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1 REGISTRO, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE Y SERVICIOS MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO PREPARADO POR: VALIDADO POR : REVISADO POR: APROBADO POR: VERSIÓN Nº: FECHA DE EMISIÓN:

2 PÁGINA 2 DE 9 1. Introducción El registro, control y custodia de los bienes es parte de las prioridades institucionales, y de la Unidad de Gestión de Bienes y Servicios, pues como lo establecen se tienen limitaciones presupuestarias que reducen la disponibilidad de recursos y la existencia de disposiciones legales establecidas en forma explícita y obligatoria. El presente procedimiento inicia una vez que los bienes se han recibido satisfactoriamente en la Sub-Área de Recepción. 2. Objetivo Establecer una guía para el proceso de Registro, Control y Custodia de Bienes, de forma que se asegure su correcta identificación, un almacenamiento bajo las condiciones requeridas según sus especificaciones, el máximo aprovechamiento del espacio físico y el correcto registro y control actualizado de existencias. 3. Alcance Áreas de Almacenamiento y Distribución, Ministerio de Salud de Costa Rica, en los tres niveles de gestión. 4. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se debe hacer referencia a los siguientes conceptos: Alta de Bienes Baja de bienes Inventario Bienes patrimoniales Unidades organizativas Custodia Mantenimiento Plaqueo de bienes

3 PÁGINA 3 DE 9 5. Referencias Ley # 6227 Ley General de la Administración Pública Decreto Ejecutivo # H Reglamento para el registro y control de bienes y servicios de la administración central Ley # 8131 Ley de Administración Financiera y presupuestos públicos 6. Responsables El responsable del proceso es la Sub-Área de Registro, Control y Custodia de Bienes, en las Unidades Organizativas correspondientes en los tres niveles de gestión. 7. Procedimiento 7.1. Ingresar bienes a la Institución (Alta de bienes) Para iniciar el proceso de Registro, Control y Custodia de Bienes, el responsable del proceso debe determinar si los bienes a registrar son patrimoniales, de ser así, procede a realizar el alta de bienes al inventario institucional. Para ello debe contar con el comprobante de recibo conforme que provee el encargado del proceso de Recepción de Bienes debidamente lleno (Anexo 1) para realizar el plaqueo del bien. Una vez plaqueados los bienes patrimoniales, el responsable los registrará en el sistema de información específico acudiendo al proceso de Gestión Integral de la Información, con el fin de llevar los controles respectivos. Si no se trata de bienes patrimoniales, el responsable debe proceder al registro en forma definitiva en el sistema de información específico, acudiendo al proceso de Gestión Integral de la Información. Esto debe generar un documento llamado Ingreso de Materiales. En caso que se considere necesario se puede requerir de un registro adicional, para ello con la copia del Reporte Ingreso de Materiales, se anotan los datos en las tarjetas de Inventario Permanente (Kardex), y luego se archiva esta copia en un fichero diseñado para tal efecto (fólder, archivador de cartón, etc), siguiendo un orden consecutivo. En los casos en que el alta se da por aprovechamiento de inservibles, hará el ingreso en el inventario tomando como base el registro de elementos aprovechables producto de los bienes dados de baja. Si los bienes son producto de una donación u obsequio, debe contar con una orden de alta de previo al plaqueo y registro del bien en inventario Almacenar los bienes Una vez que el bien ha sido recibido de forma definitiva, el responsable procede a su almacenamiento, el cual se hará de tal manera que sus condiciones garanticen el buen estado de los bienes, su adecuada preservación, seguridad y rotación.

