Refrendado por: Dr. Hugo Rodriguez. Cargo: Director Médico Nacional en memorando No DMDSS-15. Elaboración: Elaboración:

Transcripción

1 Página 1 de Introducción Se diseñó el Procedimiento Administrativo para solicitar medicamentos al almacén central y entrega a la Unidad de Salud del Sistema Médico de Empresa con el fin de definir las instancias que intervienen en el proceso. Este procedimiento identifica la actividad general del proceso y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de operaciones que deben realizarse para Solicitar medicamentos al almacén central y entrega a las Unidades de Salud del Sistema Médico de Empresa, identificando el responsable de cada actividad. El grado de detalles con el que fue elaborado, es útil para actividades de capacitación e inducción sobre todo cuando se trata de empleados de recién ingreso al Instituto, permitiendo tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional. 2. Objetivo Establecer los mecanismos necesarios para solicitar medicamentos al almacen Central y entrega a las Clinicas del Sistema Médico de Empresa Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina las normas para realizar el procedimiento descrito. 3. Alcance Este Documento es aplicable a nivel nacional, 4. Definiciones ALMACEN: Es el lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministros, encargado de la distribución de insumos en el Instituto Organización

2 Página 2 de 12 IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social, institución que brinda beneficios de seguridad social a la población de Honduras, con la finalidad de garantizar el derecho humano y la salud, la asistencia médica, protección de los medios de subsistencia y los servicios sociales necesarios para el logro del bienestar individual y colectivo de la población trabajadora que cotiza al IHSS para recibir los beneficios de seguridad social LISTADO OFICIAL DE MEDICAMENTOS: Es el listado de medicamentos aprobados por la Dirección Médica Nacional para el tratamiento de diferentes patologías dentro del sistema médico del IHSS MEDICAMENTO: Todo principio activo o mezcla de los mismos con o sin adición de excipientes, preparado para ser formulado como forma farmacéutica. Todo producto Farmaceutico empleado para la prevención, diagnóstico y tratamiento de una enfermedad o estado patológico o para sistemas fisiológicos en beneficio de la persona a quien fue administrado PROGRAMACION DE MEDICAMENTOS: Se define como el proceso mediante el cual se determinan las necesidades de medicamentos para un período dado, con el fin de atender la demanda de esto, estimándose en base a los recursos financieros disponibles para este período, es importante aclarar que la programación no se limita a la simple estimación de las cantidades de medicamentos necesarios para el período en cuestión, si no que realmente concluye cuando esas necesidades de medicamentos con compatibilizadas, con los recursos presupuestarios disponibles. (Serie de medicamentos esenciales y tecnología, guía para el desarrollo Farmacéutico Hospitalario, OPS/OMS página 7) SME: SISTEMA MEDICO DE EMPRESA, es una modalidad de atención del IHSS, que brinda servicios médicos de primer nivel de atención, dirigido a personas derechohabientes en su propio centro de trabajo, en el cual la Empresa aporta los servicios Organización

3 Página 3 de 12 de uno o más profesionales de medicina general o de especialidad, personal de apoyo y las instalaciones físicas debidamente equipadas, necesarias para brindar consulta médica sin menoscabo de la calidad, cantidad y oportunidad en la prestación de los servicios médicos, servicios auxiliares de diagnóstico y de abastecimiento e insumos, que el IHSS brinda en sus propias instalaciones UNIDAD DE ADSCRIPCION: Es la Regional o Clínica Periférica de la cual depende presupuestaria y financieramente la clinica del Sistema Médico de Empresa 5. Referencias Documentos Internos Programación mensual Requisición de medicamentos (comprobante de entrega Almacen Central) Hoja de trabajo 6. Responsabilidad y Autoridades Son responsables de la supervisión y velar por el cumplimiento de este procedimiento, la Dirección Médica Nacional, Dirección Médica Regional, Coordinación de Gestión del Sistema Médico de Empresa y/o Coordinación Regional del Sistema Médico de Empresa, Gerencia Administrativa y Financiera y la Subgerencia Administrativa Regional. Son responsables de la correcta implementación La Coordinación de Farmacia del SME Jefatura del Almacén Central Regente Farmaceutico del Almacén Central Encargado de medicamentos del Almacen Central Area de Sistema Almacen Central Personal auxiliar de Almacen Central Organización

