A NUESTROS PROVEEDORES

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1 A NUESTROS PROVEEDORES A continuación relacionamos los pasos a seguir para cumplimiento del proceso de compras, entrega de mercancía y radicación de facturas: COMPRA Y ENTREGA DE MATERIALES 1. El envío de la orden de compra se hará por correo electrónico a la dirección informada por el proveedor al momento de su inscripción en nuestra base de datos. En caso de que esta dirección cambie deben informar por correo electrónico al área de compras para que se haga la actualización. 2. Una vez recibida la Orden de Compra por parte del proveedor este debe confirmar vía correo electrónico al área de Compras la recepción y apertura de los archivos de la orden de compra, esta confirmación la deben enviar al correo del que recibe la información los cuales pueden ser: [email protected] [email protected] nelson.rodriguez@fmc-ag-com [email protected] Fresenius Medical Care Colombia S.A. Diagonal 25G N 95 A 85 Teléfono: (571) fax: (571) Página Web: Bogotá, D.C. Colombia 3. Toda entrega debe corresponder a una Orden de Compra emitida por el departamento de Compras Nacionales la cual debe corresponder a los correos electrónicos arriba mencionados. 4. Se deben respetar las condiciones relacionadas en la orden de compra: Fecha de entrega, lugar de entrega, cantidad, precio, condiciones de pago, ficha técnica y/o especificaciones. 5. La entrega de la mercancía se debe hacer en el lugar indicado en la orden de compra y a la persona responsable para este fin. 6. Toda entrega debe tener como documento soporte una remisión con sello de recibido de la compañía junto al nombre claro de la persona que recibe el bien o servicio, lista de empaque, acta de entrega o documento soporte de entrega y debe contener: 1. Nombre del proveedor y NIT 2. Número de la Orden de Compra de Fresenius / SAP 3. En comentarios o Descripción encontrara la información de lugar de entrega, Área Solicitante y Persona de contacto. 4. Posición del material de la Orden de Compra de Fresenius 1

2 5. Código del material / SAP 6. Descripción del Material 7. Cantidad 8. Número del lote (para los productos que lo requieren) 9. Certificado de Análisis 10. Nombre de la Transportadora Adjuntamos ejemplo de una orden de compra para la identificación de estos campos. 1. Nombre del Proveedor 2. NUMERO DE LA O.C 5. Código del Material 4. POSICIÓN DE LA O.C. 6. DESCRIPCIÓN DE LA O.C. 3. ENTREGA: CEDI BOGOTA O UNIDAD RENAL 7. CANTIDAD 7. Una vez recibida la mercancía por parte del funcionario de FME autorizado, es obligatorio que el proveedor o su empresa transportadora haga firmar y sellar las remisiones para posteriormente adjuntarlas a la factura comercial, de lo contrario las facturas no serán recibidas. 8. Para las entregas que se efectúan en el Centro de Distribución de Bogota y que requieran certificado de análisis: Adjuntar el certificado de análisis (para los insumos que aplique). El certificado de análisis debe tener el LOTE igual al lote que tiene identificado el material. Por cada lote entregado se debe adjuntar el certificado de análisis correspondiente. 9. La mercancía debe estar rotulada de parte del proveedor 2

3 - El rótulo debe contener la información del material recibido. - No debe haber más de un rótulo por cada unidad de empaque. - La mercancía debe estar en condiciones aceptables de limpieza, y las unidades de empaque deben estar en condiciones aceptables de manipulación - Los sellos, cintas, rótulos y contenedores no deben estar alterados - Los Proveedores deben utilizar transportes o vehículos que garanticen la integridad del producto, de no cumplir estos requisitos el material de la compra será devuelto. 10. La mercancía recibida debe corresponder totalmente con la remisión o documento de entrega del proveedor, adicionalmente el rótulo del material debe tener la siguiente información: -Nombre del proveedor o fabricante -Lote y Fecha de vencimiento -Nombre del producto -Cantidad 11. El horario de recepción de mercancías en el centro de distribución de Bogotá es: lunes a viernes, a partir de las 7:30 a.m. y hasta las 11:30 am. No se reciben materiales los días sábados, domingos ni días festivos. La dirección de entrega es Cra.94 No (dirección antigua) Cra 96 No 25 F 12 (Nueva dirección) 12. El horario de recepción de mercancías en las Unidades Renales se encuentra indicado en el listado de unidades renales enviado a cada uno de los proveedores que efectúan esta labor. RADICACIÓN DE FACTURAS 1. Toda factura debe cumplir con las disposiciones legales vigentes y debe incluir el número de la Orden de Compra y la posición del material entregado. (Ver el punto 6 información de Orden de Compra) 2. Las facturas generadas deben ser radicadas ÚNICAMENTE en la Diagonal 25 G No. 95 A 85 Bogotá en las instalaciones de FME, en la ventanilla de correspondencia ubicada en la portería principal en el horario de 7:30 a.m a 4:00 p.m de lunes a viernes. 3. La radicación de facturas se debe realizar antes de las fechas de cierre contable, los días 21 aproximadamente de cada mes a excepción del mes de diciembre del cual se les informara la fecha máxima de radicación con anticipación. Documentos requeridos para Radicación: a. ORIGINAL FACTURA DEL PROVEEDOR (Debe traer el número de la remisión) b. COPIA DE LA REMISIÓN(ES) CON FIRMA Y SELLO DE RECIBIDO de acuerdo a la entrega del material SIN EXCEPCIÓN. Así mismo debe contar con 3

