ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTO PARA CIERRE DE PROYECTOS REGALÍAS INDIRECTAS

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1 REGALÍAS INDIRECTAS Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2013

2 PAGINA: 2 de 15 VERSIÓN: 0 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS DOCUMENTOS ASOCIADOS DEFINICIONES ACTIVIDADES Aspectos generales Verificación y gestión de la documentación para el cierre del proyecto Proyectos a que hace referencia el artículo 140 de la Ley 1530 de Proyectos a que hace referencia el inciso 1 del artículo 142 de la Ley 1530 de Proyectos a que hace referencia el inciso 2 del artículo 142 de la Ley 1530 de Elaboración de los informes de cierre Informe Final de Actuación Correctiva Concepto Auditorias Visibles Informe de Interventoría Administrativa y Financiera Revisión y aprobación de los informes de cierre Elaboración de los actos administrativos de cierre... 13

3 PAGINA: 3 de 15 VERSIÓN: 0 1. OBJETIVO Establecer las directrices necesarias que permitan adelantar el cierre de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalías en liquidación FNR, Fondo de Ahorro y Estabilización Petrolera FAEP y Escalonamiento, en desarrollo de las funciones asignadas al Departamento Nacional de Planeación, en materia de control y vigilancia a dichos recursos. 2. ALCANCE Este documento debe ser aplicado por la Interventoría Administrativa y Financiera a las Regalías Indirectas, Grupo de Supervisión de la Subdirección de Control y Vigilancia SCV, Subdirección de Procedimientos Correctivos SPC y Grupo de Actos Administrativos de Cierre. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS Constitución política de Colombia Ley 1530 de 2012 Ley 1593 de 2012 Decreto 2245 de Escalonamiento Decreto 2010 de 2005 Decreto 416 de 2007 Decreto 4192 de 2007 Decreto 4923 de 2011 Decreto 4972 de 2011 Resolución 0038 de FNR Resolución 0690 de FNR Resolución 1571 de Escalonamiento Resolución 1067 de Escalonamiento Resolución 0698 de FAEP Resolución 1068 de FAEP Resolución 2311 de Escalonamiento Circular 001 de 2009 Circular 0002 de 2012 del DNP. 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS FP-RG-II Subproceso Interventoría Administrativa y Financiera a las regalías indirectas FP-RG-RI Subproceso Supervisión y seguimiento a la ejecución de regalías indirectas II-L01 Lineamiento para las regalías indirectas II-L02 Lineamiento para el desarrollo de la Interventoría Administrativa y Financiera a recursos del FNR en liquidación, ejecutada por el grupo de interventoría de la SCV-DR-DNP

4 PAGINA: 4 de 15 VERSIÓN: 0 II-L03 Lineamiento para el desarrollo de la Interventoría Administrativa y Financiera a distribuciones o asignaciones del presupuesto del FNR en liquidación, ejecutada por el grupo de interventoría de la SCV-DR-DNP. AV-L01 Lineamiento de audiencias públicas de auditorías visibles 5. DEFINICIONES Proyecto: Es un conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas entre sí, cuya finalidad es satisfacer necesidades, objetivos o problemáticas concretas a través de la aplicación de una serie de técnicas que ponen en juego un determinado número de recursos. Interventoría Administrativa y Financiera: Interventoría realizada por el Departamento Nacional de Planeación para controlar y vigilar el correcto uso de los recursos de regalías directas y compensaciones, y asignaciones del FNR por parte de las entidades beneficiarias. Interventoría Técnica: Interventoría (externa o interna) efectuada por las entidades beneficiarias de regalías directas y compensaciones, y asignaciones del FNR, para vigilar y controlar que lo ejecutado por un tercero (contratista) corresponda al objeto y alcance de lo contratado. Específicamente, la diferencia con la interventoría administrativa y financiera consiste en que la interventoría técnica es responsable por la calidad de los trabajos o servicios ejecutados por el contratista. Supervisión: Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato o la inversión de recursos públicos que hace directamente la entidad contratante y para los efectos el ejecutor de asignaciones del FNR. Unidad funcional de infraestructura: Conjunto de estructuras de ingeniería e instalaciones indispensables para la prestación de servicios con independencia funcional, la cual le permitirá funcionar y operar de forma individual cumpliendo estándares de calidad y niveles de servicio para tal unidad, relacionados con la satisfacción de la necesidad que sustenta la ejecución del proyecto. Cierre del Proyecto: El balance de la ejecución física y financiera de los recursos asignados a un proyecto financiado o cofinanciado con recursos del Fondo Nacional de Regalías en liquidación o en depósito en el mismo, en el cual se determina la existencia de los saldos a favor de dicho Fondo o de la entidad ejecutora. Informe de cierre: Documento final del proyecto financiado con recursos del Fondo Nacional de Regalías en liquidación o en depósito en el mismo, realizado por la Interventoría Administrativa y Financiera IAF, el cual contiene la recopilación y análisis de la gestión realizada durante la ejecución del proyecto y la información de si el proyecto obtuvo o no los resultados previstos.