4 Página 4 de 12 La Unidad de Auditoría Interna de Tegucigalpa y San Pedro Sula, efectuara fiscalizaciones para verificar que el mismo se efectúa correctamente. 7. Procedimiento UNIDAD DE SALUD DEL SISTEMA MEDICO DE EMPRESA (SME) Personal Médico, Auxiliar de Farmacia y/o Responsable 7.1 Elabora y remite requisición de medicamentos al Encargado del Area de Medicamentos del Almacén Central (Requisición) Con la programación de medicamentos autorizada, elabora la Requisición Conforme a la necesidad, deberá llenar todos los campos solicitados en la misma y entrega original y 2 copia y sella en original y copias Remite requisición de insumos al Departamento de Almacén que le Corresponde: A la Zona Centro- Sur oriental entrega en el Departamento de Almacén Central A la Zona noroccidental le corresponde entregar la requisición en el Área de Almacén Central de la Dirección Regional del Norte en San Pedro Sula DEPARTAMENTO ALMACEN CENTRAL Recepción documentos 7.2Recibe, revisa, registra y traslada requisición de medicamentos al area de Sistemas (Requisición) Las requisiciones serán recibidas 15 días antes de la fecha programada según calendario de entrega y revisada por la receptora de documentos, la requisición de medicamentos en original y copia serán devueltas a la Empresa solicitantes (centro) en caso de: a. Falta de nombre, firma y sello del médico de la empresa o del encargado de la elaboración, la requisición de medicamentos se devuelve en original y copias Organización

5 Página 5 de 12 b. Por omisión o error del código del área geográfica de la empresa y número de requisición c. Si la requisición de medicamentos es correcta, se procederá a registrarla en libro de control de entrada de documentos Traslada requisición al área de sistemas de medicamentos para que revise el pedido e informe al solicitante AREA DE SISTEMAS Encargado de Área 7.3 Recibe, revisa, digita y clasifica las requisiciones, traslada la hoja de trabajo al Encargado de Area de medicamentos ( Requisiciones, Hoja de trabajo) Recibe y revisa solicitud de la Clinica del Sistema Médico de Empresa de recibido en el libro de control de entadas de documentos Digita la solicitud en el sistema SAP, identificando las reservas y movimientos Imprime y traslada la hoja de trabajo al encargado de área, anotando en libro de control de hojas de trabajo y documentos contables AREA DE MEDICAMENTOS Encargado de Area 7.4 Recibe, revisa y clasifica las hojas de trabajo, traslada al personal Auxiliar del Almacen Central ( hojas de trabajo) Revisa y revisa las hojas de trabajo Clasifica las hojas de trabajo por zona Traslada las hojas de trabajo al personal Auxiliar de almacen para preparar el medicamento Personal Auxiliar de Almacen Central 7.5 Recibe y revisa hoja de trabajo, prepara los medicamentos, indica al Encargado del Area que el medicamento está preparado(hoja de Trabajo) Revisa la hoja de trabajo Prepara pedido, tomando de los anaqueles,los medicamentos según lo descrito en la hoja de trabajo Ordena, rotula por codigo y empaca los medicamentos Organización

6 Página 6 de Indica al encargado del area de medicamentos, que los insumos estan preparado Encargado del Area de Medicamentos 7.6 Revisa los medicamentos preparados según lo descrito en la hoja de trabajo de la zona central e instruye al personal auxiliar del Almacén Central para la entrega de medicamentos Revisa y cuenta que el pedido de medicamentos, sean los solicitados por la empresa y que estén completos Entrega al representante de la empresa el pedido, solicita firma y sello en hoja de trabajo Remite hoja de trabajo al area de sistemas para que se oficialice el documento contable AREA DE SISTEMAS Encargado de area de sistemas 7.7 Recibe, revisa y contabiliza el descargo en el sistema SAP, de los productos entregados conforme a la hoja de trabajo Recibe hoja de trabajo de parte del encargado de area Revisa que la hoja de trabajo esté llena conforme a los ítems entregados y firmados por el auxiliar que preparo y por el encargado del area de medicamentos Procede a realizar el descargo de el o los productos entregados, se realizan correcciones si hay errores en cuanto a cantidades, lotes y fechas de vencimiento Contabiliza el o los productos, genera e imprime el documento contable de salida de insumos por Sistema Médico de Empresa Se traslada el documento al encargado de área,anota en el libro de control de registro de hojas de trabajo y documentos contables Encargado de area de medicamentos 7.8 Recibe, revisa y firma documento contable de salida, al consumo por Sistema Médico de Empresa (documento contable) Recibe del area de sistema el documento contable Organización

