Este instructivo permite establecer los parámetros administrativos y de control a tener en cuenta en la ejecución de un proyecto.

Transcripción

1 Página 1 de Objetivo y Alcance Este instructivo permite establecer los parámetros administrativos y de control a tener en cuenta en la ejecución de un proyecto. Aplica desde el pre-inicio de obra hasta la entrega de la misma a satisfacción del cliente. Es de completa aplicación por parte de los Responsables de obra: Ingenieros Directores y Residentes de Obra, y personal administrativo que participan en la planeación, supervisión y control de las actividades en las diferentes etapas tales como: Subgerente Técnico / Director de Proyectos Secretaria Depto. Técnico, Coordinador de Compras, Supervisor técnico de Topografía, Auxiliares de Obra. Descripción 1. REUNION PRE INICIO : Responsable: Subgerente Técnico / Director Técnico, Residente asignado, Director de GA&SISO, Director de Calidad. En ella se da a conocer las pautas para el manejo técnico, administrativo y de control de la obra que se va a ejecutar. Para su desarrollo se tienen en cuenta los siguientes aspectos. CLIENTE, VALOR DEL CONTRATO, PLAZO DE EJECUCIÓN, REPRESENTANTE DEL CLIENTE PLIEGO DE CONDICIONES. ESPECIFICACIONES GENERALES. ESPECIFICACIONES PARTICULARES. PLANOS, SECCIONES DE TOPOGRAFÍA Y DISEÑOS. OTROS DOCUMENTOS CONTRACTUALES: NORMAS, GUÍAS Y DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DE LA LEGALIZACIÓN DE CONTRATO. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EL PROYECTO ACTIVIDADES PRINCIPALES A EJECUTAR Y SU CONTROL SEGÚN ESPECIFICACIONES. ASUNTOS ESPECIALES A TENER EN CUENTA. MANEJO ADMINISTRATIVO DEL CONTRATO. Siempre se requiere dejar registro de esta reunión en Acta de Reunión de inicio 2. LA PLANIFICACIÓN DE LA OBRA

2 Página 2 de Responsable: Residente asignado. DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES CRÍTICAS. PRESENTACIÓN DEL PLAN DE CALIDAD, PLAN DE ENSAYOS Las actividades y productos críticos se definen de acuerdo a la importancia de la actividad en el proyecto, por costo, cantidad o por % de peso dentro de las mismas actividades. El plan de ensayos se define siguiendo los parámetros definidos en las especificaciones técnicas que aplican al proyecto. Se utiliza los siguientes registros LISTADO DE ACTIVIDADES CRÍTICAS, LISTADO DE PRODUCTOS CRÍTICOS con sus respectivos proveedores y PUNTOS DE INSPECCIÓN con cada una de las variables a controlar. PLAN SOCIO-AMBIENTAL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL PLAN DE MANEJO DE TRÁNSITO Se prepara el programa de manejo ambiental y Se definen fichas ambientales de las actividades de impacto ambiental. Se define el plan de manejo de tránsito según necesidades de la obra. PROGRAMA DE ACTIVIDADES PROGRAMA DE INVERSIÓN PROGRAMA DE MATERIALES PROGRAMA DE EQUIPO PROGRAMA DE PERSONAL Utilizar el programa de Project o Excel para hacer diagrama de barras con actividades programadas en el tiempo, indicar en cuadros adicionales el programa de materiales, equipos y personal. De a cuerdo a las actividades programadas distribuir la inversión o definir el flujo de caja mensual. Solicitar el personal requerido a Gestión humana apoyándose en los parámetros definidos en el procedimiento de SELECCIÓN Y CONTRATACION DEL PERSONAL. Se Utilizan los siguientes registros: PROGRAMACIÓN DE MEZCLAS/BASES GRANULARES PARA OBRAS EN PROCESO, PROGRAMA DE INVERSION POR OBRA. Con el apoyo de Subgerente Técnico / Director Técnico PLANEACIÓN DEL PRESUPUESTO MENSUAL Se determinan los diferentes parámetros de gastos e ingresos a tener en cuenta por mes: Obligaciones tributarias, pagos por nómina, pagos a proveedores, transportes a particulares, papelería, adecuaciones de oficina de obra, servicios públicos, teléfonos, arriendo, alimentación personal, caja menor, combustible, equipos de oficina, equipos y servicios de laboratorio. Se Utiliza el registro PRESUPUESTO (INGRESOS EGRESOS).

