Procedimiento para realizar el proceso de cierre anual (Ajuste anual) en CONTPAQ i Nóminas.

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1 Procedimiento para realizar el proceso de cierre anual (Ajuste anual) en CONTPAQ i Nóminas.

2 Antecedentes Debido a que los empleadores, están obligados a determinar cada año, el ajuste anual del impuesto sobre la renta (ISR) de las personas a quienes les efectuaron retenciones en el ejercicio, por concepto de pagos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado, en los términos del artículo 113 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), ponemos a su disposición esta breve guía para realizar paso a paso este proceso en ContPAQi Nóminas. Ajuste Anual El Ajuste Anual, se define como el cálculo previo al término del ejercicio fiscal, para que los trabajadores no terminen con saldo a favor o saldo en contra de ISR. Este ajuste se debe realizar antes o, a más tardar en el último pago de salarios del ejercicio fiscal. Si se realiza después del cierre del ejercicio ya no será ajuste, sino Cálculo Anual. Este proceso no aplica: Para los empleados que hayan iniciado la prestación de servicios con posterioridad al 01 de enero del año de que se trate, o bien hayan dejado de prestar servicios al retenedor antes del 01 de diciembre del año por el que se efectúe el cálculo. Para los empleados que hayan obtenido ingresos anuales que excedan de $400, Para los empleados que comuniquen por escrito al retenedor que presentarán su declaración anual.

3 1. Respaldar la empresa. Antes de realizar cualquier proceso es MUY IMPORTANTE respaldar la información de la empresa. Vaya al menú y seleccione la opción Archivo, posteriormente seleccione la opción Respaldar Seleccione el icono de Procesar para que CONTPAQ i Nóminas realice el proceso, usted podrá ver la ruta donde se dejará el respaldo, así como el nombre del archivo donde se almacenara el mismo.

4 Al finalizar el respaldo, CONTPAQ i Nóminas le mostrará un mensaje donde se indica que el proceso termino, seleccione el botón Aceptar. Por último seleccione el botón Cerrar y así terminar el proceso de respaldo.

5 2. Pasos para obtener la tabla para el cálculo anual. Es muy importante que verifiquemos que las tablas anuales sean las correctas, para lo cual visitaremos en internet el sitio del Servicio de Administración Tributaria (si usted ya dispone de las tablas anuales puede saltarse este paso) Esta pantalla es solo para fines informativos, la información desplegada pudiera ser distinta.

6 En el sitio del SAT seleccione el menú Información y servicios,, posteriormente seleccione el submenú Tablas e indicadores.

7 Seleccione la opción Tablas y tarifas para el cálculo del ISR Declaración anual

8 Seleccione la opción Tarifa para el cálculo del impuesto correspondiente al ejercicio 2010 y 2011, importante este es un documento de Microsoft Word. Al dar un click, se desplegara una ventana dandole tres opciones, la primera es abrir el documento sin guardar, la segunda es guardar el archivo en su equipo, la tercera es para cancelar el proceso, nosotros recomendamos seleccionar la opción Abrir

9 Una vez que descargamos el archivo a nuestra maquina y abrimos el documento, veremos una pantalla como la siguiente, por favor vaya al final del documento.

10 Al llegar al final del documento, podemos apreciar la tabla para 2011 IMPORTANTE: Estas pantallas son para fines informativos, la información pudiera cambiar, por lo tanto recomendamos que realice el proceso en su equipo, en el momento en que vaya a ejecutar el proceso del ajuste anual.

11 3. Verificación y en su caso corrección de las tablas en el sistema En base al documento que obtuvimos en el paso anterior, estamos listos para verificar en CONTPAQ i Nóminas los datos del cálculo anual. En el menú seleccione la opción Tablas y posteriormente la opción Tablas del ISR Vigentes.

12 El sistema ContPAQ i Nóminas desplegara la siguiente pantalla, aquí seleccionaremos la pestaña de ISR / Subsidio anual.

13 Al cambiar la pestaña, veremos una ventana como la siguiente. En este momento deberemos verificar las tablas cargadas en el sistema vs el documento que descargamos del SAT.

14 Para corregir uno o mas valores se debe hacer lo siguiente: En este caso vamos a cambiar el valor del limite inferior del segundo renglon de la tabla, ya que en el sistema CONTPAQ i Nóminas tenemos el valor de 5, debiendo ser de acuerdo a la tabla del SAT 5, Seleccionamos con el boton izquierdo del mouse la casilla donde queremos cambiar el valor. Escribimos la cantidad correcta 5, y para finalizar oprimimos la tecla Enter.

