-OPS/CEPIS/01.61(AIRE) Original: español Página Estructura del programa de evaluación con personal externo

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1 Página Estructura del programa de evaluación con personal externo 5.1 Introducción Esta sección presenta la estructura del programa de evaluación con personal externo. Describe las funciones y responsabilidades de los diferentes participantes, la planificación para una evaluación exitosa, las actividades durante la evaluación, el informe y las actividades de seguimiento. Esa estructura se puede adaptar de acuerdo con las necesidades y circunstancias de la evaluación. 5.2 Objetivos El objetivo del programa es garantizar que las instituciones responsables de los sistemas de monitoreo de la calidad del aire en la Región obtengan los siguientes beneficios: - Mejor calidad de la información. - Metodologías más eficientes que reconozcan e identifiquen problemas técnicos. - Intercambio de conocimientos y experiencia. - Establecimiento de contactos personales para mayor información y asesoría. - Documentación independiente de las necesidades para poder justificar las solicitudes de cooperación. - Capacitación informal. - Mejor calidad en las mediciones. - Mayor motivación de los participantes debido al reconocimiento de su trabajo. - Reconocimiento de la necesidad y posibilidades de apoyo. - Acceso a literatura técnica y asesoría de expertos. - Aprobación internacional. - Reportes e información en general. 5.3 Participantes Existen tres participantes en el proceso de evaluación con personal externo: - Coordinador del programa regional: institución responsable de coordinar el programa regional de evaluación de los sistemas de monitoreo de la calidad del aire. - Colaborador local: institución encargada del sistema de monitoreo de la calidad del aire en la ciudad que participa en la evaluación. - Equipo de evaluación: equipo conformado por las personas de las instituciones encargadas de realizar la evaluación. Las funciones de los tres participantes se explican a continuación Coordinador del programa regional El coordinador del programa regional debe proporcionar apoyo administrativo a la evaluación. Tiene la responsabilidad de promover una evaluación armoniosa, exitosa y

2 Página 12 continua y fomentar la implementación de recomendaciones apropiadas. Puede sugerir posibles equipos de evaluación a los colaboradores locales y debe garantizar que los objetivos de la evaluación se comprendan con claridad y que se efectúe un acuerdo mutuo entre las partes antes de la evaluación Colaborador local El colaborador local debe proporcionar al equipo de evaluación y al coordinador del programa regional los siguientes detalles: - Por qué se monitorea la calidad del aire? - Qué se monitorea? - Cuáles son los objetivos de la calidad de los datos? - Cómo, dónde y cuándo se monitorea la calidad del aire? - Quién realiza el monitoreo? Cuál es su posición en la estructura institucional? Cómo se capacita al personal? - Cómo se verifica, mantiene y corrige el sistema para que cumpla con los objetivos del monitoreo? - Cómo se procesa y reporta la información? - Cómo se usan los datos? El sistema cumple con los objetivos del monitoreo? Equipo de evaluación El equipo de evaluación debe proporcionar al colaborador local y al coordinador del programa regional información sobre: - Qué desea revisar el equipo? - En qué sitios se debe efectuar la evaluación? - Cuándo se debe llevar a cabo y cuál es el programa tentativo? - Quiénes conformarán el equipo de evaluación? Cuáles son sus calificaciones y experiencia? - Cómo se evaluará la red? - Cuáles son los acuerdos del informe? Requisitos de los evaluadores El equipo de evaluación debe estar conformado por dos o tres personas que cumplan los siguientes requisitos: - Experiencia en monitoreo y gestión de la calidad del aire; conocimiento de las políticas, normas y reglamentos; habilidades prácticas y comprensión general de la Región. - Alto bagaje cultural, diplomacia y habilidades de comunicación oral y escrita. - Capacidad para lograr la confianza de sus colaboradores. - Habilidad para crear buenas relaciones personales. - Experiencia en la preparación de informes de evaluación.

3 Página 13 Los tres participantes deben interactuar desde la primera etapa de planificación y a lo largo del proceso de evaluación. Si no hay una buena comunicación entre ellos, es casi imposible que la evaluación cumpla con sus objetivos. 5.4 Planificación La clave del éxito de las evaluaciones con personal externo es una buena planificación y que los tres participantes (el colaborador local, el equipo de evaluación y el coordinador del programa regional) se comuniquen y lleguen a un acuerdo previo a la evaluación sobre: - Por qué se realiza la evaluación? - Qué se revisará? - En qué lugar se llevará a cabo? - Cuándo se llevará a cabo y cuál es el programa? - Quiénes conformarán el equipo de evaluación y cuáles son sus calificaciones y experiencia? - Cómo se evaluará la red? - Qué debe hacer el equipo de evaluación si encuentra un problema? - Cuál es el procedimiento a seguir después de la evaluación? Si los tres participantes no están de acuerdo sobre estos puntos, la evaluación se debe posponer ya que puede resultar contraproducente. Se recomienda establecer un acuerdo por escrito que abarque todas las preguntas mencionadas antes de que se apruebe la evaluación. 5.5 Evaluación La evaluación se debe realizar según lo acordado antes de la evaluación. Una vez iniciada la evaluación, cualquier alteración de lo acordado (por circunstancias inesperadas) debe tener el consentimiento de los tres participantes. Los objetivos de la evaluación son identificar los problemas de la red de monitoreo, determinar cómo mejorar la red e indicar cuáles son las prioridades de apoyo. Durante la evaluación, el equipo debe discutir con el colaborador local si los datos son adecuados para cumplir con los objetivos del monitoreo. El equipo de evaluación debe discutir los resultados preliminares de la evaluación con el colaborador local y si se requieren mejoras, se deben proponer sugerencias. A este respecto se pueden discutir los comentarios del colaborador local. El objetivo es resolver las discrepancias durante las discusiones porque pueden existir diferencias de interpretación. Si los desacuerdos no se pueden resolver, el equipo de evaluación debe discutir los asuntos con el coordinador del programa regional, en conformidad con el acuerdo de evaluación. El anexo 2 presenta una lista de verificación para las evaluaciones. Antes de retirarse de la instalación, el equipo de evaluación puede proporcionar al colaborador local un resumen escrito con las conclusiones preliminares de la evaluación y discutir esas conclusiones.

