ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTO PARA EL ANÁLISIS DE MANEJO DE CUENTA UNICA

Transcripción

1 Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2012

2 PAGINA: 2 de 7 VERSIÓN: 0 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS DOCUMENTOS ASOCIADOS DEFINICIONES ACTIVIDADES... 3

3 PAGINA: 3 de 7 VERSIÓN: 0 1. OBJETIVO Verificar que la administración de la cuenta única de regalías corresponda con la normatividad vigente, en cuanto a su creación, autorización, recaudo de giros de regalías, rendimientos financieros y pagos de proveedores. 2. ALCANCE Se enmarca desde el ingreso de los recursos a las cuentas únicas autorizadas por el DNP para el manejo de los recursos de regalías y compensaciones, hasta la conciliación bancaria realizada mensualmente. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS Circular DNP 001 de Decreto 416 de DOCUMENTOS ASOCIADOS Subproceso de Interventoría Administrativa y Financiera a las Regalías Directas FP-RG-ID Lineamiento para el Reporte de Presuntas Irregularidades RG-L02 Anexo 1 Tipología Presuntas Irregularidades 5. DEFINICIONES Cuenta Única de Regalías: Cuenta bancaria para la administración de los recursos de regalías. Ésta debe abrirse en entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera, generar rendimientos financieros, permitir la disposición de los recursos en cualquier momento y no hará unidad de caja con ningún otro recurso. Esta cuenta debe ser autorizada por el Departamento Nacional de Planeación. Los rendimientos financieros que generen las regalías directas y compensaciones se deberán destinar a las mismas finalidades del recurso de origen. Las regalías son inembargables, toda vez que se encuentran incluidas dentro de las participaciones contenidas en el capítulo 4 del Título XII de la Constitución, como lo consagra expresamente el inciso 3º del artículo 19 del Decreto 111 de Estatuto Orgánico de Presupuesto. Por ello, al no haber realizado el legislador distinción alguna, el principio de inembargabilidad es aplicable a dicho recurso. 6. ACTIVIDADES El interventor administrativo y financiero solicita para su análisis la siguiente información a la entidad territorial: Documento Magnético Físico Folios Escanear Fuente de Responsable (si/no) información en la entidad Extractos bancarios de cada cuenta X SI Libro de bancos de cada cuenta X X SI Conciliaciones de cada cuenta X X SI Soportes de giro X X Comprobantes de ingreso X X Comprobantes de egreso X X

4 PAGINA: 4 de 7 VERSIÓN: 0 El interventor debe: Confirmar que los recursos recibidos se encuentren registrados en el extracto bancario, teniendo en cuenta que: el titular de la cuenta sea la entidad beneficiaria y que el monto y fecha de los ingresos sean coincidentes con el giro. Confirmar que la cuenta en la que ingresan los recursos producto de los giros sea la cuenta única autorizada por el DNP. Verificar que las partidas correspondientes a los giros se encuentren registradas en el libro de bancos de la cuenta única autorizada por el DNP. Realizar y hacer seguimiento a las conciliaciones bancarias y saldos de las cuentas de tesorería contra los saldos de las cuentas bancarias contables. Verificar los comprobantes de causación y recaudo de los rendimientos financieros. Verificar las órdenes de pago o comprobantes de egreso generados por la entidad para el pago de proveedores: valores, beneficiario, soportes etc. Verificar el registro de giros a proveedores en libro de bancos, así como los giros por transferencias a otras cuentas o pagos. Verificar el recaudo y pago de los diferentes impuestos que provengan de los descuentos de compromisos realizados con recursos de regalías y compensaciones Verificar las autorizaciones bancarias de abonos en cuenta a proveedores y demás giros. Revisar y reportar los ahorros en el Fondo de Ahorro y Estabilización Petrolera FAEP y los desahorros (reintegros) correspondientes, así mismo, verificar los requisitos que por ley deben cumplir las inversiones realizadas con excedentes financieros de regalías y compensaciones, y la justificación de las mismas Verificar los excedentes de liquidez y la conformación de la constitución de inversiones temporales. Si estas inversiones son administradas por entidades fiduciarias, el interventor debe verificar que las inversiones constituidas en razón de los contratos fiduciarios cumplan los requisitos establecidos en el Decreto 1525 de 2008 o la reglamentación que la sustituya. Verificar el procedimiento, fechas, montos y tasas de interés de los títulos TES constituidos con recursos de regalías y compensaciones. Dictaminar sobre la existencia de excedentes y períodos de liquidez de la Entidad a partir del programa anual de caja. Realizar informe financiero sobre el manejo de la cuenta única, el cual debe contener dictamen sobre rendimientos financieros, redenciones de inversiones temporales, embargos, pagos realizados por sentencias y conciliaciones y la administración de la totalidad de los recursos de regalías directas y compensaciones en la cuenta única autorizada. Registrar los datos anteriormente analizados en el formato F-SCV-48 Manejo de la Cuenta Única de Regalías. Remitir al inspector de control y ensayo el formato F- SCV-48 Manejo de la Cuenta Única de Regalías con sus respectivos soportes. El asistente de programación, calidad y archivo, o en su defecto, el inspector de control y ensayo registra los productos recibidos, el inspector de control y ensayo efectúa la verificación de la consistencia y coherencia de la información incluida en la ficha e informa al interventor administrativo y financiero los ajustes requeridos y solicita la entrega de la ficha corregida para aprobación. El análisis aprobado por el inspector de control y ensayo es remitido al digitador para registrarla en el sistema SELAR y archivarla en medio físico o electrónico conforme las disposiciones dadas en gestión documental. 6.1 Verificación de giros en cuenta única El interventor administrativo y financiero debe verificar en el comprobante de giro: el valor, la fecha y la cuenta a la que fueron girados los recursos. Así mismo, debe verificar que dicha cuenta corresponda a la cuenta única autorizada.

