MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Número de revisión: 1

Transcripción

1 Control: PR-DI-07 Página:1 de 3 OBJETIVO Proporcionar mantenimiento correctivo a los equipos de cómputo asignados a las áreas de FONAES en Oficinas Centrales, que se encuentran dañados. DESCRIPCIÓN Subdirección de Soporte Técnico 1 Determina que un equipo de cómputo no se puede reparar con el personal que labora en su área. 2 Registra en el formato Servicio de Mantenimiento Correctivo (anexo A) la falla del equipo de cómputo. 3 Revisa en sus archivos si el equipo de cómputo a reparar cuenta con garantía vigente del proveedor. El equipo cuenta con garantía del proveedor, continúa en el punto 8. El equipo no cuenta con garantía del proveedor, continúa el procedimiento. 4 Informa a la empresa contratada del servicio de mantenimiento para que se haga cargo del equipo dañado y espera diagnóstico. Empresa de Servicios 5 Define si el equipo de cómputo dañado puede o no ser reparado. Puede ser reparado, continúa el procedimiento. No puede ser reparado: ya sea porque su daño es irreversible o porque su costo de reparación sea muy elevado, continúa en el punto Revisa el equipo de cómputo dañado y si lo puede arreglar en el lugar del usuario, lo arregla; de lo contrario, recoge el equipo y se lo lleva a sus talleres para su reparación, entregando un equipo de sustitución al usuario con las mismas características o superiores. 7 Repara el equipo y lo entrega al Subdirector de Soporte Técnico; le solicita, en su caso, la devolución del equipo prestado. Continúa en el punto 11. Elaboró Revisó Aprobó Lic. Walter Rocha Quezada Subdirección de Soporte Técnico Ing. Jorge A. Gómez García Dirección de Informática Lic. Javier F. de A. Vallejos D. Dirección General de Administración y Finanzas

2 Control: PR-DI-07 Página:2 de 3 Proveedor 8 Define si el equipo de cómputo dañado puede o no ser reparado. No puede ser reparado, continúa en el punto 15 Puede ser reparado, revisa el equipo de cómputo dañado y si lo puede arreglar en el lugar del usuario lo hace, de lo contrario lo lleva a sus talleres para su reparación. Si el arreglo será de más de 48 horas lo informa al Subdirector de Soporte Técnico, en este caso le entrega un equipo de respaldo con las mismas características o superiores al equipo que está reparado, dentro de las 96 hrs. del levantamiento del reporte. Subdirección de Soporte Técnico: 9 Recibe información de la reparación del equipo y en su caso, el equipo de respaldo por parte del proveedor, el cual entrega al usuario. Proveedor: 10 Repara el equipo y lo entrega al Subdirector de Soporte Técnico Subdirector de Soporte Técnico: 11 Recibe el equipo reparado, ya sea por parte del proveedor del equipo o por parte de la empresa de servicio. 12 Entrega al usuario el equipo de cómputo reparado y en caso de tener equipo de cómputo prestado o de respaldo, lo recoge al usuario y lo entrega a la empresa de servicios. 13 Archiva copia de la forma que ampara que el equipo de cómputo fue reparado, así como el reporte de servicio de mantenimiento correctivo. 14 Solicita a la empresa de servicios el reporte correspondiente al mes inmediato anterior para el trámite del pago y archiva la copia. Fin de Proceso. Proveedor o Empresa de Servicios: 15 Envía una carta de propuesta de sustitución del equipo dañado por otro nuevo de las mismas características o superiores, a la Dirección de Recursos Materiales. Dirección de Recursos Materiales 16 Recibe la carta de propuesta de sustitución del equipo dañado por otro nuevo de las mismas características o superiores y la envía al Subdirector de Soporte Técnico para que de su evaluación.

3 Control: PR-DI-07 Página:3 de 3 Subdirección de Soporte Técnico 17 Recibe la carta de sustitución de equipo y determina si el mismo cumple con los requerimientos técnicos de FONAES; si es así, da su Vo. Bo. y regresa la carta a la Dirección de Recursos Materiales. Dirección de Recursos Materiales 18 Recibe la carta de sustitución de equipo del Subdirector de Soporte Técnico. Si decide hacer la sustitución de equipo, lo comunica al proveedor o empresa de servicios. Proveedor o Empresa de Servicios 19 Recibe el Vo. Bo. para la sustitución de equipo y lo entrega con un documento, en donde se especifican los números de serie de los equipos (dañado y nuevo) de acuerdo a lo especificado en el anexo técnico del contrato.. Dirección de Recursos Materiales 20 Recibe el equipo sustituto y lo entrega al Subdirector de Soporte Técnico. Subdirección de Soporte Técnico 21 Recibe el equipo de sustitución y copia de los documentos del nuevo equipo y registra en su control. 22 Entrega el equipo sustituto al usuario. Fin de Procedimiento

