TUTORIAL PARA EL REGISTRO DE INGRESOS EN RECAUDACIÓN:

Transcripción

1 TUTORIAL PARA EL REGISTRO DE INGRESOS EN RECAUDACIÓN: Tratándose del registro de ingresos es necesario precisar que los rendimientos bancarios o intereses se registren por separado, de igual forma la venta de bienes y servicios del gobierno municipal, es decir, no incluirlo al elaborar y autorizar el arqueo con otros ingresos. Asimismo, no mezclar ramos y fuentes. Primero.- En el módulo de recaudación, acceso al sub menú Configuración de cobro, Plazos de cobro, tenemos el listado de periodicidad de cobro, click en agregar y selecciono el concepto a agregar por ejemplo: puestos fijos en mercados construidos, elijo la periodicidad de cobro mensual, en días adicionales anoto el número de días adicionales o periodo de gracia que se otorgan al contribuyente para que efectué el pago, antes de la generación de recargos, o en su caso, cero, finalmente anoto el importe a cobrar de acuerdo a la ley de ingresos municipal (no confundir con el monto anual a recaudar por ese concepto), y guardo. En caso de que el municipio contemple el cobro de recargos en su ley de ingresos, da click en el sub menú Recargos, click en agregar, selecciono el concepto recargos de otros derechos, el porcentaje de recargos de acuerdo a su ley de ingresos y guardo. Estos se generarán de manera automática cuando una cuenta por cobrar este vencida y no haya sido liquidada. Para desactivarlo entramos a la opción recaudación/cancelación de recargos.

2 Es importante mencionar que el SiMCA no acumula los recargos. En su caso, se configura los descuentos, selecciono agregar, selecciono el concepto al que se aplica el descuento, el tipo de descuento, el periodo en el que se otorgará el descuento, tanto el periodo inicial como el periodo final, finalmente guardo. Es bien importante primero realizar la configuración de los conceptos, incluso antes de la importación de padrones. Como segundo paso, se dan de alta los contribuyentes, vía importación para esto SiMCA tiene un formato en Excel que tendrá que ser requisitado para poder hacer la importación de los contribuyentes, este se encuentra en el siguiente apartado damos clic en el icono de herramientas/descargas/sujetos contribuyentes aquí encontrará todos los formatos que SiMCA utiliza para importación de datos.

3 Una vez descargado se requisita, y se importa en el módulo de recaudación, contribuyentes, importar. O bien, si se registrara sujeto por sujeto se da click en agregar según se presente el contribuyente a pagar, se elige si se trata de una persona física, persona moral o de público en general, elegimos persona moral, el nombre, el R.F.C., los datos del representante legal, la referencia es opcional, el código postal, el número de teléfono campo obligatorio, en caso de no tenerlo, puede registrar el número de su municipio y actualizarlo posteriormente, el correo electrónico campo opcional y click en guardar.

4 Cabe mencionar que el R.F.C. debe ser único por persona ya que si usted repite alguno el sistema reconocerá que se trata de la misma persona por tanto lo registrará solo una vez. La otra opción de dar de alta a los contribuyentes es a través de la importación de padrones, sea predial y/o agua potable para ello se debe descargar el archivo del menú herramientas/descargas/cuentas por cobrar (predial), click en aceptar, el cual contiene los elementos de clave catastral, cuenta, el propietario iniciando por nombre, apellido paterno y apellido materno, ubicación del predio, base catastral, impuesto a cobrar, R.F.C. (tener cuidado en no repetir un R.F.C.), rubro del CRI y fecha de aplicación que es la fecha en que se inicia el cobro. Para requisitar correctamente el archivo se da click en importación de padrones, importar, ejemplo predial, el cual trae las indicaciones, por ejemplo sino se cuenta con la clave catastral se copia el número de cuenta, para no ir en blanco la celda, en el caso de nombres compuestos se anotan sin espacio, importante anotar correctamente la clave del CRI y la fecha de aplicación por ejemplo el predial (120101), se cobra anual la fecha de aplicación es 01/01/2014, si es de rezagos (120105), por ejemplo 2013, la fecha de aplicación es 01/01/2013. Para importar este archivo nos vamos al menú recaudación/importación de padrones/predial, damos clic en importar, seleccionamos el archivo, click en subir archivo, con esto se da de alta el contribuyente y la cuenta por cobrar del impuesto predial y también queda registrado en el padrón predial. Sólo habría que complementar los datos obligatorios del sujeto-contribuyente para tener un mejor control dentro de nuestro padrón de contribuyentes. Asimismo, para el caso de agua potable se utiliza el archivo de cuentas por cobrar (Agua potable), al igual que en predial este genera un contribuyente, una o unas cuentas por cobrar de agua potable y lo registrara al contribuyente dentro del padrón de agua. Dentro de los datos está el número de cuenta, el número de medidor es opcional, la ubicación de la toma, fecha de alta de la toma, importe, nombre del contribuyente, R.F.C., rubro del CRI (Rubros del CRI del al ), y fecha de aplicación. Para generar el R.F.C nos podemos apoyar del archivo de generar el R.F.C., el cual está en importación de

5 padrones, click en predial. Una vez generado se copia al archivo de padrón de agua potable, una vez requisitado se importa, se selecciona el archivo, click en subir archivo. También existe la opción de agregar cuenta por cuenta si usted no ha registrado al contribuyente, el sistema le da la opción de registrarlo a través de este apartado, aquí lo primordial es haber configurado sus plazos de cobro, recargos o descuentos, si usted ya registró al contribuyente buscamos el nombre o alguno de sus apellidos del contribuyente aparecerán las coincidencias seleccionamos al contribuyente, de manera automática aparecen los datos del contribuyente, selecciono el concepto a cobrar, el periodo de aplicación del cobro, emergen de manera automática la periodicidad de pago y días adicionales, en relación al importe aparece de manera automática el configurado en plazos de cobro, usted puede editar el importe para personalizarlo por contribuyente.