5 PAGINA: 5 de 7 VERSIÓN: 0 El interventor debe constatar que los giros de regalías directas y compensaciones se realicen en su totalidad a la cuenta vigente autorizada por el Departamento Nacional de Planeación. Para ello deberá verificar en el extracto de la cuenta única autorizada, que el titular de la cuenta sea la entidad beneficiaria, monto y fecha de los ingresos de dichos recursos; esto lo confrontará con la información suministrada de giros que solicitó en las entidades giradoras. El interventor deberá analizar las deducciones. Además de constatar la existencia de la cuenta única para el manejo de regalías, el interventor deberá constatar e informar al Departamento Nacional de Planeación, asesorar y actualizar a la entidad territorial beneficiaria respecto a las recomendaciones para subsanar las anomalías respecto al manejo de una cuenta única. Para realizar la labor el Interventor Administrativo y Financiero debe verificar el cumplimiento de lo establecido en el artículo 33 del Decreto 416 de 2007, el cual reglamenta la obligación que tienen las entidades territoriales respecto a la apertura de una cuenta única para el manejo de los recursos de regalías. Las características que debe tener la cuenta, son las siguientes: a) Debe generar rendimientos financieros y permitir disposición de recursos. b) La cuenta debe estar autorizada por el Departamento Nacional de Planeación. c) La apertura debe realizarse en entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera. d) Debe ser una cuenta única en la que no se realice unidad de caja. a. Generar Rendimientos Financieros y Permitir Disposición de Recursos. Respecto a la generación de rendimientos financieros la ya extinta Comisión Nacional de Regalías expidió la Circular Externa 0001 del 10 de julio de 2003, en la que recomienda: para el caso en que la entidad territorial beneficiaria solicite la aprobación o ya tenga aprobada una cuenta corriente para el manejo exclusivo de regalías, negocie de forma inmediata con la entidad financiera intereses sobre la cuenta en la que se manejarán dichos recursos; para el caso en que la entidad territorial beneficiaria solicite la aprobación de una cuenta de ahorros o ésta se encuentre aprobada, la entidad beneficiaria puede negociar con la entidad financiera el giro contra una cuenta corriente (pagadora) que haga debito automático a la cuenta de ahorros de forma tal que no se generen intereses por sobregiro. Para este último caso, de la cuenta única autorizada a la cuenta pagadora solo se deben registrar movimientos destinados exclusivamente a pagos realizados y desembolsados en las fechas establecidas en cumplimiento de las obligaciones adquiridas en la ejecución de las de regalías y compensaciones b. Autorización de la Cuenta por el Departamento Nacional de Planeación. La solicitud de autorización de la cuenta única para el manejo de recursos provenientes de regalías y compensaciones debe realizarla la entidad territorial beneficiaria ante el Departamento Nacional de Planeación. Con el fin de tramitar el registro y autorización de la cuenta única; se solicita la siguiente información: - Oficio suscrito por el representante legal de la entidad beneficiaria, comunicando el nombre y el número de la cuenta, tipo de cuenta, la entidad financiera y la sucursal en la que se consignan estos recursos, el concepto por el cual reciben regalías y compensaciones así como la información de las personas autorizadas para su manejo. - Certificación expedida por el representante legal de la entidad beneficiaria donde conste que la cuenta bancaria que se solicita autorizar, es la cuenta única con la cual la entidad beneficiaria da cumplimiento a lo establecido en lo establecido en el artículo 33 del Decreto 416 de Certificación de la entidad financiera señalando: nombre completo y número de la cuenta, nombre y sucursal de la entidad financiera, tipo de cuenta, NIT de la entidad territorial. Adicionalmente, se debe precisar cuando se trate de un encargo fiduciario y el NIT de la fiduciaria. - Certificación de la entidad bancaria en donde se constate que la cuenta aperturada genera rendimientos financieros. - En caso de sustitución, certificación expedida por la entidad financiera correspondiente en la cual conste el estado actual de la cuenta que se va a sustituir.