5 PAGINA: 5 de 15 VERSIÓN: 0 6. ACTIVIDADES 6.1 Aspectos generales La Subdirección de Control y Vigilancia de la Dirección de Regalías identificará los proyectos en cierre de conformidad con los criterios establecidos en los Artículos 140 y 142 de la Ley 1530 de 2012 y los informará al Líder General de la Interventoría Administrativa y Financiera, quien a su vez comunicará a los líderes de regalías indirectas de cada grupo IAF. Estos últimos, con los jefes de cada una de las sedes, según la revisión documental en cumplimiento de las labores de interventoría administrativa y financiera realizarán la programación para el cierre de cada uno de los proyectos, la cual debe ser registrada en el sistema Infoproject por cada Líder de regalías indirectas de la IAF. La Interventoría Administrativa y Financiera deberá identificar claramente el estado actual del proyecto, y determinará el porcentaje de ejecución del mismo en caso que no se encuentre finalizado, incluyendo los ajustes a los cuales se ha sometido el respectivo proyecto y cuáles de estos han sido avalados por la entidad viabilizadora o Ministerio competente. Así mismo, deberá determinar cuando se requiera, las unidades funcionales entregadas del proyecto, en los casos a que hace referencia el artículo 92 de la Ley 1593 de 2012 o norma que la modifique o adicione. Para el cierre de las labores de IAF, se deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones: - Si al cierre de la sede se encuentran proyectos pendientes de cierre o en ejecución por las entidades ejecutoras de los cuales no se hayan elaborado los informes de cierre, continuará su seguimiento desde el nivel central Bogotá. - Dentro del proceso de cierre de los proyectos, la IAF deberá cargar en el sistema de información Infoproject, los soportes que se generen en desarrollo de la labor de Interventoría Administrativa y Financiera, y de la Interventoría técnica. - Para los proyectos de ampliación de cobertura educativa y algunos proyectos especiales que por su estructura no pueden ser cargados en el sistema Infoproject, la Subdirección de Control y Vigilancia, previa justificación por parte de la IAF, autorizará mediante acta a la IAF a elaborar el informe de cierre de forma manual y en todo caso se garantizará en el sistema el diligenciamiento de la información básica del proyecto, a saber: balance financiero, comunicaciones enviadas y recibidas solicitando información para el cierre y nota aclaratoria en cada uno de los conceptos donde se indique que el informe de cierre del proyecto se encuentra cargado en el módulo de soportes del sistema. El informe de cierre manual se deberá cargar junto con los soportes documentales descritos en el capítulo 6.2 del presente lineamiento en el módulo de soportes del sistema Infoproject. - Con relación a los proyectos a cargo de la SCV, podrán elaborar el informe de cierre de forma manual y en todo caso se garantizará en el sistema el diligenciamiento de la información básica del proyecto, a saber: balance financiero, comunicaciones enviadas y recibidas solicitando información para el cierre y nota aclaratoria en cada uno de los conceptos donde se indique que el informe de cierre del proyecto se encuentra cargado en el módulo de soportes del sistema. El

