Instructivo Servicios de Celular

Transcripción

1 1. Objeto Dar a conocer las políticas de manejo de la comunicación móvil en la SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA para los usuarios que por razón de su función, cargos o lineamientos de la Institución requieren el servicio. Además busca proporcionar normas generales y específicas para el buen uso de este medio de comunicación. 2. Alcance Las normas cubren a la totalidad de los usuarios del servicio y pertenecientes al contrato de la cuenta corporativa de la SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA con el Operador de telefonía celular. 3. Descripción Los teléfonos celulares son herramientas que forman parte de nuestro inventario y del entorno de trabajo. El manejo, cuidado y administración de este recurso es responsabilidad de cada empleado. Se evaluará periódicamente la utilización de las líneas, y en caso de que estas no sean utilizadas quedaran a disposición de la Dirección Administrativa y Financiera para su reasignación. Será facultad de la Dirección Administrativa y Financiera determinar los niveles de empleados a quien se les asigne algún equipo de telefonía celular, de conformidad con las funciones que desempeñen y servicios que prestan, así como el plan asignado para cada uno de ellos. 3.1 ABASTECIMIENTO DEL SERVICIO: La contratación y negociación del servicio lo desarrolla únicamente la secretaria de la Dirección Administrativa y Financiera de acuerdo a las instrucciones impartidas por el Director Administrativo y Financiera. El objetivo es diseñar con el operador de telefonía celular planes que sean compatibles con las necesidades de los cargos de LA SOCIEDAD NACIONAL. 3.2 ASIGNACIÓN DE EQUIPOS: La Institución manejará la figura de PRÉSTAMO DE EQUIPOS, los cuales serán devueltos en el momento que el empleado se retire de la Institución. Los equipos que brindará la Institución serán equipos básicos que cubran la necesidad del cargo, según el cargo y nivel jerárquico en la institución. 3.3 ADMINISTRACIÓN DE LA CUENTA: La administración de la cuenta se gestionará a través del área de la Dirección Administrativa y Financiera con el objetivo de controlar: Adquisición del servicio Suministro o cancelación de líneas Facturación Reposición

2 La administración de la cuenta estará a cargo de la secretaria de la Dirección Administrativa y Financiera que facilitará la relación entre el proveedor del servicio y los usuarios de la Institución, brindando el soporte necesario para trámites y asesoría solicitada. La persona realiza seguimiento mensualmente a los consumos de telefonía y reporta a cada Dirección los consumos adicionales generados por cada uno de los usuarios. 3.4 ADMINISTRACIÓN DE LA LÍNEA: La administración de las líneas es responsabilidad de cada uno de los usuarios de la Institución que se le asigne la línea telefónica, sin embargo las líneas están matriculadas a nombre de la SOCIEDAD NACIONAL por esta razón es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones. Vigencia: Cada línea nueva tiene una vigencia de 1 año como mínimo Líneas nuevas: Los requerimientos de líneas nuevas, deben estar aprobadas por cada Director de área y justificarlo ante el Director Administrativo y Financiero quien aprobará la solicitud. 3.5 ASIGNACIÓN DE LÍNEAS: La Institución asignará bajo la autorización de la Dirección Administrativa y Financiera, las líneas móviles a aquellos cargos y colaboradores que requieran la herramienta de comunicación bajo la condición y mediante autorización de descuento por consumos adicionales. A los usuarios se les asignará un equipo de comunicación básico el cual será propiedad de SOCIEDAD NACIONAL, el equipo se entregará con sus correspondientes accesorios, este equipo tendrá que ser devuelto en las mismas condiciones como se le entregó al colaborador. A los cargos Directivos se les podrá asignar un equipo de gama alta con un plan adecuado a las necesidades. La adquisición de esta clase de equipos no debe comprometer las cláusulas de permanencia del contrato ni generar ninguna clase de financiamiento en la cuenta de la compañía. Cada vez que un usuario con la línea asignada sea retirado y/o el celular reasignado el Jefe inmediato debe avisar a la Dirección Administrativa y Financiera. Si existe un requerimiento de un nuevo celular, será reasignado de inmediato; en caso que no haya requerimiento se desactivará la línea y se le suspenderán los servicios suplementarios, pero el cargo continuará hasta que se cumpla el contrato de la línea y se cargará al centro de costo a donde pertenecía al usuario. Los usuarios, deben reportar cualquier cambio de usuario, esta información debe ser comunicada al Director Administrativo y Financiero responsable de la cuenta en el momento que ocurra el cambio de lo contrario los cargos y consumos adicionales del servicio serán cargados al usuario que se asignó originalmente la línea.

