ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE EGRESO

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1 PÁGINA: 1 DE 14 ELABORACIÓN DE REVISÓ SECRETARIO DE HACIENDA / GERENTE DE TESORERIA APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

2 PÁGINA: 2 DE OBJETIVO Establecer las directrices para elaborar comprobantes de egresos y efectuar los giros autorizados con el fin de hacer el pago oportuno a cada uno de los beneficiarios de las respectivas cuentas. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia en el momento en que nace la necesidad de efectuar un giro, sea de origen tesoral o presupuestal, y finaliza con la entrega del cheque o transferencia de fondos a los beneficiarios respectivos. Aplica para el proceso de Gestión Financiera. 3. DEFINICIONES CONTROL DE ANTICIPOS: Registro de legalizaciones de anticipos entregados para manejo y control de montos en la solicitud de cheques. EGRESO: Es un comprobante donde se autoriza la cancelación de un pago, ya sea tesoral o presupuestal. ORDEN DE PAGO: Soporte de la cuenta que interrelaciona la cuenta contable con la cuenta presupuestal de la misma. 4. RESPONSABLE Gerente de Tesorería Universitario Auxiliar Administrativo

3 PÁGINA: 3 DE DESARROLLO No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO 1 Auxiliar Administrativo Recibir las órdenes de pago junto con los documentos soportes (Certificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y asiento contable) de parte del despacho de la Secretaría de Hacienda. Recibir órdenes de pago con soportes Informe histórico y Decreto de Liquidación 2 Auxiliar Administrativo Recibir la cuenta y se colocar la fecha y luego se enviar al Tesorero. Recibir cuenta y enviar al Tesorero Informe histórico y Decreto de Liquidación 3 Gerente de Tesorería Clasificar la orden de pago, según el recurso y se revisar los documentos soporte, para luego ordenar el giro de acuerdo a los recursos disponibles en cuentas bancarias. Clasificar orden de pago y revisar documentos soporte 4 Universitario Proceder a elaborar el giro según el recurso, el cual tiene la opción de ser mediante cheque o a través de transferencia. Y esto se hace en el sistema PCTG se elabora el comprobante de egreso. Elaborar giro Sistema PCTG

4 PÁGINA: 4 DE 14 No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 5 Universitario Imprimir a través del sistema PCTG el comprobante de egreso y cuando es por cheque, este se elabora, se protectora y luego se adjunta a la Orden de Pago. Imprimir comprobante de egreso o elaborar cheque Sistema PCTG 6 Gerente de Tesorería Entregar al Gerente de Tesorería para su revisión y posterior firma, una vez elaborado el comprobante de egreso y el cheque, estos documentos deben ser. Revisar y firmar Decreto de Liquidación 7 N.A. El pago se hace por medio de cheque? NO 13 SI 8 Universitario SI: Revisar el valor, número de cheque, cuenta bancaria, beneficiario y embargos o endosos. Revisar comprobante de egreso Se encontró inconsistencia? NO 10 SI

5 PÁGINA: 5 DE 14 No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 9 Auxiliar Administrativo SI: Devolver al profesional encargado de elaboración de egresos. Volver a la actividad número 4. Devolver al profesional 10 Auxiliar Administrativo NO: Colocar sellos de seguridad correspondientes. Posterior a la colocación de los sellos se debe hacer entrega de los documentos soportes y cheques al Gerente de Tesorería. Entregar cheques con sellos de seguridad y documentos soportes 11 Gerente de Tesorería Revisar documentos soportes, comprobante de egreso y cheque y firmar. Revisar documentos soportes Se encontró inconsistencia? NO 4 SI 12 Gerente de Tesorería Entregar los comprobantes de egresos con sus respectivos cheques al Auxiliar Administrativo encargado de la entrega de cheques. Entregar comprobantes de egresos al Aux. Administrativo