4 ANEXO A REPORTE DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO AL EQUIPO DE CÓMPUTO EN LAS OFICINAS CENTRALES. PERÍODO COMPRENDIDO DEL 1 AL EQUIPO MODELO NO. DE SERIE NO. DE INVENTARIO DIRECCIÓN GENERAL FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINO SITUACION

5 NOMBRE DEL FORMATO: OBJETIVO: REPORTE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO AL EQUIPO DE CÓMPUTO EN LAS OFICINAS CENTRALES. CONTROL DE LAS DESCOMPOSTURAS EN LAS COMPUTADORAS ELABORACIÓN: DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA PRESENTACIÓN: LLENADO CON LETRA MANUSCRITA CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: S/C No. de Identif..Dice Debe anotarse 1 Período comprendido El día, mes y año que empezó el llenado del formato hasta el ultimo día, mes y año en que terminó. 2 Equipo Modelo El modelo del equipo al cual se le está dando servicio. 3 Número de serie El número de serie correspondiente al equipo 4 Número de inventario El número de inventario correspondiente al equipo. 5 Dirección General Nombre de la Dirección General a la que pertenece el equipo de cómputo. 6 Fecha de inicio El día, mes, año y hora de inicio del servicio. 7 Fecha de término El día, mes, año y hora de terminación del servicio. 8 Situación El estado de operación en el que se queda el equipo, ya sea en funcionamiento o pendiente por reparaciones mayores.

6 Control: NO-DI-07 Página: 1 de 2 NORMAS DE OPERACIÓN 1. La Dirección de Recursos Materiales será la responsable de contratar a la empresa encargada de realizar los servicios de mantenimiento correctivo, para equipo de cómputo de las oficinas centrales de FONAES. 2. La Dirección de Informática será la responsable de evaluar técnicamente y dar su aprobación o rechazo a las propuestas de los proveedores de servicios. 3. La Dirección de Informática a través de la empresa contratada, proporcionará mantenimiento correctivo a equipos de cómputo de las oficinas centrales de FONAES. 4. El contrato de mantenimiento deberá incluir la mano de obra de reparaciones, cambio de refacciones y configuración de componentes y software de todo el equipo de cómputo. 5. La contratación de los servicios de mantenimiento será de acuerdo con las normas de operación e importes señalados en los procedimientos de adquisición de bienes y/o servicios. 6. La contratación del servicio de mantenimiento correctivo, deberá ser durante los dos primeros meses del año. 7. Los equipos y dispositivos susceptibles de mantenimiento correctivo son: CPU, monitor, teclado, Mouse, no break, componentes multimedia (i.e. proyectores, bocinas, etc.), unidad de almacenamiento (i.e. unidad de cinta, zip iomemga, etc.) y cualquier otro componente especificado en el anexo técnico del contrato. 8. El servicio deberá realizarse preferentemente en las instalaciones de las oficinas centrales de FONAES. 9. En caso de que el equipo tenga que ser trasladado de las oficinas centrales de FONAES a las del prestador del servicio, la empresa contratada será responsable del traslado y deberá contar con un seguro de transporte del equipo de cómputo. 10. El costo del mantenimiento deberá cubrirse al término de cada servicio realizado, de acuerdo con los procedimientos administrativos de FONAES y el anexo técnico sobre el que se basará la contratación del servicio. Elaboró Revisó Aprobó Lic. Walter Rocha Quezada Subdirección de Soporte Técnico Ing. Jorge A. Gómez García Dirección de Informática Lic. Javier F. de A. Vallejos D. Dirección General de Administración y Finanzas

7 Control: NO-DI-07 Página: 2 de Para la liberación del pago correspondiente al periodo especificado, el proveedor deberá entregar un reporte de actividades realizadas durante el período correspondiente a la Dirección de Informática. 12. La empresa que proporcione el servicio al FONAES en los casos de entregar un equipo de respaldo, éste debe ser con características similares o superiores al equipo dañado, aún cuando se trate de equipo en garantía. 13. La Dirección de Informática deberá proporcionar asesoría permanente al usuario, respecto a la manera más adecuada de utilizar el equipo de cómputo. 14 El Subdirector de Soporte Técnico, será el encargado de dar seguimiento a los trabajos que realice el proveedor encargado de arreglar los equipos de cómputo dañado Los puede arreglar en el lugar del usuario o recoge el equipo y se lo lleva a sus talleres para su reparación. Si considera que la reparación del equipo durará más de 48 hrs., deberá entregar un equipo de respaldo con las mismas características o superiores al equipo que está reparando. Si dentro de las 96 hrs. del levantamiento del reporte.el equipo no puede ser reparado, envía propuesta de sustitución de equipo a la Dirección de Recursos Materiales.

