CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS

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1 Página 1 de 13 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN Secc. 7.1 y 72 Pág. 9 y 10 Se adiciona en el procedimiento, lo relativo a la salida de los materiales del, ya que por omisión se excluyo 20 de abril, Secc. 5 Pág. 6 Se adiciona a las responsabilidades del almacenista, el de notificar al usuario una vez recibido el material para su entrega y elaborar el vale de salida. 20 de abril, 05 Secc. 7.1, 7.2, 8 y 10 Pág. 9, 10, 11 y 12 Secc. 7.2 Pág. 10 Se adiciono lo relativo a la salida del material incluyendo los documentos denominados vale de salida y reporte de salida Se incluyó en el No. 1 el formato Bitácora de Recepción y Evaluación de Proveedores. 20 de abril, 05 9 de enero, Secc. 8, 9 y 10 Pág. 11 y 12 En los puntos 8, 9, y 10 anexos, se incluyó el formato Bitácora de Recepción y Evaluación de Proveedores 9 de enero, Secc. 5 Pág. 6 Pág. 7 y 8 Secc. 7.2 Pág. 10 Secc. 8 Pág. 11 Secc. 8 y 9 Pág. 11 Secc. 5 Pág. 6 Se modifica el nombre de jefe del departamento de compras por el de Responsable del área de compras Se anexa una última política con el fin de agilizar la recepción de materiales Se modificaron los puntos 1.2, 3, 5 y 6 para facilitar su compresión, así como agregarle el formato FT-CO-29 para una mejor medición. Se agregó el FT-CO-27 en documentos generados, debido a que se omitió. 9 de enero, de junio, de junio, de junio, 06 Se agregó el punto 1.2 en monitoreo y medición, debido a que se agregó el FT-CO-29 en este punto, así como 20 de junio, 06 también en anexos. Se incluye la responsabilidad del analista, debido a que se omitió. 21 de septiembre, Secc. 7.2 Pág. 10 Se intercambiaron los puntos 4 y 5, ya que estaba el orden de actividades al revés. 28 de noviembre, 06 Control de emisión Elaboró Revisó Aprobó Ing. Agr. J.M. Valentín López Ruelas Analista M.V.Z Pompilio Arteaga Nochebuena Director de Recursos Materiales C.P. Marcela Luna López. Secretaría de Finanzas y Administración FT-CTC-06/Rev.00

2 Página 2 de 13 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN 06 Pág. 7 y 8 Secc. 7.2 Pág. 10 En los puntos 6.3, 6.4, 6.5 y 6.7 se modifica la redacción para su mejor comprensión En la columna Cómo, se modificaron los puntos 1.2, 3, 4 y 6 para facilitar su mejor comprensión. 30 de Mayo de Secc. 7.2 Pág. 10 Se incluye el FT-CO-10 Reporte de entradas de en la columna de registro en virtud de que por error involuntario se omitió Secc. 8 Pág. 11 Se incluye el formato FT-CO-29, debido a que se omitió involuntariamente, así como se integra su definición en el punto Secc. 7.1 Secc. 7.2 Pág. 9 Pág. 10 Se agrega, el punto 2 que corresponde a: Notifica la adquisición de bienes muebles al área de inventarios. Como resultado de la incorporación del Procedimiento de Alta de Inventarios al S.A.C Pág. 7 y 8 Se elimina la política 6.3 en virtud de estar duplicada Pág. 7 y 8 Se amplía el horario de servicio en la política Pág. 7 y 8 Se agrega la política 6.7 y 6.8 a fin de mejorar el control de las entradas a Secc. 7.1 Pág. 8 Se cambia el punto 7 del diagrama Recepción del bien de salida a áreas involucradas en Almacén. Secc. 7.1 Pág. 9 Se modifica la salida, el usuario, los requisitos y expectativas a fin de darle más acertividad al procedimiento. 10 Pág. 7 y 8 Se agrega la política 6.9 con respecto a los requisitos para la gestión del pago de la factura. La 6.10 a fin de señalar casos concretos de importaciones y se amplían las 6.2 y 6.7 a fin de darle más dinámica al procedimiento en cuanto a la recepción de los bienes en el Secc.6 Pág. 8 Se agrega la política 6.11 aplicable a evaluación proveedores en pagos de contado. Y la 6.12 aplicable a compras y/o servicios especiales

