Código: 6GH-ES-11 Versión: 01 Fecha de Emisión: 04/Sep/2012 PERFIL COORDINADOR DE ENCOMIENDAS Y MENSAJERÍA Página: 1/5.

Transcripción

1 Página: 1/5 1. MISIÓN DEL CARGO 2. RESPONSABILIDADES 1.Por el óptimo desempeño de la unidad de negocios. Administrar y gestionar todas las actividades de la unidad de negocios buscando su crecimiento y armónico desarrollo dentro de parámetros de eficiencia, eficacia, calidad y óptima utilización de los recursos disponibles. 2.Por los recursos asignados para la operación. 3.Por el oportuno despacho y entrega de las encomiendas y de la mensajería. 4.Por el cumplimiento de las funciones del personal relacionadas con la unidad de negocio. 5. Por la atención de quejas y reclamos de los clientes.

2 Página: 2/5 3. AUTORIDAD 4. SUPERIOR INMEDIATO 6. HABILIDADES Gerente 5. COLABORADOR INMEDIATO 1. Para exigir el cumplimiento de las funciones del personal subordinado en lo relativo a la unidad de negocios. 2. Para rechazar envíos de productos, mercancías y objetos prohibidos por las normas legales. Todos los auxiliares de encomiendas tanto en las oficinas principales como en las agencias Comercial y de relaciones públicas para concretar contactos corporativos; planeación, organización y control debido a que será el responsable de la unidad estratégica de negocios.

3 Página: 3/5 7. FORMA DE EVALUAR 11. FUNCIONES INGRESO Prueba de personalidad SEGUIMIENTO Evaluación por competencias 8. NIVEL DE EDUCACIÓN Administrador, Economista o Ingeniero Industrial o afines. 9. FORMACIÓN Especialización, diplomados y/o seminarios en logística y distribución. 10. EXPERIENCIA Dos años de experiencia en logística de distribución en empresas de mensajería, encomiendas de transporte de mercancías 1. Atender con esmero y exclusividad el recibo y entrega de las encomiendas despachadas a otras agencias o procedetentes de las mismas. 2. Recaudar los valores correspondientes a las remesas despachadas. 3. Recibir los documentos que se transportan por el correo interno de la empresa. 4. Cumplir los reglamentos de la empresa desempeñar correcta y oportunamente las demás funciones que le sean fijadas por el jefe inmediato o por el Gerente. 5. Llevar el archivo de las guías. 6. Hacer seguimiento a las encomiendas enviadas. 7. Velar por la eficiente y eficaz administración de los recursos asignados para el cumplimiento del objeto que tiene la unidad de negocios, trátese de recursos financieros, humanos, técnicos y de tiempo. 8. Dirigir, coordinar y controlar todo el proceso de de recibo, despacho y entrega de mensajería y de encomiendas en toda el área de influencia de la empresa. 9. Responder por los procesos de mercadeo, contacto y vinculación con clientes actuales y potenciales como punto de partida para acelerar la participación en el mercado. 10.Presentar propuestas de negocios debidamente sustentadas para análisis y discusión de los niveles jerárquicos correspondientes Establecer contactos con clientes corporativos como nichos de mercado a los que se puede llegar. 11. Atender oportunamente las inquietudes quejas y reclamos de los clientes. 12. Elaborar el plan de mercadeo y los presupuestos anuales de la unidad de negocio con el apoyo del consultor financiero. 13. Asegurar que el servicio que se ofrece satisfaga las necesidades de los clientes, para tal efecto garantizar la atención oportuna.

4 Página: 4/5 11. FUNCIONES 14. Garantizar que los objetos (mercancías, paquetes, encomiendas y/o correspondencia especializada) se reciben y embalan adecuadamente, se transportan con oportunidad y seguridad y son entregados en las mismas condiciones en que se recibieron. 15. Garantizar que en el proceso de recibido, transporte y entrega de encomiendas y de mensajería no se acepten mercancías u otros objetos consideradores como de prohibido de transporte. 16. Adoptar las medidas necesarias para transporte de mercancías delicadas. 17. Mantener contacto permanente con todo e personal asignado para el desarrollo de la unidad estratégica de negocios, con el propósito de garantizar la unidad de criterio en la operación. 18. Practicar arqueos de caja sorpresivos y asegurar que el dinero recibido ingrese diariamente a la empresa. 19. Hacer inventarios periódicos de encomiendas y/o mensajería pendiente de entregar y tomar las decisiones que correspondan cuando pasado un tiempo prudencial no se reclamen por parte del destinatario. 20. Vigilar que los recursos asignados a la unidad de negocios se utilicen exclusivamente para desarrollar su objeto y no para fines diferentes. 21. Cumplir y hacer que se cumplan las instrucciones del manual operativo por parte de todo el personal, incluidas las funciones del personal a su cargo. 22. Llevar y mantener actualizados los registros estadísticos y financieros de la operación. 23. Responder porque el sistema operativo se mantenga actualizado. 24. Mantener contacto con la oficina de rodamiento de la empresa para coordinar todo lo correspondiente a la logística de envío, transporte y entrega. 25. Hacer revisión periódica de tarifas y benchmarking con empresas de la competencia para producir análisis comparativos y proponer a la gerencia modificaciones de precios

5 Página: 5/5 1. FUNCIONES 26. Participar en los diferentes comités de la empresa cuando sea requerido. 27. Atender oportunamente las solicitudes de reconocimiento de siniestros, reuniendo el acerbo probatorio para soportar la reclamación ante las aseguradoras, previa aprobación de la gerencia. 28. Mantener en contacto permanente con autoridades civiles y militares, así como con las aseguradoras, con el fin de mejorar la seguridad de la operación y mitigar los riesgos que de ella pueden derivarse. 29. Prepara la correspondencia interna y/o externa necesaria para firma del gerente, bien sea que se haga conjunta o individualmente según lo determine el superior jerárquico. 30. Participar en los procesos disciplinarios cuando el personal subordinado sea llamado a descargos por incumplimiento de las funciones asignadas a su cargo. 31. Dar apoyo a todas las agencias para garantizar un servicio eficaz y de alta satisfacción al cliente, 31. Proponer a la gerencia proyectos de mejora operativo e institucional. 32. Elaborar informes mensuales de su gestión con destino a la gerencia. 33. Las demás funciones que el superior inmediato le asigne.