3 Página 3 de PRESENTACIÓN DE FLUJO DE CAJA DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES A SUBCONTRATAR PRESENTACION DE COTIZACIONES Preparar COMUNICADO DE INVITACIÓN a contratistas para cotizar actividades de ejecución de obra según modelo dado por secretaria de Depto. Técnico. Se prepara un comparativo de las diferentes propuestas para elección del contratista que cumpla con los criterios de selección definidos por la empresa. Se Utiliza el registro COMPARATIVO DE COTIZACIONES.. DEFINICIÓN DE SUBCONTRATOS DE EJECUCIÓN DE OBRAS Diligenciar formato REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DE CONTRATOS CIVILES DE OBRA. Solicitar al contratista los documentos requeridos para la elaboración del contrato y para la evaluación de proveedores, entregar a la Secretaria del Depto. Técnico. Utilizar el Formato EVALUACIÓN INICIAL DE PROVEEDORES. COMPRAS Identificar las cantidades de materiales necesarias. Priorizar suministros de estos materiales teniendo en cuenta el programa de actividades. Presentar a Subgerente Técnico / Director Técnico el plan de suministros para gestionar CONTRATOS, convenios y detalles de compras con el Gerente y el Coordinador de compras. 3. LA EJECUCIÓN Responsable: Residente asignado con el personal de apoyo como Auxiliar de Obra, Secretaria o Asistente Administrativo o técnico, Almacenista y Encargado entre otros. INSTALACIONES TEMPORALES Cuando sea requerido por la complejidad del desplazamiento, magnitud de las obras y tiempo de ejecución del proyecto. Hacer recorrido del sitio de obra. Ubicar campamentos teniendo en cuenta que haya espacio para almacenamiento de materiales (si se requiere), oficina de obra, parqueo de equipos y demás. Contactar al dueño para tramitar contrato de arriendo de instalaciones. Utilizar el formato REQUISITOS DE ELABORACIÓN DE CONTRATOS y entregar a Secretaria Depto. Técnico para su elaboración.

4 Página 4 de TRAMITAR PERMISOS TRAMITAR SEÑALIZACION REQUERIDA ELABORAR ACTAS DE VECINDAD Identificar en el pliego de condiciones cuáles son los permisos requeridos solicitar al Director de GA&SISO la tramitación de los mismos y entregar al cliente o su representante para aprobación. Entregar copia a secretaria del Depto. Técnico para archivo en la carpeta correspondiente. Tramitar a través del Director de GA&SISO, la señalización requerida para la obra. Verificar que se tenga toda la señalización antes del comienzo de las labores. Levantar las ACTAS DE VECINDAD (con Particulares y con las diferentes entidades que lo requieran) dejando un REGISTRO FOTOGRAFICO en donde se pueda identificar el estado actual de la propiedad. ELABORACION DE ACTA DE INICIO Una vez se tenga la orden de inicio del contrato acordar reunión con el cliente o su representante para suscribir el acta de inicio, para ello se utiliza el documento ACTA DE INICIACIÓN DE OBRA. Para contratos con entidades públicas se utiliza el documento suministrado por la entidad. Para el caso de ofertas, no se requiere acta de inicio (se reemplaza por la ORDEN DE COMPRA DEL OFERENTE). LOCALIZACION Y REPLANTEO DEL PROYECTO TOPOGRAFIA ORIGINAL Entregar al contratista de topografía los planos y carteras suministrados por el cliente. Con el apoyo del supervisor Técnico de topografía y aplicando el instructivo SUPERVISIÓN COMISIONES DE TOPOGRAFIA revisa la poligonal de amarre para la localización del proyecto y entrega secciones originales al Residente de obra para mediciones de volúmenes SOLICITUD DE SERVICIOS SOLICITUD DE MATERIALES SOLICITUD DE EQUIPOS SOLICITUD DE MATERIALES DE PLANTA Según procedimiento de SOLITUD Y COMPRA y el programa de suministros de materiales críticos se diligencia el formato de SOLICITUD definiendo todas las características generales y particulares del producto, y lo entrega al Coordinador de Comparas para gestionar las compras requeridas. Cuando sea necesario un servicio específico se define en el formato ORDEN DE SERVICIO el tipo de servicio o las especificaciones o ensayos que se deben solicitar. Semanalmente el Residente de Obra y el Encargado de Cuadrillas definen los materiales requeridos en la obra para la conformación de las calzadas a intervenir. Se elabora el programa semanal y se envía a la planta de producción para que el Director de producción y el Director de equipos procedan a la disposición y planificación de los recursos Utilizar el registro PROGRAMACION DE MEZCLAS /BASES GRANULARES PARA OBRAS EN PROCESO.

5 Página 5 de (BASES Y MEZCLAS) AVANCES DE OBRA: SECCIONES, VOLÚMENES Y OTRAS MEDICIONES CORTES DEOBRA ACTAS DE OBRA FACTURACIÓN Y COBRO DE OBRA EJECUTADA El Encargado de obra indica para las actividades ejecutadas: CANTIDAD DE OBRA, RECURSOS, PERSONAL; MATERIALES UTILIZADOS, INSPECCION Y CONTROL DE LA ACTIVIDAD Diariamente informa el tiempo de incidencia de lluvia o de lluvia que afectaron la actividad. Entrega al Residente los registros de transporte de material (recibidos de planta u otro proveedor). Los avances de obra y la conformación de pre actas se hace a partir de los datos consignados en el formato MEDIDA DE OBRA MENSUAL. Para las cantidades liquidadas se deben tener en cuenta las aproximaciones para cada ítem según forma de pago definida en las especificaciones Según el Instructivo FACTURACCIÓN, COBRO Y PAGO DE ACTIVIDADES EJECUTADAS, el Residente de obra hace el corte de obra entre el 20 y el 25 de cada mes. Los 5 primeros días de cada mes entrega el acta de obra ejecutada definitiva y aprobada por el cliente a la Secretaria del Departamento Técnico para la facturación de la Obra. Registros utilizados: Informe de inspector de las actividades ejecutadas, Registro de Lluvia, Remisión de materiales, Medida de obra mensual, Acta de obra ejecutada, Estadísticas de lluvias

