Objetivo. Alcance. Referencias. Responsabilidades MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

Transcripción

1 Página 209 de 266 PROCEDIMIENTO 081: APROBACIÓN DE ALTA, MODIFICACIÓN O BAJA DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO Objetivo Mejorar los servicios relacionados con las cuentas de correo electrónico que se proporcionan a las dependencias del Gobierno del Estado de México, mediante la realización de acciones de alta, modificación o baja en los servidores de acceso a la red Internet del Gobierno del Estado de México. Alcance Aplica a las unidades administrativas de las dependencias y organismos auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal que requieran servicios de correo electrónico. Aplica a los servidores públicos del Centro de Datos que operan equipo de cómputo y administran servidores de correo electrónico. Referencias Reglamento de Tecnologías de Información del Poder Ejecutivo del Estado de México (Arts. 32, Frac. V y 34, Frac. IV). Gaceta del Gobierno, 11 de octubre de Acuerdo por el que se Establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal (norma SEI-029). Gaceta del Gobierno, 24 de febrero de Manual de Gestión de la Calidad de la Dirección General del Sistema Estatal de Informática. Proceso Administración del Centro de Datos. Certificado en Noviembre de Responsabilidades El Departamento de Centro de Datos es la unidad administrativa responsable de administrar y proporcionar servicios de correo electrónico a las dependencias de la Administración Pública Estatal. El titular del Departamento de Centro de Datos deberá: - Proporcionar servicios relacionados con las cuentas de correo electrónico a las unidades administrativas de las dependencias y organismos auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal que lo requieran. - Administrar las cuentas de correo electrónico de los usuarios. - Establecer lineamientos y políticas sobre uso y aprovechamiento del correo electrónico.

2 Página 210 de 266 Definiciones Correo electrónico o Es una forma de enviar mensajes entre ordenadores conectados a través de la red Internet. Un correo consta de varios elementos como la dirección de correo del destino, el texto de mensaje y otros como ficheros adjuntos, etc. Cuenta de correo electrónico: Comprende las claves de acceso que le permiten entablar contacto vía electrónica con otras personas. Dirección de correo electrónico: Es análoga al domicilio de una persona, está compuesta por tres elementos básicos: nombre del usuario + nombre del servidor. Cada dirección de correo es única para todo el mundo, no pueden existir dos direcciones de correo iguales. Insumos Solicitud de integración de cuenta de correo electrónico. Resultados Asignación de cuenta y dirección de correo electrónico. Interacción con otros procedimientos Autorización para la Integración o Actualización de Páginas Web al Portal Electrónico del Gobierno. Autorización para Incorporar un Servicio de Gestión Electrónica al Portal del Gobierno. Políticas - Las unidades administrativas que se ubican físicamente en el área geográfica donde no haya servidor de acceso administrado por el Gobierno del Estado de México, podrán adquirir los servicios a un proveedor externo o, en caso contrario, deberán incorporarse a los que se proporcionen a través de las dependencias autorizadas. - Las unidades administrativas deberán ratificar o informar a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática los datos del usuario de la cuenta de correo electrónico en periodos trimestrales, de lo contrario causará baja automática cuando exceda el plazo de seis meses. - Si la unidad administrativa usuaria cuenta con personal técnico especializado se le podrá hacer entrega de la clave de acceso para que realice la configuración correspondiente, en caso contrario se prestará la asesoría y asistencia técnica requerida. - El uso de Internet se reservará para el desarrollo de las funciones laborales de los servidores públicos.

3 Página 211 de 266 Medición Número de cuentas de correo electrónico realizadas o modificadas Total de solicitudes relacionadas con cuentas de correo electrónico recibidas durante un año X 100 = % de cuentas de correo electrónico asignadas o modificadas Registro de Evidencias El registro de las cuentas de correo electrónico queda establecido en expediente resguardado por el Departamento del Centro de Datos y en la base de datos de sistema.

4 Página 212 de 266 PROCEDIMIENTO 081: APROBACIÓN DE ALTA, MODIFICACIÓN O BAJA DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO No. ÁREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD 1 Unidad Administrativa Por medio de correo electrónico o a través de oficio original y copia solicita a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática servicios de correo electrónico, en el cual justifica su requerimiento, obtiene acuse de recibido, archiva y espera respuesta. 2 Dirección General del Sistema Estatal de Informática Recibe requerimiento, firma acuse y regresa, revisa, registra solicitud en sistema para su control y seguimiento y turna al Centro de Datos para su atención. 3 Centro de Datos Recibe solicitud vía correo electrónico u oficio, firma de recibido, revisa servicios que requiere el usuario y determina El movimiento que solicita es baja, alta o cambio o sustitución de usuario?. 4 Centro de Datos Es baja de cuenta de correo electrónico. 5 Unidad Administrativa Recibe comunicado y se entera. 6 Centro de Datos Es cambio de usuario o sustitución. 7 Centro de Datos Es alta de usuario. Verifica la existencia de la cuenta en expediente electrónico, comprueba que el usuario de la cuenta no requiere el servicio o no le da utilidad. Procede a la baja de la cuenta y posteriormente, informa a la unidad administrativa vía telefónica o por correo electrónico sobre proceso realizado. Conforme a políticas de asignación de cuentas, genera claves de acceso, las resguarda en sobre cerrado y retiene. Informa a la unidad administrativa vía telefónica o por correo electrónico a fin de que pase a la oficina del Centro de Datos por sus claves de acceso. Se conecta a la operación No. 10 de este procedimiento. 8 Centro de Datos No existe disponibilidad de cuentas. Analiza requerimiento y revisa justificación. Coteja contra relación de cuentas de acceso asignadas a otras dependencias, a fin de validar que el usuario no este dado de alta con otra cuenta y que sea un servidor publico en función al servicio del Estado de México, verifica disponibilidad de cuentas para el número de usuarios que solicita y determina Existe disponibilidad de cuentas para atender totalidad de usuarios?. Establece programa de prioridades para su asignación y procede a atender progresivamente, conforme a la operación No. 9.

5 Página 213 de 266 No. ÁREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD 9 Centro de Datos Si existe disponibilidad de cuentas. Conforme a políticas de asignación de cuentas, genera claves de acceso y las registra en formato FO-ACD-CD- 20 Relación de Cuentas de Acceso a Internet y Correo Electrónico, resguardándolas en sobre cerrado, elabora instructivo para configuración de cuenta y retiene. Informa al usuario vía telefónica o por correo electrónico autorización de claves de acceso. 10 Unidad Administrativa Recibe comunicado acude a la oficina del Centro de Datos de la Dirección General del Sistema Estatal de Informática, solicita cuenta de acceso a correo electrónico. 11 Centro de Datos Atiende, extrae sobre cerrado con claves de las cuentas de acceso, solicita firma de recibido, entrega a la unidad administrativa, junto con instructivo para que configure correo electrónico en equipo de cómputo. Se le informa que semestralmente deberá renovar la vigencia de las cuentas asignadas a fin de evitar que sean dadas de baja y notificar por correo electrónico cuando dejen de ser utilizadas. Integra documentación a expediente y archiva. 12 Unidad Administrativa Recibe en sobre cerrado claves de acceso e instructivo y se retira. 13 Unidad Administrativa Conforme a periodo para renovar vigencia de cuentas de acceso a correo electrónico o bien cuando ya no se utilicen, prepara oficio de notificación y envía a la Dirección de Administración de la Infraestructura Tecnológica.