4 PÁGINA 4 DE 9 Se debe implementar una adecuada clasificación y codificación de bienes, así como el cumplimiento de las siguientes disposiciones que faciliten la ubicación de los materiales: Señalar cada estantería en su parte frontal, con letras grandes. Indicar con cifras grandes los símbolos distintivos de cada sección o área. Ubicar a la entrada, una tabla que indique la numeración de las estanterías allí dispuestas. Renovar continuamente las inscripciones que tienden a deteriorarse. Todos los bienes almacenados deben estar identificados en concordancia con el sistema de información, para ello existen dos tipos de tarjetas de codificación: 1. Tarjeta de Localización, en la que se debe anotar la descripción del artículo, código y unidad física de almacenamiento. 2. Tarjeta de Expiración, utilizada solamente para los artículos que tienen fecha de vencimiento y que por lo tanto requieren el control de su expiración. En ella se debe anotar el código, cantidad y fecha de expiración. Tanto los estantes como las tarimas deben estar rotulados, de tal forma que sea fácil ubicar los artículos. Al estar frente a una estantería, el punto de partida para su clasificación será de izquierda a derecha, de dentro hacia fuera y de arriba hacia abajo. El acomodo de los artículos debe realizarse de modo que lo primero en entrar es lo primero en salir, (método PEPS) y tomando en cuenta las características propias de cada artículo como son su peso, volumen, rotación, fecha de vencimiento, condiciones especiales de almacenamiento (por ejemplo la fotosensibilidad de los cartuchos de tinta, entre otros), etc. Debe considerar las siguientes disposiciones: Los artículos más pesados y/o de gran volumen deben acomodarse en partes bajas. El papel y otros similares en lugares de poca humedad y en estivas entrelazadas (camas) con una altura que permita un fácil manejo. Los artículos con envase de vidrio, lejos de las áreas de movilización. Los envases cilíndricos, de tal forma que no rueden, mediante el uso de cuñas o defensas de contención. Los envasados en general, con la tapa hacia arriba, ubicando los de mayor altura atrás o en filas de igual tamaño. Los que requieren ventilación sin otros artículos encima que eviten una adecuada ventilación. Los artículos que sean de gran volumen individual, se deben almacenar a bulto en áreas establecidas para tal propósito. Para el almacenamiento a bulto o en estiba se deben usar tarimas de madera que eviten el deterioro de los artículos y que facilite preferentemente su movilización. En esta etapa del proceso se debe tener una vinculación directa y trabajo en conjunto con la Coordinación del AAD para darle seguimiento a las condiciones de seguridad e higiene en que laboran y la supervisión de las prácticas empleadas por los colaboradores. Esto a través del seguimiento al proceso MS.NC.AAD (Supervisión en Seguridad e Higiene Ocupacional).

5 PÁGINA 5 DE Control de Inventarios Se debe tener un responsable asignado para el maneo del sistema de información de entrada y salida de bienes. Sin embargo, durante el tiempo que los artículos permanezcan en el centro de almacenamiento se deben velar por el adecuado control de los inventarios, para lo cual se deben realizar muestreos periódicos de verificación física y contraposición de informaciones suministradas por las bases de datos y las tarjetas de control. Si se observan diferencias significativas es necesario realizar un censo a través del conteo físico de todos los bienes. Asimismo, se deben realizar revisiones periódicas de las rotaciones de los productos y su respectiva actualización y con ello ubicación física dentro de los espacios de almacenamiento. Ligado a la rotación se deben hacer los análisis y reportes respectivos de necesidades de reaprovisionamiento Mantenimiento de bienes y equipos Cuando los bienes permanecen largos periodos dentro de las instalaciones de los centros de almacenamiento, éstos requieren revisiones periódicas con el fin de asegurar condiciones higiénicas de almacenamiento así como así como la permanencia de aquellos referentes a sus especificaciones. Para esto se debe hacer referencia a la instrucción con el código MS.NC.SLA (Mantenimiento de bienes institucionales) que se presenta en el Manual de Instrucciones de Trabajo del Ministerio de Salud. Una vez que se ha realizado el mantenimiento de los bienes asignados y se determina que existen bienes que no se pueden utilizar, ya sea por fecha de expiración o por tratarse bienes en mal estado debido al tiempo transcurrido, se pasa al apartado de dar de baja el bien Dar de baja el bien. Si hay bienes que deben ser dados de baja se procede en apego a lo establecido en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central en sus artículos 13, y del 24 al 44. Una vez concluido el proceso se deben actualizar los inventarios institucionales y el sistema de información específico establecido para tal fin. Posteriormente se deben retomar las acciones del control de inventarios Autoevaluación de gestión La autoevaluación de gestión corresponde a una identificación de oportunidades de mejora donde los funcionarios a partir de la aplicación del proceso, determinan mejores formas de ejecutarlo (ejecutar pasos simultáneamente), necesidades adicionales para ejecutarlo mejor (requerimientos de capacitación) o si existió negligencia en algunos pasos del proceso, afectando el resultado final Gestión de auditoría específica Dependiendo de la naturaleza y grado de desconcentración del proceso, el responsable determina la necesidad de realizar una auditoría específica del proceso o sobre las unidades organizativas que tienen responsabilidad del mismo, con el fin de evaluar y dar seguimiento al cumplimiento de la normativa institucional en el ámbito de sus competencias.

