COL-COM-002 VENTAS Y COMERCIALIZACION DE CALDERAS PIROTUBULARES Y EQUIPOS

Transcripción

1 . VENTAS Y COMERCIALIZACION DE CALDERAS PIROTUBULARES Y EQUIPOS 3 Uriel Buitrago Alvaro Suarez Victor Figueroa 19/Sep/11 REV. PREPARO REVISO APROBO FECHA

2 HOJA 2 DE 9 VENTA Y COMERCIALIZACIÓN DE CALDERAS PIROTUBULARES Y EQUIPOS 1. OBJETIVO Garantizar la ejecución del proceso de venta de Calderas y Equipos para contribuir con el logro de los objetivos de la organización. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la revisión de los requisitos del cliente con el fin de ofertar de acuerdo a sus requerimientos técnicos y comerciales y así lograr la adjudicación del contrato. De igual forma aplica para la planeacion del proceso de fabricación de todos los equipos a presión y sus auxiliares vendidos por COLMAQUINAS S.A. 3. GENERALIDADES 3.1.Calderas y Equipos. Comprende las calderas pirotubulares de combustibles, líquidos, gaseosos, pirotubulares a Carbón PTC incluyendo sus tanques de condesados, tanques de Calentamiento de agua y combustible, tanques de almacenamiento, intercambiadores de calor, chimeneas y sistemas de control (combustión, agua, purgas, eficiencia en línea, distribución de cargas, etc.) 3.2.Solicitud de Aprobación a la Gerencia General y/o Administrativa Financiera. La organización ha establecido que las ofertas cuyo valor superan 880 SMMLV o tiene requisitos especiales exigidos por el cliente en cuanto a especificaciones técnicas, garantías, pólizas, capital de trabajo, recurso humano, herramientas y responsabilidades, es necesario el visto bueno de la Gerencia General y/o Administrativa Financiera para la presentación de la oferta y/o licitación. Esta aprobación se solicita con el formato Evaluación y Aprobación de Proyectos, Calderas, Equipos y Servicios COL-F Autorizaciones. Según lo dispuesto por los Estatutos sociales de la compañía, la presentación de ofertas y la ejecución de contratos cuya cuantía exceda las facultades del Representante Legal, deberán ser previamente autorizadas por la Junta Directiva, como se presenta a continuación: AUTORIZACION Y APROBACION DE COTIZACIONES SMMLV CARGO Hasta 500 SMMLV Director Comercial De Calderas Y Equipos Superior de 500 hasta 880 SMMLV Superior de 880 hasta 2000 SMMLV Gerente Comercial de Calderas y Equipos Gerente General Superior a 2000 SMMLV Junta Directiva SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente

3 HOJA 3 DE 9 En los casos de Calderas y Equipos especiales subestandar, que requieran de ingeniería y diseño, debido a su complejidad, será necesario consultar con la Gerencia de Ingeniería si la compañía cuenta con la capacidad técnica y de fabricación para poder realizar dicho trabajo. Para ofertas con valor hasta 2000 SMMLV, las respectivas autorizaciones deberán darse por medio del sistema SAP tratándose del Director y Gerente Comercial de Calderas y Equipos. Las ofertas con valor superior a 2000 SMMLV requieren autorización de JUNTA DIRECTIVA para su presentación. Para su obtención se deberá diligenciar el formato COL-F262 Aprobación por junta Directiva para presenta oferta. 3.4.Respuesta al Cliente. Cuando la solicitud del cliente no puede ser atendida por la organización, por capacidad, porque se encuentra fuera del objeto social o cualquier otra situación, se debe dar respuesta al cliente argumentando las razones técnica y/o comerciales por las cuales no se presentara la oferta 4. PROCEDIMIENTO 4.1 Registro de Clientes nuevos. Los clientes nuevos son registrados en el sistema de la compañía, para lo cual el Asesor o Asistente de la Dirección Comercial de Calderas y Equipos debe entregar al cliente el formato COL-F084 Registro de clientes para que lo diligencie y envíe los documentos correspondientes. 4.2 Solicitud de la Cotización y análisis de la información. La solicitud de cotizaciones se recibe por cualquiera de las siguientes vías: Diligenciando el formato de Solicitud Cotización Calderas Pirotubulares COL- F080 por parte de un Asesor Comercial o Asistente Comercial de Calderas y Equipos, Comunicación directa del cliente a través de fax, correo electrónico o pliegos de licitación, donde se registre la información suficiente para determinar los requisitos del Cliente. Estas solicitudes deben ser entregadas a la Dirección Comercial de Calderas y Equipos. Posteriormente se analiza la información de la solicitud de cotización y si es suficiente la información, se elabora la oferta, en caso contrario, se contactará al Cliente para complementar la información y de ser necesario se programará una visita a las instalaciones del Cliente. 4.3 Visita Técnica. Si es necesario, se solicitará al Área de Servicios de Mantenimiento la programación y realización de una visita técnica. Los resultados de la visita deben ser registrados en el formato COL-F078 y entregados al Director Comercial

