PROCEDIMIENTO PARA REVISION DE CONTRATOS, SOLICITUDES Y OFERTAS

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1 Fecha de aprobación: Página 1 de 8 PROCEDIMIENTO PARA REVISION DE CONTRATOS, El presente documento se distribuye como copia no controlada. Debe confirmarse su vigencia antes de hacer uso de esta versión, por si ha sido modificada.

2 Fecha de aprobación: Página 2 de 8 INDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. REFERENCIAS 3.1. Documentos utilizados en la elaboración de este documento 3.2. Documentos a ser utilizados conjuntamente 4. GENERALES 4.1. Definiciones 4.2. Abreviaturas 5. DESCRIPCIÓN 5.1. Revisión de las solicitudes de calibración o ensayo recibidas por el LPC, de clientes externos o internos 5.2. Revisión de contratos de calibración o ensayo recibidas por el LPC, de clientes externos o internos 5.3. Revisión del documento Oferta de Servicios de Calibración

3 Fecha de aprobación: Página 3 de 8 1. OBJETIVO: Este procedimiento describe los lineamientos para la revisión de contratos, solicitudes y ofertas. 2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica a: Las solicitudes de calibración o ensayo recibidas por el LPC, de clientes externos o internos Al documento Oferta de Servicios de Calibración Cotizaciones y pro formas Ofertas en páginas Web Cualquier documento que sea considerado como oferta de servicios del LPC 3. REFERENCIAS: 3.1. Documentos utilizados en la elaboración de este documento: LPC PA 01, Procedimiento para la elaboración y modificación de documentos Documentos a ser utilizados conjuntamente: LPC PA 10, Procedimiento administrativo de calibraciones LPC PA 20, Procedimiento para servicio al cliente LPC FA 12, Formato de Recepción y Entrega de Equipos

4 Fecha de aprobación: Página 4 de 8 4. GENERALES: 4.1. Definiciones: Clientes externos (CE): Persona natural o jurídica que realiza una petición escrita de trabajo o servicio al INEN en el área de la metrología Clientes internos (CI): Persona técnica y/o administrativa del INEN que mediante el documento respectivo de su unidad o departamento realiza una petición escrita de trabajo o servicio al LPC Solicitud de calibración: Comunicación enviada por el cliente, en la cual manifiesta la necesidad de que el LPC realice la calibración de sus patrones, equipos o instrumentos Contrato: Calibraciones en los Laboratorios del LPC: Solicitud de calibración acompañada del Formato LPC FA 12 firmada por el cliente Calibraciones fuera de los laboratorios del LPC: Solicitud de calibración acompañada de la comunicación al cliente indicando la fecha de calibración en la empresa Oferta: 4.2. Abreviaturas: Mediante el documento denominado Oferta de Servicios de Calibración Proformas CLPC: Coordinador del Laboratorio de Pruebas de Calibración CC: Coordinador de Calidad JL: Jefe del Laboratorio TRE: Técnico de Recepción y Entrega HCD: Hoja de control de documentos AA: Asistente Administrativo

5 Fecha de aprobación: Página 5 de 8 5. DESCRIPCION: 5.1 Revisión de las solicitudes de calibración o ensayo recibidas por el LPC, de clientes externos o internos Ante el ingreso al LPC de una solicitud de calibración de patrones, equipos o instrumentos, el CLPC analiza la factibilidad de realizar el trabajo solicitado sobre la base de la capacidad de medición y calibración del LPC y verificando el cumplimiento del numeral del Manual de Calidad. La constancia de esta revisión es la firma o sumilla del CLPC en la sección observaciones de la HCD que acompaña a la solicitud de calibración. En la revisión de la solicitud se determina lo siguiente: a) Si el LPC no puede satisfacer la solicitud del cliente En caso de que no sea factible realizar el trabajo el CLPC comunica por escrito al cliente esta situación. b) Si el LPC no puede satisfacer en su totalidad la solicitud del Cliente En este caso, el CLPC informa al cliente que el LPC no puede satisfacer en su totalidad el trabajo solicitado. En caso de que exista alternativas de realizar el trabajo, el CLPC informa al cliente dicha alternativa la cual deberá mencionar los métodos, condiciones, rangos y equipos a utilizarse en el trabajo. La propuesta dada por el CLPC es registrada en la misma solicitud del cliente. Si el cliente acepta la alternativa, el CLPC coordina la realización del trabajo y delega al JL del laboratorio correspondiente a través del TRE. Si el cliente no está de acuerdo con la alternativa, el CLPC le informa que el LPC definitivamente no puede realizar el trabajo solicitado y por lo tanto se cancela, este hecho se registra en la HCD. La solicitud es entregada al asistente administrativo del LPC quien registra la cancelación en el cuaderno REGISTRO DE TRABAJOS DEL. El asistente devuelve la orden de trabajo al asistente administrativo del Director de Servicios Tecnológicos quien se encarga de archivarla. c) Si el LPC puede realizar el trabajo solicitado en forma total Cuando el trabajo es factible en forma total el CLPC delega el trabajo, en el caso de calibraciones en los laboratorios del LPC, al JL o TL del laboratorio

