PROCEDIMIENTO OPERATIVO CONTROL DE GESTIÓN

Transcripción

1 Autorización Este documento entra en vigor a partir del, a través de la autorización por parte del Lic. Jorge Cruz Medrano, Coordinación de Administración del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, este documento consta de 10 páginas, en su 1ª versión. Lic. Jorge Cruz Medrano Autorizó 1. Definiciones Atención Correspondencia Conclusión Conjunto de acciones para brindar el seguimiento. Documentación enviada por clientes internos, externos y/o terceras personas, ya sea en original o copia (oficios, memorandums; notas informativas, etc.) para su atención procedente. Término de un proceso para la atención de un trámite. Turnado Folio Tarjeta de Asuntos Turnados Trámite Escrito que se acredita o aprueba una cosa, el cual puede ser un oficio, memorando, nota informativa, circular, fax, invitación, etc. Escrito para trámite de conocimiento y/o autorización. Número que se da al formato generado por el Sistema de Control de Correspondencia y que es utilizado para llevar un control de la documentación enviada a las áreas que integran el Instituto, principalmente áreas dependientes de la Coordinación de Administración. a través del cual se remiten las indicaciones o instrucciones a las diversas áreas que integran la Coordinación de Administración, para atender las solicitudes que se hacen al Instituto. Acciones que permiten atender oportunamente el proceso de una petición. Requisito Sistema de Correspondencia Condición necesaria para obtener una respuesta. Sistema diseñado para llevar acabo el control de los documentos que se reciben en la Coordinación de Administración. Página 1 de 10

2 Sistema de Control de Correspondencia Herramienta que permite el control de correspondencia saliente y entrante de la Coordinación de Administración.. 2. Propósito Llevar a cabo un adecuado control de los documentos que llegan a la Coordinación, Subdirecciones, Departamentos y/o Secciones de la Coordinación de Administración para proporcionar una atención oportuna a los clientes internos y externos. 3. Alcance Aplica al personal Asistente Ejecutivo de las Subdirecciones, Departamentos y/o Secciones de la Coordinación de Administración del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios. 4. Referencias Código Nombre S/C Manual del Sistema de Control de Correspondencia. S/C Manual de Organización. S/C Acuerdo No 76 de la Gaceta del Gobierno (15 de octubre de 1998). S/C Recomendaciones para la Entrega de Documentación al Archivo General. 5. Formatos Código N/A Nombre 6. Registros Código Nombre N/A Página 2 de 10

3 7. Requisitos de Entrada al Procedimiento Cuando el oficio es original se debe cumplir con los siguientes requisitos: Nombre completo del titular. Cargo correspondiente del titular. Firma autógrafa. Asunto. Anexos correspondientes según sea el caso. Cuando es oficio en copia se debe cumplir con los siguientes requisitos: Nombre y cargo del remitente. Firma original y/o facsímile. Cuando el es para firma se debe de cumplir con los siguientes requisitos: Iniciales del personal que elabora el documento. Antefirma de quien lo elabora. Anexos correspondientes según sea el caso. 8. Tiempo de Respuesta de Trámite y/o Servicios Varía el tiempo, dependiendo del tipo de solicitud. 9. Infraestructura y Capital Humano Analista Secretaria Equipo de Computo. Red interna. Impresora. Líneas telefónicas. Extensiones. Fax. Engargoladora. Perforadora. Papelería. Fotocopiadora. Página 3 de 10

4 10. Producto y/o Servicio Tarjeta de Asuntos Turnados emitidos por el Sistema de Control de Correspondencia para el trámite de los recursos, documentos o asuntos relacionados con las Subdirecciones y/o Departamentos correspondientes de la Coordinación de Administración. Página 4 de 10

5 11. Diagrama de Flujo Inicio 1 Recibir, revisar y determinar 2 Cumple con los requisitos? No 3 Informar, solicitar y devolver Si 1 4 Acusar, sellar y registrar 5 Clasificar, registrar, analizar y determinar 6 Página 5 de 10