4 HOJA 4 DE 9 de Calderas y Equipos junto con la cotización del Departamento Comercial de Almacenes y Servicios. 4.4 Elaboración de la Oferta. Se asigna el número consecutivo a la oferta interno previo a la creación de una oportunidad de negocios en el sistema SAP. Se elabora la oferta cumpliendo con los requerimientos del cliente, verificando que las especificaciones de los equipos cumplan con estos requisitos. Se ingresa la información de la oferta comercial como adjunto en el sistema SAP y el monto en etapa de cotización. Esta información únicamente puede ser ingresada por el Director y/o Asistente Comercial de calderas y equipos. Se verifica la información de la solicitud de cotización, los soportes, las especificaciones de los equipos, condiciones comerciales, tiempo de entrega Los precios de las calderas deberán corresponder a las listas de precios vigentes. 4.5 Envío de la Oferta: Se envía la oferta por correo electrónico, fax ó en forma física de acuerdo con lo solicitado por el cliente, quedando copia en el archivo magnético en el equipo del Director Comercial Calderas y Equipos y del Asistente Calderas y Equipos en una carpeta compartida en la red. Cuando las ofertas son solicitadas por las sucursales, la oferta es enviada al Asesor que la solicitó, con copia al Director de la Sucursal, quienes son responsables de hacerla llegar al cliente. La solicitud de cotización y los soportes técnicos y comerciales se archivaran por consecutivo en la carpeta magnética de ofertas la cual se encuentra disponible en la red de COLMAQUINAS S.A. A esta carpeta solo tienen acceso total el Asistente y el Director Comercial de Calderas y equipos. Cuando se trate de una licitación se abrirá una carpeta física y magnética para archivar toda la información de la oferta. Para presentar oferta de equipos que COLMAQUINAS S.A. no fabrica se deben solicitar cotización a los proveedores, especificando los requerimientos del cliente. La Dirección Comercial de Calderas y Equipos mantendrá contacto con el Director de Planta de Fabricación para determinar el tiempo de entrega y la capacidad de fabricación, en base a los recursos de personal y equipos que se tienen. La oferta comercial debe incluir como mínimo las siguientes condiciones comerciales para la correcta utilización de recursos financieros asignados y cumplimiento en la entrega del equipo: Descripción del equipo o caldera, descripción del precio, forma de pago de acuerdo con lo establecido por la compañía, tiempo de entrega, validez de la oferta, garantía, especificaciones técnicas de la caldera o Equipo

5 HOJA 5 DE Firmas de Ofertas y/o Contratos. Las ofertas cuyo monto excluido el IVA sean inferiores a lo definido en el numeral 3.2 de este procedimiento podrán ser firmadas por el Director Comercial de Calderas y Equipos. 4.6 Negociación: Toda negociación de venta de calderas y equipos estará a cargo de la Dirección Comercial de Calderas y Equipos y/o Gerencia Comercial de Calderas y Equipos, la cual de ser necesario, consultará con la Gerencia General y/o la Gerencia Administrativa y Financiera aquellos temas que puedan afectar los intereses o poner en riesgo la compañía. Cuando sea necesario el Director Comercial de Calderas y Equipos y/o Asistente Calderas y Equipos, viajarán para dar soporte técnico y comercial a los Gerentes de las Sucursales o a los representantes en el exterior para tratar de lograr el negocio. Cuando el cliente realmente está interesado en realizar la compra, establece condiciones o especificaciones comerciales y técnicas las cuales son aceptadas o modificadas en revisiones de la oferta inicialmente presentada. Al revisar el cliente los términos de la oferta finalmente presentada, define si realiza la compra o no. La Compra se confirma cuando el cliente envía una Orden de Compra, carta de intención, la oferta firmada o cualquier otro documento que el utilice para este fin. Cuando el cliente rechaza la oferta, es importante definir los motivos por los cuales es rechazada y registrar la información en los informes establecidos por la compañía. 4.7 Adjudicación del Contrato. Una vez aprobada una oferta, el Director Comercial de Calderas y Equipos deberá: Estudiar los términos de la orden de compra o documento que envié el cliente y verificar que estén de acuerdo con lo ofertado Aceptar o rechazar una orden de compra Si se trata de un contrato se le dará el visto bueno en su parte comercial y se solicitará al Abogado encargado su asesoría en la parte jurídica y legal, realizar comentarios y dar el visto bueno para posteriormente solicitar la firma del Representante Legal o en su defecto, de quién tenga autorización para ello. Los documentos legales y financieros exigidos contractualmente, deberán ser tramitados exclusivamente por la Gerencia Administrativa y Financiera 4.8 Recepción de la Orden de Compra. El cliente envía la orden de compra o contrato, o cualquier documento usado por él como soporte contractual del negocio. Este documento se verificará para que este conforme con lo indicado en la oferta y el Director Comercial de Calderas y Equipos y/o el Asistente Comercial de Calderas y

