TÍTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Transcripción

1 CÓDIGO: P-DAM-SG-01 Pág. 1 de Objetivo: Proporcionar los lineamientos generales para otorgar el servicio de mantenimiento tanto a los bienes muebles como a los inmuebles del Centro de Investigación Científica de Yucatán, A. C., ya sea a través del personal interno asignado para ello o de la contratación de servicios especializados, según se requiera. 2.0 Alcance: Este procedimiento es aplicable para el mantenimiento preventivo y correctivo de todos los bienes muebles e inmuebles, excepto equipo científico o electrónico, del Centro de Investigación Científica de Yucatán, A.C. 3.0 Definiciones Vocabulario: CICY Comité Cotizar Ley Lineamientos No conformidad Reglamento Requerimiento Solicitante Definición: Centro de Investigación Científica de Yucatán, A.C. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Obtener los precios de lo que se desea adquirir. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Directriz que establece los límites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades, así como las características generales que estos deberán tener. No aplica. Incumplimiento de un requisito especificado. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Solicitar materiales ó servicios necesarios para realizar las funciones encomendadas. Área que de acuerdo a sus necesidades requiera la adquisición o arrendamiento de bienes muebles ó la prestación de servicios. 4.0 Responsabilidades 4.1. Es responsabilidad del, la elaboración de este procedimiento. Elaboró: Revisó: Autorizó: Director Administrativo Director Administrativo F-DAM-01

2 CÓDIGO: P-DAM-SG-01 Pág. 2 de Es responsabilidad del Director Administrativo, la revisión de este procedimiento Es responsabilidad del Director Administrativo, la autorización de este procedimiento Es responsabilidad del Controlador de Documentos, el control y distribución de este procedimiento Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores y Jefes de, la lectura, conocimiento, uso, manejo y cumplimiento del presente documento para asegurar que se apliquen los lineamientos establecidos en él. 5.0 Referencias Identificación LEYES Descripción: LEY DE ADQUISICIONES ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO, edición vigente. LEY DE PRESUPUESTO CONTABILIDAD Y GASTO PÚBLICO, edición vigente. REGLAMENTOS REGLAMENTO DE LA LEY ADQUISICIONES ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO, edición vigente. ACUERDOS ACUERDO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS, (CA-4-04/07), edición vigente. LINEAMIENTOS POLÍTICAS, BASES Y LINEAMIENTOS QUE REGIRÁN LOS ACTOS, PEDIDOS Y CONTRATOS QUE CELEBRE EL CENTRO DE INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA DE YUCATÁN EN MATERIA DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS AUTORIZADO POR EL ÓRGANO DE GOBIERNO, edición vigente. MANUALES MANUAL DEL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, edición vigente. P-DAM-02 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS, edición vigente. P-DAM-03 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS, edición vigente. P-DAM-04 PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, edición vigente. P-DAM-CT-01 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE EGRESOS, edición vigente. P-DAM-AP-04 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES Y EQUIPO, edición vigente. P-DAM-SG-02 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES PARA REPARACIÓN, edición vigente. 6.0 Normas y Políticas de operación I. Todos los requerimientos de servicios, se deben solicitar mediante la Solicitud de mantenimiento (F-DAM-SG-05), en el horario establecido de trabajo. II. Los trabajos solicitados se deben de realizar de acuerdo al número de solicitud asignado y en base a la disponibilidad de recursos del proyecto al cual le serán cargados los costos asociados a la solicitud de que se trate. III. Las refacciones y materiales están bajo custodia del y éstos a su vez deben ser utilizados en forma exclusiva para realizar trabajos de mantenimiento preventivo y/o correctivo en las diversas áreas del CICY. IV. Cuando se trate de equipo que se encuentre en mal estado o inservible, estos deben ser valorados por el, informando al y este a su vez notificar al Almacén y Patrimonio para su baja respectiva, según el

3 CÓDIGO: P-DAM-SG-01 Pág. 3 de 7 procedimiento P-DAM-AP-04 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES Y EQUIPO. V. Cuando se trate de equipo de aire acondicionado que se encuentra en mal estado ó inservible, deben ser valorados por el técnico responsable del área. Para tal efecto, debe emitir un dictamen técnico y notificar al Almacén y Patrimonio para su baja respectiva, según el procedimiento P-DAM-AP-04 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES Y EQUIPO. VI. El personal del área de mantenimiento únicamente debe recibir instrucciones del y/o del. VII. La Solicitud de mantenimiento (F-DAM-SG-05) debe contar con el visto bueno del /Unidad correspondiente. VIII. Cuando el servicio es mayor a $10,0. (diez mil pesos /1 M.N.) debe contar con tres cotizaciones, según el acuerdo de Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. IX. Debe optarse por la oferta más baja y las mejores condiciones toda vez que haya pasado por la revisión técnica. X. El podrá efectuar trabajos de obra pública siempre y cuando el monto de este no exceda de $20,0. (veinte mil pesos /1 M.N.). XI. En el caso de obra o instalación nueva, el solicitante debe especificar en la Solicitud de mantenimiento (F-DAM-SG-05) el concepto de obra nueva para su clasificación presupuestal y justificar plenamente la solicitud para que esta pueda proceder. XII. Los documentos se controlan a través del procedimiento P-DAM-02 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS. XIII. Los registros que se generan se controlan a través del procedimiento P-DAM-03 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS. XIV. El CICY debe tomar acciones correctivas en caso de una no conformidad, según lo descrito en el procedimiento P-DAM-04 PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS. 7.0 Desarrollo Responsable Actividades Tiempo 1. ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Elaborar el Programa anual de mantenimiento (F-DAM-SG-36), con la finalidad de realizar el mantenimiento preventivo a bienes muebles e inmuebles del CICY Turnar copias al Director Administrativo y Subdirector de Recursos Financieros para su conocimiento. Turnar copia del Programa anual de mantenimiento (F-DAM-SG-36) al para su ejecución y seguimiento. Hasta 2 primeros meses del año

