INSTRUCTIVO DE APILACIÓN DE MATERIALES

Transcripción

1 INSTRUCTIVO DE APILACIÓN DE MATERIALES Versión 01 Responsable Directivo empresa 25/03/2015 Página Página 1 de 3 1. OBJETIVO Apilar correctamente los productos adquiridos, de manera que no representen riesgos para el personal que manipula la mercancía o que se desplaza por las instalaciones de Atcal SAS., 2. ALCANCE Este instructivo aplica desde la recepción de los elementos que Atcal SAS., requiere para la realización de los diferentes procesos de la organización, hasta la entrega de los mismos a las diferentes áreas. 3. DEFINICIONES Materiales: Son todos los insumos que ingresan como materia prima. Conformidad: Cumplimiento de requisitos específicos. No Conformidad: No cumplimiento de requisitos específicos. Insumos: Todo aquello que interviene en la elaboración del producto o para realizar un servicio o consumo de Atcal SAS., Almacén: Instalación o espacio que sirva para ubicar materiales con el fin de mantener cercanos los productos que se requieren para la actividad económica de Atcal SAS., Materia Prima: Todo producto que a través de su transformación o de su utilización hace parte del producto terminado. También se consideran los que se adquieran para brindar un servicio. Producto Nuevo: Elemento que va hacer utilizado por primera vez, como parte del producto de Atcal SAS., Almacenaje: Proceso mediante el cual se guarda la mercancía que será utilizada como materia prima durante el proceso productivo de Atcal SAS., o que será transportada hacia el cliente final. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software

2 INSTRUCTIVO DE APILACIÓN DE MATERIALES Versión 01 Responsable Directivo empresa 25/03/2015 Página Página 2 de 3 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Técnica de almacenaje. El almacenamiento depende de las dimensiones o características de los productos o materiales. La elección del sistema de almacenamiento depende de varios factores: Espacio disponible para el almacenamiento de materiales. Tipos de materiales que serán almacenados. Número de artículos guardados. Velocidad de atención necesaria. Tipo de embalaje. En Atcal SAS., se aplican varias técnicas dependiendo del tipo de material que se vaya a archivar: Estanterías: Se utilizan para materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o metálicas, de varios tamaños y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar visibles y los estantes deben estar identificados. Apilamientos: Técnica utilizada para el almacenamiento de productos la cual trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados unas sobre otras obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica forman un gran y único estante, adicionalmente favorece el uso de las plataformas o estibas y en consecuencia con las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. 4.2 Métodos de almacenaje. Al igual que en el punto anterior, existen varios métodos para el almacenaje de los insumos, en Atcal SAS., se utilizan los siguientes: Método de la organización del almacén. - Por almacenaje ordenado: Se asigna un lugar fijo y predeterminado a cada producto, están adecuados a las características particulares que puedan presentar y no se puede colocar más mercancía que la del mismo tipo como es el caso de la tornillería separada por dimensiones, empaques, mangueras, cables, válvulas, pinturas, lubricantes y disolventes. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software

3 INSTRUCTIVO DE APILACIÓN DE MATERIALES Versión 01 Responsable Directivo empresa 25/03/2015 Página Página 3 de 3 - Almacén caótico: El almacenaje se realiza a medida que se va recibiendo la mercancía sin atender ningún orden predeterminado, es conocido también como método del hueco libre, en este tipo de método se debe tener en cuenta las reglas de seguridad y optimización de dimensiones y recorridos. Método de flujo de entrada y salida: Método FIFO (First in First out) primeras en entrar, primeras en salir. 4.3 Paletización. Paletizar es agrupar sobre una superficie (paleta o estiba), una cierta cantidad de objetos. La manipulación de los materiales requiere de mucho tiempo y trabajo, la finalidad es crear una unidad de manejo que pueda ser fácilmente almacenada y transportada y que permita llevar varias unidades del producto en la menor cantidad de movimientos posibles. 4.4 Condiciones Generales de Almacenamiento de MP y/o productos Para la adecuada disposición de la Materia Prima y/o Productos se deben seguir las siguientes recomendaciones: Almacenar adecuadamente los productos que quedan en stock de inventario para que se puedan utilizar en posteriores procesos. Almacenar en los estantes dispuestos para tal fin. Asegurar su buena conservación y la ausencia de contaminación. Evitar almacenar en sitios de paso. Los materiales no deben recibir luz natural ni agua directamente. Ventilación adecuada en bodega. No almacenar productos peligrosos, voluminosos o pesados en altura. Control del tiempo de estancia y almacenamiento: Reglas de recepción y prioridad y disposición adecuada de productos caducados o inútiles. (Es decir, considerar qué materiales tienen más movimiento y requieren estar a disposición óptima para cuando se necesiten.) Rotulación legible y dispuesta hacia el usuario. 4.5 Responsabilidades El encargado de almacén tiene la responsabilidad de hacer cumplir las instrucciones explicitas en este instructivo, y debe verificar que los materiales que entren al almacén se apilen o guarden en los lugares establecidos y con las condiciones de seguridad y orden requeridas. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software