6 Fecha de aprobación: Página 6 de 8 correspondiente a través del TRE; y en el caso de calibraciones fuera de los laboratorios del LPC, directamente al JL correspondiente. El CLPC registra la asignación del trabajo en la sección observaciones de la HCD. 5.2 Revisión de contratos de calibración o ensayo recibidos por el LPC, de clientes externos o internos La revisión al contrato puede realizarse personalmente con el cliente, telefónicamente y vía fax Una vez que el trabajo de calibración es factible total o parcialmente, el LPC programa la fecha de calibración (procedimiento LPC PA 10) El LPC informará al cliente sobre las especificaciones del contrato de la siguiente manera: - Cuando la calibración se realizará en los laboratorios del LPC, el CLPC informa al cliente mediante fax o correo electrónico: la fecha de recepción de los instrumentos, la fecha de entrega de los instrumentos y certificados, costo de calibración, condiciones para recepción de instrumentos, condición de vigencia de la fecha de recepción, la ubicación del LPC donde se entregarán los instrumentos y notas aclaratorias tales como la diferencia entre los términos calibración y ajuste, el costo final del trabajo de calibración, etc. - Cuando la calibración se realizará fuera de los laboratorios del LPC, el CLPC informa al cliente, mediante fax o correo electrónico, la fecha de calibración in-situ, el costo de calibración si se aplica, además de ser el caso solicita la presencia de la persona que realiza el ajuste, aspectos logísticos (personas que colaboren con esta actividad, pesos muertos si se aplica) y notas aclaratorias tales como la diferencia entre los términos calibración y ajuste, el costo final del trabajo de calibración, etc. - Cuando el cliente así lo solicita se informa sobre las especificaciones del contrato antes de enviarle la comunicación ya sea telefónicamente lo cual será registrado en la solicitud de calibración; o por correo electrónico el que será adjuntado a la solicitud de calibración (procedimiento LPC PA 20). - El LPC a través del TRE o JL puede, telefónicamente o por correo electrónico, requerir información adicional sobre los equipos a calibrar u otros requerimientos del cliente que no están explícitos en la solicitud de calibración previa a la elaboración de la comunicación de respuesta. La

7 Fecha de aprobación: Página 7 de 8 información obtenida del cliente será registrada en la solicitud de calibración o adjuntada a ésta Si el cliente no está de acuerdo con las especificaciones del contrato (costos, fecha programada de calibración, etc.), el LPC a través del JL o TRE (en el caso de calibraciones en los laboratorios del LPC) y JL o TL correspondiente (en el caso de calibraciones fuera de los laboratorios del LPC) registra esta decisión en la hoja de control de documentos y deja sin efecto el contrato; luego de esto informa al CLPC y entrega la solicitud al asistente administrativo del LPC quien registra la cancelación en el cuaderno REGISTRO DE TRABAJOS DEL. El asistente devuelve la orden de trabajo al asistente administrativo del Director de Servicios Tecnológicos quien se encarga de archivarla Cuando se trata de calibraciones en los laboratorios del LPC, se considera la solicitud del cliente como un contrato a partir de que el cliente entrega los equipos en Recepción y Entrega del LPC y firma el formato LPC FA 12 como constancia de su aceptación de las especificaciones del contrato Cuando se trata de calibraciones fuera de los laboratorios del LPC, la solicitud será considerada como contrato luego de un acuerdo verbal (registrada en la solicitud) o escrito entre el cliente y el LPC en el cual se define la fecha de calibración en la empresa Los contratos pueden ser rescindidos o las solicitudes invalidadas por las siguientes razones: Cuando la empresa no envía los instrumentos. Si el cliente notifica al INEN el desestimiento del trabajo solicitado antes de establecer el contrato o antes de la realización del trabajo establecido en el contrato. Cuando los instrumentos miden en unidades que no pertenecen al SI excepto para los instrumentos que miden volumen y presión Una pro forma no es considerada como un contrato (procedimiento LPC PA 20) Si un trabajo ha empezado previo acuerdo con el cliente y si éste quiere modificar un contrato, el CLPC deberá llegar a un nuevo acuerdo con el cliente y comunicar de esta modificación a todos los involucrados. Si el LPC no puede realizar el trabajo modificado por el cliente, éste recibirá la información sobre este particular y se dará por terminado el contrato (ver numerales y 5.2.6).

8 Fecha de aprobación: Página 8 de El LPC puede requerir modificar un contrato establecido con el cliente por imprevistos de último momento La modificación de un contrato, pueden realizarse personalmente con el cliente, telefónicamente, por correo electrónico y vía fax. Cuando se trata de acuerdos en forma verbal debe registrarse en el formato LPC FA 12 y en la hoja de control de documentos, HCD. Los acuerdos realizados por correo electrónico y vía fax serán anexados a la solicitud de calibración. Cuando sea necesario se solicitará al cliente su confirmación por escrito, la cual será anexada a su solicitud Una vez formalizado el contrato se procede a realizar la calibración siguiendo el procedimiento LPC PA Revisión del documento Oferta de Servicios de Calibración La Oferta de Servicios de Calibración es un documento que contiene información sobre los equipos que se calibra, rangos de medición, costos de calibración, procedimientos de calibración, etc., que se pone a disposición del público en la página Web del INEN ( con el fin de informar al cliente sobre la capacidad y costos de calibración del LPC Los costos que se incluyen en la Oferta de Servicios de Calibración son establecidos en las Tarifas de Ensayos y Servicios del INEN, las cuales son definidas y revisadas por el INEN cada vez que se considera necesario. Las Tarifas son aprobadas por el Director General para su aplicación Cuando el cliente así lo solicita se le informa sobre las tarifas mediante una proforma (procedimiento LPC PA 20).