Procedimiento: Efectividad de fianzas

Transcripción

1 MPOGAR2 Objetivo Alcance Dar cumplimiento, seguimiento y respuesta al pago por concepto de efectividad de fianza. Aplica desde que la Afianzadora solicita constancia de la presentación y/o el pago del asunto por concepto de efectividad de fianza hasta la determinación de la misma y su pago. Referencias Comprobación de Garantías Presentación de fiados MPOGAR07 MPOGAR Definiciones Fianza: Garantía expedida por Institución Afianzadora. IJurídico: Sistema de administración de asuntos legales derivados de un siniestro automovilístico. Fiado: Persona física por la cual la Institución fiadora se compromete a cumplir sus obligaciones procesales, en caso de que no lo haga directamente, es decir, es la persona por la que se responde en caso de incumplimiento. Afianzadora: Es una sociedad autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, cuyo objeto consiste en otorgar fianzas a título oneroso Políticas y Responsabilidades. Es responsabilidad de Back Office solicitar el informe sobre las acciones realizadas para evitar el pago al área de Operación Legal en un periodo no mayor a 24 horas después de haber sido informado por la compañía Afianzadora del pago de la efectividad de la(s) fianza(s). 2. Es responsabilidad del Coordinador Front Office/ Gerente Regional enviar soporte/constancia legal del asunto a Back Office en un periodo no mayor a 48 horas, que acredite que se trató de evitar el pago. 3. Es responsabilidad del Gerente Regional conjuntamente con el Coordinador Front Office definir las acciones necesarias para tramitar el pago por parte de la Aseguradora cuando el pago solicitado sea por el concepto de Reparación del daño y definir las acciones necesarias para evitar la efectividad por obligaciones procesales. 4. En caso de que proceda el pago por obligaciones procesales el Gerente Regional deberá emitir un informe del seguimiento al asunto el cual se presentara a la Dirección General y Contraloría para definir si se aplicará algún descuento o sanción. 5. Es responsabilidad de Back Office dar respuesta a la Afianzadora con base a la información proporcionada por la Operación y tramitar el pago correspondiente cuando así aplique. 6. Es responsabilidad del Coordinador Front Office emitir informe de conclusión de seguimiento en sistema para presentar a Contraloría. /5

2 MPOGAR2 Control de Cambios No. de Cambio Descripción Fecha 0 Nuevo desarrollo, por documentación del proceso de Garantías. Diciembre 2007 Actualización de procedimiento en formato y contenido (actualización de políticas y diagrama de flujo). Diagrama de Flujo del Proceso 2/5

3 MPOGAR2 Descripción de Actividades Comprobación de folios de fianza No. Responsible Descripción Tecnología / Regístro Recibe requerimiento de pago de fianza. 2 Afianzadora Solicita información del estatus del asunto y envía 3 Recibe solicitud de información del asunto y 4 Verifica si el asunto corresponde al grupo. Sistema ijurídico 4. Corresponde asunto? Back Office Si: Continua en la actividad No. 7 No: Continua en la actividad No. 5 5 Informa a Afianzadora que el siniestro no corresponde al grupo. 6 Recibe información de la no correspondencia del Afianzadora siniestro. 7 Confirma recepción a la Afianzadora. 8 Informa a Coordinador Front Office y Gerente Back Office Regional sobre la efectividad de la fianza y solicita Sistema ijurídico información del asunto. 9 Envía 0 Recibe información sobre efectividad de fianza. Verifica en sistema al Abogado asignado del Gerente asunto. Sistema ijurídico 2 Regional/Coordinador Localiza a Abogado e informa sobre la efectividad Front Office de la fianza 3 Solicita información del asunto y envía 4 Recibe solicitud de información del asunto y 5 Verifica si procede la efectividad de la fianza. 5. Procede efectividad de fianza? Si: Continua en la actividad No. 7 Abogado No: Continua en la actividad No. 6 6 Informa motivos para rechazar el pago acompañado de soporte documental. 7 Informa la efectividad de la fianza al Gerente Regional. 8 Registra seguimiento en bitácora. Sistema ijurídico 9 Gerente Recibe información de Abogado. 20 Regional/Coordinador Valida informe contra el sistema y documentos. Front Office Sistema ijurídico 3/5

4 MPOGAR2 No. Responsible Descripción Tecnología / Regístro 20. Seguimiento correcto? Sistema ijurídico 2 Define acciones para pago. 22 Da instrucciones de acciones a seguir. 22. Tipo de responsabilidad? Daños: Continua en la actividad No. 23 Gerente Regional / Obligaciones Procesales: Continua en la actividad Coordinador Front No. 25 Office 23 Informa a la Aseguradora sobre la efectividad de la fianza. 24 Solicita a la Aseguradora el pago de daños. 25 Elabora informe con respuesta para el trámite de pago. 26 Recibe estatus del asunto y documentos. 27 Elabora informe. 28 Informa a afianzadora situación. 29 Integra expediente. 29. Back Office Se paga? Si: Continua en la actividad No. 3 No: Continua en la actividad No Envía documentos soporte. 3 Tramita pago. Indicadores de medición # Indicador Unidad Frecuencia Evalúa Administrador Efectividad de fianzas % Mensual de Garantías 2 Administrador Tiempo de solicitud efectividad de fianza # Mensual de Garantías 4/5

5 MPOGAR2 Cuadro de autorización Concepto Nombre Firma Autorizó Lic. Ari Moreno Director General Revisó Lic. Cynthia Fuentes Subdirector de Administración Revisó Lic. Eduardo Gómez Dirección Legal Vo. Bo. Ing. Leticia Rocha Gerente IOM Elaboró Erika Roldán Ingeniero de Procesos 5/5