LINEAMIENTOS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO MyUVM OFFICE 365 POR PARTE DE ALUMNOS

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1 LINEAMIENTOS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO My OFFICE 365 POR PARTE DE ALUMNOS VICERRECTORÍA INSTITUCIONAL DE INGENERÍA, DISEÑO Y ARQUITECTURA Página 1 de

2 OBJETO Establecer las actividades para la creación, activación, acceso, uso adecuado y definición del proceso del correo electrónico My Office 365 por parte de alumnos y áreas involucradas que garantice la correcta operación, control y seguimiento dentro de la Institución. FUNDAMENTO LEGAL Artículos 4, fracción XV, 13 y 140, fracción XX, del Reglamento General de Estudiantes de Tipo Superior, así como las demás disposiciones emitidas por la Universidad que resulten aplicables. ÁMBITO DE APLICACIÓN Campus Director de Operación Académica Regional Director de Experiencia Estudiantil Director de Administración y Finanzas Coordinador/Director Académico Personal Docente Personal Académico Corporativo Rector Institucional Vicerrector Ingeniería, Diseño y Director de Tecnología Educativa Director de Faculty Management Secretario Técnico DEFINICIONES My Office 365: Cuenta de correo electrónico que permite la integración de servicios académicos así como la interacción directa entre docentes y alumnos, generando grupos colaborativos de acción. Resetear: Proceso de asignación de una contraseña nueva para el correo electrónico My Office 365 para el usuario que lo solicite. Contraseña: Es la clave de acceso que le permite ingresar al alumno a su cuenta de correo electrónico, misma que será intransferible y el mal uso será responsabilidad del usuario. REFERENCIAS Los procesos, formatos y guías operativas relacionadas con este documento, están disponibles en el: Portal Fénix: DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. El área de admisiones de la Universidad le requerirá al estudiante de nuevo ingreso su cuenta de correo electrónico personal, la cual se integrará a su expediente. Dicho correo es el mecanismo de comunicación oficial entre el estudiante y la institución. Los alumnos que ingresen a la Institución también tienen derecho a una cuenta de correo electrónico My Office 365, el cual es un medio de comunicación alternativo. Todo personal administrativo, académico y docente debe hacer contacto con el alumno a través de su correo electrónico personal y/o institucional My Office 365. Esto incluirá, las actividades relacionadas Página 2 de

3 con la Dirección de Administración y Finanzas, la Dirección de Experiencia Estudiantil, la Dirección de Servicios y al Personal Académico y Docente, entre otras. CREACIÓN, ACTIVACIÓN, DESACTIVACIÓN Y RESETEO DE CONTRASEÑAS DE LAS CUENTAS Artículo 2. El Coordinador de Centro Cómputo en Campus será responsable de generar la cuenta de correo electrónico para los alumnos, de acuerdo con los criterios señalados en este documento. El Coordinador de Centro en Campus o su equivalente, será responsable de activar las cuentas de alumnos para el uso del correo electrónico My Office 365. Artículo 3. Es responsabilidad de las áreas académicas y administrativas involucradas con los alumnos, garantizar que el envío de información a los mismos sea únicamente a través de la cuenta de su correo personal registrado durante su proceso de admisión y/o a la cuenta de correo electrónico asignada Institucionalmente (My).. Artículo 4. El olvido o pérdida de contraseña deberá reportarse a la Coordinación de Centro del Campus, para su reseteo. Hasta en tanto no sea reportado el olvido o perdida de la contraseña, el usuario seguirá siendo responsable de la información enviada y recibida en su cuenta de correo electrónico. Artículo 5. Las cuentas del correo electrónico My Office 365 que sean enviadas por la Dirección de Servicios con los alumnos que presenten baja, suspensión o egreso a la Coordinación de Centro de Cómputo del Campus, se desactivarán y serán enviadas al buzón temporal de alumnos. Esta misma situación se observará por cualquier otro motivo por el cual haya perdido su calidad de alumno. El responsable del Centro no tiene permitido reactivar cuentas de alumnos dados de baja de la Institución. ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS Artículo 6. El criterio que se utilizará para crear las cuentas de alumnos es: a. Toda cuenta llevara el carácter. (punto) entre el nombre y apellido b. Toda cuenta se formará a partir del primer nombre del usuario, punto, el apellido paterno y el dominio al que pertenece, ejemplo: Julián Ruiz Peralta = julian.ruiz@my.uvm.edu.mx c. En caso de que la clave ya se haya asignado a otro usuario se agregará a la cuenta la primera letra del apellido materno, ejemplo: Julián Ruiz Peralta = julian.ruizp@my.uvm.edu.mx d. Si continúa duplicándose la cuenta se agregará sucesivamente una letra más del apellido materno hasta encontrar una que no haya sido asignada, ejemplo: Julián Ruiz Peralta = julian.ruizpe@my.uvm.edu.mx o julian.ruizper@my.uvm.edu.mx, y así sucesivamente. e. Si el usuario tuviese dos nombres entonces deberá formarse la cuenta con ambos nombres, ejemplo Oscar Ernesto López Osorio Ruiz Peralta = oscarernesto.lopez@my.uvm.edu.mx CONDICIONES DE USO Y RESPONSABILIDAD DE LOS USUARIOS FINALES Artículo 7. Cada cuenta de correo electrónico asignada es personal e intransferible, quedando estrictamente prohibido al usuario permitir que otras personas hagan uso de ella, por lo tanto, los usuarios son responsables de la información que de éstas se reciba y envíe. Artículo 8. El usuario final es responsable de la integridad, contenido, calidad y cantidad de información almacenada en el buzón de correo electrónico, por lo que debe mantener en éste, sólo la información en tránsito; los documentos e información importante deberán respaldarse en carpetas personales a consideración del docente. Página 3 de

