ADMINISTRACIÓN DE ESPACIOS

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1 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y CÓDIGO: SERVICIOS APO2-P-006 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1 MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE FECHA DE INFRAESTRUCTURA Y VIGENCIA 28/Jan/2014 ADMINISTRACIÓN DE ESPACIOS 1. OBJETIVO Garantizar el Mantenimiento y adecuación de la física y distribución de espacios de acuerdo a los requerimientos de los procesos de la Agencia Nacional de Minería, a través del preventivo y/o correctivo. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificación de las necesidades establecidas por los procesos de la entidad y finaliza con el establecimiento de las acciones de mejoramiento de la de la ANM. Este ciclo de actividades aplica para todos los procesos de la entidad y todas las sedes. 3. DEFINICIONES MANTENIMIENTO:Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas cuya finalidad es conservar, o restituir un bien a su estado o condición que le permita desarrollar su función adecuadamente. MANTENIMIENTO PREVENTIVO PROGRAMADO:Es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones mediante realización de revisión y reparación que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad por medio de la proyección de las actividades en un tiempo determinado, kilometraje, horas de funcionamiento. MANTENIMIENTO PREDICTIVO:Trata de determinar el momento en el cual se deben efectuar las reparaciones mediante un seguimiento que determine el periodo máximo de utilización antes de ser reparado. MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES:Son instalaciones y aquellas construcciones que materializan el funcionamiento de la entidad sus diferentes dependencias, y dentro de ello permiten el accionar de los diferentes procesos y procedimientos. Estas pueden ser oficinas, almacenes, depósitos, bodegas. Las principales áreas a intervenir dentro de cualquiera de éstas instalaciones, normalmente se enmarcan así: Pisos Cubierta Paredes muros Redes eléctricas Redes hidráulicas Sistemas de drenajes Actividades de construcción menor Actividades de demolición parcial Señalización MANTENIMIENTO CORRECTIVO:Corrección de las averías o fallas, cuando éstas se presentan CUANTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD:Corresponde a la actividad de materializar las dimensiones de la (s) necesidad(es), mediante el levantamiento de los diagramas y planos de respaldo.

2 PERMISO DE TRABAJO:Autorización para la realización de las actividades y debe ser suscrita con aprobación del Vicepresidente de área a intervenir, física, interventor y/o del contrato y el contratista. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. GENERALIDADES Los formatos para la planificación y programación de los s preventivos de los bienes se deberán implementar en la sede principal y en los Puntos de Atención Regional En la sede principal como en los puntos de atención regional se debe asignar un funcionario, con la función de ejecutar y controlar el de equipos, en apoyo a los diferentes procesos, se debe controlar el cronograma de, cotización de materiales o mano de obra y seguimiento del mismo Los coordinadores de los puntos de atención regional realizan el seguimiento al y/o la consolidación de la gestión se realizará en la sede principal por medio del profesional de s El es un conjunto de actividades técnicas y administrativas cuya finalidad es conservar, o restituir un bien a su estado o condición que le permita desarrollar su función y puede aplicar a cualquier equipo o instalación Las directrices para el de los equipos utilizados en las estaciones de salvamento están definidas en el procedimiento Mantenimiento de equipos de salvamento, este incluye las directrices o actividades para la calibración y/o verificación de los mismos Se considera reparación menor, a la intervención sobre la física cuya duración no exceda 1 SMLV La solicitud de intervención en la solo se puede enviar entre los meses de Octubre y Noviembre. Solicitud remitida en meses diferentes no será considerada Se consideran obras o intervenciones rutinarias, es decir, que no son objeto de priorización, el de las plantas de tratamiento de aguas residuales, pozos sépticos o sistemas para el tratamiento de aguas, de acuerdo a las técnicas establecidas para tal fin. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Documentos Internos: Base de Datos de seguimiento de Plan de Mantenimiento de equipos fijos e instalaciones

3 Formato de solución de correctivo Documentos Externos: 6. DETALLE DE ACTIVIDADES No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Elaborar el diagnóstico para detectar las necesidades y programar las actividades de. Cotizar con base al Programa de de equipo fijo e instalaciones y conformar el respectivo estudio de mercado según sea el caso, conforme a la ley de contratación vigente Enviar las necesidades de según sea el caso. Dar trámite a la autorización por parte de la Vicepresidencia administrativa y la coordinación de s. Expedir certificado de disponibilidad presupuestal CDP para la adquisición de las necesidades de. Adelantar el proceso contractual para adjudicar el servicio o suministro según el caso- Requerimiento servidor público delegado del. Realizar seguimiento a la ejecución del contratado, y recepción del producto y/o servicio. RESPONSABLE Coordinadores PAR Coordinador (ingeniero / arquitecto) Supervisor CONTROLES Y/O REGISTROS RELACIONADOS Plan de de equipos fijos e instalaciones Certificado Disponibilidad Presupuestal

