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1 Comentarios de introducción al Procedimiento de Compras Como apuntábamos en los capítulos iniciales, uno de los pilares en los que se apoya nuestro sistema de la calidad es el producto entregado a nuestros clientes Para la dispensación, actividad fundamental de la Oficina de Farmacia, el producto es la conjunción de: - El medicamento - La información que aporta el farmacéutico al cliente para que su uso sea adecuado Medicamento + Información = Producto (Dispensación) Respecto a la información que aporta el farmacéutico, hemos ido presentando en artículos anteriores aquellos procedimientos (dispensación, consulta, etc ) en los que se relacionan las actividades que se desarrollan en la Oficina de Farmacia para garantizar que se cubre esta cualidad de la calidad del producto Respecto al medicamento caben las siguientes consideraciones: 1 El medicamento posee unas características terapéuticas intrínsecas, sobre las que el farmacéutico no puede ni debe ejercer acción alguna 2 Generalmente distintos proveedores pueden proporcionar los mismos medicamentos, variando un proveedor de otro sólo en las condiciones de segundo orden respecto a la calidad del producto (horarios, presentación de los productos, errores en las entregas o faltas, plazos de caducidad ) o incluso sin incidencia sobre la calidad (condiciones económicas ) Por lo anterior, a la hora de establecer los criterios para evaluar a los proveedores, se han considerado aquellos aspectos del servicio que nos prestan que tienen incidencia sobre el desarrollo de nuestras actividades (cumplimiento de horarios, errores en las entregas ) No obstante, como hemos apuntado en otras ocasiones, cada farmacia tiene potestad para imponer a sus proveedores aquellos requisitos que considere más adecuados para los intereses de su organización El objeto principal del procedimiento de adquisición de productos destinados a la dispensación (incluidos los de fórmulas magistrales/preparados oficinales) será establecer las medidas para asegurarnos de que los productos y servicios adquiridos responden a los requisitos de compras y a los establecidos por nuestra propia organización Por ello, será preciso establecer unas actividades de inspección y unos criterios de aceptación/rechazo que nos garanticen que los productos que introducimos en nuestros almacenes cumplan con los requisitos de calidad establecidos Como ha sucedido en todos los procedimientos hasta ahora presentados, éste también se ha elaborado considerando un prototipo de farmacia media en la que: a) Se dispone de un software para la realización de los pedidos b) Los pedidos se generan automáticamente en función del consumo y de los niveles estipulados inicialmente y, una vez analizados, se emiten vía módem al/los proveedor/es c) Además del sistema indicado en el apartado anterior, se dispone de otras vías alternativas para la emisión de pedidos, bien por sus características o por su carácter de urgencia d) Se dispone de la posibilidad de elegir entre varios proveedores de los productos que requiere la Oficina de Farmacia para atender a la demanda de sus clientes AULAdelafarmacia Nov-Dic

2 : Gestión de la calidad Para mejor comprensión de la estructura de un procedimiento de trabajo, ver página 73 del número 8 de la revista (septiembre 2004) También disponible en la página web: www auladelafarmacia org Farmacia: PROCEDIMIENTO DE TRABAJO Código: PT-10 Revisión: 1 : Diciembre 2004 Página: 1 de 3 Compras y control de proveedores REGISTRO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO Revisiones Puntos Notas y razones de la modificación 1 Dic 2004 Todos Revisión inicial Índice 41 Definiciones 42 Abreviaturas y acrónimos 43 Objeto y aplicación 44 Compras y control de proveedores 45 Documentos y registros que genera la aplicación del procedimiento 46 Responsabilidades 47 Anexos Revisado por: CARGO Aprobado por: DIRECCIÓN (Firma) (Firma) 70 Nov-Dic 2004 AULAdelafarmacia