6 6 Es de conocimiento? Si 7 Distribuir y archivar No 8 Generar Tarjeta de Asuntos Turnados Fin 9 Remitir, recibir, acusar y entregar Tarjeta de Asuntos Turnados 10 Recibir, integrar y esperar Tarjeta de Asuntos Turnados Docu mento 11 Recibir, sellar, registrar, descargar y determinar. Docu mento 12 Página 6 de 10

7 12 Requiere seguimiento? No 13 Descargar y archivar Docu mento Si Fin 14 Registrar y esperar Docu mento 11 Página 7 de 10

8 15 Verificar Sistema de Correspondencia 16 Emitir Listado 17 Elaborar y turnar Oficio 18 Enviar, anexar y esperar Oficio Listado 11 Página 8 de 10

9 12. Descripción La Secretaria, recibe la correspondencia (oficio, memorándums, nota informativa, requisición, tarjeta de asuntos turnados, fax, circular, invitación, etc.) de las unidades médico-administrativas del Instituto, así como de dependencias gubernamentales, revisa los requisitos de entrada conforme al procedimiento y determina Cumple con los requisitos de entrada del procedimiento? No cumple con los requisitos de entrada del procedimiento, la Secretaria informa al usuario interno y/o externo que lo entrega, el motivo por el cual no es recibido solicitándole que realice las correcciones respectivas, devuelve el documento de manera económica y se conecta con la operación Si cumple con los requisitos de entrada del procedimiento, la Secretaria acusa de recibido en la copia respectiva con sello de la unidad o área y registra en acuse de recibido el nombre de quien recibe, firma y hora de entrega El Analista clasifica y registra el documento original en el Sistema de Correspondencia, asignándole folio, registrando fecha de emisión y fecha de vencimiento, nombre del remitente, cargo del remitente y síntesis del asunto, analiza el documento y determina El es de Conocimiento? El documento si es de conocimiento, la Secretaria, distribuye copia con acuse de recibo al personal involucrado de las áreas y archiva el documento de conocimiento y acuses de recibo firmados por las áreas para su control y Termina Procedimiento El documento no es de conocimiento, el Analista genera en original y copia la Tarjeta de Asuntos Turnados, para autorización del jefe inmediato El Analista remite en original y copia al área correspondiente la Tarjeta de Asuntos Turnados con copia del documento recibido, para la respectiva respuesta, el área receptora de la documentación recibe y acusa de recibido en el original y copia de la Tarjeta de Asuntos Turnados y entrega la copia de la Tarjeta de Asuntos Turnados El Analista recibe copia con el acuse de recibido por el área de la Tarjeta de Asuntos Turnados e integra en el expediente de asuntos pendientes por área y espera respuesta El Analista recibe copia del área emisora el documento oficial de respuesta, sellando en la copia de recibido ya sea de la Coordinación de Administración, Subdirecciones y/o Departamentos, según sea el caso, registrando el nombre y firma de quien recibe, así como la hora de entrega y descarga del Sistema de Correspondencia el documento respectivo y determina Con el documento se concluye el asunto o requiere de seguimiento? El documento no requiere de seguimiento, es un asunto concluido, el Analista descarga del Sistema de Correspondencia y archiva para su control. Termina Procedimiento Si el documento requiere de seguimiento, el Analista registra el documento de respuesta parcial en el Sistema de Correspondencia, de acuerdo con el folio asignado anteriormente, registra fecha de emisión, nombre del remitente, cargo del remitente, síntesis del asunto, espera respuesta y se conecta con la operación 11. Página 9 de 10

10 El Analista de acuerdo con el tiempo de respuesta marcado en la Tarjeta de Asuntos Turnados verifica en el Sistema de Correspondencia, todos aquellos casos que no ha recibido respuesta de conclusión del asunto El Analista emite por cada una de las áreas listado de Tarjeta de Asuntos Turnados pendientes de respuesta El Analista elabora en original y copia oficio de solicitud de respuesta y lo turna de manera económica para firma del responsable del área El Analista envía el original y copia del oficio anexando el listado Tarjeta de Asuntos Turnados pendientes a el área correspondiente, espera respuesta y se conecta con la operación 11. Termina Procedimiento. Página 10 de 10