INSTRUCTIVO DE CODIFICACION CONTABLE

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1 CONTABLE Página: 1 de 6 INSTRUCTIVO DE CODIFICACION CONTABLE 1. Objetivo: Este instructivo tiene por objeto describir los pasos para realizar la codificación contable de acuerdo a las normas del Plan General de la Contabilidad Pública- PGCP- aplicable para su registro contable. 2. Marco conceptual: Mecanismos de control.- (Enfoque de auditoría) Recursos técnicos que se utilizan para prevenir o descubrir errores o irregularidades a medida que se desarrolla el ciclo de un proceso hasta generar el producto y/o resultado Error: Declaración incorrecta no intencional u omisión de cifras o revelaciones en los estados financieros. Irregularidad : Declaración incorrecta u omisión intencional de cifras o revelaciones en los estados financieros Comprobante contable: Documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento, a cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen. 3. Desarrollo: 1. Recibir información y documentos soporte así: De órdenes de pago Archivo plano generado del sistema de órdenes de pago De nómina Reporte de la oficina de gestión humana, con las Relaciones de autorización del pago de la nomina de los servidores públicos de planta y provisionales), y planilla de parafiscales con sus anexos (anexos discriminando los diferentes entes en pensión, salud, ARP).

2 CONTABLE Página: 2 de 6 De almacén e inventarios Reporte mensual de almacén e inventarios con sus anexos. Y confirmar cierre mensual en el sistema de inventario. De cuentas de planeación y presupuesto Reporte mensual impreso de la ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento e inversión, ejecución de disponibilidades y vigencias futuras a su vez en medio magnético De contingencias Informe de los procesos judiciales generado bajo el modulo contingente judicial de la secretaria de hacienda distrital (SIPROJ). cuya representación judicial está a cargo de la SDIS. De responsabilidades Reporte o informes de pérdida de elementos devolutivos, faltante de fondos, mayores valores pagados en nomina, fallos por cobró coactivo y por asuntos disciplinarios u otros como presuntos detrimentos patrimoniales De depreciación Planilla y/o reporte del movimiento mensual de la depreciación acumulada de los elementos muebles de la SDIS Reporte generado del sistema de contabilidad para bienes inmuebles. De otros Ajustes Reporte de actas de obra parcial o final Reporte generado del sistema de Tesorería Distrital donde se registra los diferentes reintegros por diferentes conceptos como (reintegro de nómina, Servicios Públicos, dineros no ejecutados en contratos o legalización de cajas menores, por responsabilidades, multas y otros ingresos efectuados en la Tesorería Distrital por los responsables. Reporte de Pasivos exigibles por medio de actas de fenecimiento de reservas, por actas de liquidación de contratos o por actas de liberación de saldos en aplicabilidad a la norma de sostenibilidad contable. Otros ajustes por reclasificación de cuentas contables o por valor. Caja menor -Resolución de constitución de Cajas Menores para codificación inicial.

3 CONTABLE Página: 3 de 6 -Reembolso mensual la relación de gastos presentada por cada responsable con los soportes que respaldan la solicitud de reintegro -Legalización final, la relación de gastos presentada por cada responsable con los soportes que respaldan la legalización incluido recibo de caja por reintegro si existe. 2. Se verifica la información anexa con estos criterios: Órdenes de Pago: Verificar la información contenida en las órdenes de pago en cuanto a su codificación efectuada. Para causación y cancelación. Confrontar que las órdenes de pago que fueron radicadas en tesorería sean canceladas Nómina Verificar que la información contenida en las relaciones de autorización y parafiscales sean correctas y que corresponda al mes reportado. Verificar que las relaciones de autorización de giro y parafiscales FUERON canceladas por Tesorería Distrital. Almacén: Verificar que la información contenga entradas al almacén o al servicio soportadas con la respectivas copia de la factura, existencia de salidas de almacén, bajas, reintegros, reposición de bienes, traslados, donaciones, o valorizaciones de bienes muebles, legalización de faltantes o sobrantes con sus actas y que esté toda la información firmada por los responsables. Verificar que se haya cerrado el mes respectivo en el sistema de inventarios. Cuentas de planeación y presupuesto: Verificar que los informes presupuestales estén completos y claros y a su vez el medio magnético corresponda a la información reportada. Contingencias: Confrontar y revisar el informe generado del sistema SIPROJ en lo relacionado a actos procesales de terceros contra la entidad, y verificar si hay nuevos procesos o pago de los ya registrados. Responsabilidades: Verificar la documentación que soporta el hecho generado y a quien se le atribuye la responsabilidad. (Servidor público o contratista) Depreciación: Confrontar que la planilla corresponda al mes afectado, y que los grupos de inventario de bienes muebles de la entidad muestren la depreciación respectiva, si mismo

