PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA. Gestión de Stocks. Código G Edición 0. Índice

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2 Índice 1. TABLA RESUMEN OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDADES ENTRADAS SALIDAS PROCESOS RELACIONADOS DIAGRAMA DE FLUJO DESARROLLO PLANIFICACIÓN DE STOCKS CONTROL DE EXISTENCIAS REALIZACIÓN DEL PEDIDO REVISIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ARCHIVO DEFINICIONES FORMATOS Y REFERENCIAS... 7 FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: Realizado: Revisado y aprobado: 1

CONTROL DE EXISTENCIAS... 5 9.3. REALIZACIÓN DEL PEDIDO... 6 9.4. REVISIÓN DE LA PLANIFICACIÓN... 6 10. ARCHIVO.

3 1. TABLA RESUMEN SECTORES SUBSECTOR/ES ACTIVIDAD/ES GUÍA/S ACTIVIDAD/ES TIPOLOGÍA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS: NECESIDAD DE ASEGURAR LAS EXISTENCIAS TURISMO,HOSTELERÍA Y RESTAURACIÓN RESTAURACIÓN RESTAURANTES, BARES Y CAFETERÍAS PUBS Y CAFÉ BAR ESPECÍFICO GESTIÓN DE STOCKS GERENCIA ATENCIÓN AL CLIENTE, GESTIÓN DE INSTALACIONES RESPONSABLE: RESPONSABLE DEL SERVICIO/GERENCIA SAÍDAS: DISPOSICIÓN DE RESERVAS DE MATERIAL EN CANTIDAD ADECUADA PARA PRESTAR EL SERVICIO Y ANTE IMPREVISTOS RESPONSABLE: RESPONSABLE DEL SERVICIO 2. OBJETO En este procedimiento se describe la sistemática a seguir para llevar a cabo la planificación de existencias, junto con su control periódico y la realización del pedido, teniendo como resultado final la gestión de los stocks en el establecimiento. 3. ALCANCE El proceso empieza con la planificación de las cantidades de material a almacenar para asegurar el servicio, en función de la época del año y del volumen de clientes previsto, incluyendo la realización del inventario y el pedido en caso necesario. Actividades a las que afecta este proceso: Restaurantes, bares y cafeterías. 4. RESPONSABILIDADES 2

RESPONSABLE DEL SERVICIO/GERENCIA SAÍDAS: DISPOSICIÓN DE RESERVAS DE MATERIAL EN CANTIDAD ADECUADA PARA PRESTAR EL SERVICIO Y ANTE IMPREVISTOS RESPONSABLE: RESPONSABLE DEL SERVICIO 2.

4 Gerencia:Determinación de las cantidades mínimas a almacenar, teniendo en cuenta las necesidades temporales, espaciales, etc. Responsable de servicio: - Designación de personal para realizar el control de existencias - Toma de medidas en caso de incidencias relevantes que el personal designado no pueda arreglar. 5. ENTRADAS El proceso da comienzo con la necesidad de asegurar que existe disponible en almacén la cantidad mínima de existencias para asegurar la prestación del servicio por parte del establecimiento. 6. SALIDAS La finalización del proceso es con el material en almacén en cantidad y número necesario, y correspondiéndose con las existencias que constan en el programa de gestión del establecimiento. 7. PROCESOS RELACIONADOS Atención al cliente. Gestión de instalaciones. 3

ENTRADAS El proceso da comienzo con la necesidad de asegurar que existe disponible en almacén la cantidad mínima de existencias para asegurar la prestación del servicio por parte del

5 8. DIAGRAMA DE FLUJO NOTA: El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO, al que pertenece. 4

6 9. DESARROLLO 9.1. PLANIFICACIÓN DE STOCKS La Gerencia de Pub - Café establecerá, con una periodicidad, al menos anual, una planificación de las existencias necesarias en función de la demanda por época del año y por tipo de producto. Este stock también debe ser coherente con la disponibilidad de espacio y con la facilidad de reposición (periodicidades de abastecimiento de proveedores, precio producto, etc.). De esta forma un almacén abarrotado no necesariamente va a suponer una mejor gestión del stock. Es decir, una planificación eficiente del stock debe observar como premisas básicas: Un catálogo de productos adaptado, cualitativa y cuantitativamente, a las necesidades (cantidad y variedad de producto en función de la época del año). Unos costes de manutención ajustados (el valor del inmovilizado debe estar reducido al mínimo). Una calidad y precio de producto adaptada a la oferta que ofrece el establecimiento. Una racionalización del espacio estricta, con una relación coherente entre espacio ocupado y espacio libre. Una relación estrecha y específica con los proveedores (en cuanto a periodicidades de manutención) CONTROL DE EXISTENCIAS El personal designado por parte del Responsable de Servicio revisará que el material necesario (bebidas, productos de limpieza e higiene...) figura como inventariado en el programa de gestión, y se corresponda con lo existente realmente en el almacén, según formato Control de Existencias. Se cuidará especialmente el conteo del número de unidades para conseguir una actualización efectiva del material disponible en el programa de gestión de Pub - Café. En caso de que se detecte una desviación, se analizarán las causas para poder subsanarlas, si procede. Durante la realización del inventario el personal aprovechará para la revisión de las caducidades y estado de la mercancía, de manera que aquellas unidades caducadas o deterioradas serán retiradas tan pronto como sea posible, e identificadas convenientemente, si es necesario mediante separación física, para evitar su mezcla con las que se encuentren en buen estado. 5

tipo de producto. Este stock también debe ser coherente con la disponibilidad de espacio y con la facilidad de reposición (periodicidades de abastecimiento de proveedores, precio producto, etc.).