3 Página 3 de 13 Pág. 8 Se elimina la palabra remisión de la política 6.2 en virtud de que será obligatoria la factura para darle entrada a los bienes al. Secc.6 Pág. 8 Se elimina la política 6.6 en virtud de que no gestiona las garantías. 12 Secc.6 Pág. 8 Se agrega el concepto del sello de a la factura para efectos de pago Pág. 9 Se elimina la política 6.12 en virtud de que a todo bien que entre a través de requisición será sujeto a seguimiento a través del proceso de. Secc.6 Pág.9 Se agrega nueva política 6.12 para evaluar a proveedores respecto al de conteo de los días.

4 Página 4 de Propósito Garantizar que las actividades de recepción, verificación y registro de entrada de los bienes adquiridos para la universidad, se efectué en apego a lo establecido en las órdenes de compra o contratos correspondientes. 2. Alcance Todos los bienes de consumo y muebles adquiridos por el área de compras. 3. Glosario Siglas. DRM: UAN: Dirección de Recursos Materiales de Nayarit 3.1 Definiciones. Área de compras: Es el área de compras, dependiente de la DRM, encargado de comprar y contratar los bienes y servicios que requieren las dependencias y unidades académicas para su funcionamiento. Negocia precios, términos y condiciones de compra y contrato con proveedores y/o contratistas. Área Solicitante: Las diferentes Unidades Académicas y Dependencias que integran la UAN, y que de acuerdo a sus necesidades requieran la adquisición, arrendamiento o la contratación de un bien o servicio.

5 Página 5 de 13 Bienes: Todos los bienes de consumo y muebles. Bienes Muebles: Bienes de consumo: Orden de compra o Contrato: Proveedor: Registro y seguimiento De órdenes de compra. Requisición de bienes Arrendamientos y servicios Son los que por su naturaleza, pueden trasladarse de un lugar a otro, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual dada su naturaleza y la finalidad en el servicio. Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y unidades académicas, tienen un desgaste parcial o total una vez utilizados. Acuerdo de voluntades entre la UAN y sus proveedores. La persona física o moral que celebra contrato de adquisición o arrendamiento de un bien, así como la prestación de un servicio y es considerado dentro del padrón de proveedores de la UAN. Formato para registrar todas las actividades que se realizan durante el procedimiento de compra hasta la recepción de material en. Documento que presenta la información relevante de los bienes o servicios solicitados por los usuarios, de manera tal que permite en todos los casos, que las personas responsables de autorizar las adquisiciones cuenten con la

6 Página 6 de 13 información clara, concisa y confiable para la toma de decisiones. Servicios: Servicios de cualquier naturaleza que contrate la UAN y que generen una obligación de pago, a excepción de los relacionados con la obra pública y honorarios solicitados. Usuario: Quien en forma directa, es responsable del uso y aplicación de los bienes o servicios solicitados. 4. Referencias Código (cuando aplique) Nombre del documento NA Norma ISO 9001:2008 MC-CTC-01 FT-CO-05 FT-CO-09 FT-CO-27 NA NA Manual de Calidad Requisición de bienes, arrendamientos y servicios Orden de compra Bitácora de Recepción y Evaluación de Proveedores Remisión o factura Póliza o carta garantía de bienes muebles

7 Página 7 de Responsabilidades Director de Recursos Materiales: Planear, coordinar y controlar las acciones relativas a la recepción de bienes que la universidad adquiere a los proveedores, mediante las distintas modalidades de compra. Responsable del área de Compras: Asegurar que las ordenes de compra o contratos emitidos estén claros en lo relativo a las descripción, cantidad y unidad de medida de los bienes o servicios contratados, de forma tal, que garantice y facilite su recepción correcta. Almacenista: Recibir y verificar que los bienes adquiridos cumplan con lo establecido en la orden de compra o contrato, tomando en consideración las políticas establecidas en el punto 6. Notificar al usuario, la disponibilidad de el material para su entrega y elaborar el vale de salida respectivo para registro y control de la entrega. Analista: Recibir y verificar que los bienes adquiridos cumplan con lo establecido en la orden de compra o contrato, tomando en consideración las políticas establecidas en la sección 6. Notificar al usuario, la disponibilidad de el material para su entrega y elaborar el vale de salida respectivo para registro y control de la entrega. Efectuar y actualizar en forma diaria el registro de entradas y salidas del, reporte sistematizado denominado entradas y salidas de así como la bitácora de evaluación de proveedores y el registro de órdenes de compra. Proveedor: Cumplir con lo solicitado en la orden de compra o contrato, acompañando la entrega de la remisión o factura y de la póliza o carta de garantía del bien, según aplique.