4 PROCEDIMIENTO DE ALMACÉN Versión Responsable Pagina 1. OBJETIVO Recibir e inspeccionar los productos adquiridos, almacenarlos, entregarlos según corresponda y devolver los productos que no cumplan las expectativas de calidad de Atcal SAS., 2. ALCANCE Este procedimiento aplica desde la recepción e inspección de los insumos que Atcal SAS., requiere para la fabricación, instalación, mantenimiento y servicios postventa de sus productos o servicios, hasta la entrega de los mismos a las diferentes áreas. 3. DEFINICIONES Materiales: Son todos los insumos que ingresan como materia prima. Conformidad: Cumplimiento de requisitos específicos. No Conformidad: No cumplimiento de requisitos específicos. Registro: Documento que suministra evidencia de las actividades realizadas o resultados alcanzados. Insumos: Todo aquello que interviene en la elaboración del producto o para la prestación de un servicio de Atcal SAS., Listado de Proveedores: Base de datos que contiene la evaluación de desempeño obtenido por los proveedores en los proyectos de la organización, los que se encuentran en este listado pueden ser utilizados sin ser evaluados. Materia Prima: Todo producto que a través de su transformación o de su utilización hace parte del producto terminado. También se consideran los que se adquieran para brindar un servicio. Orden de Compra: Documento en el cual se ampara la compra de un bien o servicio, pactándose en él las condiciones comerciales que comprometen a las dos partes (Comprador-Vendedor). Producto Nuevo: Elemento que va hacer utilizado por primera vez, como parte del producto de Atcal SAS., Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, líderes en sistemas de gestión y desarrollo de software

5 PROCEDIMIENTO DE ALMACÉN Versión Responsable Pagina 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Requisición de materiales El encargado(s) del almacén es (son) responsable(s) de recibir las requisiciones provenientes de otras áreas que se requieran para los diferentes procesos de la organización. El encargado(s) del almacén debe revisar si el inventario físico del mismo cuenta con las existencias solicitadas según la requisición de materiales, para hacer la entrega al área respectiva, en caso contrario, se debe efectuar la gestión por parte de Compras para realizar la correspondiente orden de compra. 4.2 Recepción de materiales El encargado(s) de almacén debe recibir e inspeccionar los productos que provengan de los proveedores de Atcal SAS., y que se requieran en los procesos, para esto debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Cuando el proveedor traiga los productos solicitados, éstos deben ser inspeccionados en el momento de la recepción verificando su conformidad de acuerdo a las especificaciones establecidas (cantidad, estado de empaque, valores etc.,) en la requisición, la orden de compra, factura o remisión. Se debe solicitar certificados de calidad de materias primas ó productos críticos, según aplique. Aquellos productos que por su carácter técnico no pueden ser inspeccionados por el (los) encargado(s) de almacén, deben ser inspeccionados por una persona que tenga la competencia técnica para la revisión de los mismos o por la persona que solicitó el producto Devolución de materiales El encargado(s) de almacén debe aprobar las devoluciones que se hacen al proveedor cuando los productos no cumplan los requisitos exigidos por Atcal SAS., teniendo en cuenta lo siguiente: El encargado(s) de almacén realiza la devolución de los productos con el formato Control de devolución de material al Proveedor, se debe crear una AZ de Devoluciones de Materiales. Si el producto o materia prima no cumple con las especificaciones solicitadas pero cumple con las requeridas para otro proceso, se modifica la orden de compra En éste caso no se diligencia el formato de Control de devolución de material al Proveedor. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, líderes en sistemas de gestión y desarrollo de software