8 Control: GL-DI-07 Página: 1 de 1 GLOSARIO Y DEFINICIONES Archivo Conjunto de información organizada localizada en el disco duro de una PC o un servidor. Equipo de cómputo. Término genérico que para propósitos de este manual, se denomina a una PC, impresora, scanner, Disco duro, Unidad de disquete, o cualquier otro componente de la computadora o periférico. Usuario Empresa de Servicio Proveedor Persona de cualquier área de FONAES que requiere de un servicio o solución por parte del Dirección de Informática, para aprovechar las ventajas tecnológicas a favor de su trabajo. Empresa contratada para mantenimiento correctivo del equipo de computo de FONAES en Oficinas Centrales, cuando el mismo ya no cuenta con garantía del fabricante. Empresa distribuidora de equipo de cómputo responsable de hacer válida la garantía de los equipos adquiridos por FONAES ante el fabricante.

9 Control: DF-DI-07 Página: 1 de 3 SUBDIRECCIÓN DE SOPORTE EMPRESA DE SERVICIO PROVEEDOR TÉCNICO INICIO 1. DETERMINA QUE UN EQUIPO NO SE PUEDE REPARAR CON EL PERSONAL DE SU ÁREA 5. DEFINE SI EL EQUIPO DE CÓMPUTO PUEDE O NO SER REPARADO 8. DEFINE SI EL EQUIPO DE CÓMPUTO PUEDE O NO SER REPARADO 1 2. REGISTRA EN FORMATO LA FALLA DEL EQUIPO DE CÓMPUTO REPARACIÓN N N 3 REPARACIÓN 3 S S 3. REVISA SI EL EQUIPO DE CÓMPUTO CUENTA CON GARANTÍA VIGENTE DEL PROVEEDOR 6. REVISA Y ARREGLA EQUIPO DE CÓMPUTO EN SU LUGAR O EN SUS TALLERES Y PRESTA EQUPO SI SE REQUIERE REVISA Y ARREGLA EQUIPO DE CÓMPUTO EN SU LUGAR DEL USUARIO O EN SUS TALLERES Y PRESTA EQUPO SI SE REQUIERE. 1 S GARANTÍA 7. REPARA EQUIPO Y LO ENTREGA AL SUB. DE SOPORTE TÉCNICO; SOLICITA DEVOLUCIÓN DE EQUIPO PRESTADO. 1 N 4. INFORMA A EMPRESA DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO PARA QUE HAGA DIAGNÓSTICO 4

10 Control: DF-DI-07 Página: 2 de 3 SUBDIRECCIÓN DE SOPORTE TÉCNICO PROOVEEDOR 1 9. RECIBE INFORMACIÓN DE LA REPARACIÓN DEL EQUIPO Y EN SU CASO EQUIPO DE RESPALDO, POR PARTE DE LA EMPRESA, LO ENTREGA AL USUARIO. 10. REPARA EL EQUIPO Y LO ENTREGA AL SUBDIRECTOR DE SOPORTE TÉCNICO. 11. RECIBE EQUIPO REPARADO, DE PARTE DEL PROVEEDOR O DE LA EMPRESA DE SERVICIOS ENTREGA A USUARIO EQUIPO REPARADO; EN SU CASO, RECOGE EQUIPO DE CÓMPUTO Y DEVUELVE A EMPRESA 13. ARCHIVA COPIA DE FORMA QUE AMPARA REPARACIÓN Y EL REPORTE DE SERVICIO 14. SOLICITA A EMPRESA EL REPORTE DEL MES INMEDIATO ANTERIOR PARA TRÁMITE DE PAGO Y ARCHIVA COPIA FIN

11 Control: DF-DI-07 Página: 3 de 3 PROVEEDOR O EMPRESA DIRECCIÓN DE RECURSOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIO MATERIALES SOPORTE TÉCNICO ENVÍA PROPUESTA DE SUSTITUCIÓN DE EQUIPO POR OTRO NUEVO A LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 16. RECIBE PROPUESTA Y LA ENVÍA AL SUBDIRECTOR DE SOPORTE TÉCNICO 17. RECIBE PROPUESTA Y DETERMINA SI CUMPLE TÉCNICAMENTE Y DA VO.BO., LO REMITE A LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 19. RECIBE VO. BO. Y ENTREGA EQUIPO DE SUSTITUCIÓN CON DOCUMENTOS DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. 18. RECIBE CARTA DE SUSTITUCIÓN DE EQUIPO DE LA SST, SI DECIDE HACERLO SE COMUNICA, CON PROVEEDOR O EMPRESA DE SERVICIOS 20. RECIBE EQUIPO DE SUSTITUCIÓN Y ENTREGA AL SUBDIRECTOR DE SOPORTE TÉCNICO. 21. RECIBE EL EQUIPO, COPIA DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTRA EN SU CONTROL. 22. ENTREGA EQUIPO DE SUSTITUCIÓN AL USUARIO. FIN