6 PÁGINA: 6 DE 14 No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 13 Auxiliar Administrativo Se efectúa entrega de cheque previa verificación de requisitos. Entregar cheque Universitario NO: Si el pago es por dispersión de fondos, se procede a girar las órdenes de pago en el sistema PCT, de acuerdo a la cuenta bancaria por la cual corresponde el giro. Girar órdenes de pago Órdenes de pago 15 Universitario Generar el archivo plano según manual de aplicación de la entidad bancaria, generar hoja de ruta y relación de los pagos. Tres días hábiles después, se genera desde el portal del banco un listado, donde relaciona el resultado del proceso por cada uno de los beneficiarios. En caso de que la transferencia a uno o más beneficiarios resulte rechazada se anula el egreso y se procede a elaborar el cheque ó si es posible se corrige el error y se vuelve hacer la transferencia. Generar archivo plano Archivo plano, hoja de ruta 16 Universitario/ Gerente de Tesorería Grabar en memoria usb la hoja de rutas y entregar al Gerente de Tesorería para que ingrese al portal virtual del banco y genere el pago. Generar pago

7 PÁGINA: 7 DE 14 No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 17 Universitario/ Gerente de Tesorería Imprimir los comprobantes de egresos, se grapan a las respectivas órdenes de pago, firmar y se entregan al Gerente de Tesorería para la firma. Firmar los comprobantes de egreso 18 Auxiliar Administrativo Organizar al final del día todos los egresos entregados según número de egreso y se ingresa al sistema PCT Módulo Cheques Entrega - Buscar y en la columna entregado se digita S a cada uno de los cheques entregados, y se graba la información. Organizar e ingresar egresos entregados Sistema PCT Modulo Cheques FIN 6. REGISTROS Cuenta Registro Responsable Como conservarlo Medio físico en carpeta Donde conservarlo Puesto de trabajo de la persona responsable Tiempo de conservación Según tablas de retención documental Disposición final Según tablas de retención documental 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según Acto Administrativo Versión Inicial 02 Según Acto Administrativo Reingeniería de Procesos 03 30/03/2010 Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No del 15 de febrero de 2010

8 PÁGINA: 8 DE 14 VERSIÓN VIGENCIA 04 16/11/ /08/2013 IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Se realiza revisión y ajuste en la parte de responsables, se incluye al profesional universitario y el auxiliar administrativo, en cuanto a las actividades, cambian en cuanto a contenido las No 14 y 15, se agregan las actividades No 16 y 17 Se realizan ajustes en la designación de los cargos a partir de la reestructuración de la Gobernación del Meta, en el decreto 0460 de Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos. GENERALIDADES 1. ELABORACIÓN COMPROBANTE DE EGRESO Para la elaboración de los comprobantes de egresos se ingresa a la aplicación PCT Módulo Egresos Comprobante Nuevo Egreso. Posterior a la apertura de la ventana, se deben llevar a cabo los siguientes pasos: a) Seleccionar Unidad Ejecutora b) Seleccionar Fecha c) Seleccionar pestaña tipo de pago : De acuerdo a las características de la orden de pago, las pestañas a seleccionar y las razones por las cuales se utiliza cada una de ellas son las siguientes: Presupuesto: En esta ventana se realiza el pago a una orden con un único beneficiario; en el caso de pagarse con cheque se generará solamente un cheque por el valor neto de la orden a girar. Posteriormente se escoge la cuenta con la cual se va a pagar la orden. (debe existir un saldo en la cuenta mayor o igual al valor a pagar). Tesorería: En esta ventana se realizan los pagos que no impliquen llamar una orden, previo permiso del Gerente de Tesorería. Adicionalmente, se

