REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

Transcripción

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2 C O N T E N I D O 1. Objetivo 2. Glosario de términos 3. Normatividad aplicable 4. Alcance 5. Periodicidad 6. Responsabilidades 7. Políticas 8. Descripción del procedimiento 9. Diagrama de flujo del procedimiento 10. Anexos y registros 11. Revisión histórica VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 2/8

3 1. Objetivo Mantener en óptimas condiciones de funcionamiento el parque vehicular asignado a la Secretaría de la Contraloría, mediante su mantenimiento preventivo y/o correctivo. 2. Glosario de términos SCPV: Sistema de Control de Plantilla Vehicular. SOLICITUD: Solicitud de Reparación y Mantenimiento de Vehículos Oficiales. NORMAS: Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. DRMySG: Departamento de Materiales y Servicios Generales. DA: Delegaciones Administrativas. SCCP: Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal. SAR: Subdirección de. 3. Normatividad aplicable Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios. Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría. Manual General de Organización de la Secretaría de la Contraloría. Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, Control y Evaluación del Gasto Público del Gobierno del Estado. 4. Alcance El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad del servicio de reparación y/o mantenimiento, y concluye con los trámites correspondientes para el pago de la factura. 5. Periodicidad Este procedimiento se lleva a cabo cada vez que alguno de los vehículos de la Secretaría de la Contraloría, requiera de mantenimiento preventivo y/ó correctivo. 6. Responsabilidades Es responsabilidad del Departamento de Materiales y Servicios Generales y de las Delegaciones Administrativas, que cumplan con lo señalado en este procedimiento. Responsables de elaborar, revisar y validar la documentación del procedimiento. Personal Encargado vehículos: En coordinación con el Titular del Departamento de Materiales y Servicios Generales y/o de la Delegación Administrativa correspondiente, realiza los servicios conforme al programa anual de mantenimiento del parque vehicular y a la bitácora de servicios a vehículos oficiales, requisita la solicitud y se encarga de supervisar los servicios proporcionados por los talleres autorizados, así mismo recibe, revisa y tramita las facturas ante la Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal. VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 3/8

4 Delegados Administrativos y Jefe del Departamento de Materiales y Servicios Generales: Supervisan el trámite de las reparaciones y verifican que se lleven a cabo. Subdirector de : Otorga el visto bueno de la solicitud de reparación. Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal: Verifica la suficiencia presupuestal, compromete el recurso y valida la procedencia de la solicitud de reparación, haciéndolo del conocimiento al Coordinador de. 7. Políticas 1. Los responsables del proceso deberán realizar los servicios preventivos cada cinco mil y diez mil kilómetros, o en su caso cada tres ó seis meses transcurridos desde su último servicio, lo que ocurra primero, una vez concluida la garantía del fabricante. 2. Cuando los vehículos requieran de mantenimiento correctivo, se deberán ingresar a los talleres para su diagnóstico y cotización correspondiente, para que posteriormente, de ser procedente, se autorice la reparación. 3. Los vehículos que requieran reparaciones ó mantenimientos en términos distintos a los establecidos por las normas, deberán respaldarse con actas administrativas con la participación del órgano de control interno. 8. Descripción del procedimiento Responsable Delegados Administrativos y Jefe del Departamento de Materiales y Servicios Generales. Subdirector. de de Jefe del Departamento de Materiales y Actividad 1. Identifica la necesidad del servicio de reparación y/o mantenimiento, conforme al Programa Anual de Mantenimiento Preventivo del Parque Vehicular (Ver Anexo IV), así mismo, el resultado de la verificación de la bitácora de servicios a vehículos oficiales y los reportes realizados por los usuarios de los vehículos. 2. Consulta en el SCPV los servicios proporcionados al vehículo y confirma la procedencia, se envía el vehículo al taller para diagnóstico y cotización, requisita el formato de Solicitud de Reparación y Mantenimiento de Vehículos Oficiales, mismo que se imprime para recabar las firmas de autorización (Ver Anexo I y II). 3. Recaban las firmas de autorización de la solicitud, en su caso firman la misma y envían a la SAR para su Vo. Bo. 4. Firma de Vo. Bo. y envía la solicitud al personal encargado vehículos para su trámite correspondiente. 5. Tramita en el DRMySG la solicitud para su revisión y procedencia. 6. Revisa y valida la procedencia de la solicitud. VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 4/8