4 Artículo 9. Es responsabilidad del usuario final hacer buen uso de la cuenta de correo electrónico, entendiéndose por esto: a) Utilizar las cuentas únicamente con fines académicos y/o de investigación. b) No contestar ni reenviar cadenas de correo electrónico. c) No abrir ni reenviar mensajes comerciales o publicitarios no solicitados (SPAMS o correos basura), ni mandar anexos que pudieran contener información nociva para otro usuario. Esto último aplicará sólo para aquellos casos en los que la información enviada o recibida no esté relacionada con actividades de índole académica. d) No hacer uso de las cuentas para fines comerciales. e) No utilizar cuentas de correo de otros usuarios. f) Usar un lenguaje apropiado en las comunicaciones a través del correo, es decir, no incurrir en expresiones groseras o vulgares. g) Abstenerse de abrir o reenviar archivos de origen desconocido y/o dudosa procedencia. Artículo 10. Al responder comunicados generales o de grupo, el usuario final deberá cuidar de no incluir a todos los usuarios, salvo cuando ésta sea la finalidad del comunicado. EXCLUYENTES DE RESPONSABILIDAD Artículo 11. La Institución no se responsabiliza de las violaciones a la Ley de Derechos de Autor realizadas por los usuarios de correo electrónico, ni del contenido que sea enviado y recibido a través de este medio por docentes, por lo tanto, éstos asumirán las consecuencias que de ello se deriven. Artículo 12. La Dirección de Tecnología Educativa no se compromete a facilitar la entrega de mensajes de correo a cuentas de uso gratuito obtenidas por los usuarios, (por ejemplo: Hotmail, Google o correo web, entre otros). Artículo 13. Por seguridad, la Institución se reserva el derecho de disponer de los medios necesarios para identificar situaciones irregulares y de monitorear las cuentas de correo electrónico de su propiedad que presenten un comportamiento que considere sospechoso al apartarse del buen uso de la cuenta de correo electrónico, quedando facultada de bloquear dicha cuenta sin necesidad de aviso previo al usuario. REVISIÓN DEL PROCESO Artículo 14. Los procesos operativos asociados o derivados del tema abordado en el presente documento estarán sujetos a las disposiciones contenidas en el proceso Para la Revisión de Procesos. AUTORIZACIÓN DE LAS EXCEPCIONES Artículo 15.- Las actividades y autorizaciones descritas dentro de este proceso, sólo podrán ser desempeñadas por el personal asignado en el mismo; en caso de no encontrarse disponible, las responsabilidades se trasladaran al nivel jerárquico superior inmediato dentro de su área. SANCIONES En caso de incumplimiento a lo establecido en los presentes Lineamentos, deberán aplicarse las sanciones previstas en el Reglamento General de Estudiantes de Tipo Superior o la disposición normativa de la Universidad que resulte aplicable. Página 4 de