3 1 Definiciones Materiales diversos: aquellos productos que no tienen incidencia en la calidad de las actividades que la farmacia presta a la población que atiende Ej : material de oficina 2 Abreviaturas y acrónimos D) Subcontratación de servicios (*) En cumplimiento de la legislación vigente (RD 2259/1990 y RD 175/2001), las compras de materias primas se efectuarán exclusivamente a centros autorizados Compra de medicamentos, materias primas, material de acondicionamiento primario, productos sanitarios y de parafarmacia PT: Procedimiento de Trabajo 3 Objeto y aplicación Este documento tiene por objeto describir el sistema establecido en esta Oficina de Farmacia para: P La adquisición de los productos y servicios que incorpora a sus Actividades Farmacéuticas P El control realizado sobre las adquisiciones P El control de sus proveedores 4 Compras y control de proveedores 4 1 Generalidades El procedimiento de compras y evaluación de proveedores tiene como objetivo describir las acciones que deberán ejecutarse para conseguir: P Reponer los niveles mínimos de existencias en almacén P Satisfacer encargos P La adquisición de materiales y equipamiento P Poder disponer de información para evaluar a los proveedores P Evaluar y registrar la evaluación de los proveedores 4 2 Procedimiento para realizar las compras Generalidades Para poder efectuar sus actividades, esta Farmacia realiza la adquisición de: A) Medicamentos, materias primas (*), material de acondicionamiento primario, productos sanitarios y de parafarmacia B) Equipamiento C) Materiales diversos (materiales que no inciden en la calidad de las actividades) Medios necesarios Para la realización del proceso de compra de estos productos se dispone de: A Programa informático en el que están incluidos los productos disponibles para la venta y los proveedores B Boletín para pedido telefónico (Anexo I) Realización del proceso de compra Los pedidos de los productos de los apartados A y B del punto Generalidades se pueden gestionar como: A) Pedido automatizado B) Pedido urgente C) Pedido extraordinario D) Pedido directo NOTA: La adquisición de los materiales diversos no se trata en la documentación del sistema de la calidad A Pedido automatizado Para la mayor parte de los productos que la Farmacia adquiere (medicamentos, parafarmacia, materias primas, etc ), se utiliza el programa informático de compras, consistente en un software específico para la gestión de farmacia, que en el ámbito de compras reúne, entre otras, la siguiente información: P Base de datos de los productos con: 4Código nacional del producto 4Denominación 4Existencia actual 4Pendiente de servir 4Precio 4Códigos de proveedores 4Base de datos de proveedores, con: 8 Código de proveedor 8 Datos del proveedor P Gestión en tiempo real de las existencias del almacén AULAdelafarmacia Nov-Dic

4 : Gestión de la calidad El responsable de compras obtiene del programa informático los productos necesarios para reponer los niveles prefijados Los pedidos son generados por el ordenador por existencias mínimas de almacén y se asignan a los proveedores añadiendo los encargos generados desde la última petición, pudiendo emitir la orden de compra de dos maneras posibles: P Forma automática: en caso de que los proveedores tengan enlace directo vía módem, procede enviar por este medio la orden de compra a los proveedores seleccionados Por este mismo medio los proveedores confirman el pedido y se almacenan en el ordenador P Forma manual: si alguno de los proveedores no tiene enlace módem o ante la falta de comunicación por este medio, el responsable de compras procede a emitir listados de los pedidos a efectuar; los envía vía fax o efectúa el pedido por teléfono, conservando los listados hasta recepcionar los productos recibidos B Pedido urgente Si durante la actividad de la Oficina de Farmacia surge la necesidad urgente de un medicamento, el responsable de compras (u otra persona autorizada por él) genera un pedido que se tramita de igual manera que el pedido automatizado, o por teléfono, registrando el artículo solicitado en el "Boletín de pedidos telefónicos" (Anexo I) C Pedido extraordinario Se aplica para la adquisición de equipamiento (aparatos de medición, balanzas, etc ) o servicios Estos pedidos los gestiona directamente la Dirección, para lo cual puede realizar directamente el pedido de compra o si lo estima oportuno, solicitar (por teléfono, fax o escrito) una petición de oferta de los productos requeridos a aquellos proveedores que estime técnicamente solventes para el suministro del material requerido Con las ofertas solicitadas, se evalúa las mismas ponderando los siguientes conceptos: P Características técnicas ofrecidas P Nivel de calidad del producto P Plazos de entrega P Precios P Y si la oferta se ajusta a la petición en todo su contenido D Pedido directo Se realiza cuando el proveedor (generalmente su representante) toma en la Oficina de Farmacia directamente el pedido y lo refleja en un formato ya elaborado Una vez finalizada la confección del pedido lo presenta a la firma y deja un resguardo en la Oficina de Farmacia La copia del pedido se guarda hasta la recepción del material Subcontratación Para aquellos casos en que la realización de las actividades farmacéuticas precisen equipos, materiales o conocimientos no disponibles en la Oficina de Farmacia, la Dirección subcontrata éstos a otras entidades Las actividades subcontratadas son, generalmente: la calibración de patrones y equipos, el mantenimiento de informática y aparatos de medición (balanzas, etc ) Inspección de los productos Tiene por objeto verificar la adecuación de los productos antes de su aceptación y almacenamiento El personal que recepcione los productos debe realizar la inspección de los mismos con los siguientes criterios para decidir su aceptación o rechazo: Para todos los productos: a) Verificación administrativa, consistente en comprobar que: 4 El material contenido en el albarán de entrega coincide con el material pedido 4 El material recibido se corresponde con el indicado en el albarán de entrega Para medicamentos en general, incluidas las materias primas: b) Presentación y estado del envase: se rechazan aquellos que presenten roturas o deterioros en el envasado que alteren o se sospeche la posibilidad de alteración de las propiedades del medicamento 72 Nov-Dic 2004 AULAdelafarmacia

