MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 PARA EL A PROVEEDORES Y TERCEROS C-1 OBJETIVO Establecer el mecanismo que permita efectuar en tiempo y forma, el pago de bienes y servicios, y a terceros, con el fin de llevar el control de las erogaciones realizadas por éste Órgano Jurisdiccional en apego a la normatividad vigente. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Las disposiciones contenidas en el presente manual son de observancia y estricta aplicación para las áreas involucradas en el procedimiento. Es responsabilidad de la Dirección Administrativa a través de la Subdirección de Recursos Financieros recibir las solicitudes de pago con las facturas debidamente requisitadas, y efectuar el pago de los bienes que ampare la documentación que se recibe en caso de que así proceda. Para la ejecución del gasto público, el Tribunal no otorgará garantías ni efectuará depósitos para el cumplimiento de sus obligaciones de pago con cargo a su presupuesto de egresos. La Solicitud de Pago previamente autorizada por la Dirección Administrativa es el documento que recibe la Subdirección de Recursos Financieros, de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, para la expedición de cheques y CLC S relativos a la comprobación por adquisición de bienes o contratación de servicios. Es responsabilidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales remitir el formato de Solicitud de Pago y los comprobantes generados del gasto, en original sin tachaduras ni enmendaduras, a la Subdirección de Recursos Financieros anexando la documentación que se indica en las políticas de operación, mismas que deben cumplir con los requisitos fiscales y administrativos que señala la normatividad vigente. Es responsabilidad de la Subdirección de Recursos Financieros previa autorización de la Dirección Administrativa y Presidencia, realizar los pagos vía transferencia

2 C-2 electrónica y elaborar las CLC S correspondientes a los proveedores, contratistas y prestadores de servicios. Es responsabilidad de la Subdirección de Recursos Financieros realizar los pagos con cheque cuando se trate de pagas de defunción, salarios caídos, finiquitos, pensiones, gratificaciones al personal y proveedores. Es responsabilidad de la Jefatura de Unidad Departamental de Control Presupuestal verificar que no se registren presupuestalmente las CLC S de operaciones ajenas ya que estas solo servirán para efectos contables y de pago. Es responsabilidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales proporcionar a los proveedores el formato Información para depósito interbancario en cuentas de cheques para su llenado, así como proporcionarlo a la Subdirección de Recursos Financieros debidamente requisitado, 48 hrs. antes de solicitar el pago. Es responsabilidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales acreditar el pago ante la Subdirección de Recursos Financieros mediante documentación original de las adquisiciones de bienes o contratación de servicios y cumplir con los siguientes requisitos: - Que se encuentran debidamente justificados y cubran las necesidades reales derivadas de las funciones sustantivas del Tribunal. Se documentara con una requisición de compra. - Que exista suficiencia presupuestal en la partida, el Jefe de Unidad Departamental de Control Presupuestal, deberá firmar la requisición u orden de servicio. - Si se trata de bienes, se deberá cumplir mediante el sello de alta en almacén. - Si son servicios, mediante la firma de recepción de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y/o del área requirente haciendo constar que se devengó el servicio a satisfacción. - Acreditar mediante documentos debidamente firmados y autorizados, la obligación para efectuar el pago (pedido, contrato, factura y recibo de honorarios y/o arrendamiento).

3 C-3 La Subdirección de Recursos Humanos es la responsable de solicitar mediante oficio a la Subdirección de Recursos Financieros los cheques y CLC S por concepto de finiquitos, pagas de defunción, salarios caídos, pensiones, gratificaciones al personal y pagos a terceros. Es responsabilidad de la Dirección Administrativa a través de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales informar a la Subdirección de Recursos Financieros, la determinación de los importes por la pena convencional, para que la aplique al momento de recibir la documentación para pago al proveedor. De los Anticipos En los procedimientos de adquisición de bienes de fabricación especial y/o sobre diseño, podrán otorgar anticipo hasta por un 50% del monto total del contrato en los términos siguientes: - Por licitación pública con la autorización de la presidencia. - Por invitación restringida a cuando menos tres proveedores o adjudicación directa con la previa autorización del comité de adquisiciones, arrendamientos y servicios. La Dirección Administrativa a través de la Subdirección de Recursos Financieros entregara los anticipos que, en su caso se entreguen, a más tardar, dentro de los quince días naturales siguientes a la presentación de la garantía por el proveedor la cual deberá constituirse por el 100% del monto total del anticipo. La Subdirección de Recursos Financieros debe informar a los proveedores y beneficiarios los requisitos que deben cubrir para hacer la entrega del cheque: - Los cheques se entregarán exclusivamente a los beneficiarios o representantes legales. - Presentar original y copia de identificación oficial. - Hasta por 1000 veces el salario mínimo vigente, carta poder simple. - Si excede de 1000 veces el salario mínimo, poder notarial.