15 Observaremos que ahora el campo seleccionado sera el de la derecha, en caso que este valor se tenga que cambiar podemos hacerlo, en caso contrario, mueva el mouse para seleccionar otro campo y con el boton izquierdo del mouse seleccionelo. Otra manera para desplazarse en esta tabla, es por medio de las techas de flechas (Arriba, Abajo, Derecha o Izquierda), en términos generales, piense que es una pequeña hoja de cálculo. Para conservar los cambios es necesario dar un clic al icono de Guardar y por último un clic en el icono de cerrar para Cerrar.

16 4. Acumulados utilizados para el cálculo anual Cada concepto de percepción maneja varios acumulados, en este caso los acumulados que nos interesan son los siguientes: Nombre Descripción Ejemplo Importe total Contiene el importe total del concepto 100, Importe 1 Contiene la parte gravada del ISR del concepto 80, Importe 2 Contiene la parte exenta del ISR del concepto en cuestión 20, Para validar la información, le recomendamos generar el Resumen de Percepciones, Deducciones y Obligaciones. Seleccione del menú Reportes la opción ISR/IETU,, posteriormente seleccione el reporte llamado Resumen de percepciones deducciones y obligaciones.

17 Se desplegara una pantalla similar a la siguiente, seleccione el botón de Ejecutar Reporte <F10>, en este caso, el reporte se generara con los parámetros generales, si usted lo desea, antes de generar el reporte puede configurar los distintos parámetros.

18 En el siguiente reporte podemos apreciar por empleado cada uno de los conceptos, donde es posible identificar el importe total asi como las partes gravadas y las partes exentas. Si su información es correcta(lo cual esperamos) por favor continue en la siguiente pagina. Qué hacer si la información no es correcta? Típicamente cuando existen problemas de partes gravadas y partes exentas, se debe a que cuando se crearon nuevos conceptos, no se tuvo la precaución de configurar precisamente los acumulados que controlan las partes gravadas y las partes exentas. A continuación se muestra el proceso en términos generales para solucionar este problema, CONSIDERE que esta solución es solo para corregir lo que se hizo mal, sin embargo para que en un futuro esto no siga ocurriendo, se tendrá que corregir cada uno de los conceptos involucrados. Identificar las nóminas donde existe el error. Seleccionar el periodo a corregir. Abrir el sobre recibo del empleado a corregir. Abrir el concepto: Esto se hace oprimiendo el botón derecho del mouse sobre el concepto a corregir y seleccionar la opción Abrir movimiento. Corregir manualmente las partes gravadas y las partes exentas. Repetir el proceso tantas veces como sea necesario. Seleccionar del menú la opción Herramientas / Utilerías / Reconstrucción de acumulados, (Seleccionar el Mes de Enero y el ejercicio 2011) Generar nuevamente el reporte para validar la información.

19 5. Ejecutando el proceso del cálculo anual. Del menu principal seleccione la opción Procesos,, posteriormente seleccione la opción Asignación de calculo anual El sistema le mostrara un mensaje como el siguiente, seleccione el botón Si..

20 El sistema le mostrara una ventana como la siguiente, es muy importante, que seleccione el botón Detectar empleados, de esta manera el sistema actualizara su información para que se incluyan los empleados que han laborado todo el ejercicio y que el monto de sus ingresos no supere los $400, El sistema ContPAQ i Nóminas mostrara una ventana de advertencia, por favor seleccionemos el botón de Si

21 El sistema ContPAQ i Nóminas le mostrara una ventana como la siguiente (Es igual a la ventana anterior, solamente que ahora tenemos la certeza de que la información esta actualizada). Aquí podemos ver el listado de los empleados e identificar a cuales se les va a realizar el cálculo y a cuáles no. En este caso los empleados 001, 002 y 003 están configurados para que se les realice el cálculo anual, del mismo modo vemos que el empleado 004 está configurado para que NO SE LE REALICE EL CALCULO ANUAL (En realidad no tiene el año completo por esa razón no está seleccionado para que se le realice el cálculo)

22 Suponiendo que el empleado eado 003 que si está configurado para que se le realice el cálculo NOS MANIFESTARA POR ESCRITO que no desea que le realicemos el cálculo, deberíamos hacer lo siguiente A. Seleccionar cionar con el mouse el empleado y dar un clic en el botón izquierdo. B. Dar un clic al botón Cambiar selección a - CAMINO CORTO: : Otra opción para cambiar entre (realizar el cálculo o no) es simplemente dar con el mouse un doble clic al renglón del trabajador. Es decir, si se da un doble clic al trabador que tiene Si pasara a NO, si se da un doble clic a un trabajador que tiene No, pasara a Si.

