MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO Pág.: OBJETIVO GENERAL: Registrar con oportunidad los créditos y préstamos que son otorgados a los elementos, al personal administrativo, a los pensionados y jubilados de la Policía Auxiliar del Distrito Federal, que cumpla con las Políticas y Normas establecidas en las Reglas de Operación de la Caja, con la finalidad de tener un control exacto para la recuperación de los recursos prestados. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN: Para el registro de los créditos y prestamos hipotecarios otorgados al personal se revisará que la póliza-cheque esté debidamente firmada por su beneficiario y que cuente con la siguiente documentación: o Solicitud de préstamo del elemento debidamente autorizada en la que se estipule el monto prestado y su forma de pago. o Fotocopia del pagaré firmado por el deudor y por sus avales y/o contrato en su caso. o Identificación oficial del deudor. Realizar conciliaciones mensuales con las áreas involucradas donde se revisen los conceptos que integran la cuenta a nivel global. Avalar los importes y conceptos que forman parte de la cuenta. Una vez registrada la información en la base de datos contable se debe validar mediante auxiliares y en caso de existir error proceder inmediatamente a su corrección. Para realizar cualquier corrección de saldo o modificación de nómina es necesario que la petición se solicite por oficio, de lo contrario no se realizará ninguna modificación en la base de datos contable. L.C. Jesús G. Vergara Tapia J.U.D de Contabilidad

2 Pág.: 2 J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo. Elabora relación quincenal de créditos y prestamos otorgados a los elementos, al personal administrativo, a los jubilados y pensionados de la Policía Auxiliar del D.F. y la turna por oficio a la Dirección General de la Policía Auxiliar del D.F. y a la J.U.D. de Recursos Humanos de la CAPREPA para que se apliquen los descuentos en nómina y se transfieran los recursos a la cuenta de cheques correspondientes. día Dirección General de la Policía Auxiliar del D.F. 2 Recibe oficio y relación de créditos y prestamos otorgados a los elementos y personal administrativo de la Policía Auxiliar del D.F. e instruye a las áreas correspondientes para que se apliquen los descuentos. hora 3 Envía por oficio a la Dirección de Prestaciones y de Administración y Finanzas de la CAPREPA los listados de cifras control de los descuentos correspondientes realizados a los elementos y al personal administrativo de la Policía Auxiliar del D.F. por concepto de prestamos y créditos así como el comprobante de la transferencia efectuada por el monto total de los descuentos aplicados. día Dirección de Prestaciones y de Administración y Finanzas 4 Reciben por oficio los listados de cifras control de los descuentos aplicados y el comprobante de transferencia por el monto total de los mismos y se turnan a las áreas correspondientes para sus controles y registros correspondientes. 2 horas

3 Pág.: 3 J.U.D. de Recursos Humanos 5 Recibe la relación quincenal de créditos y préstamos otorgados a los jubilados y pensionados y aplica los descuentos correspondientes en nómina. 3 horas 6 Elabora relación" de los descuentos aplicados a los jubilados y pensionados y los entrega a la J.U.D. de Tesorería solicitándole por oficio la expedición del cheque por el monto total de los mismos que deberá entregarse a la J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo para su registro y depósito en la cuenta de bancos respectiva. 3 horas J.U.D. de Tesorería 7 Recibe de la Dirección de Administración y Finanzas los listados de cifras control y el comprobante de la transferencia efectuada por el monto total de los descuentos aplicados a los elementos y al personal administrativo de la Policía Auxiliar del D.F., lo registra y lo turna a la J.U.D. de Contabilidad para su aplicación contable. hora 8 Recibe relación con solicitud y expide cheque por el monto total de los descuentos aplicados a los jubilados y pensionados y lo entrega a la J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo para su registro y depósito correspondiente, entregando la pólizacheque a la J.U.D. de Contabilidad para su aplicación contable. 4 horas Recibe de la Dirección de Prestaciones

4 Pág.: 4 J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo 9 los listados de cifras control de los descuentos correspondientes realizados a los elementos y al personal administrativo de la Policía Auxiliar del D.F. para su registro correspondiente. 2 horas 0 Recibe de la J.U.D. de Tesorería la relación de descuentos aplicados a pensionados y jubilados, los registra en su base de datos para su control, recibe cheque y realiza depósito. 2 horas J.U.D. de Contabilidad Recibe de la J.U.D. de Tesorería los listados y la relación de cifras control de descuentos aplicados a los elementos, al personal administrativo, a los jubilados y pensionados de la Policía Auxiliar del D.F., así como sus comprobantes de depósito de los montos totales de las relaciones de descuentos y realiza su aplicación contable en póliza de ingresos. 4 horas 2 Emite en el sistema de contabilidad las pólizas de ingresos y las archiva cronológicamente con su documentación de respaldo. 2 horas 3 Concilia con la J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo los saldos totales de los prestamos otorgados para verificar su recuperación total. día EXISTEN DIFERENCIAS?