4 C-4 Los cheques elaborados para su pago podrán ser cancelados sin que esto libere al tribunal de la obligación, cuando el beneficiario no presente los requisitos que se mencionan en las políticas en un período de 90 días naturales a partir de la fecha de expedición del cheque. La Subdirección de Recursos Financieros de la Dirección Administrativa es el área responsable de recibir la documentación debidamente requisitada, que presente la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de acuerdo a las políticas para efectuar el pago.

5 C-5 DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO: PARA EL A PROVEEDORES Y TERCEROS RESPONSABLE ÁREAS DEL TRIBUNAL SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ACTIVIDAD 1. TURNAN A LA SUBDIRECCIÓN DE PARA SU PROCESO DE - SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES: DEBIDAMENTE REQUISITADA CON DOCUMENTACIÓN FUENTE - SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS: RESUMEN GENERAL, OFICIOS A TERCEROS Y FINIQUITOS. 2. RECIBE RESUMEN GENERAL DE Y SOLICITUDES DE VERIFICA EL REQUISITADO, ANALIZA LA DOCUMENTACIÓN FUENTE QUE SE ANEXA, CUMPLA CON LOS REQUISITOS NECESARIOS. CUMPLEN CON LOS REQUISITOS? NO 3. DEVUELVE LA SOLICITUD AL ÁREA DE PROCEDENCIA INDICANDO LOS REQUISITOS FALTANTES CONTINUA EN ACTIVIDAD No. 1 SI INVOLUCRADOS OFICIO OFICIO OFICIO

6 C-6 DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO: PARA EL A PROVEEDORES Y TERCEROS RESPONSABLE ACTIVIDAD 4. TURNA LAS SOLICITUDES DE A LA JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTABILIDAD PARA LA ELABORACIÓN DE LAS CLC S O S CORRESPONDIENTE. INVOLUCRADOS JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTABILIDAD 5. RECIBE LAS SOLICITUDES DE A PROVEEDORES Y TERCEROS CON FUENTE ANEXOS. 6. VERIFICA QUE LAS CANTIDADES EN LOS SEAN CORRECTAS EFECTÚA SUMAS COMPARATIVAS. UNA VEZ QUE SE VERIFIQUEN LAS CANTIDADES Y ESTÉN CORRECTAS 7. ELABORA LAS PARA EL DE PROVEEDORES O S PARA A TERCEROS, CONSULTA CATALOGO DE CUENTAS PARA SU AFECTACIÓN. A) POR CUENTA B) SUBCUENTA C) CUENTAS DE ORDEN Y PÓLIZA DE 8. REVISA CLC S Y S Y EFECTÚA CORRECCIONES SI EXISTEN. Y PÓLIZA DE

7 C-7 DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO: PARA EL A PROVEEDORES Y TERCEROS RESPONSABLE SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ACTIVIDAD 9. TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE PARA SU REVISIÓN Y RUBRICA DE LAS CLC S Y/O S Y PÓLIZAS DE. 10. RECIBE CLC S Y/O S Y PÓLIZAS DE ANALIZA SU AFECTACIÓN. A) CUENTA B) SUBCUENTA C) CUENTAS DE ORDEN INVOLUCRADOS Y PÓLIZA DE Y PÓLIZA DE SON CORRECTAS? NO 11. TURNA LOS INDICANDO LAS CORRECCIONES. CONTINUA EN ACTIVIDAD No. 8 Y PÓLIZA DE

8 C-8 DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO: PARA EL A PROVEEDORES Y TERCEROS RESPONSABLE ACTIVIDAD INVOLUCRADOS SI DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 12. RUBRICA LAS CLC S Y/O S Y PÓLIZAS DE S ANEXA DOCUMENTACIÓN SOPORTE Y TURNA A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA PARA SU VISTO BUENO Y PRESENTACIÓN A LA PRESIDENCIA. 13. RECIBE CLC S Y/O S Y PÓLIZAS DE S SOLICITUD DE REVISA, FIRMA DE VISTO BUENO EN LAS CLC S PRESENTA A LA PRESIDENCIA PARA SU FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DEL A PROVEEDORES. UNA VEZ EFECTUADAS LAS CORRECCIONES SI EXISTIERAN Y AUTORIZADAS POR LA PRESIDENCIA. 14. TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE, CLC S, S Y PÓLIZAS DE S, Y DOCUMENTACIÓN ANEXA AUTORIZADA. Y PÓLIZA DE Y PÓLIZA DE Y PÓLIZA DE

