MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE EMERGENCIA A UNIDADES VEHICULARES (EXTEMPORÁNEA) OBJETIVO Establecer las actividades que deberán llevar a cabo los resguardatarios y las áreas de transportes, en caso de que se presenten descomposturas en las unidades vehiculares en lugares fuera de la cobertura que las agencias o talleres mecánicos contratados proporcionan de acuerdo a los contratos celebrados para el mantenimiento preventivo y correctivo al parque vehicular propiedad del Organismo. 31 CPFM - 01

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE EMERGENCIA A UNIDADES VEHICULARES (EXTEMPORÁNEA) POLÍTICAS 1. La Subgerencia de Transportes o Superintendencia de Recursos Materiales, para autorizar reparaciones de emergencia a Unidades Vehiculares, deberá apegarse a lo establecido en las Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. 2. Para trasladar vehículos descompuestos con una distancia mayor a la que cubre la agencia o taller mecánico contratado, la Subgerencia de Transportes o Superintendencia de Recursos Materiales podrá solicitar apoyo de servicio de grúa a la Planta de Pinturas y Emulsiones o a la Delegación Regional o Gerencia de Tramo más cercana al lugar en el que se encuentra la unidad descompuesta. 3. En caso de que la Subgerencia de Transportes o Superintendencia de Recursos Materiales autorice al resguardatario reparar la unidad vehicular, será responsabilidad de éste reportar a la Subgerencia de Transportes o Superintendencia de Recursos Materiales la falla en el servicio, así como recibir la factura con los datos fiscales del establecimiento y el registro federal de contribuyentes de Capufe y éste último solicitará se haga efectiva la garantía del servicio. 32 CPFM - 01

3 TITULO: CLAVE: 04 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES PAG. 1 DE 3 FECHA: 18 ABRIL 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Resguardatario del 1. Detecta falla del vehículo, verifica a que corresponde, avisa telefónicamente a la vehículo Subgerencia de Transportes o a la Superintendencia de Recursos Materiales y solicita autorización para proceder a la reparación. Subgerencia de Superintendencia de Recursos Materiales 2. Recibe aviso y analiza si la reparación corresponde a una reparación menor o mayor y determina la autorización. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. TIPO DE REPARACIÓN? REPARACIÓN MENOR 3. Autoriza telefónicamente. Agencia o Taller Mecánico Resguardatario del vehículo 4. Repara el desperfecto y entrega el vehículo 5. Recibe el vehículo y efectúa pruebas en la unidad Presenta falla? Agencia o Taller Mecánico Resguardatario del vehículo Subgerencia de Superintendencia de Recursos Materiales Si 6. Lleva la unidad al mismo taller para su arreglo. Pasa a la siguiente actividad No 7. Recibe el pago correspondiente y entrega la factura original especificando la garantía que tiene la reparación. 8. Elabora solicitud de mantenimiento y/o reparación y la presenta anexando la factura original. Ver Procedimiento para la Elaboración y Seguimiento de Solicitudes de Mantenimiento y/o Reparación de Unidades Vehiculares 9. Recibe y verifica en el SIAC (Transacción IW39) si la falla corresponde a garantía. Corresponde a garantía? Si 10. Informa telefónicamente a la agencia o taller mecánico contratado que la falla se encuentra dentro del período de garantía y realiza el reclamo de la reparación y/o en su caso, del pago del costo a la Subgerencia de Transportes/Superintendencia de Recursos Materiales. Fin Factura Solicitud de mantenimiento y/o reparación, Factura Solicitud de mantenimiento y/o reparación, Factura Gerencia de Innovación Gubernamental No 11. Elabora en SIAC (Transacción IW31) la orden de mantenimiento, capturando la información del vehículo y centro de costos e imprime. 12. Presenta la orden de mantenimiento al titular del área y obtiene firma de autorización. Orden mantenimiento Orden mantenimiento de de 33

