MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Transcripción

1 1 DEL DISTRITO FEDERAL De:. OBJETIVO GENERAL: Conciliar la cantidad de cheques emitidos y los montos totales generados para mantener un óptimo control de todos los cheques que emite la CAPREPA con la finalidad de controlar los egresos al recibir de las diferentes áreas las solicitudes de pago debidamente requisitadas. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN: La conciliación de cheques expedidos se hace mensualmente por la J.U.D. de Contabilidad en el momento que recibe de la Institución Financiera el estado de cuenta correspondiente e informa por escrito las diferencias encontradas para que se registren en el reporte diario de bancos. Los saldos de las cuentas bancarias al cierre de cada mes, deben coincidir con los que refleja la contabilidad y el reporte diario de bancos.

2 S 2 DEL DISTRITO FEDERAL De: Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Areas solicitantes 1 Solicitan mediante oficio la expedición de cheques para realizar los pagos correspondientes. 2 Recibe de las diversas áreas las solicitudes de pagos con sus respectivos respaldos para su programación. 1 día 3 Expide los cheques para cubrir los pagos solicitados y los entrega a sus beneficiarios o a las diversas áreas para que realicen el pago y recaben la firma de recibido. 3 horas 4 Captura en el control denominado Reporte Diario de Bancos los cheques expedidos con sus datos respectivos para conocer el monto global de los mismos y transferir los recursos. Entrega a la J.U.D. de Contabilidad el Reporte Diario de Bancos impreso, adjuntando las pólizas-cheque con sus comprobantes de pago correspondientes para su registro contable. 2 horas J.U.D. de Contabilidad 6 Recibe de la el Reporte Diario de Bancos impreso y pólizas-cheque de pagos efectuados con sus comprobantes respectivos, los revisa y realiza su registro contable en pólizas de egresos. 3 horas

3 S 3 DEL DISTRITO FEDERAL De: Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Emite del sistema de contabilidad la póliza de egresos y la archiva cronológicamente con su pólizacheque correspondiente y la documentación de respaldo en carpetas lefort. Realiza mensualmente la conciliación bancaria entre el Auxiliar de Bancos del sistema de contabilidad y el estado de cuenta bancario e informa a la J.U.D. de Tesorería las correcciones según sea el caso. EXISTEN DIFERENCIAS? NO Informa a la que la transferencia esta correcta y archiva la documentación con el respaldo para su control. SI Lo comunica por oficio a la J.U.D. de Tesorería especificando el tipo de diferencias ya sean a favor o en contra. 1 día Nota: En el caso de diferencias a favor en pago de cheques, los registra en su control de bancos como otros ingresos y si es en contra, solicita la aclaración y/o devolución a la Institución Bancaria y lo turna a la J.U.D. de Contabilidad para su registro contable. Fin de Procedimiento

4 DEL DISTRITO FEDERAL De: Áreas solicitantes Inicio 1 Solicitan por oficio expedición de cheques para realizar pagos Oficio Recibe solicitud de pagos con sus respaldos para su programación 2 Expide cheques para cubrir pagos, los entrega y recaba firma de recibido 3 Captura cheques expedidos y transfiere recursos 4 Entrega reporte de bancos y pólizascheque con comprobantes para registro Reporte y Cheque Pólizas-cheque y comprobantes A

5 DEL DISTRITO FEDERAL De: J.U.D. de Contabilidad A 6 Recibe reporte, pólizas-cheque comprobantes, contabiliza en póliza de egresos Reporte y pólizascheque 7 Póliza de egresos Expediente Emite póliza de egresos y la archiva con póliza-cheque y comprobantes 8 Concilia e informa las correcciones según sea el caso Existen diferencias? SI NO 9 Expediente Lo informa y archiva la documentación con sus respaldos 10 Comunica por oficio especificando las diferencias a favor Fin RETORNO AL INDICE DEL MANUAL