6 Página 6 de CONTROL PROGRAMACION Y PRESUPUESTO ( t, $ ) CONTROL PLAN DE ENSAYOS (Q) Con el corte de obra ejecutada se hace el seguimiento al programa de obra y el control de inversión de obra indicando el porcentaje de cumplimiento en cada caso. Para el control del Plan de ensayos el Residente se apoya en el INFORME DE INSPECTOR DE CADA ACTIVIDAD, el cual debe ser revisado y firmado por el Residente. Para aprobar el control de calidad de las actividades que se ejecutan y de los materiales colocados se presentan en un resumen los resultados de los ensayos realizados en cada tramo. Utilizar los registros Seguimiento al programa de obra, Control de inversión de obra, Informe de resultados de ensayos de laboratorio. ACTA DE TERMINACION LIQUIDACION DE OBRA ACTA(S) DE ENTREGA Para la entrega de la obra, el Residente firma con el cliente o su representante el ACTA DE TERMINACIÓN DE OBRA para dar paso a la liquidación definitiva del contrato. La Secretaria del departamento Técnico envía al Cliente el formato CERTIFICADO DE OBRA Y EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE junto con el ACTA DE RECIBO DEFINITIVO DE OBRA EJECUTADA. Para el caso de contratos con el sector público, el cliente entrega el acta de recibo definitivo 4. OTROS ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Responsable: Residente Asignado. REPORTE DE EVENTOS Y SINIESTROS: Seguir los parámetros definidos en el Instructivo MANEJO DE SINIESTROS Informar al Director de Gestión Ambiental & SISO para registrar el evento y tomar las acciones. Utilizar el registro INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO CONTROL SUBCONTRATOS DE OBRA: Pólizas, anticipos, retenidos, Cortes para actas, pagos y Liquidaciones de subcontratos, Aportes a seguridad del personal.

7 Página 7 de CONTROL GASTOS CAJA MENOR, PRESUPUESTO: Presentar los gastos realizados en la obra con el soporte del RUT del beneficiario. Las cajas menores se pasan para Vo. Bo. del Subgerente Técnico hasta el lunes al medio día para que puedan entrar al presupuesto de la semana. Utilizar el registro REEMBOLSO DE CAJA MENOR GESTIÓN DE COBRO: Revisar día a día que falta por cobrar, haciendo a conciencia el cruce de materiales recibidos Vs. Materiales colocados Vs. Cantidad aprobada (pagada por Interventoría) Vs. Cantidad liquidada a subcontratistas. ARCHIVOS FISICO Y MAGNÉTICOS Revisar día a día que falta por cobrar, haciendo a conciencia el cruce de materiales recibidos Vs. Materiales colocados Vs. Cantidad aprobada (pagada por Interventoría) Vs. Cantidad liquidada a subcontratistas. COMUNICACIONES: 1. Interna: Memorandos o circulares (según prototipo entregados por Dirección de Calidad). 2. Externa: Con El Cliente, con Interventoría, otros: Comunicados, Bitácora de Obra 5. LA VERIFICACION INFORMES DIARIO: Informes de inspector por actividad ejecutada, Remisión de materiales, Registro de operación, Inspección de productos, Registro de lluvias, Informe de ensayos de laboratorio de materiales, Señalización área de trabajo.

8 Página de SEMANAL: Medida de obra mensual MENSUAL: Informe de Gestión de costos por obra, Seguimiento al programa de obra, Control de inversión de obra, Estadísticas de Lluvias, Control de pagos de Contratistas, Presupuesto de gastos por obra, Análisis de inconvenientes presentados. Acciones a emprender para la mejora del desempeño DE FIN OBRA: Certificado de obra y evaluación de la satisfacción del cliente, Acta de recibo definitivo de obra ejecutada. 6. LAS ACCIONES Los problemas asociados a incumplimientos de especificaciones detectados por los Encargados o el Residente de Obra y los rechazos de obra por parte del representante del cliente, se comunican al Subgerente Técnico / Director Técnico y Directora de Calidad y se registran con en el Formato PRODUCTO NO CONFORME o ATENCION DE RECLAMACIONES. La solución a estos problemas está asociada a los parámetros definidos en el procedimiento CONTROL DE EL PRODUCTO NO CONFORME.