3 3.6 PROHIBICIONES: La telefonía móvil tiene las siguientes restricciones que aplican para las líneas al servicio de la SOCIEDAD NACIONAL Participar en concursos Bajar ring tones o imágenes Llamadas a las líneas promocionales (por ejemplo horóscopo, calientes, entre otras). La responsabilidad y administración de las líneas es responsabilidad de cada uno de los usuarios de las líneas de la Institución. 3.7 RENTA Y CONSUMOS ADICIONALES: La renta mensual o cargo fijo de los servicios de telecomunicaciones móvil es pagada por la SOCIEDAD NACIONAL en su totalidad para cada una de las líneas, los consumos adicionales no contemplados en los planes de voz como datos (ring tones, juegos, entretenimiento entre otros.), larga distancia internacional, roa Ming (internacional) y otros cargos o descuentos serán asumidos por el usuario. La activación del roamning será autorizado únicamente por la Dirección Administrativa y Financiera y el valor del mismo será cargado a las dependencias. Las activaciones de juegos, suscripciones y demás adicionales están prohibidas. Los teléfonos celulares son una herramienta de trabajo para mantener la comunicación y facilitar el desempeño de las funciones. En caso que un usuario se exceda en el consumo autorizado del servicio de telefonía celular, el usuario deberá cubrir los gastos excedentes a través de descuento vía nómina o pago en Tesorería. 3.8 LLAMADAS LARGA DISTANCIA: El servicio de larga distancia nacional está habilitado para todas las líneas móviles de la SOCIEDAD NACIONAL. Las llamadas generadas a destinos internacionales se deben solicitar al administrador de la cuenta activando el servicio de roaming internacional bajo autorización y visto bueno de la Dirección Administrativa y Financiera, su costo será cargado a la dependencia o a la seccional que lo realice. Estas llamadas tanto salientes como entrantes tienen costo. 3.9 REPOSICIONES Y RENOVACIONES: En caso de cualquier reposición física del equipo esta deberá hacerse en la Dirección Administrativa y Financiera en un tiempo no mayor a 15 días hábiles a partir del momento de la notificación por robo, daño o extravío.

4 En caso de pérdida antes del periodo de reposición, el empleado cancelará el 90% del valor comercial del equipo y de acuerdo a los requisitos del operador, el cual sigue formando parte del inventario de la Institución En caso que la SIM CARD del equipo sea extraviada o dañada el colaborador informará al Director Administrativo y Financiero para que gestione la reposición de la misma. La reposición toma 5 días hábiles y la institución asumirá el valor de está. Al cumplir un año se evaluará la posibilidad de cambio del equipo por deterioro. El cambio se debe hacer con autorización del Director de área quien pondrá su visto para el cambio. Todos los cambios que se quieran realizar por parte de los usuarios de la SOCIEDAD NACIONAL, se deben hacer en los primeros 20 días del mes y quedaran asumidos el mes posterior. Al retirase el usuario de la línea de la SOCIEDAD NACIONAL debe entregar el equipo, cargador y SIM. En el caso de daño el usuario entregará el equipo al administrador de las líneas indicando las fallas con el fin de enviarlo a servicio técnico antes de solicitar su reposición. En todo caso, el Director de área es quien aprueba la reposición del equipo con imputación presupuestal a la dependencia del usuario. En caso de autorización de cambio y en vista que el equipo todavía tenga una vida útil, se debe entregar a la Dirección Administrativa y Financiera quien quedará custodiando dicho elemento. En el momento de reposición cabe anotar que el equipo es INSTITUCIONAL no personal, ya que es cancelado con recursos de la institución o de proyectos. Los valores de reposición de los equipos responden a responsabilidades asumidas dentro del plan corporativo de la institución como lo son las cláusulas de permanencia. Solicitud: La solicitud de una línea con su equipo debe ser realizada por el Director General o Nacional, vía correo electrónico al Director Administrativo y Financiero, soportando la necesidad de la línea telefónica móvil, el tiempo solicitado (recuerde que la cláusula de permanencia es de un año) y el presupuesto destinado para cubrir los costos de esta así como el nombre de la persona a quien se le asigna. Aprobación: La Dirección Administrativa y Financiera, de acuerdo a los soportes aprobara o no la adquisición o asignación de la línea,