6 PAGINA: 6 de 7 VERSIÓN: 0 Como soporte de los documentos anteriores, la entidad territorial beneficiaria debe enviar copia de los documentos relacionados con la designación del representante legal: Credencial expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil, cédula de ciudadanía y acta de posesión. La Dirección de Regalías del Departamento Nacional de Planeación recomienda incorporar en el nombre de la cuenta bancaria la información correspondiente a la identificación de la entidad territorial, adicionar la palabra regalías y los recursos explotados en su jurisdicción. Adicionalmente cuando se realicen cambios en las cuentas autorizadas, la interventoría debe verificar que la cuenta sobre la cual la entidad beneficiaria solicita realizar un cambio por una nueva cuenta, se encuentre cancelada y que los saldos existentes obedezcan exclusivamente al respaldo de los cheques girados para la cancelación de ejecuciones derivadas de la ejecución presupuestal y que a la fecha de solicitud de cambio de cuenta no habían sido cobrados. c. Apertura realizada en entidades autorizadas Superintendencia Financiera El interventor deberá verificar que la entidad en la que la entidad territorial beneficiaria recibe la totalidad de giros sea una entidad autorizada por la Superintendencia Financiera 1. d. Cuenta Única en la que no se Realice Unidad de Caja. La cuenta en la que se manejen la totalidad de recursos provenientes de regalías debe ser única. Esto quiere decir, que la entidad beneficiaria de regalías no podrá tener más de una cuenta en la que reciba los giros y rendimientos, cuyo origen sea dinero de regalías y compensaciones. El principio de unidad de caja se encuentra consagrado en el artículo 16 del Estatuto Orgánico de Presupuesto (Decreto 111 de 1996). Según éste, con el recaudo de las rentas y todos los recursos de capital, se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto de las entidades, esto quiere decir, que todos los ingresos, sin importar su origen se incluyen en una sola bolsa (cuenta), con la cual se pueden pagar todos los gastos autorizados del presupuesto. La cuenta única de regalías es una excepción a esta regla, puesto que, la norma excluye de este principio los recursos que tiene destinación específica. Por tanto, a la cuenta única autorizada para el manejo de los recursos de regalías y compensaciones, no deben ingresar recursos distintos a éstos y en ningún caso, con cargo a los saldos disponibles en esta cuenta, se podrán atender compromisos y obligaciones que no se encuentren contempladas en el presupuesto de recursos de regalías; tampoco se podrán realizar transferencias de recursos a otras cuentas o manejos de tesorería diferente a los previstos en la normatividad aplicable. El interventor debe verificar las condiciones mencionadas en este punto, reportar al DNP la presunta irregularidad y dictamen correspondiente, y oficiar a la entidad beneficiaria respecto al no cumplimiento de éstas. 6.2 Situaciones especiales El interventor administrativo y financiero debe reportar a la Dirección de Regalías del Departamento Nacional de Planeación la presunta irregularidad, cuando se detecte que la entidad territorial esté manejando los recursos de regalías directas y compensaciones en más de una cuenta. El interventor administrativo y financiero deberá asesorar a la entidad beneficiaria respecto al traslado de recursos a una cuenta previa solicitud de autorización realizada ante la Dirección de Regalías del Departamento Nacional de 1 La entidades autorizadas por la Superintendencia Financiera pueden ser consultadas en el web site

7 PAGINA: 7 de 7 VERSIÓN: 0 Planeación, teniendo en cuenta lo establecido en el 416 de 2007, y en la Circular 001 del 10 de julio de 2003 de la Comisión Nacional de regalías. La entidad beneficiaria debe proceder al traslado de los saldos a la cuenta que prevé sustituir una vez el Departamento Nacional de Planeación haya realizado la correspondiente aprobación. Adicionalmente se debe verificar que la cuenta sustituida haya sido cancelada. El proceso giros finaliza con la verificación en la que se constate que la totalidad de los giros realizados se encuentren debitados en la cuenta única autorizada, para ello el interventor administrativo y financiero solicitará y validará el ingreso de los giros identificados en los extractos de la cuenta única. El interventor deberá verificar si se presentan traslados o transferencias desde o hacia la cuenta única, sin que correspondan al normal ejercicio de pago de compromisos adquiridos o sin que la entidad beneficiaria haya explicado satisfactoriamente el motivo del movimiento, e informar oportunamente al DNP si se detectan tales movimientos. Fecha de Aprobación: 07/06/2012 Revisó: Felipe Márquez Calle María del Carmen López Herrera Líder General de IAF Subdirectora de Control y Vigilancia Aprobó: Amparo García Montaña Directora de Regalías