4 8 Es correctivo? Si: Continuar con la actividad 9 No: Continuar con la actividad 23 9 Identificar necesidad de intervenir : Identificar la necesidad de intervenir y se envía la solicitud de correctivo por medio de correo electrónico especificando los siguientes datos: Nombre del solicitante Área a la que pertenece Teléfono y/o extensión Ubicación: Oficina Descripción de la solicitud Servidor publico Correo electrónico 10 Registrar y analizar la solicitud: Registrar en la base de datos de seguimiento de ; en este se debe diligenciar todos los campos, verificar la solicitud de acuerdo a la pertinencia de ejecución y verificar si se encuentra en garantía. Base de datos de seguimiento de 11 Se tiene garantía? Si: Continuar con la actividad 12 No: Continuar con la actividad Hacer efectiva la garantía Informar al contratista mediante correo electrónico y/u oficio sobre el hallazgo presentado especificando el tiempo de solución y el daños presentado Correo electrónico y/u oficio 13 Realizar seguimiento Realizar seguimiento a la solución prestada por el subcontratista y registrarlo en la base de datos correspondencia. Base de datos de seguimiento de

5 14 Se dio solución al requerimiento? Si: FIN No: Continuar con la actividad Informar a la aseguradora Informar mediante comunicado a la aseguradora para realizar requerimiento de cumplimiento de las pólizas Oficio 16 Se dio solución al requerimiento? Si: Fin No: Continuar con la actividad Hacer efectiva la póliza Hacer efectiva la póliza de acuerdo a los criterios establecidos en el procedimiento gestión de pólizas. 18 Es necesario realizar visita previa? Si: Continuar con la actividad 19 No: Continuar con la actividad Realizar la visita Realizar la visita e inspeccionar que materiales se necesitan para solución de los requerimientos y se dan las indicaciones para la solución. 20 Es viable el requerimiento? Si: Continuar con la actividad 21 No: Continuar con la actividad Informar sobre la no ejecución Informar verbalmente los motivos de la no ejecución del requerimiento y se informan las otras alternativas para la solución 22 La solución es aceptada? Si: Continuar con la actividad 23 No: Continuar con la actividad 29

6 23 Programar el responsable para la solución Programar al responsable para la revisión y/o ejecución. 24 Realizar visita para asegurar la necesidad de repuestos y/o materiales. Realizar visita para verificar la solicitud de repuestos y/o materiales; en caso de que sean necesarios se debe informar al solicitante y al profesional encargado de los materiales requeridos. Auxiliar de o contratista 25 Se encuentran en stock los repuestos o materiales? Si: Continuar con la actividad 28 No: Continuar con la actividad Solicitar los repuestos Solicitar los repuestos al contratista seleccionado mediante correo electrónico en donde se especifica los siguientes datos: Elemento Descripción del elemento Cantidad Correo electrónico 27 Ingresar los repuestos al almacén Realizar las actividades de acuerdo a los criterios establecidos en el Procedimiento de Almacén e Inventarios 28 Realizar el correctivo Realizar la solución del requerimiento de acuerdo al orden establecido en el formato de solución de correctivo especificando la actividad realizada, el nombre del funcionario y la firma de aceptación de la solución del requerimiento. Auxiliar de o Contratista Formato de solución de correctivo

7 29 Cerrar el caso Registrar en la Base de datos de seguimiento de la fecha de solución, observación de la actividad ejecutada y el tiempo de respuesta. En caso de que la solución sea por contratista continuar con la actividad 58 Base de datos de seguimiento de 30 Son proyectos de? Si: Continuar con la actividad 31 No: Continuar con la actividad Enviar por correo electrónico la solicitud de intervención Enviar un correo electrónico a Servicios Administrativos donde se describa la solicitud de intervención en la. Servidores públicos Correo Electrónico 32 Analizar el requerimiento: Analizar el requerimiento si está programado para preventivo y verificar si se puede realizar con el personal de. 33 El requerimiento se encuentra programado en preventivo? Si: Continuar con la actividad 34 No: Continuar con la actividad Programar los s preventivos Programar las actividades de acuerdo al tiempo de intervención, terminación de garantías. Base de datos de seguimiento de 35 Ingresar los proyectos o s preventivos identificados Ingresar los proyectos diligenciado la Base de datos de priorización de intervención en con la información remitida por los diferentes procesos y el Arquitecto Base de datos de seguimiento de

