MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Transcripción

1 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR 1 OBJETIVO GENERAL: Proporcionar en su oportunidad el mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones básicas existentes en el inmueble que esta Entidad ocupa, a fin de conservarlas en buen estado. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN: Atender con oportunidad y calidad, el mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones. Los trabajos de mantenimiento se programarán de acuerdo a las prioridades que se establezcan dentro de la Entidad. El responsable de Servicios Generales deberá requerir a la J.U.D. de Recursos Materiales el material necesario para realizar las reparaciones urgentes y deberá elaborar un diagnóstico del mantenimiento a realizar. Es responsabilidad del responsable de Servicios Generales proporcionar las facturas originales debidamente requisitadas que se hayan generado, así como los documentos soportes necesarios para la comprobación de los gastos. C. Eduardo A. Murillo Landeros

2 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR 2 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Áreas Solicitantes. 1 Solicitan a través de formato la reparación de instalaciones a la J.U.D. de Recursos Materiales y Servicios Generales en el cual se indica nombre del solicitante, área a la que pertenece, tipo de reparación que se va a realizar y acusa de recibo en la copia respectiva. 2 Recibe formato original de solicitud de reparación de instalaciones, revisa y turna para su atención al Responsable de Servicios Generales. 3 Recibe formato de solicitud de reparación, acude al área solicitante del servicio y verifica el desperfecto. PUEDE REALIZAR LA REPARACIÓN? 4 NO Informa a la J.U.D. de Recursos Materiales solicitando la contratación del servicio para que realicen los trabajos de mantenimiento.. 5 Recibe información y solicita la cotización a diversos proveedores para la realización del servicio y selecciona la opción más conveniente a la Entidad.

3 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR 3 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 6 Solicita a un Proveedor realice los trabajos de mantenimiento correspondientes. 2 horas Proveedor. 7 Proporciona el servicio de mantenimiento correspondiente. variable. 8 Supervisa los trabajos de mantenimiento realizados por el Proveedor desde su inicio hasta su culminación Pasa a la actividad SI Determina el material necesario para efectuar la reparación y revisa en el almacén la existencia del mismo. SE CUENTA CON EL MATERIAL NECESARIO? 10 NO Notifica a la J.U.D. de Recursos Materiales y solicita el material necesario para efectuar la reparación. 11 Elabora Requisición de Compra en original y copia para solicitar el material necesario para efectuar la reparación de las instalaciones y la entrega a la J.U.D. de Recursos Materiales y Servicios Generales.. 12 Recibe Requisición de Compra e inicia procedimiento de compra. 1 día

4 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR 4 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Espera material y Pasa a la actividad 17. SI Elabora Vale de Salida de Almacén en original y copia para solicitar el material al Almacén General y recaba autorización de la Dirección de Administración y Finanzas. Dirección de Administración y Finanzas. 15 Recibe Vale de Salida de Almacén, autoriza salida del material y lo entrega al responsable de Servicios Generales. 16 Recibe Vale de Salida de Almacén autorizado y lo entrega al Responsable del Almacén General. (Responsable del Almacén General). 17 Recibe Vale de Salida y entrega el material solicitado. 18 Recibe el material solicitado para efectuar la reparación de los desperfectos indicados por las áreas solicitantes. 19 Acude con el material al área solicitante de los servicios y efectúa las reparaciones indicadas. variable

5 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR 5 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 20 Solicita a las áreas solicitantes que evalúen los trabajos realizados y acusen de recibido en el formato de solicitud de reparación de instalaciones. 21 Elabora un reporte de las actividades de mantenimiento que se realizaron, indicando el concepto del trabajo, la causa de la reparación, el área donde se realizó, el número de formato de mantenimiento, observaciones (si las hay), fecha de inicio y conclusión del trabajo para su control. 60 min. 22 Archiva formato de solicitud de reparación de instalaciones para su registro y control. Fin de Procedimiento C. Eduardo A. Murillo Landeros

6 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR 6 Nombre del Procedimiento: Mantenimiento de Instalaciones, Mobiliario y Equipo. Áreas Solicitantes y Servicios Generales y de Servicios Generales) Inicio 1 Solicitan a través de "formato" la reparación de instalaciones 2 Recibe "formato", revisa y lo turna para su atención 3 Recibe "formato" y acude a verificar el desperfecto Puede Realizar la Reparación? 5 No 4 Recibe información y solicita "cotización" para la realización del servicio Informa y solicita la contratación del servicio para que realicen el mantenimiento Si 6 Solicita realice los trabajos de mantenimiento 2 A

7 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR 7 Nombre del Procedimiento: Mantenimiento de Instalaciones, Mobiliario y Equipo. Proveedor A y Servicios Generales y de Servicios Generales) Proporciona el servicio de mantenimiento correspondiente Supervisa los trabajos realizados desde su inicio hasta su culminación 8 Determina el material necesario para efectuar la reparación y revisa en el almacén su existencia Se cuenta con el Material necesario? 1 Si B No 10 Lo notifica y solicita el material necesario para efectuar la reparación Elabora "requisición de compra" y solicita el material necesario para efectuar la reparación y la entrega Requisición Recibe "requisición de compra" e inicia procedimiento de compra 13 Requisición Espera material y 3

8 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR 8 Nombre del Procedimiento: Mantenimiento de Instalaciones, Mobiliario y Equipo. y de Servicios Generales) B Dirección de Administración y Finanzas y de Almacén General) 14 Elabora "vale de salida" para solicitar el material y recaba autorización Vale de salida 16 Recibe "vale de salida", autorizado y lo entrega Vale de salida 18 Recibe el material solicitado para efectuar la reparación indicada 15 Recibe "vale de salida", autoriza salida del material y lo entrega Vale de salida 3 Vale salida 17 Recibe "vale de salida" y entrega el material solicitado Requisición 19 Acude con el material y efectúa las reparaciones indicadas C

9 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR 9 Nombre del Procedimiento: Mantenimiento de Instalaciones, Mobiliario y Equipo. y Servicios Generales Dirección de Administración y Finanzas y de Almacén General) 1 C 20 Solicita que evalúen los trabajos realizados y acusen de recibido en el "formato" de solicitud 21 Elabora "reporte" de los mantenimientos que se realizaron para su control Reporte 22 Archiva "formato" de solicitud de reparación para su registro y control Expediente Fin C. Eduardo A. Murillo Landeros RETORNO AL INDICE DEL MANUAL