6 PAGINA: 6 de 15 VERSIÓN: 0 informe de cierre manual se deberá cargar junto con los soportes documentales descritos en el capítulo 6.2 del presente lineamiento en el módulo de soportes del sistema Infoproject. - Los oficios de solicitud y entrega de información, deberán quedar relacionados en el módulo de gestiones del proyecto y podrán ser consultados en el sistema de gestión documental ORFEO con el número de radicado indicado en el módulo. Respecto de las comunicaciones enviadas con anterioridad a la entrada en funcionamiento del sistema ORFEO para la administración de la correspondencia, serán cargadas en el módulo de soportes del sistema INFOPROJECT. - Los proyectos desaprobados en virtud del artículo 5 del Decreto 416 de 2007 o con desistimiento, requerirán del oficio de desaprobación proferido por la Dirección de Regalías y no será necesario la elaboración del informe de cierre ni la expedición del acto administrativo de cierre. La información existente relacionada con el proyecto así como el oficio de desaprobación o desistimiento, se deberá cargar en el modulo de soportes del sistema INFOPROJECT - Las Audiencias Públicas de Auditorías Visibles de inicio, seguimiento y cierre de los proyectos vigentes en Auditorías Visibles, así como aquellos que fueron priorizados mediante el memorando No que estén pendientes de realización al momento del cierre de las Sedes, serán efectuadas por el grupo de IAF nivel central Bogotá, a más tardar el 30 de Septiembre de Para los proyectos a los que se refiere el inciso 1 del artículo 142 de la Ley 1530 de 2012, vencidos los términos establecidos para la culminación del proyecto, la Interventoría Administrativa y Financiera elaborará el informe de cierre correspondiente teniendo en cuenta lo establecido en el Artículo 92 de la Ley 1593 de 2012 y demás normas que la modifiquen o adicionen, y determinará conforme a la norma y en los casos que aplique, el número de unidades funcionales terminadas y contenidas en el proyecto aprobado. Las modificaciones a proyectos inmersos dentro de estos artículos podrán ser susceptibles de concepto técnico por las instancias viabilizadoras y su ejecución deberá culminar a más tardar el 31 de diciembre de Las modificaciones que entran en el supuesto de la norma (Artículo 92 de la Ley 1593 de 2012), son los siguientes: Proyectos que a 31 de diciembre de 2012 hayan tenido una ejecución de obras diferentes a las establecidas en el proyecto aprobado, independientemente del estado del trámite del ajuste. Proyectos que, no habiéndose ejecutado de manera diferente, hayan solicitado ajuste ante la IAF entre el 1 de enero y el 31 de diciembre 2012, independientemente del estado del ajuste. Las anteriores modificaciones deberán contar con concepto favorable del Ministerio viabilizador expedido entre el 1 de enero de 2012 y el 17 de mayo de No obstante en caso de que el ejecutor presente ajuste a un proyecto posterior al plazo establecido se deberá dar trámite realizando las observaciones a que haya lugar.

7 PAGINA: 7 de 15 VERSIÓN: 0 - Si el interventor tiene inquietudes sobre la aplicación de la norma citada en el punto anterior a un caso particular, deberá hacer la consulta ante el Líder de Regalías Indirectas antes de dar cualquier información a la entidad ejecutora al respecto. - Para los proyectos a que hace referencia el inciso 2 del artículo 142 de la Ley 1530 de 2012, cuyas asignaciones no hayan sido giradas a los ejecutores tres (3) meses antes de la fecha prevista para la terminación de la labor de control y vigilancia, perderán efecto y, en consecuencia, se extinguirá la obligación de giro y el Departamento Nacional de Planeación procederá al cierre de los respectivos proyectos. Los recursos no girados harán parte del portafolio del Fondo Nacional de Regalías, en liquidación. - Las visitas programadas por la Interventoría Administrativa y Financiera a los proyectos en cierre, deberán ser anunciadas por escrito a la entidad ejecutora, para lo cual el líder de Sede remitirá una comunicación indicando la fecha de la visita, el nombre del interventor que la efectuará y la documentación que la entidad debe presentar en desarrollo de la misma. Es necesario que de cada visita efectuada a los proyectos se registre el acta según formato F-SCV Para los proyectos inmersos en las causales de pérdida de fuerza ejecutoria, que no culminaron su ejecución en la fecha prevista, la IAF deberá elaborar informe de cierre con la información que haya recaudado sin tramitar ningún giro con posterioridad al plazo máximo de ejecución. Si existen saldos a favor del ejecutor, estos se girarán como producto del acto administrativo. Se excluyen, los proyectos en los que se pueda determinar su ejecución final por unidad funcional terminada de acuerdo con el proyecto aprobado, en cuyo caso se tramitará un giro final para completar el valor ejecutado en esas condiciones. - Los procedimientos administrativos correctivos que cursen en el Departamento Nacional de Planeación relacionados con los proyectos que cumplan con las condiciones establecidas en los artículos 140 y 142 de la Ley 1530 de 2012, que se encuentren para decisión, se suspenderán respecto de tales proyectos y se decidirán con las resoluciones de cierre del proyecto que expida el liquidador del Fondo Nacional de Regalías, de acuerdo con lo establecido en el artículo 36 del Decreto 414 de Los líderes de sede de la IAF deberán garantizar la calidad, coherencia y consolidación de la información contenida en las diferentes bases de datos (disco I, y ORFEO) en donde reposarán todas las gestiones adelantadas en el marco de la labor de interventoría administrativa y financiera. - Finalizado completamente el cierre de los proyectos del Fondo Nacional de Regalías, la SCV solicitará al Grupo de Tecnología, la des habilitación de las claves de acceso y perfiles para modificar o incluir información en el sistema Infoproject. 6.2 Verificación y gestión de la documentación para el cierre del proyecto El interventor deberá realizar un análisis de cada uno de los proyectos asignados que incluya, la revisión documental de su formulación y viabilización, los objetivos, alcance y actores involucrados en el mismo.