5 Responsable Servicios Generales. Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal. Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal. Actividad 7. Tramita la solicitud ante la SCCP para la validación presupuestal. 8. Verifica la solicitud, confirma la suficiencia presupuestal de la partida, compromete el recurso y valida con su firma; asimismo obtiene la firma de conocimiento del Coordinador de y remite la solicitud de reparación a las DA y/o al DRMySG. 9. Recibe la solicitud, para que proceda a el ingreso de los vehículos en los talleres autorizados, revisando que la reparación y/ó mantenimiento se efectúe de acuerdo a los conceptos y costos considerados en la cotización, requiere la expedición de la factura para su revisión y aceptación. 10. Recibe del taller mecánico autorizado la factura que ampara la solicitud, verificando que cumpla con los requisitos fiscales y administrativos, requisita los datos del sello de recibo de conformidad, partida presupuestal a afectar y firmas del Delegado Administrativo, Jefe del Departamento de Materiales y Servicios Generales y Titular de la Unidad ó Área Administrativa, ver anexo III denominado Factura. 11. Remite la factura y la solicitud a la SCCP para su trámite de pago correspondiente. 12. Recibe la solicitud y factura original debidamente requisitadas de las DA y del DRMySG a efecto de continuar con los trámites de pago y una vez autorizado envía acuse de recibo completo al DRMySG y/o a las DA. VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 5/8

6 9. Diagrama de flujo del procedimiento REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Delegados Administrativos y Jefe del Departamento de Materiales y Servicios Generales. Subdirección de DRMySG SCCP INICIO Identifica la necesidad de reparación y/o mantenimiento del vehículo. Consulta en el SCPV los Servicios proporcionados y requisita el formato Solicitud de Reparación y Mantenimiento de Vehículos Oficiales Recaba firmas de las solicitudes, en su caso firma y envían a la SAR. Tramita la solicitud para su revisión y procedencia en el DRMy SG Firma de Vo. Bo. Las solicitudes Revisa y valida la procedencia de la solicitud. Tramita la solicitud ante la SCCP Verifica la solicitud, confirma la suficiencia presupuestal, compromete el recurso y obtiene firma de conocimiento de la CA. A VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 6/8

7 Delegados Administrativos y Jefe del Departamento de Materiales y Servicios Generales. Subdirección de DRMySG SCCP A Recibe las solicitudes autorizadas y procede el ingreso de los vehículos a talleres autorizados. Recibe factura y solicitud, verifica que cumpla los requisitos, y complementa los datos del sello de recibo de conformidad. Remite la solicitud y la factura a la SCCP para continuar con el trámite de pago correspondiente Realiza los trámites correspondientes para el pago de la factura FIN VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 7/8

8 10. Anexos y registros Anexo I: Solicitud de Reparación y Mantenimiento de Vehículos Oficiales. Anexo II: Cotización. Anexo III: Factura. Anexo IV: Programa Anual de Mantenimiento Preventivo del Parque Vehicular. FIRMAS DE CONFORMIDAD Y REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS Recibí copia Nombre y firma Fecha Departamento controlada No. 03 Lic. Ricardo Segura Estrada 15/10/2013 Representante de la Dirección 12 Coordinadora de Ing. Yasmín Arévalo Athié 15/10/2013 (Original) 11. Revisión histórica Número de Fecha de Revisó Aprobó Descripción del cambio revisión revisión 00 30/06/2010 Subdirector de Coordinadora de Primera edición 01 17/05/2011 Subdirector de Coordinadora de Modificación en el Control de Copias Controladas 02 16/02/2012 Subdirector de 03 15/10/2013 Subdirector de Coordinadora de Coordinadora de Cambio de la imagen institucional (logotipo), cambio de la representante de la dirección en el control de copias controladas. Cambios en los apartados 6, 8, 9 y 10. Cambio de la imagen Institucional (logotipo), adecuaciones al procedimiento y cambio del Representante de la Dirección. VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 8/8