4 5.6 Informe -OPS/CEPIS/01.61(AIRE) Página 14 El equipo de evaluación debe preparar un informe preliminar en conformidad con el acuerdo de evaluación y enviarlo inmediatamente después de la visita al colaborador local y al coordinador del programa regional. El informe debe incluir una breve descripción de: - Por qué se realizó la evaluación? - Por qué se monitorea la calidad del aire en esa ubicación? - Qué se revisó? - Dónde se realizó la evaluación? - Cuándo se realizó y qué programa se siguió? - Quién formó parte del equipo de evaluación y cuáles eran sus calificaciones y experiencia? - Quién fue el intermediario entre el equipo y el colaborador local? Cuál fue su posición y responsabilidades dentro de la estructura institucional? - Cómo se evaluó la red? - Cuál es la documentación fotográfica de los lugares de monitoreo? - Cuáles fueron los resultados? Cómo se interpretaron? Si hubo desacuerdos, cuál fue su naturaleza? - Cuáles fueron las recomendaciones referentes a las prioridades para mejorar la red y los objetivos de las evaluaciones subsecuentes? - La evaluación logró cumplir con los objetivos trazados? - Cómo se puede mejorar el ejercicio de evaluación? El coordinador del programa regional debe evaluar el informe para verificar si describe en forma completa y con claridad por qué se realizó la evaluación, cómo se realizó, qué se encontró, qué significa y si la calidad del informe es satisfactoria. Si no lo fuera, el equipo de evaluación debe hacer las correcciones y cambios requeridos. Si el informe es satisfactorio, será devuelto al colaborador local para el comentario respectivo. Los informes específicos de la ciudad sólo deben estar disponibles para los tres participantes a menos que haya sido acordado explícitamente de otra forma con el colaborador local de la ciudad evaluada. 5.7 Acción de seguimiento El coordinador del programa regional debe garantizar que las evaluaciones estén en manos de colaboradores locales comprometidos con el proceso de evaluación e implementación de mejoras en su sistema de monitoreo de la calidad del aire. Esta colaboración requiere el compromiso de los tres participantes. El colaborador local debe implementar mejoras, el equipo de evaluación debe brindar información y el coordinador del programa regional debe proporcionar apoyo técnico y administrativo.

5 Página 15 Después de un período razonable para la implementación, el coordinador del programa regional debe solicitar la siguiente información para la planificación de acciones futuras: - La condición general y experiencia en la implementación de cada mejora recomendada a la red de monitoreo de la calidad del aire. - La cuantificación de las mejoras en los datos de monitoreo de la calidad del aire como resultado de la evaluación. - Comprobación del cumplimiento de los objetivos trazados por la evaluación. - Sugerencias sobre cómo mejorar la evaluación. 5.8 Centros Regionales de Apoyo El establecimiento de Centros Regionales de Apoyo es fundamental para implementar el Programa Regional. Esos centros pueden estar localizados en cualquier parte del mundo. Los Centros Regionales de Apoyo pueden realizar evaluaciones, implementar acciones de seguimiento y proporcionar un sistema de apoyo de acuerdo con las condiciones locales. Los Centros Regionales de Apoyo ayudan a los colaboradores locales a identificar los objetivos del monitoreo e implementar programas de monitoreo adecuados para cumplir con sus objetivos respectivos. Deben apoyar las evaluaciones con cooperación externa para ayudar a los colaboradores en las siguientes tareas: - Evaluaciones in situ de los sistemas de monitoreo. - Apoyo en la transferencia de tecnologías y equipos. Los Centros Regionales de Apoyo cuentan con personal experimentado en la operación, mantenimiento y calibración de equipos para la medición, calibración, registro y manejo de datos. - Capacitación en el monitoreo, evaluación y gestión de la calidad del aire. Incluye cursos de capacitación regionales y nacionales y talleres para mejorar el intercambio de información e introducir los avances en el monitoreo de la calidad del aire. Esos programas se deben desarrollar con los colaboradores locales para cumplir con los objetivos de monitoreo en el nivel local. - Aseguramiento de la calidad, incluida la coordinación de la distribución de estándares de referencia a los colaboradores locales y la evaluación de los resultados. Los centros deben apoyar la elaboración de planes de AC y deben adaptar los objetivos de la calidad de los datos a las necesidades locales. - Intercambio de información en el nivel regional y global con respecto a la adquisición, asignación de tareas, operación, mantenimiento y calibración de los equipos. Esto puede incluir distribución de información y experiencia en problemas específicos de los equipos, reparaciones, calibración, software, etc. Las características que los Centros Regionales de Apoyo deben tener son: - Capacidad institucional con una adecuada infraestructura, conocimiento del monitoreo y gestión de la calidad del aire.

6 - Expertos para formar un equipo de evaluación. - Experiencia como comunicadores. - Conocimiento sobre evaluación, reporte y seguimiento. - Buena comunicación en el nivel regional y global. -OPS/CEPIS/01.61(AIRE) Página 16