Procedimiento de Almacén

Transcripción

1 H. Ayuntamiento de Metepec Procedimiento de Almacén Elaboró C. MINERVA HUERTA MORENO ÁREA DE RECURSOS MATERIALES Revisó C.P. ÁNGEL TAPÍA CRUZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Autorizó LIC. VICENTE H. ORTÍZ RODRÍGUEZ DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

2 1. OBJETIVO Contar con un documento que describa las actividades que se realizan en el registro y control de entradas y salidas de bienes de consumo y específicos, que precise dentro de sus objetivos, los criterios que permitan el eficiente aprovechamiento de los recursos materiales con que cuenta el organismo. 2. ALCANCE Este procedimiento tiene por objeto controlar y regular el uso de materiales y bienes muebles y de las disposiciones que deben adoptar y observar los servidores públicos que laboran en el organismo, en el buen desempeño de las funciones que tienen encomendados. 3. REFERENCIAS o Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos o Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México o Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento o Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios o Manual de Operaciones del comité de Adquisiciones o Lineamiento para el Registro y control del Inventario y la Conciliación y desincorporación de Bienes Muebles e Inmuebles para las Entidades Fiscalizables Municipales del Estado de México o Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del Estado de México o Manual de la Calidad 4. TERMINOLOGÍA Adquisición.- la compra de bienes requeridos por los diferentes departamentos a través de la solicitud. Requisición.- formato en el cual se solicitan los bienes necesarios para desempeñar las distintas actividades del organismo. Pedido o solicitud de compra.- formato en el cual se describen a detalle los bienes adquiridos por el organismo. Entrega de bienes.- es cuando la empresa o compañía hace entrega al almacén del organismo de los bienes adquiridos en tiempo y forma. Nota de entrada.- formato oficial impreso en el cual se describen los bienes entregados por las empresas..- (SISTEMA ADMINISTRATIVO EMPRESARIAL versión 4.6) es un sistema automatizando para el control de bienes en el cual se hace la captura de entradas y salidas de almacén. Solicitante.- es la persona que depende de un departamento organismo que llega a requerir al almacén los bienes necesarios para llevar a cabo sus labores. Nota de salida.- es el formato oficial en el cual se describen los materiales solicitados para su entrega al usuario. Página 2 de 4

3 Autorización.- es la tramitación correcta de la nota de salida (la recopilación de firmas correspondientes de las personas involucradas). Almacén.- es el área que suministra los bienes necesarios a los distintos departamentos corporativos en tiempo y forma, manteniendo un control sencillo y bien definido de entradas y salidas de materiales y bienes muebles adquiridos por el organismo, dar a conocer los procedimientos adecuados de las necesidades reales del organismo para el control financiero y administrativo de la existencias de materiales y bienes muebles. 5. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD 1. Adquiridos los bienes requeridos por los diferentes departamentos a través de la solicitud de compra, FOR-APA-ARM-003. Envía copia del pedido correspondiente al Almacén, para su conocimiento y archivo Se recibe las copias del pedido de compra junto con las especificaciones de los bienes por recibir. FOR-APA-CRM Se entregan los bienes especificados en el pedido se verifican los bienes junto con el usuario, para corroborar que cumplen con las especificaciones solicitadas. 3. Si son correctos los bienes entregados se sella la factura de recibido de conformidad y se le asigna un número de entrada de almacén si los materiales no cumplen con las especificaciones solicitadas se devuelven al proveedor, esperando los correctos. 4. Ya recibidos los bienes de conformidad se identifican las partidas por clave y se clasifican los bienes, se captura la nota de entrada al sistema. FOR-APA-ARM Si corresponde a bien mueble se asigna número de resguardo, para responsabilizar al área o servidor público el uso y custodia del mismo. 5. Se solicitan los materiales por el personal de los distintos departamentos corporativos del organismo la solicitud se hace verbal. 6. Se elabora la nota de salida de almacén. FOR-APA-ARM Se hace la lista de materiales manualmente y se procede a la anotación de claves del sistema y se buscan los costos Se captura la nota de salida en el programa y se imprime. FOR-APA-ARM Se entrega la nota de salida para su autorización (recopilación de firmas). FOR-APA-ARM Recopiladas las firmas y revisión de presupuesto, se entregan los materiales amparados en la nota de salida. FOR-APA-ARM Ya recopiladas todas las firmas de autorización se entrega la nota de salida al Almacén General Se revisa la nota de salida y se procede a sacar los materiales amparados en el documento y se hace la entrega de de los mismos. 9. Se firma de entregado verificando los materiales. Página 3 de 4

4 9.1.- se firma de entregado verificando los materiales junto con el personal solicitante firmando de recibido de conformidad. 10. En caso de sobrante de materiales o de no aplicación por cualquier causa se ingresan al almacén, procediendo a elaborar una nota de entrada por devolución, mencionando en que nota de salida fue solicitado el material y el uso correspondiente por devolución capturando de nueva cuenta en el sistema. FOR-APA-ARM DESARROLLO FLUJOGRAMA INICIO SE RECIBE LA COPIA AMARILLA DE LA SOLICITUD DE COMPRA, PEDIDO, MEMORANDU O TARJETA, SEGÚN SEA EL CASO DE ADQUISICIÓN SE ENTREGAN LOS BIENES ESPECIFICADOS EN EL PEDIDO SE VERIFICAN LOS BIENES ENTREGADOS JUNTO CON EL USUARIO SI SON CORRECTO LOS BIENES SI NO ENTREGA DE SALIDA Y RECOPILACIÓN DE FIRMAS ELABORACIÓN DE SALIDA SOLICITA MATERIALES SE IDENTIFICAN LAS PARTIDAS POR CLAVE Y SE CLASIFICAN LOS BIENES SE CAPTURA ELABORACIÓN DE NOTA DE ENTRADA SE SELLA LA FACTURA DE RECIBIDO DE CONFORMIDAD Y SE LE ASIGNA UN NÚMERO DE ENTRADA NO SE RECIBEN LOS BIENES Y SE DEVUELVEN AL PROVEEDOR FIRMA DEL JEFE DEL DEPTO. SOLICITANTE REVISIÓN DE PRESUPUESTO AUTORIZADO SE FIRMA POR EL JEFE DE DEPTO.DE ADMINISTRACIÓN RECOPILADAS LAS FIRMAS SE ENTREGA LA SALIDA Y EL MATERIAL SE FIRMA DE RECIBIDO DE CONFORMIDAD POR EL RESPONSABLE DE BRIGADA FIN SE REVISA EL ESTADO DEL MATERIAL EN DEVOLUCIÓN Y SE ELABORA LA NOTA DE ENTRADA EN CASO DE SOBRANTE DE MATERIALES ESTOS SE INGRESARAN AL ALMACÉN SE FIRMA DE ENTREGADO VERIFICANDO EL MATERIAL Página 4 de 4

5 7.- ANEXOS FOR-APA-ARM-001 NOTA DE SALIDA FOR-APA-ARM-007 NOTA DE ENTRADA FOR-APA-ARM-013 RESGUARDO 8.- HISTORIAL DE CAMBIOS. Versión 00 de fecha 08 de abril emisión de documentos Versión 01 de fecha 1 de julio de por actualización de logotipos institucionales Versión 02 de fecha 6 de septiembre de por cambio de razón social del Organismo Versión 03 de fecha 13 de febrero de por actualización de logotipos institucionales Versión 04 de fecha 24 de marzo de por actualización de logotipo institucionales, fecha y versión Fin del documento. Página 5 de 4