4 CONTABLE Página: 4 de 6 Verificar que el sistema haya aplicado la depreciación a todos los bienes inmuebles que debe afectar. Otros ajustes: Verificar que la información de las actas de obra especifique el predio o predios que fueron afectados y su valor correspondiente. Analizar que la información generada sea en su concepto y en su valor claro Confrontar, analizar y verificar que la información contenida en el soporte sea clara, correcta y especifica en sus detalles.( nombre, nit, concepto, valor,). Verificar que las cuentas a reclasificar sean las correctas y confirmar su valor de ajuste. Caja menor: Que el reembolso solicitado mensualmente sea el 70 % de la cuantía total de la caja de acuerdo a la relación de gastos presentada por cada responsable. Los soportes que respaldan la relación de gastos, Como son comprobantes de pago numerados consecutivamente soportados por facturas, cuentas de cobro, recibos y otros. La orden de pago será respaldada por esta documentación. En los soportes se revisa que el cálculo de los descuentos tributarios se haya aplicado correctamente y reflejados en anexo especial para ser enviados a la Tesorería Distrital 3. Codificar : Órdenes de Pago: La codificación se hace directamente en el sistema de órdenes de pago en el procedimiento del Giro, y luego se genera en archivo plano para la interfaz con el sistema de contabilidad. Nómina: La codificación se realiza en un formato Excel diseñado con las cuentas que afectan la nomina, allí se registra la información de las relaciones de autorización, y de los parafiscales con sus centros de costo. Almacén: Una vez realizado el cierre de mes en el sistema de inventarios, el movimiento de almacén esta prediseñado, para que origine un proceso que se produce bajo el programa

5 CONTABLE Página: 5 de 6 Excel. Este formato muestra el movimiento con la codificación contable ya establecida, esta información es revisada y confrontada, una vez correcta se origina el archivo plano. Planeación y presupuesto: La codificación se realiza en formato diseñado en Excel donde se registra la información requerida por rubros presupuestales. Contingencias: La codificación contable se realiza utilizando las cuentas ya incluidas en el informe generado por el sistema SIPROJ y de acuerdo a los diferentes procesos se afectan las cuentas respectivas. Responsabilidades: La codificación contable se realiza de acuerdo a la información del soporte fuente calificándose como responsabilidad en proceso interno, el origen del documento da para causar o cancelar según sea el caso. La codificación de bienes inmuebles esta parametrizada en el sistema de contabilidad. Depreciación: La codificación contable se realiza bajo hoja Excel procesada del sistema de inventarios y automáticamente se procesa a un archivo plano de acuerdo a los rubros afectados. Otros ingresos: La codificación contable es realizada directamente en el sistema contable al momento de registrar el hecho generado. Caja menor: La codificación contable se realiza iinicialmente de acuerdo a la resolución expedida por la Secretaria del Despacho de acuerdo a las cuantías y número de cajas menores asignadas Para reembolsos y legalización de acuerdo a la relación de gastos presentada por cada responsable con los soportes que respaldan este proceso. En forma manual en el sistema de ordenes de pago 4. Observaciones Son condiciones generales del instructivo: Realizar un análisis y verificación de la información contenida en los soportes para la codificación contable Los informes y documentos soporte se reciben los primeros cinco días calendario del mes siguiente.

6 CONTABLE Página: 6 de 6 Codificación contable en los siguientes procesos: A. Codificación contable órdenes de pago. B. Codificación nómina C. Codificación movimiento almacén e inventarios D. Codificación cuentas de planeación y presupuesto E. Codificación contingencias F. Codificación responsabilidades G. Codificación depreciación activos H. Codificación otros Ajustes I. Codificación cajas menores Son normas de referencia para el instructivo: Resolución 356 de 2007 Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Publica Resolución 355 de 2007 Por la cual se adopta el Plan General de Contabilidad Publica 5. Administración del instructivo Subdirección Administrativa y Financiera NOMBRE CARGO ELABORO REVISO APROBO Jairo Pulido- Cecilia Cely- Deyanira Perdomo Profesional Asesoría Financiera Contadora- Consultora Javier Medina Subdirector Administrativo y Financiero Luz Estella Casas de Kuan Directora de Gestión Corporativa