GESTION COMERCIAL. Tabla de Contenido

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1 PROCESO GESTION COMERCIAL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO DE ACUERDO Y PAGOS DE COMISIONES A BROKER Tabla de Contenido Pág. 1. Objetivo Alcance Definiciones Generalidades: Descripción de Actividades Anexos Control de Cambios... 6

2 1. Objetivo Establecer una guía que permita estandarizar y agilizar el proceso de Pago de Comisiones a los bróker, mediante la elaboración y presentación de documentos del de Gestión de Calidad de Provivienda, S.A. 2. Alcance Este procedimiento inicia desde el momento que se ha firmado un acuerdo de bróker, y el mismo vende una unidad la cual se registra en el sistema con su código, hasta el momento que se liquida la comisión acordada con base en los parámetros establecidos para hacerlo efectivo. 3. Definiciones 4.1 Comisión: Es el pago que se efectúa al bróker por la venta de una unidad (inmuebles) de alguno de nuestros proyectos. 4.2 Acuerdo de Bróker: Es un documento donde se establece el nombre del bróker (persona natural o persona jurídica), se establece la comisión pactada, forma de pago y las condiciones para hacer efectivo la cancelación de la comisión. 4.3 Actualización de Comisión en el : Es el proceso de verificación y actualización de la comisión en el sistema de acuerdo a la fecha de firma del Contrato de Compraventa para poder cumplir con uno de los requisitos para efectuar el primer pago de la comisión. 4.4 Liquidación: Documento en el que se consignan los datos generales o características de una operación dada, con la indicación del pago derivado de una obligación a cargo, en este caso el pago por unidad vendida. 4.5 Bróker: Es el agente que actúa como corredor o intermediario entre un comprador y un vendedor, usualmente cobrando una comisión y convirtiéndose en director de parte del acuerdo. Además se encarga de asesorar y aconsejar sobre temas relacionados con el negocio. El ejercicio del oficio de bróker normalmente requiere de una licencia. 4. Generalidades: 4.1. La comisión es el porcentaje establecido al bróker por la venta de alguna unidad o inmueble de nuestros proyectos. El porcentaje que se establezca en el Acuerdo de Bróker (compañía o persona natural) se estipula con un % promedio del 3%, si se otorga un % de comisión mayor este deberá ser autorizado por el (la) Gerente Comercial o Gerente de Negocios. La comisión no debe sobrepasar un 5%

3 4.2. El monto de comisión establecido en el Acuerdo de Bróker se actualiza en el sistema de información de Provivenda (SIP), y se le abre un expediente El procedimiento de Liquidación de Comisiones se realiza con el fin de establecer, verificar y liquidar el pago de comisiones pactadas con el bróker El proceso de liquidación de comisiones en el sistema es estrictamente monitoreado y aprobado por el (la) Gerente Comercial o Gerente de Negocios y realizado por el Ventas Senior o Director(a) de Ventas asignado para este La actualización y liquidación de comisiones en el sistema permiten a la empresa llevar un registro de los pagos realizados por unidad al bróker, de manera que se pueda constatar que toda comisión liquidada por unidad no sea duplicada Para la liquidación de comisiones es importante que la unidad conserve la fecha real de separación o reservación inicial, de manera que no afecte el pago de las mismas Las comisiones a bróker se liquidan en dos partes: T1 (primer 50% de comisión) una vez el cliente haya cumplido con la firma de contrato y cancelación del primer 10% del abono inicial y el T2 (segundo 50% de comisión) una vez el cliente haya completado el 30% de abono inicial y presentado la Carta Promesa estipulada en el contrato de compraventa. Nota: Debido al sistema de información de Provivienda (SIP) las condiciones de pago al bróker se realizan a partir del pago del 9% por parte del cliente para que el bróker pueda liquidar el T1 y El 29% para liquidar el T La liquidación de comisiones no estipula una fecha exacta para liquidar. Se verifica semanalmente las unidades que están listas para liquidar, una vez el bróker haya presentado su respectiva factura. Los pagos son procesados por el Departamento de Costos y Presupuestos y son liquidados de acuerdo a la programación estipulada por el área Toda factura presentada por el bróker debe cumplir con los siguientes requisitos: nombre de la sociedad (depende del proyecto), detallar la unidad o nombre del comprador, monto correcto de acuerdo a la comisión pactada y el ITBMS. Debe estar incluido en el valor total de la comisión. Si la factura presenta alguna incongruencia en cuanto a los puntos detallados se le comunica al bróker que corrija la factura, no se permite tachar, ni borrar El finiquito y toda la documentación del bróker debe realizarse a nombre de la empresa y no del representante legal.