7 Página 7 de Revisa el documento contable conforme a la hoja de trabajo (codigo, cantidad, lote y fecha de vencimiento), el documento debe contener la fecha de entrega y firma Traslada documento contable al representante de la unidad solicitante del sistema medico de empresa ENTREGA A LAS EMPRESAS DEL SISTEMA MEDICO DE EMPRESA DE ZONA CENTRO REPRESENTANTE DE EMPRESA DE ZONA CENTRAL 7.9 Recibe y revisa pedido, firma y devuelve requisición al encargado de area (requisición, documento contable de salido al consumo por SME) El representante de la empresa al recibir el juego de requisición (original y cinco (5) copias, revisará el pedio conforme al documento y una vez constatado que la entrega esta correcta procederá a firmar la requisición respectiva, dando fe de recibir los materiales solicitados Encargado de área de medicamentos 7.10 Revisa y gestiona la autorización para la entrega de pedido Recibe, revisa, firma y sello en requisición Entrega a la Jefatura del Almacén para la Autorización de salida JEFE DEPARTAMENTO DE ALMACEN CENTRAL 7.11 Recibe, revisa y firma el documento contable y el documento de constancia de salida (documento contable y constancia de salida) Recibe del encargado de area documento contable Revisa y verifica que el documento contable este firmado por el encargado de area y firmado de recibido por el Representante de la Unidad solicitante del SME autorizando el documento contable y el documento de constancia de salida Entrega al encargado de area de medicamentos. Organización

8 Página 8 de 12 Encargado de Area de medicamentos 7.12 Recibe y entrega copia del documento contable, pase de salida y documento de constancia de salida al representante de la Unidad solicitante del SME( copia documento contable, pase de salida y constancia de salida) Recibe de la Jefatura del Almacen Central el documento contable firmado de autorización Entrega copia sellada del documento contable, constancia de salida, pase de salida al representante de la Unidad solicitante del SME Entrega hoja de trabajo y copia (4) del documento contable al area de archivo ENTREGA A LAS UNIDADES DE SALUD DEL SISTEMA MEDICO DE EMPRESA, ZONA SUR, ORIENTE Y NOR-OCCIDENTAL Encargado de area de medicamentos 7.13 Revisa los pedidos de la zona sur. Oriente y Nor-occidental, instruye al Auxiliar de Almacén designado a realizar la gira a las Regionales y le entrega documento contable de salida por consumo del SME (documento contable de salida) Revisa que el pedido de medicamentos esté conforme a lo solicitado en la requisición Solicita al Auxiliar de Almacén, que proceda a rotular y sellas las cajas de los pedidos de las empresas de la zona sur. Oriente y Nor-occidental para ser entregados Entrega al auxiliar responsable o asignado a la gira, los documentos correspondientes a los pedidos de las unidades de salud del SME, debiendo regresar con las copias firmadas y selladas de la documentación entregada Auxiliar de Almacén 7.14 Entrega los pedidos en las unidades de salud del SME, de la zona sur, oriental y Nor-occidental, solicita firma y sello en la documentación. (documentación) Entrega los pedidos de medicamentos del SME de la zona sur, oriente y Nor-occidental Entrega copia de requisiciones al encargado del area de medicamentos Organización

9 Página 9 de Entrega al encargado de area de materiales, las copias de las requisiciones firmadas y selladas En el informe de la gira, solicita visto bueno del encargado de area. AREA DE ARCHIVO 7.15 Recibe y revisa copias de requisiciones, distribuye y traslada copias de los documentos contables a las areas involucradas. (copias requisiciones, copias documentos contables) Revisa las copias de las requisiciones firmadas y selladas Para efectos de los registros establecidos, la distribución se hará de la forma siguiente: Original: Contabilidad 1ra. Copia: Empresa 2da. Copia: Departamento Control de Bienes 3ra. Copia: Archivo (area de materiales) 4ta. Copia: Kardex Manual 7.16 FIN DEL PROCEDIMIENTO Organización

10 Página 10 de 12 8 Diagrama de Flujo Organización

11 Página 11 de 12 Organización

12 Página 12 de 12 9 Anexos 10 Historial y revisiones Revisión Fecha Descripción y/o ítems modificados Flujo sol. despacho y recepción de medicamentos e insumos en el SME Memorando 2500-DMDSS-IHSS Memorando 3272-DMDSS-IHSS MEMORANDO NO DMDSS Memorando Memorando Memorando 705- Actualizado por Lic. Keila Rosalía Pinto Figueroa Autorizado por: Organización