4 TITULO: CLAVE: 04 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES PAG. 2 DE 3 FECHA: 18 ABRIL 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Subgerencia de 13. Vía correo electrónico solicita en un archivo en hoja de cálculo, autorización de la Archivo Excel de orden de mantenimiento a la Gerencia de Recursos Materiales, Gerencia de ordenes de Superintendencia de Servicios Generales, así como a la Subgerencia de Presupuestos y verifica si mantenimiento Recursos Materiales autorizaron. Autorizaron? No 14. Gestiona la transferencia de presupuesto. Regresa a la actividad 13 Si 15. Obtiene el archivo en hoja de cálculo autorizado, le incluye una columna en la que indica el nombre de la persona a la que se habrá de pagar la factura y entrega para su pago al área de fondos de la Subdirección de Bienes y Servicios con copia para acuse, mismo que archiva en el expediente del vehículo con la orden de mantenimiento firmada por el titular del área. Ver Procedimiento para el Manejo de Fondos Económicos de la Subdirección de Bienes y Servicios Fin Archivo en hoja de cálculo de ordenes de mantenimiento Archivo en hoja de cálculo de ordenes de mantenimiento, Factura, Orden de servicio REPARACIÓN MAYOR 16. Indica al resguardatario que deje el vehículo en un lugar seguro y de acuerdo a la distancia en la que se encuentra la unidad gestiona su traslado. Distancia a la que se encuentra el vehículo? Más de 100 Km. 17. Envía una grúa y traslada el vehículo a la agencia o taller mecánico contratado para su reparación o solicita apoyo a las Delegaciones Regionales para que trasladen la unidad al taller más cercano. Pasa a la actividad 19 Hasta 100 Km. 18. Comunica al taller mecánico vía telefónica que acuda por la unidad vehicular y la traslade por sus propios medios de acuerdo a los requisitos contratados y le presente un diagnóstico de la falla del vehículo. Agencia o Taller Mecánico Subgerencia de Superintendencia de Recursos Materiales 19. Acude por la unidad vehicular, la revisa y presenta diagnóstico. 20. Verifica en SIAC (Transacción IW39) los datos históricos, con la finalidad de determinar si se trata de una garantía o reparación 21. Recibe diagnóstico, determina a que corresponde la falla y si se justifica su reparación de acuerdo al costo que implica. A que corresponde la falla? Garantía 22. Indica a la Agencia o Taller Mecánico que proceda a la reparación de acuerdo a la garantía. Fin Gerencia de Innovación Gubernamental 34

5 TITULO: CLAVE: 04 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES PAG. 3 DE 3 Subgerencia de Superintendencia de Recursos Materiales FECHA: 18 ABRIL 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO No se justifica la reparación 23. Elabora análisis de costo beneficio y años de servicio y lo propone para su baja. Análisis de costo Ver Procedimiento para Baja de Vehículos beneficio Fin Si se justifica la reparación 24. Indica al resguardatario telefónicamente, que solicite la reparación del vehículo mediante una solicitud de mantenimiento y/o reparación. Ver Procedimiento para la Elaboración y Seguimiento de Solicitudes de Mantenimiento y/o Reparación de Unidades Vehiculares Termina Procedimiento Gerencia de Innovación Gubernamental 35

6 Página 1 de 3 Titulo Autorizado: 18/04/2006 Área: Manual: Sustituye: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR 14/02/2005 RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO OFICIAL SUBGERENCIA DE TRANSPORTES / SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES AGENCIA O TALLER MECÁNICO INICIO DETECTA FALLA DEL VEHÍCULO, VERIFICA A QUE CORRESPONDE Y AVISA TELEFÓNICAMENTE SOLICITANDO AUTORIZACIÓN PARA REPARACIÓN 1 RECIBE AVISO, ANALIZA Y DETERMINA AUTORIZACIÓN 2 VER BASES GENERALES PARA LA ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS PROPIEDAD DE REPARACIÓN MENOR TIPO DE REPARACIÓN? REPARACIÓN MAYOR B AUTORIZA TELEFONICAMENTE REPARA DESPERFECTO Y ENTREGA EL VEHÍCULO 3 4 RECIBE EL VEHÍCULO Y EFECTÚA PRUEBAS EN LA UNIDAD 5 SI PRESENTA FALLA? NO FACTURA LLEVA LA UNIDAD AL MISMO TALLER PARA SU ARREGLO 6 RECIBE EL PAGO CORRESPONDIENTE Y ENTREGA FACTURA ORIGINAL 7 FACTURA SOLICITUD DE MTTO. Y/ O REPARACIÓN ELABORA SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN Y LA PRESENTA ANEXANDO FACTURA ORIGINAL 8 FACTURA SOLICITUD DE MTTO. Y/ O REPARACIÓN RECIBE Y VERIFICA EN SIAC (TRANSACCIÓN IW39) SI LA FALLA CORRESPONDE A GARANTÍA 9 VER PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE UNIDADES VEHICULARES A 36