8 PAGINA: 8 de 15 VERSIÓN: 0 Para tal efecto y de acuerdo con lo definido en la normatividad, el Interventor Administrativo y Financiero, deberá verificar que la entidad ejecutora una vez finalice la ejecución del proyecto o se cumpla el plazo para su ejecución cumpla con los requisitos para el cierre del mismo, de acuerdo a lo establecido en la circular 02 del 01 de febrero de 2012 del Departamento Nacional de Planeación, y verificará como mínimo la siguiente información: Acuerdo de Aprobación del Proyecto Comunicación de asignación de recursos a la entidad ejecutora Información contractual como: Contratos, modificaciones a los contratos, actas suscritas en desarrollo del contrato (inicio, suspensión, reinicio, recibo de obra, liquidación), garantías, certificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, comprobantes de pago (recursos FNR y Cofinanciación). Informes de interventoría técnica (Incluir Calidad de las Obras). Comprobante de consignación de reintegro de rendimientos financieros y de recursos no ejecutados cuando haya lugar. Extractos Bancarios Cancelación de la cuenta bancaria Certificados de cofinanciación Actas de visita realizadas por la IAF Registro fotográfico final del proyecto Trámite de ajuste del proyecto cuando a ello haya lugar (solicitud del ejecutor, análisis de la IAF a la solicitud, viabilidad del Ministerio competente, aprobación del ajuste, acuerdo aprobatorio del ajuste), comunicación de pérdida de fuerza ejecutoria o de desaprobación del proyecto cuando haya lugar Comunicación de suspensión y levantamiento de giros.(cuando haya lugar) Acta de visita final al proyecto. Comunicación mediante la cual se requirió a la Entidad Ejecutora información faltante para el cierre del proyecto. Si producto del análisis, el interventor Administrativo y Financiero determina que la documentación consolidada no cumple con lo requerido para el cierre del proyecto, este procederá así: Proyectos a que hace referencia el artículo 140 de la Ley 1530 de 2012 Para los proyectos que a 31 de Diciembre de 2011 presenten una ejecución física y financiera superior al 90%, que no cuenten con la documentación requerida para el cierre del proyecto se requerirá a la entidad ejecutora la información faltante para lo cual esta tendrá 6 meses a partir del recibo de la solicitud, para allegar la documentación. Cumplido este plazo el interventor procederá a elaborar el informe de cierre con la documentación existente.

