MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Transcripción

1 5 4 OBJETIVO GENERAL: Verificar que los bienes que entreguen los es estén en perfectas condiciones y correspondan a las especificaciones y cantidades solicitadas en el pedido, examinando que la fecha de entrega se encuentre en el rango establecido o en su caso emitir nota de penalización por entrega extemporánea, así como actualizar sus registros de control de almacenes. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN: El Contrato de Adquisiciones (), es el único documento oficial en que se fundamentará la verificación de la entrega del y deberá estar firmado por los funcionarios de la Dirección de Administración y Finanzas. Sólo se recibirán los bienes que se encuentren en buen estado físico. Sólo se aceptarán los bienes que cumplan con las especificaciones señaladas en el pedido. El proveedor debe cumplir en tiempo y forma la entrega total del material solicitado, de no ser así se aplicarán penas convencionales. C. Eduardo A. Murillo Landeros

2 5 4 2 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Recibe la autorización de la compra de material, realiza todas las gestiones para la compra y envía copia del pedido de adquisición de bienes o insumos al Personal encargado del Almacén (Personal encargado del Almacén General) 2 Recibe copia del pedido, archiva y espera la entrega de bienes o insumos. 3 Entrega al Personal encargado del Almacén General los bienes o insumos solicitados por el J.U.D. de Recursos Materiales, así como la factura original del pedido. 6 min. (Personal encargado del Almacén General). 4 Recibe los bienes o insumos de acuerdo al pedido, los revisa y verifica que la factura no tenga enmendaduras ni tachaduras y que tenga la misma descripción y datos descritos en la copia del pedido. 5 Verifica que la entrega del pedido cumpla con la fecha de entrega solicitada. 6 Verifica que los bienes cumplan con las características, especificaciones y cantidades solicitadas en el pedido.

3 5 4 3 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 7 Sella en el pedido Aplicación de penas convencionales si no se entregaron los bienes o insumos en tiempo y forma. CUMPLE CON LOS REQUERIMIENTOS ANTERIORES? 8 NO Rechaza el pedido de bienes o insumos presentados y los devuelve al mediante el formato de rechazo a proveedores. 6 min. 9 Recoge los bienes o insumos, los revisa, cumple y los entrega nuevamente al Personal encargado del Almacén (Personal encargado del Almacén General). SI Recibe bienes o insumos y acusa sello de recibido en la factura del pedido original, así como en la copia. Entrega al factura original del pedido para que inicie el trámite de pago. variable 2 Ingresa los bienes o insumos en el sistema interno del Almacén General actualizando sus registros y controles de entrada, anotando la fecha de entrada, el número de factura, descripción del artículo, el número de unidades, el importe total, etc. 6 min.

4 5 4 4 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 3 Archiva copia de la factura original y del pedido para su control. 3 min. Fin de Procedimiento Nota: En caso de que se detecten problemas con los bienes o insumos entregados por los es posteriormente, lo informará al J.U.D. de Recursos materiales y Servicios Generales para que efectué la reclamación correspondiente dentro del tiempo de garantía de los mismos. C. Eduardo A. Murillo Landeros

5 5 4 DEL DISTRITO FEDERAL De: 7 5 Servicios Generales Servicios Generales (Personal encargado del Almacén General) Inicio Recibe autorización de compra y envía copia del pedido de adquisición de bienes. 2 Recibe pedido, archiva y espera la entrega de bienes o insumos. 3 Expediente Entrega los bienes o insumos solicitados, así como factura del pedido. Factura 4 Recibe los bienes o insumos, los revisa y verifica que sean los mismos descritos en el Resguardo 5 Verifica que la entrega del pedido cumpla con la fecha de entrega solicitada. A

6 5 4 DEL DISTRITO FEDERAL De: 7 6 Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén Servicios Generales Servicios Generales (Personal encargado del Almacén General) A Verifica que los bienes cumplan con todo lo especificado en el pedido. 6 7 Sella en el pedido Aplicación de penas convencionales si no se cumple en tiempo y forma. SI Cumple con los requerimientos anteriores? B NO 8 Rechaza el pedido de bienes o insumos mediante el formato rechazo a proveedores. Formato 9 Recoge los bienes o insumos, los revisa y los entrega nuevamente. B

7 5 4 DEL DISTRITO FEDERAL De: 7 7 Servicios Generales Servicios Generales (Personal encargado del Almacén General) B Recibe bienes o insumos y sella de recibido en la factura del pedido. Factura Entrega al factura del pedido para que inicie el trámite de pago. Factura 2 Ingresa los bienes o insumos, actualiza sus registros y controles de entrada. 3 Archiva copia de la factura y del pedido para su control. Factura y pedido Archiva C. Eduardo A. Murillo Landeros Fin RETORNO AL INDICE DEL MANUAL