6 HOJA 6 DE 9 Equipos, ingresara el número de la orden de compra y se genera el respectivo pedido en el sistema SAP. 4.9 Apertura de la O.P. El único autorizado para abrir una O.P. Producto de la venta de una caldera o equipo es el Director Comercial de Calderas y Equipos, ya que el abrir una O.P. conlleva inmediatamente un flujo de gastos. El número consecutivo corresponderá al inmediatamente siguiente de acuerdo al control llevado en el área de Almacenes, Servicios, Calderas y Proyectos. Se ingresara al sistema SAP como pedido O.P Asignación de Serie de Caldera: La serie de la Calderas se asigna de acuerdo con el consecutivo del Listado de Calderas Vendidas. Este consecutivo lo controla la Dirección Comercial de Calderas y Equipos La comunicación de la Apertura Comercial y Técnica OP: Se realiza enviando por correo electrónico el formato COL-F002 Apertura Comercial O.P Equipos, a la Dirección de contabilidad con copia a las Gerencias relacionadas en el formato, Asistente de Facturación y Cobranzas A las siguientes personas o dependencias se envía únicamente el formato Apertura Técnica O.P. COL-F035 o COL-F051 Apertura de O.P. otros equipos, debidamente diligenciados según sea el caso: Gerencia y Dirección de Ingeniería, Gerencia Operativa, Dirección de planta, Dirección Programación Planta, Jefatura de materiales Logística (Compras, Almacén, Comercio Exterior) Asistente Dirección Calderas y Equipos Solicitud de Materiales: Cuando se realiza la venta de otros equipos, se debe enviar al almacén y al Área de compras, la solicitud de materiales COL-F027 de los equipos descritos en la Apertura de O.P. otros Equipos COL-F051, para realizar la compra de acuerdo con los requisitos del cliente Documentación de la O.P.: Por cada O.P. se debe generar una carpeta de archivo físico, la cual deberá contener como mínimo los siguientes documentos: Apertura Comercial O.P. COL-F002 Apertura Técnica O.P. COL-F035 Carta de aprobación del cliente u orden de compra Revisiones a las O.P. (si aplica) Oferta Comercial Especificaciones Técnicas

7 Documentos de Exportación cuando se requiera. Copia de la Factura comercial Pólizas (Si aplica) Acta de Entrega HOJA 7 DE 9 Adicional a lo anterior se generarán carpetas magnéticas por cada O.P que contengan las comunicaciones (correos electrónicos) con los clientes y las áreas de la compañía involucradas Documentos de Exportación: Se debe entregar al área de Comercio exterior, las condiciones comerciales y de despacho de los equipos para que realicen los trámites de exportación de acuerdo a la metodología establecida por la organización para este proceso Ingreso del pedido a contabilidad: Con el original de la Apertura O.P. Comercial COL-F002, se ingresa al Sistema Contable la O.P. generando un número de pedido el cual debe ser colocado en la Apertura O.P. Comercial con la fecha y firma de quien realizo el ingreso Solicitud y elaboración de la nota de cobro: Se solicita al Asistente de Facturación y Cobranza vía correo electrónico la elaboración y envío de la Nota de Cobro, de acuerdo con lo establecido por el cliente y el Director Comercial de Calderas y Equipos. Cuando el cliente realice el pago el área de Facturación y Cobranza deberá comunicar por correo electrónico dicho pago 4.13 Archivo y revisiones de la O.P: La O.P. se archivará según el consecutivo en las Carpetas de O.P. de acuerdo al Numeral del presente procedimiento y tendrán todas las comunicaciones con el cliente para contar con la historia del desarrollo de la oferta. Se mantendrá archivo magnético de la O.P. en los equipos de la Dirección Comercial de Calderas y Equipos. Por solicitud escrita del cliente, criterio comercial o técnico de la Gerencia de Ingeniería o de la Dirección Comercial de Calderas y Equipos se hará un cambio en las Apertura Comercial y/o Técnica, las cuales deberán ser elaboradas, comunicadas y archivadas como la apertura de O.P. inicial Seguimiento de la O.P. y el proceso de fabricación: La Dirección Comercial de Calderas y Equipos hará el seguimiento de las O.P. teniendo en cuanta el avance semanal de fabricación. Este informe es analizado en las reuniones realizadas por la Gerencia Operativa con el fin de conocer el estado de fabricación y tomar las acciones tendientes a cumplir con las fechas de entrega pactadas con el cliente. Así mismo, el Director Comercial de Calderas y Equipos realiza una reunión adicional para determinar los puntos críticos del proceso y dar solución a los inconvenientes que se estén presentando.