9 PAGINA: 9 de 15 VERSIÓN: Proyectos a que hace referencia el inciso 1 del artículo 142 de la Ley 1530 de 2012 Corresponde a aquellos proyectos de vigencias anteriores al 2009 inclusive, que a 31 de Diciembre de 2011 presenten una ejecución física inferior al 40% o que no registren giros de recursos en los últimos 24 meses. Una vez vencidos los términos establecidos por la normatividad para la terminación del proyecto y en concordancia con el Artículo 92 de la Ley 1593 de 2013 y las normas que lo modifiquen o adicionen; la Interventoría Administrativa y Financiera programará visita para verificar la culminación del mismo y recolectar la información faltante. Para el desarrollo de las visitas previstas, se deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones: a. La Dirección de Regalías remitirá una comunicación a la entidad ejecutora anunciando la visita e indicando el consultor que se enviará a la misma. b. En desarrollo de la visita se iniciará con una reunión con la entidad ejecutora en la que la IAF expondrá el estado del proyecto de acuerdo con la última información entregada por la entidad, indicando de manera detallada el avance físico, el estado administrativo y financiero (estado de los contratos, estado de las pólizas, utilización de los recursos de regalías) y la documentación pendiente de entrega por parte del ejecutor. Es importante precisarle a la entidad ejecutora que el proyecto se encuentra en estado de pérdida de fuerza ejecutoria de acuerdo con el inicio 1 del artículo 142 de la Ley 1530 de c. Se solicitará a la entidad que manifieste si existe avance físico en las obras con respecto a lo evidenciado por la IAF en la última visita efectuada al proyecto, y su respuesta quedará consignada en el acta de la visita. d. Una vez efectuada la reunión inicial y conocido por los participantes el balance del proyecto, se procederá a realizar la visita de seguimiento a las obras para verificar el estado de avance del proyecto. e. El interventor administrativo y financiero deberá dejar consignada en el acta de la visita el estado de ejecución del proyecto, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: i. Debe manifestar de manera clara si el proyecto está terminado o no y los medios de verificación de ese estado (informes de interventoría técnica, actas de avance de obra, recorrido por las obras, registro fotográfico, etc.) ii. Si el proyecto está terminado en condiciones diferentes a las aprobadas, se debe dejar establecido en el acta las repercusiones de esas modificaciones en cuanto al cumplimiento del objeto y alcance del proyecto y la necesidad de que la entidad realice el respectivo trámite de ajuste para que el Ministerio correspondiente dé viabilidad técnica a los cambios efectuados, en cumplimiento del artículo sexto del Decreto 416 de 2007.

10 PAGINA: 10 de 15 VERSIÓN: 0 iii. Si el proyecto está terminado en las condiciones aprobadas se le indicará a la entidad los requisitos que debe surtir para tramitar el giro que esté pendiente y proceder con posterioridad al cierre del mismo. iv. Si el proyecto no está terminado, pero se puede determinar cumplimiento parcial del alcance en término de unidades funcionales terminadas (viviendas, unidades sanitarias, cupos escolares, etc.), se debe indicar de manera clara el avance verificado representado en unidades funcionales terminadas, lo anterior en concordancia con lo establecido en el artículo 92 de la Ley 1593 de v. Si el proyecto no está terminado, deberá indicar de manera clara el estado avance físico del proyecto y las obras pendientes por ejecutar. No obstante, conforme a lo señalado en el artículo 143 de la Ley 1530 de 2012, las Entidades Ejecutoras serán responsables del correcto uso y ejecución de los recursos asignados por el Fondo Nacional de Regalías. f. En el acta de la visita se debe dejar de manera detallada la relación de la información presentada por la entidad ejecutora en desarrollo de la misma y el compromiso por parte de la IAF de revisarla e indicarle por escrito la documentación faltante. g. En el acta de la visita se indicará de manera explícita que los resultados de la misma serán informados a la Subdirección de Control y Vigilancia para que en el marco de sus competencias defina la aplicación de la medida de pérdida de fuerza ejecutoria de la asignación y comunique su decisión a la entidad ejecutora. Surtido el procedimiento anterior el interventor administrativo y financiero analizará los resultados de la visita y la información suministrada y verificará si tiene auditorias visibles. En caso de contar con la documentación requerida para el cierre del proyecto, y requerir auditoria visible de cierre el interventor deberá notificar al consultor de auditorías visibles para realizar una reunión de cierre de la auditoria visible con la participación del ejecutor, la personería municipal y representantes del grupo de beneficiarios. En caso de no contar con la documentación requerida para el cierre del proyecto se solicitará a la entidad ejecutora la información faltante para lo cual esta tendrá 60 días hábiles a partir del recibo de la comunicación para allegar la documentación. Pasado este término, para los proyectos que requieran auditoria visible de cierre, el interventor deberá notificar al consultor de auditorías visibles para realizar la reunión de cierre de auditoría visible correspondiente. Una vez cumplido el proceso la Interventoría elaborará el informe de cierre Proyectos a que hace referencia el inciso 2 del artículo 142 de la Ley 1530 de 2012 El interventor administrativo y Financiero, deberá hacer seguimiento a la información reportada por la entidad ejecutora dentro de los primeros veinte (20) días de cada mes. En caso que no se presente la información en el plazo establecido, la IAF deberá enviar una comunicación a la entidad ejecutora, en la que se detallen los documentos pendientes de entrega dando un plazo de respuesta de quince (15) días hábiles.