6 Para la carga masiva de cuentas por cobrar de los demás conceptos de cobro nos vamos al menú recaudación/cuentas por cobrar/importación. Existe un formato en el apartado de descargas llamado cuentas por cobrar este formato le permitirá insertar varias cuentas de uno o más contribuyentes de los diferentes rubros a excepción de agua potable y predial ya que estos cuentan con su apartado dentro de SiMCA, se requisita con los datos de contribuyente, R.F.C. rubro, importe y fecha de aplicación, si al importar aparece un error, se abre el archivo, se corrige y se vuelve a importar. Cuando una cuenta por cobrar le faltan 15 días por vencerse y no ha sido liquidada, el sistema genera avisos, los cuales se encuentran en esquemas de recaudación/listado de avisos, usted puede imprimirlos para que sean entregados a los contribuyentes que deben, o bien, darle un estatus de entregado si así lo desea o cancelarlo por error en el contribuyente, y aparece en el listado de avisos cancelados.

7 Además que el genera un reporte de cuentas por cobrar para verificar que contribuyentes adeudan y que concepto, a efecto de fomentar la gestión de cobro en Reporte de cuentas por cobrar/listado de cuentas por cobrar/todos. Como cuarto paso en Ventanilla de cobro, se realiza el cobro, primeramente se selecciona la fecha del cobro, se elige el contribuyente por nombre, clave del sujeto o R.F.C., con ello aparecen sus datos, se da click en agregar concepto, se visualizan los conceptos, se elige con agregar el concepto a cobrar, click en salir y aparece el concepto de cobro en la ventanilla, si se tuviera descuento, se accesa, se elige el tipo de descuento, agregar y salir, se elige medio de pago, ya sea efectivo, por transferencia o ficha de depósito si es el caso y se tiene un cuenta bancaria para recursos fiscales, y cheque (afecta el arqueo en caja), al depositar el cheque se carga a bancos de recursos fiscales y se abona caja de recursos fiscales; se agrega algún comentario (por ejemplo si se paga con cheque el número de cheque, o la indicación que se hizo con ficha de depósito, en el caso de algún rezago, el año que se está pagando, etc, depende de las necesidades del usuario), se anota el importe recibido y se oprime el botón guardar para generar el recibo en original y copia.

8 En el caso de tener error en un dato al verificar el recibo, éste se puede cancelar en ventanilla de cobro, click en reimpresión de recibos, buscamos el recibo a cancelar y damos click en la cruz roja. Se vuelve a generar el cobro. Como quinto paso se elabora el Arqueo, se elige la fecha, el cajero, antes de introducir los importes es importante que el cajero verifique los importes de los recibos, los sume y confronte con el efectivo que se tiene físicamente, ello le permitirá conocer si el importe que aparece en total sistema es correcto. Una vez verificado se introduce el número de los billetes o monedas que se tengan, para verificar el total efectivo, en su caso, los cheques (suman el importe de total documentos, sin embargo, se afecta la cuenta contable de caja), y además en total documentos (se agrega el depósito o transferencia realizada en alguna cuenta bancaria de recursos fiscales, afectando la cuenta contable de bancos), de tal manera que el total efectivo más el total documentos sea igual a total arqueo físico y este último igual al total en sistema, se selecciona guardar y aparece un mensaje si los montos son iguales, o bien, mayores o menores al total del sistema. Si son iguales, click en ok, aparece un mensaje los datos se han guardado correctamente, click en aceptar. En este punto, poner especial atención, porque a veces aun cuando dice importe mayor o menor, no le dan cancelar ni mucho menos verifican si es error en el arqueo o en los recibos. Es importante mencionar que si existe el sobrante, lo enviará a la cuenta de caja o bancos y afectará la cuenta de otros ingresos. En el caso de un faltante, a la cuenta de funcionarios y empleados, a efecto de que el cajero restituya el importe, al hacerlo se cancela contra caja.

9 Como último paso, en el módulo de tesorería, se autoriza el arqueo (por el tesorero municipal), le damos click en la acción (palomita verde), verificamos que coincida el importe con el arqueo, anotamos los datos en el concepto de la póliza y finalmente click en autorizar para generar el arqueo de caja y la póliza de ingresos. Si por error se registró un monto mayor o menor al elaborar el arqueo, se da click en cancelar, se verifica el total sistema y se compara con el importe físico, una vez encontrada la diferencia, posiblemente se capturó erróneamente un importe mayor, o no se introdujo el número de billetes o monedas que amparen el importe, se corrige y se da click en guardar y ok. Si procede de un recibo que está en cero, se cancela el arqueo, se cancela el recibo, se genera el cobro, se vuelve a elaborar el arqueo, se autoriza y genera la póliza.