7 Asimismo, el personal designado para la realización del control de existencias se asegurará que las instalaciones destinadas al almacenamiento de mercancía cumplan los requisitos exigibles, especialmente en cuanto a orden, limpieza y condiciones de higiene. Es decir, no puede existir un control de existencias razonable si no existe un diseño y gestión de las instalaciones eficiente. De esta manera, un almacén debe cumplir las siguientes condiciones: Debe facilitar la identificación rápida de los productos (etiquetado, envases que permiten ver el interior...). Deberá disponer de las condiciones ambientales adecuadas para la mejor conservación de los alimentos y bebidas almacenadas (olores, humedad, temperatura, iluminación, etc.). El diseño de estanterías, estantes, armarios, vitrinas o enganches debe estar adaptado y bien dimensionado a las necesidades. Primando el almacenamiento en altura en beneficio de las zonas de paso o manutención. De tal forma que se facilite la identificación y el acceso al producto. El suelo del almacén debe ser de un material resistente, antideslizante, plano y homogéneo. Y no debe presentar desperfectos (baches, grietas...). La disposición de los productos en el almacén debe mantener una coherencia en función del grado de utilización o reposición, el volumen, el peso, la forma... Debe atenderse con especial atención el estado del envase, verificando la existencia de roturas, fugas o derrames. Se deberá evitar que alimentos y bebidas estén en contacto directo con el suelo. Asimismo, la fecha de caducidad debe ser fácilmente identificable. De ser necesario, la identificación de la fecha de caducidad estará respaldada con otra etiqueta. Si el producto o material es de uso constante es muy recomendable situar el producto más reciente detrás del más antiguo. En caso de que alguna de las condiciones expuestas anteriormente no se cumpla, se registrará en el formato Control de Existencias, en el apartado Estado instalaciones. El personal designado procurará subsanarla en el momento, si es posible, o, en caso contrario, se lo notificará al responsable de servicio REALIZACIÓN DEL PEDIDO MÍNIMO ESTABLECIDO Cuando durante la realización del control de existencias se detecte que la cantidad de mercancía de un tipo concreto es inferior a la cantidad mínima definida en el registro Planificación de stocks, se comunicará al responsable de servicio. El Responsable de servicio realizará el pedido según procedimiento Gestión de Compras y Evaluación de Proveedores REVISIÓN DE LA PLANIFICACIÓN 6

De esta manera, un almacén debe cumplir las siguientes condiciones: Debe facilitar la identificación rápida de los productos (etiquetado, envases que permiten ver el interior...).

8 Al finalizar el año, como mínimo, por parte de la Gerencia, se analizará si las cantidades previstas inicialmente en el formato Planificación de stocks se ajustan a las necesidades reales o es conveniente modificarlas, lo cual se realizará de acuerdo a la planificación. 10. ARCHIVO La documentación resultante de la gestión de stocks (planificación de stocks, Control de existencias) será archivada por el Responsable de Servicio en el programa informático de gestión y/o en soporte papel en un AZ destinado a tal efecto, por fecha. 11. DEFINICIONES APPCC ( Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos): es una herramienta que permite identificar, evaluar y controlar peligros significativos para la inocuidad de los alimentos. 12. FORMATOS Y REFERENCIAS Planificación de stocks Control de existencias 7

ARCHIVO La documentación resultante de la gestión de stocks (planificación de stocks, Control de existencias) será archivada por el Responsable de Servicio en el programa informático de gestión y/o

9 PLANIFICACIÓN DE STOCKS PLANIFICACIÓN DE STOCKS FECHA CÓDIGO MERCANCÍA MERCANCÍA CANTIDAD MÍNIMA OBSERVACIONES 8

10 RAZÓN SOCIAL DE LA CONTROL DE EXISTENCIAS CONTROL DE EXISTENCIAS Nº REALIZADO POR: FECHA HORA CÓDIGO DE MERCANCÍA MERCANCÍA LOTE PRESENTACIÓN UNIDAD EXISTENCIAS PROGRAMA DE GESTIÓN EXISTENCIAS REALES DESVIACIÓN ORIGEN DESVIACIÓN ESTADO INSTALACIONES ZONA DESCRIPCIÓN INCIDENCIA ACCIÓN REALIZADA OBSERVACIONES 9

EXISTENCIAS PROGRAMA DE GESTIÓN EXISTENCIAS REALES DESVIACIÓN ORIGEN

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