11 PAGINA: 11 de 15 VERSIÓN: 0 Una vez dicho interventor cuente con la documentación requerida para el cierre, deberá efectuar una visita al proyecto con el fin de constatar la ejecución de acuerdo a lo previsto en el proyecto aprobado. En desarrollo de la visita, se podrá completar la documentación pendiente si fuese necesario. Alcance de la Visita: constatar in situ, que las obras construidas correspondan con el diseño arquitectónico, en términos de verificación de áreas, componentes y actividades (entendidos como mampostería, columnas, vigas, cubiertas, funcionamiento de las instalaciones hidráulicas, sanitarias y eléctricas, carpintería, entre otros) previstos en el proyecto aprobado y la consistencia entre el informe de interventoría técnica reportado por el ejecutor y la obra construida. Respecto de la calidad y cumplimiento de las normas técnicas constructivas, se debe verificar que estas sean acreditadas por la interventoría técnica y a menos que las fallas estructurales o constructivas sean percibidas a simple vista, no corresponde al alcance de la labor de IAF pronunciarse al respecto. Una vez realizada la visita y verificada la documentación se procederá a elaborar el informe de cierre. 6.3 Elaboración de los informes de cierre Previo a la elaboración del informe de cierre, el Líder del Proceso de Cierre informa a la Subdirección de Procedimientos Correctivos y al Grupo de Auditorías Visibles que el proyecto está programado para el Cierre, para que procedan a emitir los siguientes informes: Informe Final de Actuación Correctiva En caso que exista o que haya existido procedimiento Administrativo Correctivo PAC para el proyecto, el consultor de la Subdirección de Procedimientos Correctivos asignado, elaborará el informe Informe Final de Actuación Correctiva, según el formato F-SPC-01. Dicho informe y los documentos que los soportan se cargarán en el sistema Infoproject como soporte y así mismo diligenciará las casillas correspondientes a PAC en dicho sistema. En caso de no existir procedimiento administrativo correctivo PAC el consultor deberá diligenciar en la casilla correspondiente proyecto sin PAC Concepto Auditorias Visibles En caso que el proyecto haya sido objeto de auditoría visible, la coordinación de AV de la Subdirección de Control y Vigilancia deberá verificar el cumplimiento de los compromisos y actualizar el concepto de auditorías visibles en el sistema Infoproject.