4 Información de Área Solicitante y Persona Contacto (Información que se encuentra en la Orden de Compra FME, ver el punto 6 literal 3) c. COPIA de la ORDEN de COMPRA de FME. (Remisión y Factura deben especificar la Orden de Compra de Fresenius y cada ítem a que posición de la Orden de compra corresponde). 4. Las facturas que no cumplan con estos requisitos NO SERÁN RECIBIDAS por correspondencia. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES 1. Una vez el proveedor ha efectuado la entrega o prestado el servicio se evaluará en cuatros criterios: Cumplimiento (Cantidad y Fecha), Precio, Calidad y Servicio. Periódicamente se les informará a los proveedores la calificación con el fin de generar relaciones mutuamente beneficiosas y tomar los correctivos del caso. COMPRAS FRESENIUS ANDINA ZONA FRANCA Carrera 106 No. 15A - 25 Lotes 13I y 135J, manzana 23. Zona Franca. 1. Fresenius Medical Care Andina es una nueva razón social que actúa desde Zona Franca bajo la calificación de Usuario Industrial de Bienes y por tal motivo debe cumplir con todos los requisitos que exige el Régimen Franco para el ingreso y salida de mercancías en Zona Franca. 2. Antes de efectuar la entrega en Zona Franca debe enviar al correo de [email protected], copia de la factura comercial de entrega en donde se relacione claramente los ítems a entregar con el fin de tramitar el formulario de ingreso de mercancías a Zona Franca. El sistema nos arroja un número que le informaremos para que lo ponga en la factura con el fin de que le permitan el ingreso. 3. Antes de dirigirse a ZF debe informar por correo electrónico a [email protected], nombre y placas del vehículo que va a ingresar a ZF. El camión que designe para la entrega solo debe llevar mercancía para FME Andina Zona Franca y no puede llevar ningún otro tipo de mercancía para otros clientes ya que hacen un control de peso al ingreso y salida de los vehículos. 4. Para efectos del pago, las facturas generadas deben ser radicadas SEGÚN el área que allá realizado la solicitud, todas las facturas deben ser radicadas en la Diagonal 25 G No. 95 A 85 Bogotá en las instalaciones de FME, en la ventanilla de correspondencia ubicada en la portería principal en el horario de 7:30 a.m. a 4:00 p.m. de lunes a viernes. Las únicas facturas que deben ser radicadas en Zona Franca, son las facturas del área de Comercio Exterior (Comex). 4

5 5. Las Órdenes de Compra se generan SIN IVA debido a que estos elementos hacen parte del proceso productivo y nos amparamos en el Artículo 481 del Estatuto Tributario, literal F: Las materias primas, partes, insumos y bienes terminados que se vendan desde el territorio aduanero nacional a usuarios industriales de bienes o de servicios de Zona Franca o entre estos, siempre que los mismos sean necesarios para el desarrollo del objeto social de dichos usuarios, se encuentran exentas de IVA". Personal para contacto del área de compras: Yalile Suárez Ext Nelson Rodriguez Ext Wilmar Soracipa Ext Estudiante compras Ext La radicación de facturas se debe realizar antes de las fechas de cierre contable, los días 21 aproximadamente de cada mes a excepción del mes de diciembre del cual se les informara la fecha máxima de radicación con anticipación. Está totalmente prohibido recibir facturas después de esta fecha por disposición del área contable. El cumplimiento de cada punto de esta circular garantizará el pago oportuno de sus facturas y una buena calificación al criterio de servicio. Agradecemos su colaboración. Cordialmente, JUAN CARLOS QUIMBAYO S. Gerente de Abastecimiento YALILE SUÁREZ. Jefe de Compras Nacionales 5