4. Documentos Relacionados a. P-DCA-PEL-009: Digitalización de Documentos para Expedientes de Personal Aeronáutico

Transcripción

1 1. Objetivo El presente procedimiento tiene por objetivo describir las actividades que debe desarrollar el personal de la Coordinación Técnica de Licencias para verificar el muestreo semestral, la fidelidad y calidad de los documentos digitalizados respecto a su fuente original que forman parte de un legajo de personal aeronáutico. 2. Alcance Este procedimiento se aplica a todo los expedientes digitales del personal aeronáutico que han sido digitalizados en el periodo de los últimos seis meses, respecto a la fecha efectuada de la verificación. 3. Referencias Normativa a. No aplica 4. Documentos Relacionados a. P-DCA-PEL-009: Digitalización de Documentos para Expedientes de Personal Aeronáutico 5. Símbolos y Abreviaturas a. Coordinador Técnico de Licencias () b. Personal Responsable de Digitalización () c. Asistente de Archivo (AAR) d. Técnico de Licencias (TL) e. Representante de Calidad (RC) 6. Términos y Definiciones a. No aplica. 7. Responsables a. Coordinador Técnico de Licencias b. Personal Responsable de Digitalización (): b.1 Técnico tripulación de vuelo b.2 Técnico de personal no tripulante b.3 Técnico de Gestión de Procesos b.4 Técnico Administrativo c. Asistente de Archivo d. Técnico de Licencias e. Representante de Calidad 8. Actividades del Procedimiento N Responsable Descripción 1 Convocatoria - a. Convoca al personal seleccionado a la reunión de verificación, indicando fecha y hora a efectuarse. La verificación se llevará a cabo cada seis meses (Enero y Agosto). 2 Verificación a. Ingresa a la aplicación informática de Digitalización de Expedientes de Personal Aeronáutico, el día y hora fijado para la reunión. b. Selecciona en la aplicación informática el Formato F- DCA-PEL-014: Verificación de documentos Página 1 de 5

2 digitalizados de legajo personal aeronáutico, correspondiente al último semestre de producción. RC RC 3 Archivo c. Imprime el formulario, entrega copia del mismo al personal responsable de la verificación, asignando a cada uno el documento a revisar, el mismo que no deberá haber sido digitalizado por quién realiza la verificación. d. Se traslada al archivo de expedientes y solicita al responsable de éstos, la entrega de los expedientes que figuran en el Formato F-DCA-PEL-014: Verificación de documentos digitalizados de legajo personal aeronáutico, apilándolos en el orden de recolección tal como figuran en el mencionado formato. e. Inicia la revisión seleccionando el primer documento digital de la lista del formulario (en uso) que le fue asignado, ubicándolo en la aplicación informática de Digitalización de expedientes. f. Revisa si el documento digital es igual al documento físico y si ha sido digitalizado en condiciones óptimas. g. Si el documento digital es conforme al físico, coloca conforme (SI) en el formato F-DCA-PEL-014: Verificación de documentos digitalizados de legajo personal aeronáutico. h. Si el documento no es igual o no cuenta con la calidad óptima de digitalización, procede a registrar en el formato las observaciones y la no conformidad. i. Finalizada la verificación, el Coordinador Técnico de Licencias, convoca al personal responsable y empieza a llenar conforme a los registros de cada uno, el resultado de la verificación por cada documento digitalizado en el formato F-DCA-PEL-014: Verificación de documentos digitalizados de legajo personal aeronáutico., firmando los participantes en señal de conformidad de los resultados obtenidos. j. Anexa al formato una SACP, cuando las no conformidades son recurrentes, para el respectivo análisis de las causas y acciones correctivas, con copia a la Coordinación Técnica de Sistemas Integrados.. k. Tendrá quince (15) días útiles para subsanar las observaciones, las cuales serán verificadas por el Coordinador Técnico de Licencias. quien anotará la corrección en el F-DCA-PEL-014: Verificación de documentos digitalizados de legajo personal aeronáutico a. Deriva los documentos que sustentan el resultado de la verificación (F-DCA-PEL-014: Verificación de Página 2 de 5

3 TL documentos digitalizados de legajo personal aeronáutico, al Técnico Especialista de Licencias. b. Archiva documentos en File Calidad. 9. Indicadores Ítem Nombre del Indicador Fórmula de Medición Criterios de Evaluación Meta Frecuencia 1 Cumplir Procedimientos (Total Expedientes Conformes / Total Expedientes Revisados) * 100 Óptimo: Entre 95% a 100% Aceptable: Mayor a 85% menor a 94% Crítico : Menor a 84% Óptimo (95%) Semestral 10. Diagrama de Flujo Se detalla en la siguiente página. Página 3 de 5

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5 11. Registros a. F-DCA-PEL-014: Verificación de documentos digitalizados de legajo personal aeronáutico. 12. Anexos a. No aplica. 13. Formatos a. F-DCA-PEL-014: Verificación de documentos digitalizados de legajo personal aeronáutico. Página 5 de 5