8 Página 8 de Políticas 6.1 La recepción de bienes sólo se llevará a cabo cuando el Almacén cuente con la información correspondiente, es decir, la Orden de compra o Contrato respectivos. 6.2 Todo bien adquirido, estará sujeto a una inspección visual, verificando; condiciones de empaque, tipo de bien, cantidades de lo que llega con la factura y/o documento correspondiente misma que deberá referir el no. de orden de compra o contrato de que se trate. 6.3 Por ningún motivo, el podrá recibir bienes distintos a los solicitados en la orden de compra y/ o contrato. 6.4 El sólo recibirá en los horarios establecidos por la DRM, los cuales a la fecha del presente manual es de 9:00. a 13:00 hrs. y de 16:30 a 18:30 hrs. de lunes a viernes, mismos que quedan sujetos a su modificación de acuerdo a las circulares o comunicados internos que a este efecto se emitan. 6.5 Los almacenistas, cuando así se requiera, deberán acudir a las instalaciones de las diferentes dependencias o unidades académicas localizadas en el campus universitario, para efectuar la recepción de los bienes. 6.6 En el caso de los productos recepcionados en sujetos de ser inventariados, los proveedores deberán anexar a la factura carta garantía de la empresa en caso de ser necesario. 6.7 En el caso de material o equipo que por sus características y/o circunstancias específicas se tenga que entregar directamente a las áreas solicitantes; el podrá dar la respectiva entrada y salida con cualquiera de los documentos mencionados en la política 6.2, siempre que éstos vengan firmadas de recibido con el nombre de la persona que recibe el bien así como la fecha y la hora.

9 Página 9 de El proveedor deberá facturar para su recepción únicamente las partidas efectivamente entregadas. 6.9 Para efectos de pago el proveedor deberá presentar la factura firmada y sellada de recibido con el nombre de la persona que recibió, fecha y hora, el sello no aplicará en caso de ser entrega directa En caso de tratarse de adquisiciones de importación se podrá omitir la referencia de la orden de compra o contrato en el documento correspondiente de la entrega La fecha de entrega en de las adquisiciones realizadas con pagos de contado, empezará a contar a partir de la fecha cuando se realiza el depósito o pago por parte de la UAN, entregando la compradora a copia de dicho déposito La contabilización de los días para efectos de los tiempos de entrega que se registran en la bitácora de evaluación a proveedores (FT-CO-27) serán de acuerdo a los días laborables plasmados en el calendario oficial de la de Nayarit.

10 Página 10 de Acciones 7.1 Diagrama funcional Suministrado r (es) Insumo(s) Entrada(s) Operaciones Básicas (Áreas involucradas) Almacén Proveedor Salida(s) (rendimiento) Usuario(s) del proceso Requisitos y/o expectativas de los usuarios Proveedor Área de compras Orden de compra o contrato; requisición remisión o factura; póliza o carta de garantía Inicio Recibe y revisa documentación y bienes Cumple con Orden de NO Rechaza bienes SI 1.2 Sella de conformidad remisión o factura Notifica a inventarios la recepción de bienes muebles Localiza bienes en el 2 3 Vale salida de. Reporte de entradas a. Reporte de salidas a. Unidades académica s y/o dependenc ias. Recibir los bienes requeridos de conformidad a lo solicitado en la requisición. Registra entrada de bienes 4 Prepara vale de salida 5 Notifica a usuarios 6 Entrega del bien 7 FIN

