SMV. Superintendencia del Mercado de Valores

Transcripción

1 DIRECTIVA PARA ESTABLECER CRITERIOS Y LINEAMIENTOS PARA LA REALIZACION DE ESTUDIOS DE MERCADOS Y DETERMINACION DE PRECIOS REFERENCIALES I. FINALIDAD Establecer los criterios y lineamientos que deberá seguir la Unidad de Logística de la en la realización del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, para la determinación del valor referencial de los procesos de selección que se convoquen para la contratación de bienes y servicios. II. OBJETIVO Regular el procedimiento para la obtención del valor referencial, a fin de optimizar la administración de los recursos de la institución, en el marco de los principios de transparencia, economía y eficiencia. III. ALCANCE El presente documento es de observancia obligatoria para el personal de la Unidad de Logística de la Oficina General de Administración que interviene en la determinación del valor referencial de los procesos de selección que convoque la. IV. BASE LEGAL Decreto Legislativo Nº 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley. Decreto Supremo N EF, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante el Reglamento. Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley Nº V. VIGENCIA La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación y publicación en el portal web de la institución. VI. CONCEPTOS Valor Referencial El valor referencial es el monto determinado por el órgano encargado de las contrataciones, a fin de establecer el tipo de proceso de selección correspondiente y gestionar la asignación de los recursos presupuestarios necesarios. 1

2 El valor referencial se calculará incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los costos laborales respectivos conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y servicios a contratar. Las cotizaciones de los proveedores deberán incluir los mencionados componentes. Para la determinación del valor referencial, el órgano encargado de las contrataciones está facultado para solicitar el apoyo que requiera del área usuaria, la que estará obligada a brindarlo bajo responsabilidad. En el caso de los procesos de selección convocados según relación de ítems, el valor referencial del conjunto se determinará en función a la sumatoria de los valores referenciales de cada uno de los ítems considerados. En las Bases deberá especificarse tanto el valor referencial de cada uno de los ítems, así como el valor referencial del proceso. Términos de Referencia: Descripción elaborada por la Entidad, de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios y de consultoría. Especificaciones Técnicas: Descripciones elaboradas por la Entidad de las características fundamentales de los bienes, suministros u obras a contratar. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado Sobre la base de las características técnicas definidas por el área usuaria, el órgano encargado de las contrataciones tiene la obligación de evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar lo siguiente: a) El valor referencial; b) La existencia de pluralidad de marcas y/o postores; c) La posibilidad de distribuir la Buena Pro; d) Información que pueda utilizarse para la determinación de los factores de evaluación, de ser el caso; e) La pertinencia de realizar ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a contratar, de ser necesario; f) Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratación. A efectos de establecer el valor referencial, el estudio tomará en cuenta, cuando exista la información y corresponda, entre otros, los siguientes elementos: presupuestos y cotizaciones actualizados, los que deberán provenir de personas naturales o jurídicas que se dediquen a actividades materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes cuando corresponda, a través de portales y/o páginas Web, catálogos, entre otros, debiendo emplearse como mínimo dos (2) fuentes. También tomará en cuenta, cuando la información esté disponible: 2

3 precios históricos, estructuras de costos, alternativas existentes según el nivel de comercialización, descuentos por volúmenes, disponibilidad inmediata de ser el caso, mejoras en las condiciones de venta, garantías y otros beneficios adicionales, así como la vigencia tecnológica del objeto de la contratación de las Entidades. VII. LINEAMIENTOS Lineamientos Generales 1. La Unidad de Logística deberá verificar que los términos de referencia o especificaciones técnicas enviados por las unidades orgánicas, sean congruentes y cuenten con toda la información necesaria que le permita contar con criterios claros y explícitos para evaluar diversas opciones en el mercado, lo que redundará en: Eficiencia: el hecho de detallar qué se desea adquirir y sus especificaciones permitirá satisfacer los objetivos de la institución. Transparencia: hará posible que todos los proveedores cuenten con la información necesaria para participar en las compras de la, en igualdad de condiciones. Eficiencia: ayudará a reducir el riesgo de destinar recursos en procesos de compra infructuosos. En caso de detectarse alguna omisión, incongruencia o imprecisión en el requerimiento, la Unidad de Logística lo devolverá, a fin de que la unidad orgánica lo revise y, de ser el caso, lo modifique. 2. En caso que el estudio de posibilidades que ofrece el mercado determine que se deben realizar ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a contratar, la Unidad de Logística comunicará dichos cambios a la unidad orgánica solicitante, para su aprobación. 3. A fin de determinar el valor referencial, se tomarán en cuenta como mínimo dos (2) fuentes, salvo que exista la imposibilidad de consultar más de una fuente, en dicho caso se deberá fundamentar tal situación. Fuentes para la determinación del valor referencial: Precios históricos; contratación efectuada por la de bienes o servicios de iguales o similares características al que se requiere. Precios SEACE; Página web del SEACE Presupuestos y cotizaciones actualizados 1 - obtenidos a través de portales y/o páginas Web, catálogos, entre otros. 1 Cabe señalar que el Comunicado Nº OSCE-PRE establece que las cotizaciones, sin importar su número, constituyen una sola fuente. 3

4 Estructura de costos; establecida en virtud de los costos de cada componente del bien o servicio a contratar. Debe incluir todos los conceptos por utilidades, tributos y todo costo que incida en el precio. 4. En el caso de contrataciones de obras el valor referencial está determinado por el expediente técnico de obra. 5. En caso que se desee convocar un proceso de selección según relación de ítems, debe considerarse que para cada uno de los ítems debe determinarse un valor referencial, cuya sumatoria determinará el valor referencial total del proceso a ser convocado. Solicitud de cotizaciones 6. La Unidad de Logística debe solicitar expresamente que los valores referenciales que los proveedores coticen, incluyan todos los tributos y cualquier otro concepto que incida en el precio. 7. Las solicitudes de cotización se realizarán, en lo posible, en forma simultánea, pudiendo emplearse diversos medios electrónicos (facsímil, correo electrónico o mediante notificación personal). Debe contarse con mecanismos para confirmar la fecha de recepción de la solicitud, así como la fecha de recepción de la cotización que envíen los proveedores. 8. La Unidad de Logística deberá realizar el seguimiento de las solicitudes de cotización enviadas a los proveedores, desde la confirmación de la recepción de las mismas y absolución de dudas que pudieran presentarse sobre el requerimiento (en coordinación con el área usuaria), hasta la recepción de las respectivas respuestas. Empleo de fuentes de información y elaboración de cuadro comparativo 9. La Unidad de Logística con la información obtenida en el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, elaborará un cuadro comparativo resumen, donde incluirá los valores obtenidos indicando el nombre de la fuente (nombre del proveedor, contrato de, proceso del SEACE, etc.); tipo de fuente (cotizaciones y presupuestos, precios históricos, etc.); así como el criterio empleado para determinación del valor referencial. 10. Cuando la fuente empleada corresponda a datos históricos mayores a tres (3) meses (contrataciones, SEACE), se podrá aplicar la variación correspondiente del Índice de Precios al Consumidor (IPC) establecido por el Instituto Nacional de Estadística e Informática. 11. En caso solo se cuente con una fuente para la determinación del valor referencial, se deberá incluir la justificación correspondiente. 4

5 Determinación del valor referencial: 12. Para la determinación del valor referencial se emplearán los siguientes criterios: Precio promedio: suma de los valores obtenidos entre la cantidad de fuentes que emiten cada valor, en caso exista valores que distorsionen el promedio (excesivamente altos o excesivamente bajos), estos no se deberán considerar. Menor valor: se considerará el menor valor obtenido, siempre que no difiera demasiado de los demás. Cualquier otro criterio razonable, el cual va depender de las particularidades del bien o servicio a contratar. 13. La Unidad de Logística podrá aplicar un factor de corrección razonable a los valores referenciales obtenidos, a fin de salvaguardar el adecuado empleo de los recursos institucionales, en concordancia con los objetivos de la institución. La aplicación de este factor busca corregir las desviaciones que hubieran generado los proveedores del mercado. 5