PROCESO DE CONTABILIDAD

Transcripción

1 PROCESO DE RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDAD TIEMPO INTEGRACION CAJA FISCAL Recibe periódicamente de la Unidad de Tesorería de la Procuraduría General de la Nación toda la documentación autorizada de Ingresos (63-A) y egresos que integran la caja chica. Oportunamente recibe, Fondos Rotativos con documentación adjunta de la Unidad de Tesorería. Reportes de Comprobante Único de Registro de Gastos (CUR) originados por la Unidad de Presupuesto. CONCILIACIONES BANCARIAS. Solicita a las entidades Bancarias registradas en la Dirección Financiera los estados de Cuenta. 2.2 Recibe de la Unidad de Tesorería, los libros de Registros Bancarios de cajas chicas etc. autorizados por la Contraloría General de Cuentas, actualizados, así como de depósitos efectuados y copia de voucher de lo cheques emitidos del periodo que corresponda. 2.3 Procede a conciliar las operaciones pertinentes. 2.4 Anota en los libros de Registros Bancarios autorizados por la Contraloría General de Cuentas las conciliaciones que correspondan.. REGISTRO DE FIRMAS Aperturar y cerrar cuentas Bancarias de acuerdo a instrucciones emanadas de la Dirección Financiera, Actualizar firmas en entidades bancarias, cuando sea necesario. Actualizar firma y/o usuarios en el Proyecto SIAF-SAG del Ministerio de Finanzas Públicas. Actualizar la representación legal de la Página 1 de 5

2 , ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT) y otras Instituciones CONTROL DE FORMAS Tramitar la obtención de formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (63-A, 200-A, 1-H, formularios de viáticos, libros de registros bancarios, etc.). Realizar corte de formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (63-A, 200A, 1-H, formularios de viáticos, etc) para mantener el control de las mismas. Solicitar emisión de chequeras y/o cheques voucher de las diferentes cuentas bancarias a requerimiento de la Unidad de Tesorería Llevar control de chequeras y cheques voucher en existencia de las diferentes cuentas bancarias que se manejan en la institución ACTUALIZACIÓN DE CUENTADANTES Informar a la Contraloría General de Cuentas de las personas responsables del manejo y custodia de valores, fondos y documentos de valor de la institución. Elaborar listado con los datos generales de ingreso a la institución y domicilios de las personas cuentadantes de la institución. Informar a la Contraloría General de Cuentas oportunamente de las altas y bajas de los cuentadantes. ATENDER REQUERIMIENTOS DE LOS ENTES FISCALIZADORES 6.1 Con el visto bueno de la Dirección Financiera, genera la información que se solicite. 6.2 Prepara la documentación e información requerida por los entes fiscalizadores (Auditoria Interna, Contraloría General de Cuentas). 6.3 Trasladar la documentación requerida. Página 2 de 5

3 IMPLEMENTACION DE SISTEMAS INFORMATICOS 7.1 Implementar sistemas informáticos de control que viabilicen las operaciones contables: 7.2 De caja fiscal, de conciliaciones bancarias, de control de formas. 7 RECEPCION DE DOCUMENTACION DEL PERSONAL POR CONTRATO Recibe facturación e informes de labores mensuales de los contratistas.renglón Presupuestario Traslada a control del gasto la documentación completa para revisión. 8.3 Elabora listado del personal para confección de nómina para efectos de pagos mensuales. ELABORACION DE INFORMES Elaborar informes a Recursos Humanos para Elaboración de nónima de contratistas CONTROL DEL GASTO Revisa que la documentación cumpla con todos los requisitos legales incluyendo el Régimen Tributario. Si esta correcta: continua con el tramite Si no esta correcta, devuelve al Jefe de Contabilidad para su corrección. Recibe facturas, revisadas para elaboración de listado para elaboración de nómina Si está correcto, se incluye en el listado Si no está correcto, devuelve al interesado para su corrección. Traslada el listado a Recursos Humanos para elaborar nómina (únicamente personal 029). La documentación del personal contratado bajo renglón sub grupo 18 se traslada a Jefe de Presupuesto para elaboración del Comprobante Único de Registro (CUR). Página 3 de 5

4 CONTROL DE GASTO SUB DIRECCION FINANCIERA PRESUPUESTO CALCULO DE PRESTACIONES DE En base a dictamen o resolución emitida por la Oficina Nacional de Servicio Civil o junta Nacional de Servicio Civil. Según sea el caso se procede a lo siguiente: Solicita al Departamento de Recursos Humanos, certificación de salarios de los últimos seis (6) meses trabajados y certificación de tiempo de servicio. Solicita al interesado que presente solvencia, fotocopia de cedula e inventario de cuentas con el sello de recibo por la Tesorería Nacional. Se procede a efectuar el cálculo de las prestaciones correspondientes. Se traslada a revisión a Control de Gasto. Recibe liquidación de prestaciones laborales. Revisa, que los cálculos respondan al total de la liquidación. Se devuelve al Jefe de Contabilidad la liquidación para la continuación del trámite correspondiente. Recibe la liquidación y traslado a la Sub Dirección Financiera para firma Recibe la liquidación de prestaciones laborales. Revisa, Si está correcta, procede a firmar Si no está correcta, devuelve a Jefe de contabilidad para sus correcciones correspondientes Recibe liquidación de prestaciones laborales, debidamente firmada Procede al traslado de expediente completo a Jefe de Presupuesto mediante conocimiento para su codificación Recibe expediente completo de la liquidación de prestaciones Labores Verifica disponibilidad presupuestaria para el pago respectivo Si no existe presupuesto, devuelve al Jefe de Contabilidad. Página 4 de 5

5 Si existe disponibilidad presupuestaria, traslada al asistente de presupuesto con visto bueno. ASISTENTE DE PRESUPUESTO Recibe liquidación de prestaciones labores Registra liquidación en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN-WEB) para asignación presupuestaria Traslada al Jefe de Contabilidad, expediente completo con su respectivo Comprobante Único de Registro (CUR) para elaboración del Finiquito correspondiente Recibe expediente completo con su respectivo Comprobante Único de Registro (CUR) Procede a elaborar el Finiquito respectivo, requiriendo la presencia del interesado para su respectiva aceptación y firma Traslada a Sub-Directora Financiera para su aprobación 19.4 Recibe expediente completo con finiquito aprobado para firma del interesado al asistente de Presupuesto. ELABORACION DE INFORMES 20.1 Elabora informes contables que sean requeridos por las autoridades superiores y por las entidades fiscalizadoras y de Auditoria Interna. VERIFICACION DE OPERACIÓNES CONTABLES Comprobar que las operaciones contables estén debidamente soportadas dentro del marco legal que corresponda Archiva documentación cronológicamente para su guarda y custodia. FIN PROCESO Página 5 de 5