5 Adquisición de línea: Se realizará la solicitud de la línea ante el operador, una vez realizado los trámites pertinentes y entregado el equipo por el operador se realizará ingreso al almacén general con copia de la factura del equipo emitida por el operador. Entrega del equipo y la línea: Con carta remisoria de la Dirección Administrativa y Financiera, se entregará el equipo, donde se especifica equipo entregado, obligaciones y conocimiento del presente procedimiento, así como debida del equipo de la línea, el equipo y SIM será entregada únicamente a la persona a quien se le asignó la línea. El celular hará parte del inventario de la institución, por lo que cualquier cambio en el equipo o daños deben ser reportados a la persona encargada del servicio en la Dirección Financiera y Administrativa. Uso del equipo y la línea: El equipo debe ser tratado de acuerdo a las características y recomendaciones del fabricante las cuales encontrarán en los manuales, del equipo, se recomienda no descargar aplicaciones, programas, que puedan poner en riesgo el funcionamiento del equipo, recuerde las prohibiciones. En caso que el usuario del teléfono celular detecte alguna falla en el equipo, deberá notificar a la Asistente de la Dirección Administrativa y Financiera quien se encargará de llevarlo a servicio técnico para verificar si el equipo ya está fuera de servicio o se puede reparar y las causas del daño. En caso que el daño sea ocasionado por mal uso, el usuario deberá asumir el valor de la reparación o reposición del equipo. Si se determina que el equipo es obsoleto, después del reporte por parte del prestador del servicio de telefonía móvil, se entrega el equipo a la Dirección Administrativa y Financiera junto con el acta de baja cuyo consecutivo es asignado por contabilidad. Pérdida, hurto y reposiciones: En caso de pérdida o robo del equipo, el usuario deberá reportar de forma inmediata al operador de telefonía móvil para suspender el servicio de forma temporal. Así mismo debe realizar el denuncio ante las autoridades pertinentes y notificar a la Dirección Administrativa y Financiera en un plazo no mayor a tres días hábiles después de la pérdida o robo. Para solicitar la reposición por perdida o hurto deberá registrar un carta en físico con visto bueno del director de área y se deberá contar con la denuncia interpuesta (copia física), con estos requisitos se solicitará la cotización del equipo siempre que cumpla con lo dispuesto, la persona encargada de la cuenta ante el operador, solicitará las cotizaciones de equipo al Operador.

6 Se descontará el costo del nuevo equipo al usuario ya sea vía nomina, realizando el deposito correspondiente en Tesorería; o bien reponer físicamente el equipo, el cual deberá tener las especificaciones y características iguales o superiores al equipo anterior, aclarando que este equipo y sus accesorios se consideraran como reemplazo del anterior de propiedad y uso de la institución. Para los daños en equipo se enviaran al operador para la evaluación y una vez recibido el diagnostico emitido por el operador se procederá a evaluar la reposición del equipo y solicitar cotizaciones, recuerde que debe cumplir con el tiempo para solicitar la reposición, Una vez efectuada las consultas sobre los precios y equipos disponibles por el operador para realizar la reposición, estas serán enviadas por la Dirección Financiera y Administrativas a cada área donde se establecerá el equipo a solicitar, recuerde que esta debe estar acompañada de los soportes por daño, perdida o hurto, deberá ser aprobado el equipo a solicitar por el Director General o Nacional al que está asignada la línea, deberá de solicitar presupuesto para está reposición y los valores serán cargados en la factura normal de la línea.