8 presupuesto total para los proyectos. 36 Establecer especificaciones para cada una de las intervenciones priorizadas Establecer y documentar las especificaciones con la participación de las áreas involucradas para la mejorarlas las condiciones de la solución del requerimiento. Servidores públicos 37 El proyecto requiere contratación de consultoría? SI: Continuar con la actividad 38 No: Continuar con la actividad Realizar contratación de consultoría Realizar la contratación de acuerdo a los criterios establecidos en el Proceso de contratación de bienes y Memorando 39 Identificar peligros y aspectos ambientales Identificar peligros y aspectos ambientales de la obra. 40 Establecer los controles aplicables a los peligros y aspectos ambientales: Establecer los controles aplicables a los peligros y aspectos ambientales identificados para los cuales no existe control establecido por la Entidad. 41 Agrupar los proyectos Agrupar los proyectos de acuerdo a las actividades a ejecutar para realizar un solo proceso de contratación. Arquitecto 42 Realizar estructura de trabajo Documentar el trabajo necesario para la realización de la intervención, identificando los perfiles de las personas y equipo y

9 el control a la ejecución y aceptación a satisfacción; elaborar el presupuesto calculando el valor de las obras con las cantidades, basado en precios del mercado. 43 Realizar la contratación para la ejecución del proyecto Realizar la contratación para la ejecución de los proyectos de acuerdo a los criterios establecidos en el proceso de contratación de bienes y 44 Realizar la contratación para la interventoría del proyecto Realizar la contratación para la ejecución de los proyectos de acuerdo a los criterios establecidos en el proceso de contratación de bienes y 45 Realizar permiso de trabajo Realizar el permiso de trabajo especificando la fecha de inicio, fecha de terminación y actividades a ejecutar de acuerdo al avance de trabajo y/o contrato u orden de trabajo establecido. /. Memorando 46 Ejecutar intervención Ejecutar el trabajo programado de acuerdo a lo establecido contractualmente. Contratista 47 Evaluar desarrollo y resultados Verificar semanalmente si los resultados así como el desarrollo, son conformes a los criterios de aceptación y ejecución establecidos. / Informe de y/o interventoría 48 Se están cumpliendo los criterios? Si: Continuar con la actividad 52 No: Continuar con la actividad 49 /

10 49 Establecer acuerdos Establecer acuerdos, soluciones necesarias para la culminación del proyecto y se establecen en el Acta de Reunión / Contratista Acta de reunión 50 Es necesario hacer efectiva clausula? Si: Continuar con la actividad 51 No: Continuar con la actividad 52 física 51 Informar al proceso de Adquisición de Bienes y Informar mediante comunicados a contratación sobre los incumplimientos presentados para la ejecución de las actividades relacionadas en los contratos. Memorando 52 Determinar la finalización de la obra. Cuando se haya cumplido la totalidad de los compromisos, se considera finalizada la obra. El acta de terminación o satisfacción se debe firmar con plazo máximo el último día establecido contractualmente. Acta de liquidación 53 Formalizar la liquidación de la obra Liquidar el contrato de acuerdo a los criterios establecidos en el proceso de Contratación de Bienes y Servicios Acta de Liquidación 54 Verificar la factura: Verificar que la factura corresponda a las actividades y cantidades ejecutadas, precios contratados y pagos de parafiscales. 55 La factura se encuentra bien realizada? Si: Continuar con la actividad 57 No: Continuar con la actividad Informar las inconsistencias: Informar al contratista las inconsistencias presentadas y continuar con la actividad 54

11 57 Realizar el acta de satisfacción Realizar el acta de satisfacción y continuar con los criterios establecidos en el Procedimiento de Pago de Obligaciones Presupuestales y No Presupuestales y el Instructivo de Cuentas por pagar. Acta de Satisfacción FLUJOGRAMA 7. ANEXOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Cargo: Fecha: Luz Helena Mejia Zuluaga Coordinador Grupo Servicios Administrativos 28/Jan/2014 Nombre: Cargo: Fecha: Luz Helena Mejia Zuluaga Coordinador Grupo Servicios Administrativos 28/Jan/2014 Nombre: Cargo: Fecha: Lisbeth Triana Casas Vicepresidente Administrativa y Financiera 28/Jan/2014 La copia impresa de este documento deja de ser controlada