11 Página 11 de 13 No Descripción Operación Recibe y revisa documentación y bienes Cumple con Orden de compra? No. Rechaza bienes 1.2 Si. Sella de conformidad remisión o factura 2 Notificación de recepción de bienes muebles al área de inventarios Quién hace qué Almacenista y analista Almacenista y analista Almacenista y analista Almacenista y analista Almacenista o analista Con quién o con qué Personalmente Personalmente al proveedor Personalmente Personalmente Cuándo y dónde En el Almacén, conforme a lo establecido en la orden de compra Al detectar incumplimiento con lo solicitado Cuando el bien cumple con lo solicitado En su área de trabajo. Cómo Una vez recibida en la Orden de compra por parte del área de compras, se asegura que el material cumpla con lo señalado en esta misma en cuanto a: descripción, cantidad, marca, etc. y corroborando su estado físico (nuevo) Informando al proveedor la causa de no aceptación del bien o servicio Sellando y firmando de conformidad su recepción en la factura o remisión correspondiente, para posteriormente archivarlo en la carpeta Reporte de entradas de. Entregando a inventarios la orden de compra o contrato según corresponda, adjuntando la factura, remisión o documento correspondiente. Registro FT-CO-09 FT-CO-10 FT-CO-09 FT-CO-20 3 Localiza bienes en el 4 Registra entrada de bienes 5 Prepara vale de salida Almacenista Personalmente En los anaqueles disponibles Analista Personalmente En su área de trabajo utilizando el equipo de computo Almacenista y analista 6 Notifica a usuario Almacenista y analista Personalmente Personalmente 7 Entrega del bien Usuario Almacenista, y analista En su área de trabajo En su área de trabajo En el Almacén de la DRM Identificándolos por área y usuario solicitante Capturando la recepción del bien en el Reporte de entradas registrando en la Bitácora de recepción y Evaluación de Proveedores, así como la fecha de recepción en el formato Registro y seguimiento de Ordenes de Compra. Llenando el formato Vale salida de Informando la disponibilidad del bien al usuario vía telefónica Firmando la conformidad de la recepción en el Vale salida de, entregando una copia de conformidad al usuario y la otra se archiva en la carpeta Reporte de salidas junto con su requisición de bienes, arrendamientos y servicios y, capturando su salida en el formato Reporte de salidas. FT-CO-10 FT-CO-27 FT-CO-29 FT-CO-12 FT-CO-12 FT-CO-13 FT-CO-05 FT-CO-13

12 Página 12 de Documentos Generados (control de registros). Código de registro o identificació n única Nombre del registro Tiempo de conservación Disposición de los registros Responsable de conservarlo Lugar de FT-CO-10 Reporte de entradas 2 años Destruir Encargado (a) del área de Archivo del Área de FT-CO-12 Vale salida de 2 años Destruir Encargado (a) del área de Archivo del Área de FT-CO-13 Reporte de salidas 2 años Destruir Encargado (a) del área de Archivo del Área de FT-CO-27 Bitácora de recepción y evaluación de proveedores 2 años Destruir Encargado (a) del área de Archivo del Área de FT-CO-29 Registro y seguimiento de órdenes de compra 2 años Destruir Encargado (a) del área de Archivo del Área de 9. Monitoreo y medición. No. Secuencia Descripción de la actividad del seguimiento o medición 1 Recibe y revisa documentación y bienes 4 Registra en la bitácora de recepción y evaluación de proveedores 4 Registra fecha de recepción de bienes en el formato registro y seguimiento de órdenes de compra Periodicidad En el momento de la recepción En el momento de la recepción En el momento de la recepción Nombre del registro Orden de compra Remisión o factura Bitácora de recepción y evaluación de proveedores Registro de Ordenes de Compras Código FT-CO-09 NA FT-CO-27 FT-CO-29

13 Página 13 de Anexos. Código (cuando aplique) FT-CO-09 FT-CO-10 FT-CO-12 Orden de compra Reporte de entradas Vale de salida Nombre FT-CO-13 FT-CO-27 FT-CO-29 Reporte de salidas Bitácora de recepción y evaluación de proveedores Registro y seguimiento de Órdenes de Compra.