MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO DE BIENES O SERVICIOS OBJETIVO
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- Lourdes Ávila Ortiz de Zárate
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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO DE BIENES O OBJETIVO Contar con un instrumento de consulta, para atender y dar seguimiento a las solicitudes de bienes o servicios, que generen las diferentes áreas que integran el Organismo con el objeto de que le sean proporcionados los apoyos necesarios para el desarrollo de sus actividades. CPFM
2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO DE BIENES O POLÍTICAS 1. En caso de establecer en la solicitud de pedido que la contratación se realice mediante el procedimiento de adjudicación directa, la documentación correspondiente que se establece en el Manual de Funcionamiento del Comité y Subcomités de, Arrendamientos y Servicios de Capufe, deberá enviarse mediante oficio al Director de Administración y Finanzas. 2. En caso de establecer que la contratación corresponde a una Invitación a Cuando Menos Tres Personas o Licitación Pública, el solicitante deberá enviar la documentación soporte del procedimiento a la Subdirección de Bienes y Servicios (requisitos técnicos, estudio de mercado y anexo técnico). 3. En caso de solicitar una compra directa es necesario que el área solicitante describa específicamente los bienes o servicios requeridos, así mismo de contar con ello, remitir a la muestra del bien. CPFM
3 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO DE BIENES O SERVICIO CLAVE: 02 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG. 1 DE 2 FECHA: 19 MAYO 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO 1. Recibe del área requisitora vía SIAC (a través del work flow y correo electrónico), la solicitud de pedido debidamente autorizada. 2. Revisa en el SIAC (transacción ME54N) que los datos de la solicitud sean completos, y en su caso actualiza costo. 3. Solicita la liberación de la solicitud de pedido. Gerencia de / Subdelegación o Admón. o Depto. de Administración Conexo Industrial 4. Verifica vía SIAC (Transacción ME53N) que la solicitud de contratación sea procedente conforme a los lineamientos vigentes establecidos al respecto. Es procedente la adquisición? No 5. Informa vía correo electrónico al área solicitante, la improcedencia de la contratación y sus motivos. Fin Si 6. Libera. 7. Verifica vía SIAC (Transacción ME53N) la liberación de la solicitud, autorizada por la Gerencia de. 8. Solicita vía correo electrónico, la liberación de la solicitud de pedido de bienes o servicios. Subgerencia Presupuestos de 9. Verifica vía SIAC (Transacción ME54N) que los datos de la solicitud sean correctos y cuente con suficiencia presupuestal. Los datos son correctos y cuenta con suficiencia presupuestal? No 10. Informa vía correo electrónico a la el motivo por el cual se rechazó. Continua en la actividad 13 Si 11. Libera la solicitud e informa vía correo electrónico, el número de reserva de recursos para esa solicitud de pedido. 12. Recibe correo electrónico y verifica en el SIAC (transacción ME53N), la liberación de la solicitud. Liberaron solicitud? No 37 Gerencia de Innovación Gubernamental CPFM - 02
