBACION 4.ANALIZAR LAS MAS APROPIADAS PARA RENOVACION 5.VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS 3. Elabora comunicación escrita firmada por el Director Ejecutivo Nacional, solicitando que lleve a cabo el proceso de cotizaciones a las diferentes aseguradoras, estableciendo los requisitos de los amparos. 4. Analiza las cotizaciones y entrega cuadro comparativo, especificando cual es la más apropiada para la renovación. Cuadro Comparativo de Seguros

3 6.COMUNICADO DE APROBACION AL CORREDOR DE SEGUROS 5. La Dirección Administrativa y Financiera analiza con la Sección de Seguros el cuadro comparativo y las propuestas presentadas verificando que cumplan con los requisitos de la Institución, estas se presentarán de acuerdo con los montos de autorización establecidos en el procedimiento de compras, para su aprobación. Dirección Administrativa y Financiera Cuadro Comparativo de Seguros, Anexo Autorización de Cuantías 9.SE DEVUELVEN PARA CORRECCION SI 7.VERIFICAR LA INFORMACION 8. EXISTEN INCONSISTENCIAS? NO 10.SE TRAMITAN EL RESPECTIVO AVISO DE COBRO 6. Elabora comunicación escrita dirigida al Corredor de Seguros conforme con la aprobación realizando la renovación o la expedición de las pólizas, anexando los listados correspondientes en donde se relacionen la vigencia, amparos y prima de las pólizas a expedir. 7. Verificar la información de cada póliza teniendo en cuenta los valores, vigencia, amparos, costos, y condiciones con que fueron tomadas. 8.Si existen inconsistencias 9. Serán devueltas para corrección., Aseguradora Pólizas Documentos soporte 10. Una vez verificadas se tramitará el respectivo aviso de cobro por pago de las primas, con el visto bueno, Dirección Aseguradora Aviso de Cobro

4 13.SE ARCHIVA Y SE HACE EL SEGUIMIENTO NO 12. ALGUNA MODIFICACION? SI 14.COMUNICACION A JURIDICA Financiera y Administrativa, así como el área organizacional que corresponda, y se radica en el Departamento de Contabilidad para su trámite de pago (ver procedimiento de cuentas por pagar). 12.Si las pólizas recibidas no presentan ninguna modificación 13. Se archivan en la Sección de Seguros y realiza el seguimiento de cada una de ellas. Aseguradora Pólizas Documentos soporte 15.SE VERIFICA QUE LOS SOPORTES ESTEN COMPLETOS 16.CORROBORACION DE LA INFORMACION 14. Si existe alguna reclamación, se presenta comunicación escrita al Departamento de jurídica con la firma correspondiente del Presidente Seccional, Director Ejecutivo Seccional y reporte a la, anexando los respectivos soportes. 15. Verifica que los soportes relacionados en la comunicación estén completos. Direcciones Generales y/o Nacionales Comunicacion 17.TRAMITE DE PAGO 16. corrobora valores, verifica firmas de autorización de la Dependencia y de la Dirección Ejecutiva Nacional, el sello presupuestal y/o comunicación donde se especifica con cargo a que rubro presupuesta anexando fotocopia de la comunicación al aviso de cobro los cuales radica en el Departamento de Contabilidad para su respectivo

5 trámite. 17. Si la información enviada cumple con los requisitos exigidos continua el trámite para pago. Ver procedimiento cuentas por pagar. Cuentas por pagar 18.COMUNICACION A QUIEN CORRESPONDE EL PAGO 18. Una vez realizado el pago se elabora comunicación al Jefe de Tesorería donde se especifica a que corresponde el pago. Tesorería Comunicación 19.INGRESO DEL PAGO 19.Realiza el ingreso del pago a caja y devuelve el comprobante de egreso y recibo de caja con el respectivo sello y firma de aceptación FIN

6 ACLARACIONES ESPECIALES En las cotizaciones se solicita tener en cuenta la siguiente información relacionada con aspectos técnicos del seguro cuando es por primera vez: Costo del seguro y deducible Alcance de las coberturas Atención y pagos de siniestros Respaldo de reaseguros Solvencia y Capacidad financiera Capacidad de administración y operatividad (experiencia, clientes relacionados, sectores contratados) Servicios (Capacitación, suministro de sistemas, convenios especiales, servicios especializados, facilidad pago de primas) En caso de presentar la necesidad de excluir bienes, las Seccionales o áreas organizacionales envían al área de Seguros comunicación escrita con la firma correspondiente del Presidente, Director Ejecutivo de la Seccional y/o Jefe del Área Organizacional, anexando los respectivos soportes, del porqué de la exclusión. Elabora comunicación para la Aseguradora con firma del Director Administrativo y Financiero en la cual se informa de la exclusión para el respectivo trámite. En caso de presentar la necesidad de incluir bienes, las Seccionales o áreas organizacionales presentan comunicación escrita con la firma correspondiente del Presidente, Director Ejecutivo de la Seccional y/o Jefe del Área Organizacional, anexando los respectivos soportes. Con el fin de continuar con el trámite de reclamación se elabora comunicación dirigida a la Aseguradora en la cual se anexan todos los documentos y se dejan fotocopia para el archivo del área de Seguros. La aseguradora verifica que los documentos cumplen con las especificaciones. En caso de cumplir con todos los requisitos, proceden a realizar el pago. En caso de requerir documentos adicionales, la Aseguradora hace la solicitud al área de Seguros para complementar la respectiva reclamación para lo cual se solicitan a la Seccional y/o área Organizacional.

7 Si se requiere Indemnización De Voluntarios, Mediante comunicación escrita y anexando la comunicación enviada por la Aseguradora, la sección de seguros solicita a la Dirección Nacional de Voluntariado los respectivos documentos, quien a su vez remiten comunicación a la Seccional correspondiente. Se realiza la Comunicación y Relación De Soportes: Mediante comunicación escrita firmada por el Director Nacional de Voluntariado, diligenciando los formatos respectivos, y con las firmas correspondientes. Verifica que los soportes relacionados en la comunicación estén completos. Si están en orden se procede a elaborar comunicación de reclamación a la Aseguradora De lo contrario se devuelven a la Dirección Nacional de Voluntariado. Mediante comunicación escrita dirigida a los corredores de seguros de la Pólizas de los Voluntarios se envía los soportes para iniciar el trámite del pago de la Indemnización. Se deja copia de todos los soportes, para el archivo y control. Mediante comunicación escrita le informa a la Seccional y a la Dirección General de Voluntariado el pago respecto a la indemnización quien hace seguimiento al pago. 7. Anexos