5 Para las materias primas en concreto, además de los anteriores aspectos a considerar, deberá verificarse que: c) Disposición de Boletín de Análisis d) Cumplimiento de especificaciones, verificando frente a su ficha de "ESPECIFICACIONES" la adecuación de las características de la MP (generalmente las características de cada MP vendrán refrendadas en su boletín de análisis) e) Identificación Se rechazan aquellas que no presenten sobre el etiquetado la siguiente información: 4 Nombre y lote de la materia prima 4 Proveedor/fabricante 4 Condiciones especiales de almacenaje, si las precisa 4 de caducidad Para el material de acondicionamiento primario se establecen los siguientes criterios de aceptación/rechazo la inspección en recepción: f) De cada paquete de envases se toma una muestra del 10% de las unidades totales sobre la que se observará el estado de limpieza general En caso de que no esté garantizada la higienización de los envases, se realizará ésta en todos los envases Evaluación y control de proveedores que se reciba, se registra la anomalía en el albarán de entrega, clasificando el pedido en A-B-C según los criterios establecidos en los Anexos II y III Semestralmente se vuelcan los datos en el impreso del Anexo IV, y en función de las incidencias (importancia y frecuencia) la Dirección las evalúa y determina si las relaciones comerciales con el proveedor: P Se mantienen P Se mantienen pero tomando acciones especiales de control P Suspenden El resultado de la decisión se registra en el impreso del Anexo II Reevaluación Se realiza sobre los proveedores a los que se les haya comunicado incidencias en las entregas Consistirá en un seguimiento sobre los primeros dos pedidos que se realicen y, en función de los resultados, se determinará que se suspendan las relaciones comerciales o que continúen Los criterios de decisión se determinan en el Anexo III 5 Documentos y registros que genera este procedimiento Evaluación Tiene por objeto determinar la capacidad de los proveedores para suministrar productos a la Oficina de Farmacia Para nuevos proveedores: la aceptación como proveedor de aquellos con los que no se hayan realizado operaciones comerciales anteriores, estará condicionada a cumplir alguno de los siguientes requisitos: P Reconocido prestigio en el campo de las actividades con las que se relacionará con la Oficina de Farmacia P Evidentes medios para la realización de los pedidos Una vez aceptados, el seguimiento se realiza de igual manera que para los proveedores aceptados Para proveedores aceptados ya habituales: por cada pedido con anomalías o producto defectuoso 4 Pedidos de compras (en soporte informático) 4 Copia de los pedidos directos 4 Boletín de pedidos telefónicos 4 Control de proveedores 4 Seguimiento de proveedores 6 Responsabilidades Dirección Gestionar los pedidos extraordinarios y las subcontrataciones 7 Anexos Anexo I: Boletín de pedidos telefónicos Anexo II: Control de proveedores Anexo III: Criterios para clasificar las entregas y la reevaluación de proveedores Anexo IV: Impreso para seguimiento de las entregas de proveedores AULAdelafarmacia Nov-Dic

6 : Gestión de la calidad Anexo I: Impreso para Boletín de pedidos telefónicos Farmacia: Boletín de pedidos telefónicos PT10-01 Rev A Nº orden Proveedor/Laboratorio Producto Unidades pedido recepción Realizado por Anexo II: Impreso para Control de proveedores Farmacia: Control de proveedores PT10-02 Rev A Periodo evaluado: de a Proveedor Nº de pedidos totales Nº de pedidos defectuosos % de defectuosos Decisión M MR R Realizado por M: Mantener en la misma situación MR: Mantener, pero realizando acciones de control R: Excluirle como proveedor Criterios para la decisión Si el porcentaje de defectuoso es < al 10% se le mantiene como proveedor Si el porcentaje de defectuoso es > al 10% pero < 30% se le mantiene como proveedor, pero se estudian las incidencias para considerar la conveniencia de tomar acciones de control (1) Si el porcentaje de defectuosos es > 30% se le excluye como proveedor (1) Entre las acciones posibles a considerar estarían: comunicarles las incidencias, someterle a un seguimiento especial de las entregas, etc 74 Nov-Dic 2004 AULAdelafarmacia

7 Anexo III Criterios para clasificar las entregas y la reevaluación de proveedores Clasificación de entregas Reevaluación de proveedores Las entregas se clasificarán como A-B-C según el criterio siguiente: A) Todo el pedido se recibe sin incidencias B) Se registran incidencias del tipo: a) Errores de puesta b) Incumplimiento en el horario del reparto c) Faltas en el pedido (servidos menos medicamentos de los solicitados) C) Se registran incidencias del tipo: Para los proveedores sobre los que se detecten anomalías que superen los límites establecidos en el impreso del Anexo II, y se decida realizar un seguimiento de las primeras entregas, éste se realizará sobre las dos primeras entregas, de manera que: c) Si las dos son con resultado A se mantiene el proveedor d) Si en alguna de las dos siguientes resulta B o C se notifica al proveedor las incidencias a) Medicamentos con caducidad inaceptable b) Medicamentos en un estado (roturas, envases deteriorados, etc ) que impidan la venta Anexo IV: Impreso para seguimiento de las entregas de proveedores Farmacia: Seguimiento de entregas PT10-03, Rev A (Proveedor 1) (Proveedor 2) (Proveedor 3) NP A B C NP A B C NP A B C Realizado por: (Firma) NP: Número de pedidos AULAdelafarmacia Nov-Dic