12 PAGINA: 12 de 15 VERSIÓN: Informe de Interventoría Administrativa y Financiera El interventor administrativo y financiero teniendo en cuenta la información recolectada procederá a realizar el cargue de la misma en el sistema Infoproject y su análisis para la elaboración del informe de cierre para lo cual deberá tener en cuenta los siguientes aspectos: Generar el balance financiero del proyecto aprobado. Emitir concepto sobre el cumplimiento del objeto del alcance con respecto al proyecto aprobado. Determinar conforme a la norma y en los casos que aplique, el número de unidades funcionales terminadas y contenidas en el proyecto aprobado. Registrar en el informe de cierre del sistema INFOPROJECT en el campo comunicaciones enviadas y recibidas el número de los oficio(s) y fecha(s) de las comunicaciones enviadas a la entidad solicitando información para el cierre del proyecto y el número de oficio(s) y fecha(s) de las comunicaciones remitidas por el ejecutor con información para el cierre del proyecto. Verificar que en el sistema Infoproject se encuentre actualizada la información correspondiente a Auditorías Visibles. Revisar el estado las presuntas irregularidades que pudieron generarse en virtud de la ejecución del proyecto. Se debe tener en cuenta que para iniciar el proceso de revisión y corrección de los informes, las presuntas irregularidades deben estar reportadas por la IAF en estado SPC REVISIÓN. Para la generación del informe de cierre por parte de la IAF, las presuntas irregularidades deben estar en estado SPC TERMINADO. Leer el Informe Final de Actuación Correctiva y analizar si las prueba allegadas complementan la información del proyecto e incorporarlas en elaboración del informe de cierre. En los conceptos según corresponda deberá dejar constancia que los documentos aportados en el PAC fueron tenidos en cuenta en la elaboración del informe. Una vez el IAF termine la elaboración del informe, el jefe de Sede mediante correo electrónico informará al Líder del Proceso de Cierre de la IAF, que dicho informe está disponible para la revisión desde el sistema Infoproject; para lo cual adjuntará en Word los conceptos finales de seguimiento administrativo, financiero, técnico y las observaciones a la ejecución del proyecto. Para el caso de los proyectos a cargo de la SCV, el consultor que tiene a cargo el cierre del proyecto, hará el mismo procedimiento para informar al Coordinador del proceso de cierre de la SCV. 6.4 Revisión y aprobación de los informes de cierre El líder del proceso de cierre asigna los informes a los consultores del grupo de cierre para adelantar la revisión, validación y evaluación de la consistencia de la información contenida en el mismo, de conformidad con el descriptor del Subproceso FP-RG-RI Supervisión y seguimiento a la ejecución de regalías indirectas. La revisión del informe de cierre, incluye la verificación del cargue de los soportes

13 PAGINA: 13 de 15 VERSIÓN: 0 documentales generados en ejercicio de la labor de Interventoría Administrativa y Financiera en el sistema de información Infoproject mencionados en el numeral 6.2. de este lineamiento. En caso de surgir observaciones al informe, el consultor a cargo de la revisión del informe de cierre solicitará vía correo electrónico al interventor que elaboró el mismo, con copia al jefe de Sede, los ajustes necesarios. Una vez resueltos dichos ajustes y actualizada la información del proyecto en el sistema INFOPROJECT, el jefe de Sede comunicará al consultor del grupo de cierre que el informe fue ajustado, el consultor del grupo de cierre procederá a verificar la consistencia de los ajustes y notificará al líder del proceso de cierre que el Informe se encuentra avalado. El Líder del Proceso de Cierre, genera en el Sistema infoproject el informe definitivo de cierre, e informa mediante correo electrónico a la SCV que está listo para revisión de los subdirectores. Los subdirectores de Proyectos, Procedimientos correctivos y Control y Vigilancia verificarán semanalmente en el sistema Infoproject los informes de cierre disponibles para su revisión, realizarán las observaciones a que haya lugar en el campo correspondiente y emitirán el respectivo concepto y Visto Bueno en la casilla prevista para cada subdirección en el sistema Infoproject. La SCV a través de Supervisión de Regalías Indirectas verificará la emisión de dichos conceptos. En caso de contar con concepto desfavorable informará al líder del proceso de cierre quien tomará las acciones pertinentes e informará a la Supervisión de Regalías Indirectas una vez las mismas sean resultas. Si se cuenta con todos los Vistos Buenos, informará al Líder del proceso de cierre que el informe se considera aprobado para proceder con la transferencia documental del proyecto y envío del informe firmado. La IAF procederá a realizar transferencia documental del proyecto al archivo de Gestión de la Dirección de Regalías para su custodia, para lo cual deberá diligenciar previamente el F-GBIBA-02 formato único de inventario y/o transferencias documentales. Una vez finalizada la transferencia, el grupo de archivo de Gestión de la Dirección de Regalías emitirá constancia de recibo. La IAF deberá imprimir el informe de cierre del proyecto y remitirlo firmado por el Líder General de la IAF y el Líder de Regalías Indirectas del grupo A o B con el revisado del Líder del proceso de cierre. Los informes de los proyectos a cargo del grupo SCV deberán ser firmados por el consultor responsable del proyecto, el Coordinador de Cierre de Proyectos y el Coordinador de Regalías Indirectas. Dicho informe se deberá remitir junto con la constancia de entrega al archivo de gestión, a la Dirección de Regalías, con lo cual se dará por culminada la labor de Interventoría Administrativa y Financiera al proyecto del Fondo Nacional de Regalías en liquidación. Tras la firma de aprobación del informe por las tres Subdirecciones, la Subdirección de Control y Vigilancia remitirá dicho informe mediante memorando al Coordinador del grupo de actos administrativos de cierre, para la elaboración del Acto Administrativo correspondiente. 6.5 Elaboración de los actos administrativos de cierre Cuando el coordinador del grupo de actos administrativos de cierre reciba el informe de cierre, procederá con las siguientes acciones:

14 PAGINA: 14 de 15 VERSIÓN: 0 Verificar los soportes de la información que acrediten el balance financiero. Solicitar a la Oficina Asesora Jurídica y a la Subdirección Financiera del Departamento Nacional de Planeación información relacionada con el proyecto a cerrar para realizar el cruce de información respecto a cobros, proceso judicial vigente y ajustes contables y financieros a que esté sujeto el proyecto los cuales serán tenidos en cuenta en la Resolución de cierre del Proyecto. Elabora la resolución de cierre definitiva, la cual será revisada por el Coordinador del grupo de actos administrativos de cierre, por los subdirectores de Proyectos, Procedimientos Correctivos, y Control y Vigilancia, para posterior firma del Liquidador del Fondo Nacional de Regalías en Liquidación. Notificar la resolución de cierre del proyecto firmada por el liquidador a la entidad ejecutora en los términos señalados en el Código de Procedimiento Administrativo Elaborar constancia de ejecutoria de la resolución, una vez ejecutoriado el Acto Administrativo en caso de no interponerse recurso para posterior firma del Liquidador. En caso que la entidad ejecutora impugne el Acto Administrativo de cierre del proyecto, estudiar los documentos del recurso de reposición interpuesto y en caso de ser necesario gestionar el concepto previo de las dependencias intervinientes en la elaboración del Acto Administrativo, quienes se pronunciarán sobre la modificación, adición o revocatoria de la decisión y las razones que la apoyan. Una vez se hayan producido los respectivos conceptos, procederá a elaborar el Acto Administrativo resolviendo el recurso de reposición, el cual será verificado y firmado por el Coordinador del grupo de actos administrativos de cierre, revisado por los subdirectores de Proyectos, Procedimientos Correctivos, y Control y Vigilancia, y suscrito por el Liquidador del Fondo Nacional de Regalías. Notificar a la entidad ejecutora, el acto administrativo resolviendo el recurso de reposición firmado por el liquidador en los términos señalados en el Código de Procedimiento Administrativo y expedir constancia de ejecutoria de la resolución. Comunicar mediante oficio firmado por el Liquidador a los organismos de control para lo de su competencia, las resoluciones de cierre y los actos administrativos resolviendo recursos de reposición si lo hubiese una vez quede en firme. Los actos administrativos de cierre que presenten saldos a reintegrar por parte de las entidades ejecutoras, se comunicarán a la Oficina Asesora Jurídica para adelantar las acciones tendientes a recuperar los recursos y a la Subdirección Financiera del Departamento Nacional de Planeación para los respectivos ajustes en los estados financieros del FNR en liquidación.

15 PAGINA: 15 de 15 VERSIÓN: 0 Registrar en el sistema Infoproject el número y fecha de la respectiva resolución de cierre del proyecto. A partir de este momento, la información y los soportes del proyecto relacionados en el sistema Infoproject no podrán ser modificados. Remitir al archivo del proyecto copia de los respectivos actos administrativos de cierre, copia de la impugnación y su respuesta, copia de las notificaciones de los Actos Administrativos de cierre, y copia de la constancia de ejecutoria del Acto Administrativo de cierre, así como de su comunicación a los organismos de control. Fecha de Aprobación: 16 de Agosto de 2013 Revisó: Martha Xiomara Aguirre del Real William Tayo Aguilar Coordinador Actos Administrativos de Cierre Líder General de IAF Maria del Carmen Lopez Herrera Subdirectora de Control y Vigilancia Monica Isabel Posso del Castillo Subdirectora Procedimientos Correctivos Miguel Andres Sánchez Prada Subdirector de Proyectos Aprobó: Amparo García Montaña Directora de Regalías