Macroproceso de Gestión Administrativa. Proceso Recursos Físicos. Procedimiento de Egresos

Transcripción

1 PR-RFI-00 Resolución de Aprobación N 9 del 28 de noviembre de 2008 Firma de Autorizaciones Elaboró Revisó Aprobó Lilia Amparo Correa Moreno Luis Miguel Domínguez Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario Álvaro Moreno Duran Director General Fecha 28//2008 Control de Cambios Descripción Adopción

2 PR-RFI-00. Objetivo Retirar definitivamente un bien tanto física como contablemente de los inventarios que forman parte del patrimonio de la entidad, y suministrar a los funcionarios los bienes necesarios oportunamente. 2. Alcance Inicia cuando el egreso se da por baja y termina en el caso en que se descarga del aplicativo SIAFI la Orden de Egreso por efecto de una solicitud o requerimiento de bienes por uno o varios funcionarios. 3. Definiciones Comprobante de Egreso: Constituye la síntesis de las operaciones relacionadas con el pago de efectivo o su equivalente. Inventarios: Son los bienes tangibles, muebles e inmuebles, e intangibles, adquiridos o producidos por la entidad contable pública, con la intención de ser comercializados, transformados o consumidos en actividades de producción de bienes o prestación de servicios, o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad, en desarrollo de funciones de cometido estatal. Inventario Físico: Existencia real de materiales, numeración de otros bienes, determinada mediante observación a partir de la cual se establece el mínimo de unidades, peso o medida de las cosas que son su objeto. Rotación de Inventarios: Razón financiera que mide la eficiencia en el manejo de las existencias y que se encuentra dividiendo el costo de la mercancía vendida entre el saldo promedio de inventarios. 4. Base Legal Resolución 00 de 200

3 PR-RFI Políticas de Operación El egreso de bienes se da porque el bien no esta en condiciones de prestar servicio alguno debido al deterioro o desgaste en que se encuentra; por no ser necesario su uso, o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregados a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado entre otros de acuerdo con la tipificación. La única instancia en la cual se decide cuales bienes son de baja o no, es el Comité de Inventarios Cuando un funcionario que tenga a cargo un bien, extravía el mismo, deberá sacar el respectivo denuncio para presentarlo a Servicio lo antes posible. La solicitud de cualquier elemento, debe hacerse formalmente a través del diligenciamiento del formato FT-0-PR-RFI-00 Solicitud de Elementos. N Actividades 6. Descripción Símbolo Responsable Punto de Control Observaciones INICIO NO El Egreso es por Baja? SI Ir a 2 3 Elaborar documento sobre bienes para dar de baja Citar al Comité de Inventarios e informar sobre los bienes no utilizados por la entidad para dar de baja Estos son bienes que se encuentran en bodega y que por su estado o decisiones administrativas no son utilizados por la entidad

4 PR-RFI-00 4 Recomendar a la Dirección General sobre la destinación que sé debe dar, a los bienes propuestos para baja Comité de Inventarios Mediante Acta de baja decide y aprueba el destino final de los bienes declarados inservibles 5 Proyectar Resolución de Baja de Bienes Jefe Oficina Asesora Jurídica 6 Revisar proyecto de resolución de baja de bienes y da el Visto Bueno correspondiente Jefe Oficina Asesora Jurídica 7 Firmar resolución de baja de bienes Director General 8 Efectuar el descargue de los bienes en el aplicativo SIAFI e imprimir el comprobante de egreso. 9 Ejecutar la Resolución de Baja de Bienes 0 Realizar Oficio Subdirector Académico Coordinador de Proyecto Si estos bienes son producto de un proyecto de investigación del Instituto deben ser solicitados por la Subdirección Académica o por el Coordinador del proyecto bajo oficio a

5 PR-RFI-00 2 Hacer entrega del material o bienes a las entidades, destinatarios y otros a que haya lugar Presentar constancia de entrega del material o bienes a la Subdirección Académica. Archivar en junto al egreso, para constancia. FIN NO 3 El Egreso es por Pérdida? SI Ir a Informar a Servicio sobre la pérdida de los bienes a su cargo Recibir informe por pérdida del bien con copia del denuncio Emitir el correspondiente comprobante de baja por pérdida e informar al Área de Contabilidad para que se contabilice en la cuenta responsabilidades en proceso Funcionario a cargo de los bienes Entregar copia de la denuncia correspondiente por perdida Se anexa al comprobante de egreso por perdida el informe presentado y el correspondiente denuncio 7 Iniciar la reclamación por pérdida ante la compañía aseguradora y la compañía de Vigilancia y enviar a la Oficina Asesora Jurídica Anexa toda la documentación sobre el caso. Envía la documentación correspondiente a la Subdirección General Administrativa y Financiera

6 PR-RFI-00 8 Contabilizar en SIAFI como Responsabilidades en Proceso 9 Ordenar la investigación correspondiente y enviar informe por pérdida del bien a la Compañía de Seguros y Compañía de Vigilancia Se determina de quien es la responsabilidad. Si hay responsabilidad se realiza cobro coactivo y se inicia proceso ingreso por Reposición Sí no se inicia Proceso por responsabilidades fiscales FIN NO 20 El Egreso es por Requerimiento de Funcionarios? SI Ir a Director General Subdirector Académico 2 Diligenciar Formato FT-0-PR-RFI-00 Solicitud de Elementos Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario FT-0-PR-RFI-00 Solicitud de Elementos 22 Recibir solicitud de pedido La solicitud la diligencia cada Área en el Formato FT-0-PR-RFI-00 Solicitud de Elementos

7 PR-RFI Establecer existencia de Elementos y autorizar pedido Se envía a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario la lista de los elementos agotados en el Almacén y el requerimiento de nuevos elementos. 24 Elaborar Comprobante de Solicitud y de Egreso La copia se envía a Contabilidad Anexar al Boletín mensual de Almacén 25 Entregar elementos a las Áreas solicitante Hacer firmar Comprobante de Egreso al funcionario que recibe 26 Devolver la Orden con la firma de recibido Dependencia Solicitante 27 Descargar en SIAFI la Orden de Egreso FIN Tiempo Mínimo Tiempo Máximo 5 días 0 días 7. Anexos No Aplica