6 PROCEDIMIENTO DE ALMACÉN Versión Responsable Pagina 4.3 Condiciones de Almacenamiento de MP y/o productos Para la adecuada disposición de la Materia Prima y/o Productos se deben seguir las siguientes recomendaciones: Almacenar adecuadamente los productos que quedan en stock de inventario para que se puedan utilizar en posteriores procesos Almacenar en los estantes dispuestos para tal fin. Asegurar su buena conservación y la ausencia de contaminación. Evitar almacenar en sitios de paso. Los materiales no deben recibir luz natural ni agua directamente. Ventilación adecuada en bodega. No almacenar productos peligrosos, voluminosos o pesados en altura. Control del tiempo de estancia y almacenamiento: Reglas de recepción y prioridad y disposición adecuada de productos caducados o inútiles. (Es decir, considerar qué materiales tienen más movimiento y requieren estar a disposición óptima para cuando se necesiten.) Rotulación legible y dispuesta hacia el usuario. 4.4 Entradas al Almacén Una vez se reciba el producto, el encargado de almacén debe realizar las entradas al con la factura o remisión en el sistema de información de Atcal SAS., el registro que arroja al sistema se debe archivar en orden consecutivo en la carpeta de Entradas Almacén. 4.5 Salidas de Almacén Una vez se haga entrega de productos al área respectiva, el encargado de almacén debe realizar las salidas en el sistema de información de Atcal SAS., el registro que arroja al sistema se debe archivar en orden consecutivo en la carpeta de Salidas de Almacén. 4.6 Responsabilidades Los usuarios o procesos o gestiones que solicitaron los materiales deben: Verificar que los productos que les entrega almacén cumplan con los requerimientos específicos según la requisición. Hacer la devolución al almacén de los productos cuando no cumpla con los requisitos exigidos con el formato Devolución de materias primas Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, líderes en sistemas de gestión y desarrollo de software

7 PROCEDIMIENTO DE ALMACÉN Versión Responsable Pagina Hacer la devolución al almacén de los productos en óptimas condiciones que no se utilizaron para que sean almacenados y se puedan utilizar nuevamente. 5. PROCEDIMIENTO INICIO PRODUCCION Solicitar al almacén a través de la requisición de materiales, los insumos requeridos. NO Encargado de Almacén Realizar la salida por el sistema y entregar los productos SI Revisar si en el inventario cuenta con lo solicitado Encargado de Almacén Realizar la orden de Compra Encargado de Almacén Revisar e Inspeccionar los productos traídos por el proveedor según la orden de compra, remisión y/o requisición Pasa controles de Inspección SI Encargado de Almacén NO O Encargado de Almacén Realizar la devolución de los productos a los proveedores, en el formato control de devoluciones al proveedor. Realizar la salida de los insumos y entregar al usuario correspondiente según la requisición. FIN Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, líderes en sistemas de gestión y desarrollo de software

8 Versión: CONTROL DE DEVOLUCIÓN DE MATERIAL AL PROVEEDOR Responsable: de : Página: DEVOLUCION SOLICITADA POR: PROCESO INTERNO PROCESO EXTERNO FECHA PROVEEDOR REFERENCIA DESCRIPCION CANTIDAD APROBÓ Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software

9 Versión: CONTROL DE DEVOLUCIÓN DE MATERIAL AL PROVEEDOR Responsable: de : Página: Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software

11 Versión: CONTROL DE DEVOLUCIÓN DE MATERIAL AL PROVEEDOR Responsable: de : Página: DEVOLUCION SOLICITADA POR: PROCESO INTERNO PROCESO EXTERNO FECHA PROVEEDOR REFERENCIA DESCRIPCION CANTIDAD APROBÓ Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software