CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

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1 Paginación 1 de 5 Objeto: Describir cómo se elaboran, revisan, aprueban, distribuyen y mantienen actualizados los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad. Alcance: La documentación sometida a control es:. Manual de Calidad del Sistema.. Procedimientos.. Registros.. Documentación de la Web de la ETSN.. Guías de la ETSN.. Documentación de la UC y del Ministerio de Fomento. Responsable: Subdirector Responsable de Calidad Interacciones y otras referencias:. Manual de Calidad del Sistema. Guías de la ETSN. Documentación de la UC y del Ministerio de Fomento. Registros:. A07.01 Listado y control de distribución de documentos.. A07.02 Listado de registros sometidos a control. A07.03 Listado de documentos de origen externo. Notificación de la modificación de documentación del sistema de gestión de la calidad. Validación del contenido a introducir en la página Web de la ETSN Archiva: Jefe de Negociado Periodo: Soporte: Indicadores: Frecuencia: Responsable: Notas: Realización de copias de seguridad de todos los documentos del sistema de gestión de la calidad y de los registros archivados en soporte electrónico. Registros que cuelgan de los servidores de la UC: Periodicidad: diaria o semanal (en función del tipo de campo); Soporte: electrónico; Responsable: Servicio de informática de la UC; Archivo: Servicio de informática de la UC. Procedimientos y otros registros: Periodicidad: mensual; Soporte: CDROM; Responsable: Subdirector Responsable de Calidad; Archivo: Subdirector Responsable de Calidad. Guías de la ETSN: La dirección de la ETSN redacta el contenido de las guías que la UC edita. El control de la distribución y actualización de las guías corresponde al Jefe de Negociado de la ETSN. Documentación de la UC y del Ministerio de Fomento: El control de la distribución y actualización de los documentos de la UC y del Ministerio de Fomento corresponde al Jefe de Negociado de la ETSN.

2 Paginación 2 de 5 Control de los registros de calidad del sistema: Codificación de los registros: descrita en el anexo 1 de este procedimiento. Acceso a los registros: en el caso de que algún registro pueda considerarse de acceso restringido se identificará así sombreando la fila correspondiente en el listado de registros de calidad. Archivo de los registros: los registros estarán disponibles a aquellas personas que lo emitieron y archivados de forma ordenada, adecuada y correctamente identificados según se incida en el listado de registros de calidad. Almacenamiento: su almacenamiento se realizará en condiciones que estén en lo posible sin riesgo de daños, deterioro o pérdida. El tiempo de archivo se indica en el listado de registros de calidad. Mantenimiento de los registros: el responsable de la emisión de cada tipo de registro lo es de modificarlo e informar a los receptores cuando el mismo contenga datos erróneos que puedan afectar al Sistema de Gestión de la Calidad. Eliminación de registros: el responsable de la emisión de cada tipo de registro lo es de su eliminación siempre que se cumpla el periodo de archivo previsto, así como de informar a los receptores de su eliminación. Definiciones: Objeto: Finalidad del documento ( misión ). Alcance: Actividades ó productos regulados por el ámbito de aplicación del documento. Responsable: Responsable de la redacción, revisión y mantenimiento del procedimiento, así como de la definición de los indicadores y su seguimiento. Interacciones y otras referencias: Documentos que lo complementan o que contienen informaciones necesarias para su desarrollo. Registros: Listado de los registros generados en este procedimiento. Archiva: Responsable del archivo de los registros generados en este procedimiento. Período: Tiempo de archivo de los registros. Soporte: I: informático; P: papel. Indicadores: Indicadores de calidad (valores numéricos) con el objeto de medir el comportamiento y evolución del procedimiento. Responsable: Responsable de la obtención de los indicadores señalados en este procedimiento. Frecuencia: Período de tiempo establecido para la obtención de los indicadores. Notas: Notas aclaratorias para el correcto entendimiento del desarrollo del proceso. Definiciones: Las necesarias para el entendimiento del procedimiento. Anexos: Anexos al procedimiento: desarrollo del proceso, documentos explicativos, formatos de los registros generados en el procedimiento, etc. ETSN: Escuela Técnica Superior de Náutica UC: Universidad de Cantabria Anexos: 1. Diagrama de flujo del proceso para el control de la documentación del sistema. 2. Diagrama de flujo para el control de la documentación publicada en la web de la ETSN. 3. Simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo. Elaborado: Subdirector R. Calidad Fecha: 7 enero 2004 Modificado: 7 septiembre 2015 Revisado: Subdirector R. Calidad Fecha: 7 septiembre 2015 Aprobado: Dirección Fecha: 7 septiembre 2015

