M A N U A L A D M I N I S T R A T I V O

Transcripción

1 1 DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN REPORTE DE ACCIDENTES DE VEHÍCULOS DE LA DELEGACIÓN, SEGUIMIENTO ANTE LA COMPAÑÍA ASEGURADORA, PAGO DE DEDUCIBLE Y VERIFICACIÓN DE REPARACIONES

2 2 OBJETIVO: Reportar accidentes de vehículos de la Delegación, dar seguimiento a éstos ante la Compañía Aseguradora para la reparación de los vehículos siniestrados, pagar el deducible y verificar las reparaciones realizadas a los vehículos en cuestión, con la finalidad de garantizar la conservación de las unidades vehiculares de la Delegación. POLÍTICAS Y/O NORMAS: La deberá llevar a cabo la inspección y trámite correspondiente desde el inicio de cualquier siniestro ocurrido a los vehículos de la Delegación hasta que la compañía aseguradora repare el vehículo. La será la encargada de asesorar al personal que está asegurado dentro de la póliza de accidentes. La tendrá la obligación de implementar acciones para agilizar los trámites con la compañía aseguradora para la pronta recuperación del vehículo siniestrado. Las acciones a las que se refiere el punto anterior estarán encaminadas a recuperar vehículos siniestrados que se encuentren a disposición del Ministerio Público. En caso de requerirse, el área afectada deberá levantar el acta administrativa de hechos correspondiente ante el Ministerio Público y enviarla, junto con el oficio donde se informa sobre el accidente, a la. Se entenderá área afectada a la unidad administrativa de la Delegación que haya padecido algún siniestro en los vehículos asignados a su cargo, informe al respecto a la J.U.D. de Siniestros y y requiera la reparación de la unidad. Este procedimiento aplicará en caso de que los daños se le imputen a la Delegación, siempre y cuando el conductor de la unidad cubra lo estipulado en la Póliza de Seguros correspondiente. Los ajustadores determinarán la responsabilidad de quién cubrirá los gastos de reparación de la unidad siniestrada. Para los casos en que los daños se le imputen al particular, será éste quien cubrirá el deducible.

3 3 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Área afectada 1. Reporta accidente de vehículo de la Delegación a la compañía aseguradora. Variable Compañía aseguradora 2. Recibe reporte de accidente de vehículo de la Delegación, emite número de reporte de accidente, se lo comunica al área afectada y envía al ajustador de la compañía aseguradora para que éste realice las actividades de acuerdo al procedimiento correspondiente. 1 hr. Área afectada 3. Recibe número de reporte de accidente, elabora oficio informando a la sobre el accidente y se lo envía. 24 hrs. 4. Recibe oficio sobre el accidente y espera a que la compañía aseguradora traslade el vehiculo siniestrado a algún taller para dar seguimiento a la reparación de éste. Continúa en la actividad No. 5 y posteriormente en la actividad No. 6. Variable Compañía aseguradora 5. Traslada el vehículo siniestrado a algún taller donde sea reparado para que la de seguimiento a dicha reparación. Continúa en la actividad No. 6. Variable 6. Da seguimiento a la reparación del vehículo siniestrado hasta su terminación para solicitar el pago del deducible. Variable

4 4 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 7. Elabora oficio de solicitud de pago del deducible y lo envía a la Dirección de Recursos Financieros, adscrita a la Dirección General de Administración. 3 días Dirección de Recursos Financieros. Recibe oficio de solicitud, lo revisa, emite cheque para el pago del deducible y lo turna a la Subdirección de Servicios Generales. 4 hrs. Subdirección Servicios Generales de 9. Recibe cheque, lo revisa y lo envía a la. 40 min. 10. Recibe cheque, lo cambia por efectivo en la sucursal bancaria en la que fue emitido el cheque y entrega el efectivo al área afectada para que ésta realice el pago al taller donde se llevó a cabo la reparación del vehículo siniestrado. 1 día Área afectada 11. Recibe efectivo y lo entrega al taller donde se llevó a cabo la reparación del vehículo siniestrado. 1 hr. Taller 12. Recibe efectivo y entrega factura y vehículo reparado al área afectada. 1 hr. Área afectada 13. Recibe factura y vehículo reparado y presenta vehículo a la J.U.D. de Siniestros y. 24 hrs.

5 5 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 14. Recibe vehículo reparado, lo revisa, 20 min. confirma reparación y autoriza abastecimiento de combustible de acuerdo al procedimiento correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO

6 6 ÁREA AFECTADA COMPAÑÍA ASEGURADORA J.U.D. DE SINIESTROS Y CONTRATOS INICIO Reporta accidente vehículo de 1 2 Recibe reporte de accidente de vehículo, emite número de reporte, comunica y envía 3 Recibe número de reporte, elabora oficio y lo envía Oficio Recibe oficio y espera 4 Traslada vehículo siniestrado algún donde reparado 5 el a taller sea Oficio Da seguimiento a la reparación del vehículo siniestrado hasta su terminación A

7 7 J.U.D. DE SINIESTROS Y CONTRATOS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES A Elabora oficio de solicitud de pago del deducible y lo envía 7 Recibe oficio de solicitud, lo revisa, emite cheque y lo turna Recibe cheque, lo revisa y lo envía 9 Recibe cheque, lo cambia por efectivo y lo entrega para pago Oficio de solicitud 10 Cheque Oficio de solicitud Cheque Cheque B

8 ÁREA AFECTADA TALLER J.U.D. DE SINIESTROS Y CONTRATOS B Recibe efectivo y lo entrega Recibe efectivo y entrega factura y vehículo reparado 13 Factura Recibe factura y vehículo reparado y presenta vehículo Factura 14 Recibe vehiculo, lo revisa, confirma reparación y autoriza abastecimiento TITULAR DEL ÁREA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: FIN LIC. SERGIO PALACIOS TREJO DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN