PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO CAJAS MENORES CONTROL DE REVISIONES

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1 Página: 1 DE 5 CONTROL DE REVISIONES Versión Fecha de Comentario Modificación 01 27/10/2011 Primera versión del procedimiento

2 Página: 2 DE 5 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES NORMAS Y TERMINOLOGÍA NORMAS TERMINOLOGÍA DESARROLLO ANEXOS... 5

3 Página: 3 DE 5 1. OBJETIVO Establecer las actividades para manejar y controlar eficazmente las Cajas es para Gastos de Menor cuantía. 2. ALCANCE Inicia con la definición de la cuantía que se manejará en cada Caja Menor y finaliza con el cierre de las cajas es. 3. RESPONSABILIDADES Coordinador Administrativo Realizar seguimiento y control a la caja de la Organización. Secretario Ejecutivo Grado 1 de la Dirección Realizar seguimiento y control a la caja de la Dirección. 4. NORMAS Y TERMINOLOGÍA 4.1. Normas Resolución 062 de Manual administrativo, financiero y de contratación 4.2. Terminología Caja : Es un fondo que se crea en las empresas y organizaciones para manejar pequeños desembolsos y se asigna a una persona como responsable de su manejo. 5. DESARROLLO No. Actividad Descripción Responsable Dependencia Controles 01 Constituir las cajas es Las Cajas es se constituyen mediante comunicación escrita del Director (a), con el objetivo de adquirir bienes y servicios de cuantía. El manejo de las cajas es, podrá realizarse mediante la apertura de una cuenta bancaria con tarjeta debito. Director Dirección Carta de apertura de Caja 02 Apertura de la cuenta para caja Tesorería realizará la apertura de las cuentas que se destinarán para manejo de cajas es, el cual se le informará por medio de una comunicación emitida por la Dirección. Tesorero Área Financiera

4 Página: 4 DE Definir monto de las cajas Menores Las cuantías de las cajas es no podrán ser superiores a la suma de mil dólares (US $1.000) cada una, según la tasa representativa del mercado del último día del año inmediatamente anterior, de acuerdo a lo establecido en el manual administrativo, financiero y de contratación. Asignar responsabilidades La asignación del manejo de las cajas es la realiza el Director por medio escrito, incorporando las responsabilidades y obligaciones que debe asumir el custodio frente a la caja asignada. Realizar compras por Caja Menor Cada uno de los gastos de las cajas es, o compras específicas que se realicen con estos recursos, no podrá exceder el veinte por ciento (20%) del valor de caja. Las compras que se pueden realizar por medio de los fondos de las cajas es se establecen en el manual administrativo, financiero y de contratación, en el capítulo 4, en cajas es. Registrar el gasto de las cajas es Los responsables de las cajas es deberán registrar diariamente las operaciones que se realicen, indicando: fecha, beneficiario, NIT, concepto, No. De factura, valor de la factura y rubro o proyecto afectado. Legalizar los avances de caja Los fondos entregados de las cajas es se deben respaldar mediante vales provisionales debidamente firmados por quien lo recibe. La legalización de los avances de gastos de caja, deberá realizarse dentro de los cinco (5) días siguientes a su otorgamiento. No podrá realizarse un nuevo avance mientras no se haya legalizado el gasto anterior. Solicitar reembolso de la Caja La solicitud de reembolso de recursos para caja, deberá hacerse mediante la presentación de una relación de los gastos realizados debidamente clasificados presupuestalmente, adjuntando los soportes correspondientes, los cuales deben estar firmados por el beneficiario, identificar su nombre o razón social, el número de documento de identidad, RUT, el concepto del gasto, su valor, la estampación del sello de pagado y el visto bueno del responsable. Los reembolsos se efectuarán por la cuantía de los gastos realizados, cuando se haya consumido mínimo el setenta por ciento (70%) del monto de la caja y sin exceder el noventa por ciento (90%) de este. Verificar manejo adecuado de cajas es El Coordinador Financiero realizará como mínimo Director Director Coordinador Financiero Dirección Dirección Secretaria General Carta de asignación de caja Libro virtual de Caja Menor Recibo de avance Facturas Formato de reembolso Arqueo

5 Página: 5 DE cuatro (4) arqueos al año, con el fin de constatar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y que los saldos correspondan; generando un documento que soporte los resultados del arqueo realizado, suscrito por la persona que realiza el arqueo, el responsable de la caja, enviando una copia de este documento a la Secretaría General. Cerrar Cajas Menores Al finalizar cada año y de acuerdo con la programación de cierre se procederá a realizar la legalización de la caja mediante la presentación de los soportes correspondientes, los cuales deben estar firmados por el beneficiario, identificar su nombre o razón social, el número de documento de identidad, RUT, el concepto del gasto, su valor, la estampación del sello de pagado y el visto bueno del responsable. Posteriormente se debe consignar en la cuenta bancaria del CERLALC indicada por el responsable de la Tesorería, del saldo de dinero en efectivo y de los recursos existentes en la cuenta bancaria de la caja, con el fin de que dicha cuenta quede en ceros (0). El informe de legalización será revisado por el Área Contable, verificado por el Área de Tesorería y aprobado por la Secretaría General. Cambio de custodio de la caja Para poder llevar a cabo el cambio de los custodios de las cajas es, se debe realizar el reembolso de la caja de acuerdo con la actividad 07. Posteriormente se realizará consignación en la cuenta bancaria de la caja del saldo de los dineros en efectivo y por último se elaborará un acta en la que se dejará constancia del proceso, que debe ser firmada por el custodio saliente y por el responsable del Área Financiera y de Tesorería. Copia de esta acta se remitirá a la Secretaría General. Área Financiera Secretaria General Informe de Legalización de Cierre de Caja Menor Acta de cambio de custodia 6. ANEXOS