5 ARTÍCULOS TRANSITORIOS PRIMERO. El presente Lineamiento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la página institucional de la Universidad. SEGUNDO.- Se derogan todas aquellas disposiciones de la misma naturaleza jerárquica que se opongan a lo establecido en los presentes Lineamientos. TERCERO.- Para el caso de duda o interpretación, así como los casos no previstos en los presentes Lineamientos serán estudiados y resueltos por la, quien deberá solicitar la opinión de la Secretaría Técnica o del área que en su caso considere competente. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 fracción V, del Estatuto General de la Universidad del Valle de México, y para su debida implantación y cumplimiento, se expiden los Lineamientos para para el uso del correo electrónico My office 365 por parte de alumnos, aprobados por la Dirección de Normatividad de la Secretaría Técnica, en la ciudad de México, Distrito Federal, a los 18 días del mes de diciembre de Autorización Puesto y Firma Puesto y Firma Mtro. Tomás Cervantes Méndez Director de Tecnología Educativa Puesto y Firma Dr. Eduardo de Jesús García García Vicerrector Lic. Juan Luis Muñoz Cárdenas Director de Normatividad de la Secretaría Técnica Página 5 de

6 Diagrama de procesos Diagrama del subproceso A: Creación del Correo Electrónico My Office 365 para Alumnos Proceso: Para uso del correo electrónico My Office 365 por parte de Alumnos 1/4 Subproceso A: Creación del correo electrónico My Office 365 para Alumnos Inicio 1 Envía los días miércoles de cada semana el listado actualizado con fecha de alta de Alumnos de Nuevo Ingreso Formato para la creación de cuenta de Correo Electrónico My 2 Recibe los días miércoles de cada semanael listado actualizado con fecha de alta de Alumnos de Nuevo Ingreso 3 Da de alta en la nube las cuentas de correo electrónico My generadas automáticamente en el sistema de acuerdo a los lineamientos Formato para la creación de cuenta de Correo Electrónico My 4 El sistema detecta duplicaciones? NO SI 5 Generan las cuentas de correo My con correcciones evitando duplicaciones 7 Recibe a más tardar el día viernes de cada semana el listado con las cuentas del Correo Electrónico de los Alumno de Nuevo Ingreso generadas y validadas 8 Entrega a partir del lunes de cada semana la carta responsiva del Correo Electrónico My a los Alumnos de Nuevo Ingreso notificándoles deben activar la cuenta de forma inmediata a través del portal Office o acudiendo al centro de cómputo Carta responsiva de uso del Correo Electrónico My Formato para la creación de cuenta de Correo Electrónico My 9 Asegura la firma de la carta responsiva en donde aparece usuario, contraseña 10 Vigila entrega de la carta de Beneficios del Correo My A Carta responsiva de uso del Correo Electrónico My Carta de Beneficios del Correo Electrónico My 6 Reúne y envía a más tardar el día viernes de cada semana el listado actualizado de las cuentas del Correo Electrónico My recién Formato para la generadas y creación de validadas cuenta de Correo Electrónico My Página 6 de

7 Proceso: Para uso del correo electrónico My Office 365 por parte de Alumnos 2/4 Subproceso A: Creación del correo electrónico My Office 365 para Alumnos A 11 Existen cuentas de correo sin entregarse? NO 12 Recibe o identifica Alumnos a los que no se les generó una nueva cuenta y remite a los mismos con el Coordinador del Centro de Cómputo SI 13 Notifica a Coordinador de Cómputo las cuentas de Correo Electrónico My que fueron generadas pero no fueron entregadas 14 Recibe lista de las cuentas del Correo Electrónico My de Alumnos de Nuevo Ingreso que fueron generadas pero no entregadas 15 Recibe Alumnos sin cuentas y genera Cuenta de Correo Electrónico My 16 Remite a los Alumnos a oficinas de Servicios para firma de carta responsiva y entrega de carta de beneficios Formato para la creación de cuenta de Correo Electrónico My 17 Proporciona a los Alumnos la cuenta de Correo Electrónico My Fin Página 7 de