9 C-9 DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO: PARA EL A PROVEEDORES Y TERCEROS RESPONSABLE ACTIVIDAD INVOLUCRADOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 15. RECIBE S Y PÓLIZAS DE S,, Y DOCUMENTACIÓN ANEXA CON EL VISTO BUENO Y AUTORIZACIÓN DE LA PRESIDENCIA Y TURNA A LA JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTABILIDAD, PARA QUE SE PROCEDA A EFECTUAR LA TRANSFERENCIA O ENTREGA DE S COMO O ANTICIPO A PROVEEDORES. Y PÓLIZA DE JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTABILIDAD 16. RECIBE S Y PÓLIZAS DE S, CLC S, Y DOCUMENTACIÓN ANEXA. Y PÓLIZA DE EN CASO DE S Y PÓLIZAS DE S 17. INFORMA A LAS ÁREAS GENERADORAS DEL GASTO PARA QUE ESTAS A SU VEZ INFORMEN AL PROVEEDOR O EFECTÚEN SUS S A TERCEROS. Y PÓLIZA DE 18. CONSERVA PÓLIZA DE S COMO ACUSE DE LA ENTREGA Y ARCHIVA. PARA SU REGISTRO CONTABLE. PÓLIZA DE

10 C-10 DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO: PARA EL A PROVEEDORES Y TERCEROS RESPONSABLE ACTIVIDAD INVOLUCRADOS FIN DE PROCEDIMIENTO EN CASO DE QUE EL DOCUMENTO CORRESPONDA A UNA CLC 19. CONSULTA SU BASE DE DATOS Y OBTIENE LA INFORMACIÓN BANCARIA DEL PROVEEDOR PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA. DE NO EXISTIR LA INFORMACIÓN BANCARIA DEL PROVEEDOR LA SOLICITA 20. CAPTURA DATOS DE LAS CLC S EN EL SISTEMA BANCARIO, SOLICITA A LA INTRODUZCA EL PASSWORD PARA LA DISPERSIÓN DE LOS RECURSOS. INFORMACIÓN PARA DEPÓSITO INTERBANCARIO EN CUENTA DE S UNA VEZ EFECTUADA LA DISPERSIÓN DE LOS RECURSOS 21. EMITE DEL SISTEMA EL COMPROBANTE DE LA TRANSFERENCIA EN DOS TANTOS. 22. ANEXA A LAS CLC S UN TANTO COMO COMPROBANTE DE LA TRANSFERENCIA DEL RECURSO COMO AL PROVEEDOR. COMPROBANTE DE TRANSFERENCIA 23. PROPORCIONA COMPROBANTE DE LA TRANSFERENCIA POR EL AL PROVEEDOR AL ÁREA CORRESPONDIENTE. COMPROBANTE DE LA TRANSFERENCIA

11 C-11 DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO: PARA EL A PROVEEDORES Y TERCEROS RESPONSABLE ACTIVIDAD 24. INTEGRA A LAS CLC S, SOLICITUD DE, SOPORTE Y LA TRANSFERENCIA DEL A PROVEEDORES Y ARCHIVA PARA SU POSTERIOR REGISTRO CONTABLE. VER PROCEDIMIENTO REGISTRO Y APLICACIÓN DE LAS OPERACIONES CONTABLES. INVOLUCRADOS COMPROBANTE DE LA TRANSFERENCIA FIN DE PROCEDIMIENTO

12 PROCEDIMIENTO: ÁREAS DEL TRIBUNAL MANUAL DE DE LA DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL A PROVEEDORES Y TERCEROS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS J. U. DEPARTAMENTAL DE CONTABILIDAD C-12 1 I N I C I O 1 TURNAN PARA SU PROCESO CON DOCUMENTACIÓN FUENTE, RESUMEN GENERAL DE, OFICIO A TERCEROS Y FINIQUITOS OFICIO RECIBE RESUMEN GENERAL Y SOLICITUDES DE VERIFICA Y ANALIZA LA DOCUMENTACIÓN QUE SE ANEXA, CUMPLA CON LOS REQUISITOS NECESARIOS CUMPLEN CON LOS SI 2 REQUISICIÓN DE, Y OFICIO NO TURNA SOLICITUD AL ÁREA DE PROCEDENCIA INDICA LOS REQUISITOS FALTANTES 1 3 RECIBE LAS SOLICITUDES DE A PROVEEDORES Y TERCEROS CON FUENTE ANEXOS VERIFICA QUE LAS CANTIDADES EN LOS SEAN CORRECTAS EFECTÚA SUMAS COMPARATIVAS ELABORA LAS S PARA A PROVEEDORES Y TERCEROS, CONSULTA CATALOGO DE CUENTAS PARA SU AFECTACIÓN REVISA CLC S Y S Y EFECTÚA CORRECCIONES SI EXISTEN 7 FORMATO, PÓLIZA DE 8 FORMATO, POLIZA DE 9 TURNA LAS SOLICITUDES DE PARA LA ELABORACIÓN DE LAS CLC S O S CORRESPONDIENTE 4 SOLICITUD DE UNA VEZ QUE SE VERIFIQUEN LAS CANTIDADES Y ESTÉN CORRECTAS TURNA PARA SU REVISIÓN Y RUBRICA DE LAS CLC S Y/O S Y PÓLIZAS DE A FORMATO, PÓLIZA DE