4 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO DE BIENES O SERVICIO CLAVE: 02 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG. 2 DE 2 FECHA: 19 MAYO 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO 13. Notifica vía correo electrónico al área solicitante, el motivo por el cual no se liberó la solicitud. Fin Si 14. Genera listado de solicitudes autorizadas (transacción ZMESOLPED-OFCEN2), Listado de solicitudes clasifica de acuerdo al tipo de compra que determina el listado, y entrega al área que corresponda de acuerdo al procedimiento de adquisición a realizar. Ver procedimientos para Licitación Pública, Adjudicación Directa, Invitación a Cuando Menos Tres Proveedores y Compra Directa 15. Genera del SIAC (transacción ZMMSOLPED-OFCEN2) reporte para verificar el número de solicitudes atendidas por tipo de compra. 16. Entrega a la Gerencia de, o en su caso al Subdelegado o Subgerente de Administración para su información y seguimiento. Termina Procedimiento Reporte de solicitudes atendidas Reporte de solicitudes atendidas 38 Gerencia de Innovación Gubernamental CPFM - 02
5 Página 1 de 2 Titulo DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL SEGUIMIENTO Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO DE BIENES Y Autorizado: Mayo 2006 Área: Manual: Sustituye: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Abril 2005 SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES (ÁREA DE CONTRATOS) / SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES GCIA. DE RECURSOS MATERIALES / SUBDELEGACIÓN O SUBGERENCIA ADMON. O DEPTO. ADMON. CONEXO INDUSTRIAL INICIO DE BIENES O RECIBE DEL ÁREA REQUISITORA VÍA SIAC (WORK FLOW Y POR CORREO ELECTRÓNICO), LA SOLICITUD AUTORIZADA 1 DE BIENES O REVISA EN SIAC (TRANSACCIÓN ME54N) LOS DATOS DE LA SOLICITUD Y EN SU CASO ACTUALIZA COSTO 2 DE BIENES O SOLICITA LA LIBERACIÓN DE LA DE BIENES O 3 DE BIENES O VERIFICA VÍA SIAC (TRANSACCIÓN ME53N) QUE LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN SEA PROCEDENTE CONFORME A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS 4 NO ES PROCEDENTE LA ADQUISICIÓN? SI DE BIENES O DE BIENES O INFORMA VÍA CORREO ELECTRÓNICO LA IMPROCEDENCIA Y SUS MOTIVOS 5 LIBERA 6 FIN A
6 Página 2 de 2 Titulo DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL SEGUIMIENTO Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO DE BIENES Y Autorizado: Mayo 2006 Área: Manual: Sustituye: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Abril 2005 SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES (ÁREA DE CONTRATOS) SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES SUBGERENCIA DE PRESUPUESTOS / SUPERINTENDENCIA DE FINANZAS A VERIFICAR VÍA SIAC (TRANSACCIÓN ME53N) LA LIBERACIÓN DE LA SOLICITUD 7 SOLICITA VÍA CORREO ELECTRÓNICO LA LIBERACIÓN DE LA SOLICITUD 8 VERIFICA VÍA SIAC (TRANSACCIÓN ME54N) QUE LOS DATOS DE LA SOLICITUD SEAN CORRECTOS Y CUENTE CON SUFICIENCIA PRESUPUESTAL 9 NO LOS DATOS SON CORRECTOS Y CUENTA CON SUFICIENCIA PRESUPUESTAL? SI INFORMA VÍA CORREO ELECTRÓNICO MOTIVO DE RECHAZO 10 LIBERA SOLICITUD E INFORMA VÍA CORREO ELECTRÓNICO NÚMERO DE RESERVA 11 RECIBE CORREO ELECTRÓNICO Y VERIFICA EN EL SIAC (TRANSACCIÓN ME53N), LA LIBERACIÓN DE LA SOLICITUD 12 NO NOTIFICA VÍA CORREO ELECTRÓNICO AL ÁREA SOLICITANTE, LA IMPROCEDENCIA DE LA SOLICITUD 13 FIN LIBERARON SOLICITUD? SI GENERA LISTADO DE SOLICITUDES AUTORIZADAS (TRANSACCIÓN ZMESOLPED-OFCEN2), REGISTRA EN BITÁCORA Y ENTREGA AL ÁREA DE ADQUISICIONES CORRESPONDIENTE 14 LISTADO DE SOLICITUDES GENERA EN SIAC (TRANSACCIÓN ZMESOLPED-OFCEN2) REPORTE PARA VERIFICAR EL NÚMERO DE SOLICITUDES ATENDIDAS POR TIPO DE COMPRA 15 VER PROCEDIMIENTOS PARA LICITACIÓN PÚBLICA, ADJUDICACIÓN DIRECTA, I.T.P. Y COMPRA DIRECTA REPORTE DE SOLICITUDES ATENDIDAS ENTREGA A LA GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES, O EN SU CASO AL SUBDELEGADO O SUBGERENTE DE ADMINISTRACIÓN PARA SU INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO 16 TERMINA PROCEDIMIENTO 40
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