8 Descripción de Narrativa A: Creación del Correo Electrónico Office 365 para Alumnos # Responsable Actividad My Envía los días miércoles de cada semana el listado actualizado con fecha de alta de Alumnos de Nuevo Ingreso cada inicio de ciclo escolar, conforme al Formato base de datos para creación de cuentas de correo My para Alumnos de Nuevo Ingreso (Anexo 1). Recibe el listado actualizado con fecha de alta de Alumnos de Nuevo Ingreso los días miércoles de cada semana en el Formato base de datos para creación de cuentas de correo My para Alumnos de Nuevo Ingreso (Anexo 1). Da de alta en la nube My Office 365 las cuentas de correo electrónico My generadas automáticamente en el sistema de acuerdo a los lineamientos. SI el sistema detecta duplicaciones; continúa en la actividad 5. NO el sistema no detecta duplicaciones; continúa en la actividad 6. Generan las cuentas de correo My con correcciones evitando duplicaciones. Reúne y envía el día viernes de cada semana a más tardar el listado actualizado de las cuentas de correo electrónico My recién generadas y validadas en el Formato base de datos para creación de cuentas de correo My para Alumnos de Nuevo Ingreso (Anexo 1). Recibe a más tardar el día viernes de cada semana el listado en el Formato base de datos para creación de cuentas de correo My para Alumnos de Nuevo Ingreso (Anexo 1) con las cuentas generadas y validadas. Entrega a partir del lunes de cada semana la carta responsiva del Correo Electrónico My Office 365 por parte de Alumnos de (Anexo 2), notificándoles deben activar la cuenta de forma inmediata a través del portal Office o acudiendo al Centro. Los portales a los cuales puede acceder el alumno para activar su correo electrónico My iniciando sesión son: ó Página 8 de

9 # Responsable Actividad Asegura la firma de la carta responsiva en donde aparece usuario y contraseña del correo electrónico My Office 365 (Anexo 2). Vigila entrega de la Carta de Beneficios del Correo Electrónico My Office 365 (Anexo 3). SI existen cuentas de Correo Electrónico My sin entregarse; continúa en la actividad 12. NO existen cuentas de Correo Electrónico My sin entregarse; continúa en la actividad 11. Recibe o identifica Alumnos a los que no se les generó una nueva cuenta y remite a los mismos con el Coordinador del Centro. Notifica a Coordinador las cuentas de Correo Electrónico My que fueron generadas pero no fueron entregadas a través del Formato base de datos para creación de cuentas de correo My para Alumnos de Nuevo Ingreso (Anexo 1). Recibe lista de las cuentas del Correo Electrónico My de Alumnos de Nuevo Ingreso que fueron generadas pero no entregadas a través del Formato base de datos para creación de cuentas de correo My para Alumnos de Nuevo Ingreso (Anexo 1). Recibe Alumnos sin cuentas y genera/entrega Cuenta de Correo Electrónico My. Remite a los alumnos a las oficinas de Servicios para firma de Carta responsiva de uso del correo electrónico My Office 365 por parte de alumnos de (Anexo 2) y entrega de la Carta de Beneficios del Correo Electrónico My Office 365 (Anexo 3). Proporciona a Alumnos la cuenta de Correo Electrónico My. FIN Página 9 de

10 Diagrama del subproceso B: Reseteo de la clave de acceso a cuenta del Correo Electrónico My Office 365 para Alumnos Proceso: Para uso del correo electrónico My Office 365 por parte de Alumnos 3/4 Subproceso B: Reseteo de la clave de acceso a cuenta del Correo Electrónico My Office 365 para Alumnos Inicio 1 Recibe petición del Alumno para resetear contraseña del Correo Electrónico My 2 Resetea clave de acceso de Correo Electrónico My del Alumno que lo solicitó 3 Realiza registro en el sistema informático de la notificación atendida 4 Informa al Alumno la atención al requerimiento y solicita que genere una nueva contraseña Fin Página 10 de

11 Descripción de Narrativa B: Reseteo de la clave de acceso a cuenta del Correo Electrónico My Office 365 para Alumnos # Responsable Actividad Recibe petición del Alumno para resetear contraseña del 1. Correo Electrónico My Resetea clave de acceso de Correo Electrónico My del Alumno que lo solicitó. Realiza registro en el sistema informático de la notificación atendida. Informa al Alumno la atención al requerimiento y solicita que genere una nueva contraseña. FIN Página 11 de