13 DE LA DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: PARA EL A PROVEEDORES Y TERCEROS C-13 RECIBE CLC S Y/O S Y PÓLIZAS DE ANALIZA SU AFECTACIÓN A) CUENTA B) SUBCUENTA SON CORRECTAS? SI A 10 FORMATOS PÓLIZA DE NO TURNA LOS INDICA CORRECCIONES 11 RUBRICA LAS CLC S Y/O S Y PÓLIZAS DE S ANEXA DOCUMENTACIÓN SOPORTE Y TURNA 15 RECIBE DOCUMENTACIÓN ANEXA CON EL VISTO BUENO Y AUTORIZADO, TURNA PARA QUE SE PROCEDA A EFECTUAR LA TRANSFERENCIA O ENTREGA DE S COMO O ANTICIPO A PROVEEDORES 12 FORMATOS POLIZA DE FORMATOS PÓLIZA DE 13 RECIBE CLC S Y/O S Y PÓLIZAS DE S REVISA, FIRMA DE LAS CLC S PRESENTA A LA PRESIDENCIA PARA SU AUTORIZACIÓN UNA VEZ EFECTUADAS LAS CORRECCIONES SI EXISTEN Y AUTORIZADAS POR LA PRESIDENCIA. 14 TURNA, CLC S, S Y PÓLIZAS DE S, Y DOCUMENTACIÓN ANEXA AUTORIZADA FORMATOS PÓLIZA DE FORMATOS PÓLIZA DE 2 B

14 DE LA DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: PARA EL A PROVEEDORES Y TERCEROS C-14 JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTABILIDAD EN CASO DE S Y PÓLIZAS DE S B 16 RECIBE S Y PÓLIZAS DE S, CLC S, Y DOCUMENTACIÓN ANEXA FORMATOS POLIZA DE EN CASO DE QUE EL DOCUMENTO CORRESPONDA A UNA CLC 19 CONSULTA SU BASE DE DATOS Y OBTIENE LA INFORMACIÓN BANCARIA DEL PROVEEDOR PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA DE NO EXISTIR LA INFORMACIÓN BANCARIA DEL PROVEEDOR LA SOLICITA 20 CAPTURA LAS CLC S EN EL SISTEMA BANCARIO, SOLICITA A LA AUTORIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA DISPERSIÓN DE LOS RECURSOS FORMATO 21 EMITE DEL SISTEMA EL COMPROBANTE DE LA TRANSFERENCIA EN DOS TANTOS 22 ANEXA A LAS CLC S UN TANTO COMO COMPROBANTE DE LA TRANSFERENCIA DEL RECURSO COMO AL PROVEEDOR 23 PROPORCIONA COMPROBANTE DE LA TRANSFERENCIA POR EL AL PROVEEDOR FORMATO COMPROBANTE DE TRANSFERENCIA COMPROBANTE DE TRANSFERENCIA 17 INFORMA A LAS ÁREAS GENERADORAS DEL GASTO PARA QUE INFORMEN AL PROVEEDOR O EFECTÚEN SUS S A TERCEROS PÓLIZA DE 18 CONSERVA PÓLIZA DE S COMO ACUSE DE LA ENTREGA Y ARCHIVA. PARA SU REGISTRO CONTABLE FIN POLIZA DE UNA VEZ EFECTUADA LA DISPERSIÓN DE LOS RECURSOS VER PROCEDIMIENTO REGISTRO Y APLICACIÓN DE LAS OPERACIONES 24 INTEGRA A LAS CLC S,, SOPORTE Y LA TRANSFERENCIA DEL ARCHIVA PARA SU POSTERIOR REGISTRO CONTABLE FIN FORMATO Y ANEXOS