6 PÁGINA 6 DE Implementar oportunidades de mejora Con base en los resultados de la autoevaluación de gestión y de la auditoria específica el responsable del proceso determina si existen oportunidades de mejora que puedan ser implementadas por él o su equipo. Las oportunidades de mejora que se implementan por el líder del proceso son las que del todo no afectan a otra unidad, o que pueden afectar a otra unidad. 8. Indicadores de desempeño Indicadores de impacto Estado de conservación de los bienes institucionales % de bienes dados de baja por fecha de expiración % de bienes dados de baja por estar en mal estado. Indicadores de gestión % de Inventarios actualizados y completos % de desviación de inventarios entre sistemas de información y tomas físicas

7 PÁGINA 7 DE 9 9. Diagrama Diagrama de Flujo Código: Unidad organizativa: Versión 1 Fuente: Sub-Área de Registro, Control y Custodia de Bienes Elaborado por: Fecha elaboración: Hoja 1 de 1 Actividades Responsable Código Descripción Sub-Área de Registro, Control y Custodia de Bienes Sub-Área de Despacho y Distribución Sub-Área de Recepción Coordinación de AAD Flujo Información Detalle Flujo de Información INICIO 7.1 Ingresar Bienes a la Institución (Alta de Bienes) 7.2 Almacenar los Bienes 7.3 Mantener el Control de Inventarios 7.4 Brindar mantenimiento a los bienes y equipos 7.5 Dar de baja el bien 7.6 Realizar la autoevaluación de proceso Se requiere de Auditoría Específica? Si No 7.6 Gestionar auditoria específica Existen oportunidades de mejora que puedan ser implementadas por el responsable del proceso? Si No 7.7 Implementar oportunidades de mejora FIN Se envian los resultado de la Autoevaluacion del proceso y la Auditoria especifica a Control Interno

8 PÁGINA 8 DE 9 ANEXOS

9 PÁGINA 9 DE 9 ANEXO 1 Revisión técnica del bien o producto (Recepción definitiva) Consecutivo No. Proveedor: Artículo o bien revisado: Nivel Central ( ) Nivel Regional ( ) Área Local ( ) Para ser llenado por la Proveeduría: Tiempo de ejecución: Prórroga concedida: Fecha de Recepción Fecha de revisión técnica Pedido de compra Factura Cantidad Unidad de medida Indique expresamente si revisa: ( ) De conformidad ( ) Con problema técnico, por el siguiente motivo: Se hace de su conocimiento para que se tomen las medidas del caso. Nombre, Firma, sello y Fecha Encargado de la Unidad Receptora de Bienes Nombre, firma y sello Técnico Responsable Nombre, firma y sello Responsable del programa Original: Proveeduría Copias: Unidad Receptora de bienes Responsable del programa Técnico Responsable