8 HOJA 8 DE 9 La Dirección de la Planta de Fabricación comunicará a la Dirección Comercial de Calderas y Equipos la fecha aproximada de despacho. Si esta fecha es posterior a lo acordado inicialmente con el cliente, se debe informar los motivos y la fecha real de despacho. Así mismo, la Dirección de la Planta de Fabricación, deberá entregar las dimensiones de los equipos y sus pesos, y para el caso de los equipos de exportación los anteriores datos deben incluir también el empaque de exportación. Se comunicará al cliente la fecha de despacho de los Equipos y se coordinará la logística del despacho y transporte entre el Director de Calderas y Equipos, el Director de Logística y el Asistente de Logística. Estas comunicaciones deben ser archivadas en la carpeta correspondiente a la O.P Director de Proyecto. Dependiendo de la complejidad del proyecto, se nombrará por parte de las Gerencias, un Director de Proyecto especifico para ese proyecto, quien será el responsable de hacer cumplir el cronograma en todas sus disciplinas y etapas, en caso contrario el Director Comercial de Calderas y Equipos será el Director de Proyecto con la responsabilidad de hacer cumplir el cronograma en todas sus disciplinas y etapas Facturación: Se solicita al Asistente de Facturación y Cobranza vía correo electrónico la elaboración de la factura de acuerdo con lo establecido por el cliente, entregando los soportes de la O.P. Comercial y la información suficiente del cliente. En los casos de Calderas de Exportación se entregaran los soportes y un borrador de la factura con la información requerida por las condiciones de la exportación. Teniendo toda la información se elabora la factura de acuerdo al sistema contable de la organización. Las facturas de exportación se realizarán de acuerdo con el borrador que entrega el Director Comercial de Calderas y Equipos a la persona responsable de Facturación de la compañía. Una vez elaborada la factura es revisada para que esté conforme con los requisitos legales y del cliente. Si la Factura es para Exportación deberá estar conforme al borrador entregado, si esta conforme, se da el visto bueno y se hace firmar de la Gerencia Administrativa y Financiera, de lo contrario se debe elaborar una nueva factura. A la Gerencia Administrativa y Financiera se pasará la factura junto con los soportes de la O.P. para que sea firmada. En Caso de no encontrarse el Gerente Financiero, por poder la Firmará la persona designada por dicha Gerencia. La factura será enviada al cliente por correo físico y/o electrónico junto con una comunicación donde le aclaran la cantidad exacta a cancelar de acuerdo con los anticipos y pagos anteriormente realizados. Las facturas de exportación son enviadas al área de Comercio Exterior para realizar el trámite de exportación. Cuando el Cliente realiza el pago de la factura la Asistente de Facturación y cobranza Informará a la Dirección Comercial de Calderas y Equipos vía correo electrónico de dicho pago.

9 HOJA 9 DE Cierre de la O.P.: La O.P. se cierra una vez se cumplan todas las condiciones comerciales, técnicas y de servicios establecidos en la oferta, documento del cliente o contrato y el tiempo de garantía. El cierre de la O.P. se debe comunicar al área de contabilidad a través del formato COL- F002 para no continuar cargando costos y gastos a la O.P. En caso de que la O.P ya se encuentre cerrada y se presenten trabajos o reclamaciones adicionales a la garantía y en la que se demuestre que son responsabilidad de COLMAQUINAS S.A., los costos generados serán cargados a la misma O.P sin necesidad de abrir una nueva Certificación del Trabajo: Una vez entregada una caldera, equipo o servicio se solicitara al Cliente firme el Formato Certificación de trabajos realizados y/o suministros COL F010, el cual será archivado en la Carpeta de la O.P. correspondiente. Esta certificación se solicitará solo a los clientes con contratos superiores a $ (veinte millones de pesos) 5. LISTADO DE REGISTROS CÓDIGO TITULO COL-F002 COL-F010 COL-F027 COL-F035 COL-F051 COL-F070 COL-F078 COL-F080 COL-F084 COL-F262 Apertura Comercial O.P. Equipos Certificación De Trabajos Realizados y/o Suministros Solicitud de Materiales Apertura O.P. Apertura de OP Otros Equipos Evaluación y Aprobación de Proyectos Calderas, Equipos y Servicios Visita Cliente Solicitud Cotización Calderas Pirotubulares Registro de Clientes Aprobación por Junta Directiva para presentar oferta