4 4.11. La comisión por unidad se regirá sobre el precio de venta inicial pactado con el bróker al momento de realizarse el boletín de ventas. Al darse algún incremento al precio de venta, no se realiza ajustes a la comisión. En los casos que sobrevenga alguna diferencia en cuanto al valor liquidado por el sistema y el valor facturado por el cliente, debe ser revisado y autorizado por el (la) Gerente Comercial o Gerente de Negocios, y debidamente documentado mediante memorando de autorización Toda unidad que se venda a través de bróker, no se podrá ajustar ningún descuento adicional, a menos que medie una autorización del Gerente Comercial o Gerente de Negocios. En el caso que el bróker decida ajustar su comisión para ajustarle al precio de venta del cliente, debe documentar este acuerdo mediante Finiquito el cual firma el bróker y Gerente Comercial o Gerente de Negocios, y colocar el original en el expediente del bróker, una copia en el file del cliente. Igualmente, se registra en el file de control de facturas No se puede registrar una venta en el sistema sin bróker, posteriormente asignarle uno. Dado el caso, debe estar debidamente autorizado por el (la) Gerente Comercial o Gerente de Negocios quien da evidencia en efecto que la de la unidad fue a través de bróker. Nota.: Si el bróker no está activo, debe quedar registrado en observaciones del boletín que está pendiente por registrarse El bróker debe notificar al Ventas el registro de su visita con el cliente a la sala de ventas a través de notificación escrita. 5. Descripción de Actividades Actividad Qué se hace? 1. Generar Acuerdo de Bróker Descripción Cómo se hace? Una vez el bróker solicite autorización para vender nuestros proyectos, se requiere que complete los siguientes documentos. Si es a través de compañía: Copia de Pacto Social o certificado de registro público de la sociedad. Copia de cédula del Representante Legal. Licencia o certificado de bienes raíces. Fianza Una vez completado los Responsable Quién lo hace? Ventas o Director(a) de Ventas o Ejecutivo(a) Senior Documento Acuerdo de bróker

5 Actividad Qué se hace? Descripción Cómo se hace? documentos se procede a generar el Acuerdo de Bróker. El bróker procede a verificar los 2. Firmar Acuerdo de datos y condiciones del acuerdo Bróker y firma de aprobado. 3. Firma y Verifica la comisión estipulada Autorización de en el acuerdo y se procede con Acuerdo de Bróker la firma de autorización. Al momento de separar una 4. Crear Boletín de unidad con bróker, se procede a Ventas y generar generar en el sistema el boletín código de Bróker de ventas y asignar el código de bróker. Responsable Quién lo hace? Bróker Gerente de Negocios / Gerente Comercial / Director(a) de Ventas Ventas Documento Acuerdo de bróker Acuerdo de bróker Boletín generado del sistema 5. Presentar Presenta la factura solicitando el pago por la comisión (ya sea Primer 50% o Segundo 50%) o la totalidad de una unidad determinada. Bróker (documento externo) 6. Verificar factura 7. Liquidar Comisión 8. Autorizar Comisión Se procede a verificar que la factura este a nombre de la sociedad correcta, con el detalle de la unidad y por el valor de la comisión estipulada. No se paga ITBM sobre el valor liquidado, ya que está incluido. Si la factura tiene algún error, se solicita al bróker la corrección de la factura. Una vez verificado que la factura cumple con los requisitos, se procede a verificar si la unidad ha cumplido con los requisitos para ser liquidada a través del de Información de Provivienda (SIP), generando el reporte de comisión y anexando orden de pago a favor del bróker. Procesado el paquete de comisión, se autoriza. Solamente lo puede autorizar el (la) Gerente Comercial o Gerente de Negocios Ventas Senior y/o Ventas Ventas o Director(a) de Ventas Gerente Comercial o Gerente de Negocios (documento externo)

6 Actividad Qué se hace? 9. Procesar Pago 10. Procesar pago Descripción Cómo se hace? Se entrega el paquete debidamente autorizado por el (la) Gerente Comercial o Gerente de Negocios al Departamento de Costos quién se encarga de procesar la tira de costos. Una vez procesada la tira de costo se procede a la confección del pago. Responsable Quién lo hace? Asistente de Control de Proyectos y Planificación Asistente de Contabilidad Documento 6. Anexos Control de Cambios Descripción del Cambio Fecha Nueva Versión Se elimina la actividad 9 de archivar factura liquidada. 15/1/ Se cambian los responsables de verificar las comisiones de Bróker. Cambio de cargos de Asesor de Ventas a Ejecutivo(a). Inclusión de nota, de la generalidad Inclusión de fianza (Actividad No.1), como requisito de un bróker. Cambio del formato de Orden de Expedición de Cheque a. Cambio de cargo de Gerente Comercial Bijao a Gerente Comercial. Inclusión de la generalidad 4.10, inclusión de bróker en glosario. 24/10/ abril Julio