PROCESO : GESTIÓN FINANCIERA

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1 ÁGINA: 1 DE 5 FECA: RESONSABLE: NTC G 1000:2009 LEGALES: icerrector Administrativo y Financiero Jefe del Departamento de REQUISITOS: 4.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.5.1, 5.5.3, 6.1, 6.3, 6.4, 8.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, , 2.2, 2.1.4, 2.2.2, 2.2.3, 2.3.3, 3.3, Constitución olítica de Colombia, Ley 30 de 1992, Decreto 111 de 1996, Resolución 5544 de la Contraloría General de la Nación, Ley 819 de 2003, Estatuto General de la Universidad del Atlántico, Estatuto resupuestal Resolución 354 de 2007, Decreto 624 de 1989, Decretos, circulares y conceptos emitidos por la DIAN, Estatuto Tributario Departamental Acuerdo Superior por medio del cual se aprueba el de la, aprobación del lan Único de Cuentas OBJETIO: Garantizar una adecuada administración de los recursos financieros de la Universidad del Atlántico. ALCANCE: Este proceso cubre desde la planificación y ejecución del, el registro y presentación de informes contable hasta el pago de las cuentas conforme a la normatividad vigente UMANOS 1 icerrector Administrativo y Financiero. 1 Jefe del Departamento 2 rofesionales Universitarios 1 Secretaria 10 Contratistas RECURSOS: FISICOS Dotación básica escritorios, archivadores, equipos de cómputo, impresoras Software ZEUS Y GESTASOFT EMISOR ENTRADA ACTIIDADES SALIDA RECETOR lanes de Acción royectos de resupuesto de los procesos Formular el anteproyecto de en coordinación con la oficina anteproyecto de Información de de planeación Entidades Externas Institucional Nacionales y Gubernamentales Entidad Externas Nacionales y Gubernamentales Requerimientos Entes de Control Requerimientos de la alta Dirección Actualizar y ajustar lan de cuentas según el lan General de Contabilidad ública y necesidades de la Universidad Requerimiento Entes de Control Requerimientos de la lanificar la presentación de Informes Financieros Cronograma de informes Financieros Cronograma de informes Financieros

2 ÁGINA: 2 DE 5 FECA: alta Dirección resupuesto aprobado de la vigencia royección del AC de royectar el lan Anual Mensualizado de Caja: igencia corriente cada dependencia lan Definir y planificar el lan de Acción del roceso. lan Anual Mensualizado de Caja lan de Acción lan, lan de Acción Solicitud royecto de resupuesto Formular el proyecto de del proceso royecto de del proceso icerrectoría Administrativa y Financiera Departamento de Certificados de Disponibilidad resupuestal, Registros resupuestales Ejecutar y Controlar el resupuesto Ejecución resupuestal Todos los rocesos Todos los rocesos, Fiduciarias Todos los rocesos, CD, R, contratos, orden de compra, facturas, nominas, viáticos, avances, pila, y demás documentos soportes Saldos según Fiducia, cuentas en tránsito en Fiducia y en la Universidad, Ejecución de Ingresos y Gastos Registrar las operaciones de las diferentes dependencias de la institución susceptibles de cuantificación en términos financieros Elaborar Informe de Saldos en Bancos y Flujo de Caja Registros resupuestales y Contables Elaborar Informes y Estados financieros CD, R, causación, Carta de Instrucción y/u orden de pago- Comprobante de Egreso Informe del saldo disponible en Bancos, Flujo de caja Informes y Estados Financieros Fiduciaria estratégico Entes gubernamentales Ciudadanía en general