12 Diagrama del subproceso C: Desactivación de la cuenta del correo electrónico My Office 365 para Alumnos Proceso: Para uso del correo electrónico My Office 365 por parte de Alumnos 4/4 Subproceso C: Desactivación de la cuenta del correo electrónico My Office 365 para Alumnos Inicio 1 Envía la base de datos de alumnos egresados, dados de baja y suspendidos de acuerdo a lineamientos y formato anexo Formato para base de datos EGRESADOS, BAJAS y SUSPENSIÓN de Alumnos 2 Recibe la base de datos de alumnos egresados, dados de baja y suspendidos de acuerdo a lineamientos y formato anexo 3 Realiza el bloqueo de la contraseña de las cuentas de Correo Electrónico My de Alumnos egresados, dados de baja y suspendidos de acuerdo a lineamientos 5 Recibe aviso del bloqueo de las contraseñas de las cuentas de cuenta de correo electrónico My, mediante la base de datos de alumnos egresados, dados de baja y suspendidos de acuerdo a formato anexo Formato para base de datos EGRESADOS, BAJAS y SUSPENSIÓN de Alumnos 4 Envía aviso del bloqueo de las contraseñas de las cuentas de cuenta de correo electrónico My, mediante la base de datos de alumnos egresados, dados de baja y suspendidos de acuerdo a formato anexo Fin Página 12 de

13 Descripción de Narrativa C: Desactivación de la cuenta del correo electrónico My Office 365 para Alumnos # Responsable Actividad Envía la base de datos de alumnos egresados, dados de baja y suspendidos de acuerdo a lineamientos y Formato para base de datos EGRESADOS, BAJAS y SUSPENSIÓN de Alumnos (Anexo 4). Recibe la base de datos de alumnos egresados, dados de baja y suspendidos de acuerdo a lineamientos y Formato para base de datos EGRESADOS, BAJAS y SUSPENSIÓN de Alumnos (Anexo 4). Realiza el bloqueo de la contraseña de las cuentas de Correo Electrónico My de Alumnos egresados, dados de baja y suspendidos de acuerdo a lineamientos. Envía al el aviso del bloqueo de las contraseñas de las cuentas de cuenta de correo electrónico My Office 365, mediante la base de datos de alumnos egresados, dados de baja y suspendidos de acuerdo a Formato para base de datos EGRESADOS, BAJAS y SUSPENSIÓN de Alumnos (Anexo 4). Recibe el aviso del bloqueo de las contraseñas de las cuentas de cuenta de correo electrónico My Office 365, mediante la base de datos de alumnos egresados, dados de baja y suspendidos de acuerdo a Formato para base de datos EGRESADOS, BAJAS y SUSPENSIÓN de Alumnos (Anexo 4). FIN Página 13 de

14 1. Archivos utilizados Clave de formato Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Subproceso A A A C Nombre del formato Formato base de datos para creación de cuentas de correo My para Alumnos de Nuevo Ingreso. Carta responsiva de uso del correo electrónico My Office 365 por parte de alumnos de Carta de Beneficios del Correo Electrónico My Office 365 Formato para solicitud de base de datos EGRESADOS, BAJAS y SUSPENSIÓN de Alumnos. Página 14 de

15 2. Anexos Anexo 1. Formato base de datos para creación de cuentas de correo My para Alumnos de Nuevo Ingreso Página 15 de

16 Anexo 2. Carta responsiva de uso del correo electrónico My Office 365 por parte de alumnos de Página 16 de

17 Anexo 3. Carta de Beneficios del Correo Electrónico My Office 365 Página 17 de

18 Anexo 4. Formato para base de datos Egresados, Bajas y Suspensión de Alumnos Universidad del Valle de México Formato para base de datos EGRESADOS, BAJAS y SUSPENSIÓN de alumnos Fecha de emisión: Nombre de quién lo envía: N Cuenta Apellido Paterno Apellido Materno Nombre (s) Clave Nivel Clave Departamento Clave Programa Programa Tipo de registro Campus Deshabilitado por Centro Nivel Departamento (Nuevo Ingreso) Sede Correo My STATUS 1 Egresado COYOACAN Egresado 2 Baja COYOACAN Baja 3 Suspendido COYOACAN Suspendido 4 COYOACAN 5 COYOACAN 6 COYOACAN 7 COYOACAN 8 COYOACAN 9 COYOACAN 10 COYOACAN 11 COYOACAN 12 COYOACAN 13 COYOACAN 14 COYOACAN 15 COYOACAN 16 COYOACAN 17 COYOACAN 18 COYOACAN COYOACAN 20 COYOACAN 21 COYOACAN 22 COYOACAN 23 COYOACAN Página 18 de

19 3. Control de cambios Versión Fecha de Modificación Descripción Solicitado por 1.00 Diciembre 2015 Versión inicial derivado del Programa Fénix Institucional Página de