PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO. Código G Edición 0

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2 Índice 1. TABLA RESUMEN OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDADES ENTRADAS SALIDAS PROCESOS RELACIONADOS DIAGRAMA DE FLUJO DESARROLLO CODIFICACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN SISTEMA DE LOCALIZACIÓN ARCHIVO DEFINICIONES FORMATOS Y REFERENCIAS... 8 FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: Realizado: Revisado y aprobado: 1

3 1. TABLA RESUMEN SECTORES SUBSECTORES ACTIVIDAD/ES GUÍA/S ACTIVIDAD/ES TIPOLOGÍA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS: NECESIDAD DE DISEÑAR UNA METODOLOGÍA PARA GESTIONAR PELÍCULAS FÍSICAMENTE SALIDAS: DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PELÍCULAS SERVICIOS RELACIONADOS CON LA IMAGEN, COMUNICACIÓN Y SONIDO AUDIOVISUAL VENTA Y DISTRIBUCIÓN VÍDEO CLUB ESPECÍFICO GESTIÓN Y CONTROL DE PELÍCULAS GERENTE DEL VÍDEO CLUB PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE: GERENTE DEL VÍDEO CLUB RESPONSABLE: DIRECCIÓN DEL CENTRO 2. OBJETO En este procedimiento se describe la sistemática que se debe emplear en un video club para almacenar, codificar y localizar las películas físicamente. 2

4 3. ALCANCE Todas las actividades relacionadas que comienzan con la codificación de las películas, y terminan con el diseño de una metodología para su localización. Actividades a las que afecta este proceso: No aplica. 4. RESPONSABILIDADES Gerente del video club. Es el propietario o gerente del video club y por tanto debe fijar los criterios de diseño de un sistema de gestión de películas. 5. ENTRADAS Necesidad de diseñar una metodología para gestionar las películas físicamente. 6. SALIDAS Metodología para la gestión de películas definida y desarrollada. 7. PROCESOS RELACIONADOS No aplica. 3

5 8. DIAGRAMA DE FLUJO NOTA: El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece 4

6 9. DESARROLLO 9.1. CODIFICACIÓN Es el primer paso antes de establecer los criterios que se van ha emplear para decidir las ubicaciones más convenientes de las películas. Se trata de identificar las distintas referencias con las que vamos a trabajar en el video club. Dichos códigos deben reunir una serie de características: 1. Debe ser fácil de teclear. En este aspecto mejoraría sustancialmente usar un dispositivo de lectura de código de barras, ya que reduciría tiempos y evitaría los posibles errores que se pudiesen cometer. 2. Cada código debe ser único para cada referencia. De otro modo, se producirán duplicados que darían lugar a errores. Este punto menciona también que hay que evitar reutilizar códigos antiguos u obsoletos para nuevas unidades, ya que afectaría al sistema de gestión actual y crearía información cruzada y por tanto errónea. Esto impediría obtener información fiable de dichas referencias afectadas. 3. El sistema de codificación debe ser significativo, es decir, guardar relación con el producto que identifica. 4. Debe incluir un dígito de control. Un dígito de control está compuesto por uno o varios números que se calculan a partir del resto de números o letras del código. Este dígito de control sirve para evitar errores de tecleo de referencias. Un ejemplo práctico podrá aclarar las ventajas de disponer de esta medida: a. Una empresa de distribución de libros, discos y películas podría emplear el siguiente sistema de codificación para sus mercancías: i. Los dos primeras letras para el tipo de artículo: L1(libros), DI(discos) y PE( películas). ii. El siguiente número sería para el formato: 1(VHS), 2(DVD), 3(libro de bolsillo), 5 (libro en edición normal de cartoné) y 6(libro editado en encuadernación rústica). iii. Los siguientes tres números ya identificarían los títulos concretos que están a la venta. iv. El último dígito sería de control calculado multiplicando los números que componen el código por su posición, sumando luego un uno para los libros, un dos para los discos y un tres para las 5

7 películas. Una vez hecha la suma, se irán sumando los dígitos del resultado hasta que quede un número de una sola cifra. b. Llevando a la práctica estas premisas obtenemos la siguiente identificación: La película de El silencio de los corderos en formato DVD tendría el siguiente código: PE PE: por tratarse de una película 2 : por ser en formato DVD. 025: sería un número correlativo que iríamos dando a los títulos según fuéramos adquiriéndolos. 4: Dígito de control: si sumamos los dígitos por la posición que ocupan (2x1+0x2+2x3+5x4= 28), y a esta cifra le sumamos 3 por tratarse de una película, el resultado es 31. Si sumamos los dígitos de esta cifra obtenemos el 4 (3+1=4). Este sencillo ejemplo aclara las ventajas y beneficios de tener en cuenta las premisas antes presentadas para un sistema de codificación dado SISTEMA DE GESTIÓN La metología antes descrita ha de ir siempre apoyada de una aplicación informática que permita gestionar otros parámetros de interés en la actividad diaria de un video club. Con dicha herramienta no sólo podremos localizar la ubicación de una película simplemente con teclear su código, sino que además podremos obtener diferentes estadísticas sobre las películas o incluso sobre los clientes SISTEMA DE LOCALIZACIÓN A la hora de asignar una ubicación, ésta debe estar perfectamente definida para ser localizada posteriormente, sobre todo, si se está trabajando con un número muy elevado de referencias y ordenadas según varios criterios. Para definir las ubicaciones se suele emplear un sistema de coordenadas, compuestas de números, letras o combinación de ambas. En primer lugar se suele definir la zona de almacenamiento (en caso de que el tamaño sea muy grande). 6

8 Posteriormente, se identifica el hueco o ubicación concreto mediante numeración por estanterías, que consiste simplemente en enumerar las estanterías. A continuación se enumerarán los distintos niveles de profundidad de cada estantería. Por último, para cada uno de los niveles anteriores se enumeran las distintas alturas de la estantería. Este sistema de localización permite encontrar cada una de las ubicaciones del almacén; el gráfico siguiente es un ejemplo de dicha sistemática. Numeración por andenes 7

9 10. ARCHIVO No aplica. 11. DEFINICIONES No aplica. 12. FORMATOS Y REFERENCIAS No aplica. 8