3 ÁGINA: 3 DE 5 FECA: Gestión Tecnológica y comunicaciones Información (Derechos de etición, Comunicaciones escritas y verbales) Ejecución del Estatuto presupuestal, Informe de Cuentas por pagar Infraestructura tecnológica y medios de comunicación Atender Solicitudes Internas y externas Cerrar la igencia resupuestal de Acuerdo a los Informes de Ejecución resupuestal, Estado de Tesorería e Informe de Cuentas por agar Solicitar soporte de infraestructura tecnológica, comunicación y divulgación, conforme a las necesidades del proceso Respuestas a Usuarios Resolución de Cierre resupuestal, Resolución de Constitución de Cuentas por agar y reservas Solicitud de divulgación comunicación, infraestructura tecnológica y soporte Todos los rocesos, Usuarios Externos Gestión Tecnológica y Comunicaciones Gestión de Bienes, Suministros y Servicios Bienes, Servicios y Suministros Solicitar bienes, suministros y servicios, conforme a las necesidades del proceso Solicitud de bienes, suministros y servicios Gestión de Bienes y Suministros Gestión Documental Documentos y Tabla de Retención Documental Recibir y administrar los archivos de Gestión y Solicitar documentación institucional Solicitud y entrega de documentación Gestión Documental. Gestión de Calidad lan - lanes de Acción- Ejecuciones presupuestales y Estados Financieros Matriz de Seguimiento Revisar, Analizar y Evaluar el proceso presupuestal, contable y de tesorería. Comparar y controlar la información para determinar la ejecución del lan de Acción Informe de la Gestión Financiera Informes de Gestión. Gestión de Calidad Gestión umana Comunicación de Auditoria programada reparar y presentar la documentación para las auditorias Manual de Funciones y Código de Ética Reportar las conductas contrarias al Código Único Disciplinario. Ley 734 de 2002 Documentación entregada y auditada Informes o quejas de desempeño de los servidores públicos Disciplinario Gestión de la Calidad Informes de auditoria Interna Informe de análisis de los indicadores de gestión A Formular e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora resultante de las actividades normales de control, seguimiento y evaluación. lan de mejoramiento del proceso Gestión de la Calidad

4 ÁGINA: 4 DE 5 FECA: DOCUMENTOS SOORTE REGISTROS ARÁMETROS DE SEGUIMIENTO ROCEDIMIENTOS rocedimiento para la expedición de certificado de disponibilidad presupuestal (CD), asignación de compromisos (R), causación y pago de cuentas INSTRUCTIOS Instructivo para modificaciones resupuestales Instructivo para el pago de pasivos exigibles Instructivo para elaborar el lan Anual Mensualizado de Caja y sus modificaciones. Instructivo para la devolución del IA Instructivo para devoluciones de dinero a favor de terceros. Solicitud, legalización y reembolso de avances, viáticos, apoyos económicos y cajas menores. Certificados de Disponibilidad resupuestal Registros resupuestales Resolución de Liquidación del resupuesto Resolución de Cuentas por agar Causación de cuentas por pagar, Notas contables Libros auxiliares Balance de comprobación Conciliaciones bancarias Cartas de instrucción Comprobantes de egresos Recibos de caja Comprobantes de ingreso Cartas de alcance Oficios de respuesta Resoluciones lanilla de nómina lanilla de aportes parafiscales Causación de pagos con sus documentos soportes. Factura Institucional Auditoria de control interno Auditoria del jefe del proceso Evaluación de procesos Seguimiento continuo a los proceso por parte de cada servidor. Registros diarios de la ejecución presupuestal. TIO INDICADORES DESCRICIÓN EFICIENCIA orcentaje de ejecución presupuestal: ejecutado/ aprobado (medible mensualmente). orcentaje de ejecución de cuentas de reserva: Cuentas de reservas pagas / Cuentas de Reservas constituidas (medible mensualmente) alor de los fallos judiciales contra la entidad / ejecutado) EFICACIA Informes financieros en el periodo establecido / total de informes presentados. alor cartera recaudado / valor total de cartera. EFECTIIDAD Activos Corrientes / asivos Corrientes

5 ÁGINA: 5 DE 5 FECA: UNTOS DE CONTROL erificar que la solicitud de CD esté aprobada. erificar la fecha de inicio del contrato aprobado. Revisión de los documentos contables elaborados. erificación y cumplimiento dentro de los términos de los estados financieros. Custodia y almacenamiento de registros en medio magnético y físico en la oficina de acuerdo a políticas. Análisis y evaluación de la ejecución del. Control de la información recibida. Seguimiento a la Gestión de cobro de los proyectos de las unidades académicas. RIESGOS Elaborar un CD sin el visto bueno del ordenador del gasto. Elaborar R a contratos u órdenes de compra en fecha anterior o posterior al momento de su ejecución. Error en digitación de un documento presupuestal o contable. Sanción a la entidad o representante legal por la presentación inoportuna o inexacta de informes y estados financieros. érdida de información o documentos soportes. Déficit presupuestal debido a la sobreestimación de ingresos. Demandas ó sanciones por no pago de obligaciones financieras.