9 PÁGINA: 9 DE 14 pueden realizar pagos mixtos, de tesorería y de presupuesto simultáneamente. Basta con chequear después de ingresar los datos propios de la página de tesorería (mencionados anteriormente) y nombrar la orden a pagar, el valor neto éste egreso mixto será la suma del valor a pagar (libre) y el valor neto de la orden incluida en la parte inferíos de la pagina. Los pagos que se pueden realizar son: a) Traslados de fondos entre cuentas bancarias propiedad de la Gobernación del Meta, b) Inversiones temporales, c) Reintegros por mayor valor descontado en las órdenes de pago correspondientes a la vigencia fiscal vigente, y e) demás descuentos derivados de las órdenes de pago. Múltiples beneficiarios: En esta ventana se paga una orden con más de un beneficiario; en el caso de pagarse con cheque generará un cheque por cada beneficiario, por cada uno de los beneficiarios a los que se les realizará el pago. La suma de los valores netos de todos los beneficiarios debe ser igual al valor neto de la orden a pagar, para poder comenzar a introducir beneficiarios es necesario saber a qué orden se le realizará el pago. Se debe tener en cuenta que al grabar los datos si no se les ha seleccionado otro tipo de cuenta a los beneficiarios, utilizará la cuenta seleccionada en la parte inferior. Múltiples Órdenes de Pago: En esta ventana se paga más de una orden relacionándola con un comprobante de egreso, puede ser con un cheque o con múltiples cheques (chequear la opción Múltiples cheques). La información de las órdenes a pagar se introduce en la grilla amarilla, basta con digitar el número de la orden. Solamente se permite si el beneficiario de las diferentes órdenes es el mismo. Al utilizar esta opción se debe recordar llenar el campo concepto. Digitar número de la orden de pago. Verificar endosos o embargos judiciales: Se debe constatar en el archivo autorizaciones si el beneficiario de la orden de pago tiene algún endoso o embargo. De ser así, se debe establecer el monto autorizado a descontar o endosar, si éste es menor al 100% del valor de la orden, el giro debe realizarse a través de la pestaña múltiples beneficiarios, de los contrario se procede a cambiar el nombre del beneficiario en el campo páguese a.

10 PÁGINA: 10 DE 14 (Este paso es independiente al sistema PCT, y se debe consultar el archivo que el técnico administra para este fin) Seleccionar forma de pago: Cheque: Se selecciona cuando el beneficiario no ha reportado y autorizado una cuenta bancaria para efectuarle los pagos y cuando son anticipos. Transferencia: Se selecciona cuando los beneficiarios poseen cuenta bancaria reportada y autorizada, y el pago se realiza mediante abono directo. Digitar número de cuenta a debitar: Después de haber realizado cada uno de los pasos anteriormente descritos se verifica que los datos ingresados en el sistema correspondan a la orden de pago; si estos son correctos seleccione la opción grabar, en caso contrario se debe verificar e identificar la diferencia o error presentado. En caso de tener un embargo, el sistema lo informa una vez se le digita la cuenta bancaria por la cual se va a realizar el pago, para cambiar el beneficiario de la orden. Luego de haber grabado la información, el sistema genera un número de egreso, y en caso de haber escogido cheque como forma de pago el sistema asigna un número consecutivo de cheque. 2. IMPRIMIR Y/O CHEQUE Para llevar a cabo la impresión del comprobante de egreso y/o cheques se ingresa al aplicativo PCT Módulo egresos Comprobantes Imprimir. Para imprimir egresos se debe: Seleccionar en el campo opciones de informes Tipo de Pago Escribir el número del comprobante o rango de comprobantes a imprimir Seleccionar la opción predeterminar Configurar la impresión Imprimir

11 PÁGINA: 11 DE 14 Para imprimir cheque (en caso de ser necesario) se debe: Seleccionar opción de informe Seleccionar el número de cuenta a debitar Digitar el número del cheque o rango de cheques a imprimir Seleccionar la opción predeterminar Configurar impresión Imprimir Una vez terminada la impresión del cheque se procede a colocar el valor con el sello protector que tiene la oficina, el cual es requisito indispensable a la hora de efectuar el desembolso por parte del Banco. En caso de dañar el cheque por problemas de impresión el sistema da la opción de reposición de cheques mediante el módulo de egresos herramientas reposición de cheques. Se deben llenar los campos correspondientes a: Cuenta Bancaria Número de cheque anular NOTA: Antes de iniciar la impresión del cheque se debe verificar que el número del cheque designado por el sistema sea igual al que se tiene físicamente, de esta forma se tiene una impresión correcta del documento. El sistema automáticamente le asigna un nuevo cheque. 3. ANULAR COMPROBANTE DE EGRESO Es necesario usar esta opción en caso de haberse equivocado en alguno de los parámetros de giro. En el sistema PCTG Módulo egresos Comprobante Abrir Egreso Se deben realizar los siguientes pasos: Digitar número de comprobante a anular Dar clic sobre el icono anular Aceptar aviso de confirmación