5 Pág.: 5 4 NO Informa a la J.U.D de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo y archiva en su expediente la documentación de soporte para su control Fin de Procedimiento. hora 5 SI Informa por oficio a la J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo para que solicite a la Dirección General de la Policía Auxiliar del D.F. o a la J.U.D. de Recursos Humanos de la CAPREPA que se descuente de su nómina o liquidación del deudor, el saldo del préstamo correspondiente. 2 horas J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo 6 Recibe oficio con la información de las diferencias en saldos de préstamos y solicita por oficio a la Dirección General de la Policía Auxiliar del D.F. o a la J.U.D. de Recursos Humanos según sea el caso, que se le descuente al deudor el saldo del préstamo correspondiente. hora Dirección General de la Policía Auxiliar del D.F. y/o J.U.D. de Recursos Humanos de la CAPREPA 7 Reciben oficio e instruyen a las áreas correspondientes para que se aplique el descuento del adeudo, informan la aplicación de los mismos a la J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo, depositan los recursos en la cuenta respectiva y entregan el comprobante del depósito. hora Recibe los comprobantes de depósito

6 Pág.: 6 J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo J.U.D. de Contabilidad 8 9 lo registra y turna a la J.U.D. de Contabilidad para su registro contable. Recibe comprobantes, realiza registro contable, emite póliza de ingresos y archiva. hora hora Fin de Procedimiento L.C. Jesús G. Vergara Tapia J.U.D de Contabilidad

7 Pág.: 7

8 MANUAL DE PROCEDIMIENTO Pág.: 7 Nombre del Procedimiento: Registro de Créditos y Préstamos. J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo Dirección General de la Policía Auxiliar del D.F. Dirección de Prestaciones y de Administración y Finanzas Inicio Elabora relación de créditos y prestamos y la turna por "oficio" para que se apliquen los descuentos a nomina y se transfieran los recursos 2 Recibe "oficio" y "relación" de créditos y prestamos e intruye para que se apliquen los descuentos 3 Envía por "oficio" listados de los descuentos aplicadospor prestamos y comprobante de transferencia por el montos total listados Comprobantes 4 Recibe "oficio", listados comprobantes de descuentos y de transferencia por el montos total y los turna para su control y registro listados Comprobantes A

9 MANUAL DE PROCEDIMIENTO Pág.: 8 Nombre del Procedimiento: Registro de Créditos y Préstamos. J.U.D. de Recursos Humanos J.U.D. de Tesorería J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo A 5 Recibe relación de creditos y prestamos y aplica los descuentos en nómina 6 Elabora "relación" de descuentos aplicados y los entrega solicitando la expedicion del "cheque" por oficio 7 Recibe "listados" y comprobante de transferencia, lo registra y lo turna para su aplicacion contable Listados 8 Recibe "relacion", "oficio" comprobante de descuentos, y expide "cheque" por el monto total y lo entrega para su registro y deposito, entregando "Poliza cheque" Poliza cheque Recibe "listados" de descuentos para su registro Listados 9 0 Recibe "relacion" de descuentos, lo registra para su control, recibe "cheque" y deposita B

10 MANUAL DE PROCEDIMIENTO Pág.: 9 Nombre del Procedimiento: Registro de Créditos y Préstamos. J.U.D. de Contabilidad J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo J.U.D. de Control Presupuestal B Recibe "listados" y "relacion" de descuentos aplicados, asi como comprobantes del deposito y registra contablemente en "poliza de ingresos" Suficiencia Declaraciones Polizas de Ingresos 2 Emite "polizas de ingresos" y archiva con respaldo Poliza de ingresos Expediente 3 Concilia los datos totales y verifica su recuperacion total Existe suficiencia resupuestal? Si No 4 C Lo informa y archiva documentos de respaldo para su control Documentos de respaldo Expediente

11 MANUAL DE PROCEDIMIENTO Pág.: 0 Nombre del Procedimiento: Registro de Créditos y Préstamos. J.U.D. de Contabilidad J.U.D. de Análisis y Aprobación de Créditos a Corto Plazo Dirección General de la Policía Auxiliar del D.F. y J.U.D de Recursos Humanos C 5 Informa por "oficio " las diferencias la aclaracion y el descuento del prestamo correspondiente 6 Recibe "oficio" con diferencias y solicita que se realice el descuento faltante 7 Recibe "oficio", aplican descuentos faltantes, depositan los recursos y envian "comprobante" del deposito 8 Comprobante de deposito Recibe "comprobante" del deposito y lo turna para su registro contable 9 Comprobante de deposito Recibe "comprobante", contabiliza, emite "poliza de ingresos" y archiva Poliza de Ingresos Comprobante de deposito Expediente Fin L.C. Jesús G. Vergara Tapia J.U.D de Contabilidad RETORNO AL INDICE DEL MANUAL