3 Paginación 3 de 5 Anexo 1. Diagrama de flujo para el proceso para el control de la documentación del sistema. Elaboración de Documentos Cualquier persona de la organización puede proponer al R. de Calidad la elaboración o modificación de cualquier documento del Sistema de Calidad. El R. de Calidad junto con los responsables implicados valorarán su idoneidad y decidirán si se debe crear un nuevo documento o si es necesario modificar alguno existente. Las modificaciones en los documentos se escribirán en cursiva para facilitar la comprensión de la modificación introducida. En la siguiente revisión pasarán a letra normal. La redacción será clara y concisa para su correcta aplicación. Indicar: ETSN, título, código ó referencia, edición, página e identificación de los que lo elaboran/ revisan/ aprueban (firman en el ejemplar en papel que es conservado por Responsable de Calidad). Para la elaboración de procedimientos, mantener, si es posible, la estructura que figura en la página 1 y 2 de este procedimiento y que incluye los conceptos recogidos en "DEFINICIONES" Codificación de Documentos. El manual de calidad se codifica por secciones, las letras MC seguido de dos dígitos: Ej. MC 01. La codificación de los procedimientos se realiza mediante una letra seguida de dos dígitos. La letra E para los procesos estratégicos, la letra C para los procesos clave y la letra A para los procesos de apoyo. Ej.: E 01. Los formatos de registro se codifican según el código del documento del que derivan, seguido de un número correlativo de dos dígitos. Ej.: E01.01 Revisión de Documentos Aprobación de Documentos Archivo de Documentos Se mantiene un archivo con los ejemplares en papel del Sistema de Calidad por el R. de Calidad. Para evitar la pérdida de la documentación del sistema de Gestión de la Calidad en soporte informático, se realizan copias de seguridad tal y como se describe en el apartado notas. Copia Seguridad No Difusión Controlada? Sí A Distribución no Controlada de Documentos Cualquier ejemplar en papel no incluido en los registros de distribución de los documentos del sistema de calidad es copia no controlada. No se asegura la reposición de futuras ediciones.

4 Paginación 4 de 5 A Notificación de la Elaboración de un Nuevo Documento o de la Modificación de uno Existente Entrada en vigor en la fecha de la publicación del documento en la Intranet de la ETSN. Esta comunicación se realiza a través de correo interno. Correo interno Destinatarios Listados de Distribución 1º Difusión: Soporte Se realiza de forma simultanea a la notificación de nuevo documento o de documento modificado. Al personal con PC y sin acceso a la intranet de la ETSN, se le enviarán los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad por correo interno. Autorización de acceso a los documentos publicados en la intranet o enviados por correo interno es de solo lectura. Control y Mantenimiento en la Red de los Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad En la actualización de los documentos de la Intranet se produce la eliminación de las copias obsoletas de forma automática. Es responsabilidad del personal con PC y sin acceso a la intranet la actualización de los documentos del sistema. Intranet ETSN Correo interno Todo el Personal con PC 2ª Difusión: Soporte Papel Se realiza de forma simultanea a la 1ª difusión en soporte electrónico. Controlada por el R. de Calidad según listados de distribución. Copia de Documentos Personal sin Acceso a la Red Control y Mantenimiento de los Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en Soporte Papel. El Jefe de Calidad es el responsable de controlar y mantener las ediciones en vigor, retirando los documentos obsoletos, y sustituyéndolos por las nuevas versiones.

5 Paginación 5 de 5 Anexo 2. Diagrama de flujo para el control de la documentación publicada en la web de la ETSN. Elaboración del contenido a introducir en la página WEB de la ETSN Anualmente (si procede). Borrador contenido Web Análisis del borrador del contenido a introducir en la página WEB de la ETSN NO Contenido Validado? SI Validación del contenido a introducir en la página WEB de la ETSN Contenido Web Validado Envío del contenido a introducir en la página WEB de la ETSN al Servicio de Informática de la UC Contenido Web Validado Servicio de Informática de la UC Seguimiento de la información introducida en la WEB de la ETSN Anexo 3. Simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo. Qué Cómo QUIÉN ACTIVIDAD REGISTRO PAPEL REGISTRO INFORMÁTICO Pregunta? DECISIÓN PROCESO U OTRO DOCUMENTO DEL DE CALIDAD