23 Una vez que ya se ha seleccionado a que trabajadores se les realizara el cálculo y a cuales no, entonces se deberá seleccionar el botón de Calcular ajuste para 2011 y guardar El sistema mostrara una pequeña ventana informando del proceso.

24 Al finalizar el proceso, se desplegara un reporte donde se observa que empleados salen con un impuesto a cargo, así como que empleados salen con un impuesto a compensar. Recomendamos mandar a impresión o a Excel el reporte para revisión y/o archivo. Al cerrar el reporte, veremos que el sistema despliega una ventana de aviso, por favor seleccione el botón Si.

25 Para aplicar todos los cambios, el sistema necesita nuevamente recalcular toda la nómina, seleccione el botón Aceptar. Recomendamos seleccionar Todos los empleados del Periodo y por último seleccione el botón Aceptar

26 Si deseamos obtener el reporte del cálculo anual detallado, debemos seleccionar el icono de Reporte de Calc. Anual El sistema desplegara una ventana, seleccione el botón de Aceptar

27 Se desplegara una ventana para la configuración de los parametros del reporte, es decir; usted puede seleccionar solo algunos empleados o solo unos departamentos de acuerdo a los filtros, en este caso simplemente selecionaremos el boton de Ejecutar Reporte <F10>

28 A continuación podemos ver el reporte de Cálculo anual detallado aquí podemos observar los datos tanto de los periodos normales como de los periodos extraordinarios, recomendamos que mande a impresión este reporte para revisar los datos.

29 Si queremos ver el reporte de a que empleados se les determino Impuesto a compensar o Impuesto a retener, debera ejecutar el reporte llamado Reporte Impto a comp. El sistema despegara una venta solicitando que se modifiquen algunos parámetros, en este caso simplemente ejecutaremos al seleccionar el botón de Ejecutar Reporte <F10>

30 El sistema ContPAQ i Nóminas desplegara el reporte de a que empleados les va a generar un impuesto a cargo y a cuales un impuesto a compensar, al igual que los anteriores, recomendamos mandar el reporte a impresión para revisión y/o archivo.

31 Para finalizar seleccione el botón de Cerrar,

32 Al cerrar la ventana de Asignación de cálculo anual, regresara a la ventana principal de la nómina, tal y como lo mostramos a continuación

33 6. Revisando el sobre recibo del empleado. Para revisar la información del sobre recibo del trabajador, debemos activar la pre-nómina. Vera una pantalla similar a la siguiente.

34 En este ejemplo vamos a abrir el sobre recibo del empleado 001, para lo cual es necesario con el mouse apuntar en cualquier renglón del empleado y oprimir el botón derecho del mouse, de esta manera se desplegara un menú, de este menú seleccione la opción Abrir sobre recibo.

35 En este caso, este empleado resulto con impuesto a compensar,, lo cual se puede ver a continuación. En cambio el empleado 002 resulto con impuesto a retener,, lo cual se puede ver a continuación.

36 Por último y que damos por conocido es la impresión de la nómina y los reportes. MUY IMPORTANTE: RECUERDE QUE DEBE RESPALDAR ESTA NOMINA ANTES DE REALIZAR LA AUTORIZACION. ULTIMAS CONSIDERACIONES: RECUERDE QUE EN CASO QUE EL IMPUESTO A COMPENSAR FUERA MAYOR AL IMPUESTO DEL PERIODO (EN ESTE CASO EL PERIODO 24), SOLO SE COMPENSARA EL EQUIVALENTE AL IMPUESTO DEL PERIODO, DEJANDO PARA LOS PERIODOS SUBSECUENTES DE 2012 EL RESTANTE. EJEMPLO: SUPONIENDO QUE EL IMPUESTO A COMPENSAR FUERA DE $3, Y EL IMPUESTO DEL PERIODO 24 FUERA DE $1,000.00, EL SISTEMA SOLO COMPENSARA EN ESTA NOMINA LA CANTIDAD DE $1,000.00, LOS OTROS $2,000,00 SE COMPENSARAN EN LAS NOMINAS DE 2012.

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