12 PÁGINA: 12 DE 14 Llenar campo Concepto de anulación Grabar Nota: Al anular un comprobante se anulan todos los cheques asignados al comprobante (si los hay). Este movimiento se ve reflejado en el libro de bancos que deshace las operaciones contables efectuadas anteriormente con el comprobante que se anula, y reversa los pagos presupuestales si el comprobante anulado tiene órdenes de pago relacionadas. En caso de que los cheques anulados no hayan sido impresos, éstos se pueden reutilizar a través de la opción configurar utilizar cheques anulados, aquí se deben llenar los siguientes campos: Digitar cuenta bancaria Digitar número de cheque a liberar Dar clic y buscar Dar clic sobre liberar cheque Luego se debe ir a la pestaña setup de egresos y realizar los siguientes pasos: Dar clic en ultimo cheque de una cuenta bancaria Seleccionar cuenta bancaria Digitar el número del cheque anterior al que se está liberando en el campo Reemplazar por Dar clic sobre el icono Aceptar 4. INGRESAR CHEQUERAS Para alimentar el sistema con los números de cheques correspondientes a cada cuenta bancaria, se ingresa al sistema PCTG módulo egresos datos básicos administrador de chequeras; se deben llenar los campos correspondientes a cuenta bancaria, número del primer cheque y cantidad de cheques, para finalmente grabar la información. 5. ENTREGA DE CHEQUES Existen tres tipos de condiciones para entrega de cheques: a) Beneficiario General:

13 PÁGINA: 13 DE 14 Cédula de ciudadanía o su equivalente en caso de no ser ciudadano colombiano. Firma del comprobante de egreso b) Beneficiario de Anticipos: Cédula de ciudadanía o su equivalente en caso de no ser ciudadano colombiano. Presentarse junto con el interventor o supervisor del contrato, quien debe identificarse igualmente. Firma de anticipo Firma del comprobante de egreso En caso de que el anticipo sea de mayor cuantía y que dentro del contrato se establezca la apertura de una cuenta de ahorros, se debe presentar la certificación de apertura de la cuenta y firmar las tarjetas de control de firmas junto con el Gerente de Tesorería. Los cheques que no son reclamados quedan bajo custodia del auxiliar administrativo encargado de la entrega de cheques, quien los deposita en caja fuerte. Pasados seis meses si el cheque no es reclamado éste es llevado a acreedores varios y físicamente del cheque debe ser destruido. 6. ELABORACIÓN DISPERSIÓN DE FONDOS Para llevar a cabo la dispersión de fondos se genera el listado de comprobantes de egresos en el sistema PCT módulo consultas consultas Tesorería comprobante egresos. En la fila número se ingresa el rango de egresos a relacionar y posteriormente se da clic en la opción buscar. Luego de que el programa haya generado el listado se da clic en informe y se ingresa un título donde debe describir tipo de pago, unidad ejecutora y periodo de pago. Ej: Descuentos U. Contratación Julio Una vez generado el listado de comprobantes de egreso, este se debe imprimir y trasladar al Gerente de Tesorería junto con los comprobantes de egreso y demás documentos soportes.

14 PÁGINA: 14 DE 14 Posteriormente a la autorización de la dispersión de fondos por parte de Gerente de Tesorería se despliega en el sistema PCTG módulo egresos herramientapagos electrónicos. Y en esta pantalla se selecciona proveedor en el icono tipo de pago, se selecciona la cuenta bancaria. En caso de haber rechazados durante el proceso se procede a elaborar cheque. Por donde se hicieron los giros por transferencia, y se selecciona la fecha en la cual se hizo el giro: Se da clic en buscar, luego se verifica que estén relacionados todos los egresos que están en el reporte, que se imprime anteriormente, si están todos entonces se da clic en pagar todo y se dice generar archivo a lo cual le solicita el nombre al dársele al archivo y la ubicación, donde el sistema crea automáticamente un archivo plano. Luego se ingresa al archivo plano creado y se verifica los códigos de los bancos a donde se va a dispersar, se cambia la cuenta bancaria dispersora de ser necesario (cuando dispersa por la paralela de ahorros de la cuenta por donde fue girado). Se abre el programa Disfon, se carga el archivo plano, se corrigen los valores a dispersar y se cambia el NIT por Cédula, cuando son personas naturales, luego se imprime el listado y la hora de ruta, donde el valor a dispersar debe ser igual al valor del listado inicialmente impreso del PCTG de los egresos por transferencia. El tesorero realiza la respectiva dispersión por internet.