7 Página 2 de 3 Titulo Autorizado: 18/04/2006 Área: Manual: Sustituye: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR 14/02/2005 SUBGERENCIA DE TRANSPORTES / SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES A SI CORRESPONDE A GARANTÍA? NO INFORMA A LA AGENCIA O TALLER MECÁNICO CONTRATADO QUE LA FALLA SE ENCUENTRA DENTRO DEL PERÍODO Y REALIZA EL RECLAMO DE LA REPARACIÓN Y/O EN SU CASO DEL PAGO DEL COSTO 10 ORDEN DE MANTENIMIENTO ELABORA EN SIAC (TRANSACCIÓN IW31) LA ORDEN DE MANTENIMIENTO 11 FIN PRESENTA LA ORDEN DE MANTENIMIENTO AL TITULAR DEL ÁREA PARA AUTORIZACIÓN 12 1 ORDEN DE MANTENIMIENTO (HOJA DE CÁLCULO) VÍA CORREO ELECTRÓNICO EN ARCHIVO DE HOJA DE CÁLCULO, SOLICITA AUTORIZACIÓN DE LA ORDEN DE MANTENIMIENTO A LA GCIA. DE RECURSOS MATERIALES, GCIA. DE BIENES Y SERVICIOS, SUBGERENCIA DE PRESUPEUSTOS Y VERIFICA SI AUTORIZARON 13 NO AUTORIZARON? SI ORDEN DE MANTENIMIENTO ORDEN DE MANTENIMIENTO (HOJA DE CÁLCULO) FACTURA GESTIONA TRANSFERENCIA DE PRESUPUESTO 1 14 OBTIENE EL ARCHIVO EN HOJA DE CÁLCULO AUTORIZADO, LE INCLUYE UNA COLUMNA CON EL NOMBRE DE LA PERSONA A PAGAR LA FACTURA Y ENTREGA AL ÁREA DE FONDOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CON COPIA PARA ACUSE, MISMO QUE ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO CON LA ORDEN DE MANTENIMIENTO 15 FIN 37 VER PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE FONDOS ECONÓMICOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

8 Página 3 de 3 Titulo Autorizado: 18/04/2006 Área: Manual: Sustituye: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR 14/02/2005 SUBGERENCIA DE TRANSPORTES / SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES AGENCIA O TALLER MECÁNICO B INDICA AL RESGUARDATARIO QUE DEJE EL VEHÍCULO EN UN LUGAR SEGURO Y DE ACUERDO A LA DISTANCIA GESTIONA EL TRASLADO 16 MÁS DE 100 KM. DISTANCIA A LA QUE SE ENCUENTRA EL VEHÍCULO? HASTA 100 KM. 2 ENVÍA GRÚA Y TRASLADA EL VEHÍCULO O SOLICITA APOYO A LAS DELEGACIONES REGIONALES PARA QUE TRASLADEN AL TALLER MÁS CERCANO 17 COMUNICA AL TALLER MECÁNICO VÍA TELEFÓNICA, QUE ACUDA POR LA UNIDAD, LA TRASLADE Y LE PRESENTE DIAGNÓSTICO 18 ACUDE POR LA UNIDAD, LA REVISA Y PRESENTA DIAGNÓSTICO 19 2 VERIFICA EN SIAC (TRANSACCIÓN IW39) LOS DATOS HISTÓRICOS, CON LA FINALIDAD DE DETERMINAR SI CORRESPONDE A RECLAMACIÓN O REPARACIÓN 20 RECIBE DIAGNOSTICO, DETERMINA A QUE CORRESPONDE LA FALLA Y SI SE JUSTIFICA LA REPARACIÓN 21 GARANTÍA A QUE CORRESPONDE LA FALLA? NO SE JUSTIFICA LA REPARACIÓN INDICA A LA AGENCIA O TALLER MECÁNICO QUE PROCEDA A LA REPARACIÓN DE ACUERDO A LA GARANTÍA 22 SI SE JUSTIFICA LA REPARACIÓN FIN VER PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE VEHÍCULOS ELABORA ANÁLISIS DE COSTO BENEFICIO Y AÑOS DE SERVICIO Y LO PROPONE PARA SU BAJA 23 FIN INDICA AL RESGUARDATARIO TELEFÓNICAMENTE, QUE SOLICITE LA REPARACIÓN DEL VEHÍCULO MEDIANTE UNA SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/ REPARACIÓN24 TERMINA PROCEDIMIENTO VER PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE MTTO. Y/O REPARACIÓN DE UNIDADES VEHICULARES 38