4 Subdirector de Recursos Financieros/ Director Administrativo TÍTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE CÓDIGO: P-DAM-SG-01 Pág. 4 de Recibir el Programa anual de mantenimiento (F-DAM-SG-36) para conocimiento y archivo. Área solicitante 1.4. Recibir copia del Programa anual de mantenimiento (F-DAM-SG-36) para su aplicación. 2. SOLICITAR SERVICIO DE MANTENIMIENTO 2.1. Requerir servicio de mantenimiento Elaborar la Solicitud de mantenimiento (F-DAM-SG-05) en original y 2 copias, asegurándose del correcto llenado Elaborar las Solicitud de mantenimiento (F-DAM-SG-05) en forma electrónica, cuando aplique Recabar la firma del y/o unidad al que pertenece el área solicitante Turnar al Área de del Servicios, el formulario Solicitud de mantenimiento (F-DAM-SG-05) en original y 2 copias. Personal del Área de Personal del Área de. 3. RECIBIR SOLICITUD DE MANTENIMIENTO 3.1. Recibir Solicitud de mantenimiento (F-DAM-SG-05) en original y 2 copias Verificar que la solicitud de mantenimiento (F-DAM-SG-05) cuente con la firma del solicitante y del y/o Unidad Sellar de recibido y foliar la Solicitud de mantenimiento (F-DAM-SG- 05) Entregar 1 copia al interesado y archivar la copia en consecutivo, según el procedimiento P-DAM-03 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS. 4. ASIGNAR EL TRABAJO AL ÁREA RESPONSABLE 4.1. En base al Programa anual de mantenimiento (F-DAM-SG-36) y/o naturaleza de la solicitud, revisar, programar y asignar el trabajo al área responsable. 5. VERIFICAR SI PROCEDE LA REPARACIÓN 5.1. En caso de mantenimiento correctivo, revisar la Solicitud de mantenimiento (F-DAM-SG-05) y verificar si procede la reparación Cuando se trate de equipos inservibles ó cuya reparación no sea posible, informar al Elaborar Dictamen técnico (F-DAM-SG-08) del equipo y continuar con el procedimiento P-DAM-AP-04 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS. 6. DETERMINAR MATERIAL REQUERIDO 6.1. Determinar el material a requerir para el mantenimiento solicitado Continuar con el procedimiento P-DAM-SG-02 PROCEDIMIENTO

5 TÍTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE CÓDIGO: P-DAM-SG-01 Pág. 5 de 7 PARA LA ADQUISCIÓN DE MATERIALES PARA REPARACIÓN. Personal del Área de 7. SELECCIONAR PROVEEDOR CUANDO APLIQUE 7.1. En caso de requerir proveedor externo, consultar el catálogo de proveedores calificados y seleccionar al proveedor en base a su especialidad Si el monto del servicio a proporcionar fuera mayor a ($10,0.,) (diez mil pesos, /1 M.N.) solicitar 3 cotizaciones y turnar al Jefe de para la selección del proveedor Recibir las 3 cotizaciones de los proveedores y realizar la Tabla comparativa de proveedores (F-DAM-SG-33), seleccionando aquel que presente el precio mas bajo y que cumpla con las especificaciones de servicio. Continuar con el procedimiento P-DAM-CT-01 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE EGRESOS Elaborar la Planeación de servicios de mantenimiento externo (F- DAM-SG-34) y turnar para su ejecución al Área de. 8. RECIBIR MATERIAL PARA MANTENIMIENTO 8.1. Recibir el material solicitado para el mantenimiento, según el procedimiento P-DAM-SG-02 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES PARA REPARACIÓN Programar el trabajo a efectuar. 9. REALIZAR EL MANTENIMIENTO 9.1. En caso de requerir material, recibir el material y ejecutar el mantenimiento solicitado, asegurándose de cumplir con las especificaciones de servicio En caso de que se trate de proveedor externo, recibir la Planeación de servicios de mantenimiento externo (F-DAM-SG-34) con el proveedor, consultando al área solicitante Supervisar el trabajo contratado al proveedor externo y dar su visto bueno del servicio recibido. Continuar con el procedimiento P-DAM- CT-01 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE EGRESOS. 10. ENTREGAR EL TRABAJO SOLICITADO Avisar al área responsable que el servicio se ha realizado Afectar la Solicitud de mantenimiento (F-DAM-SG-05), indicando que esta fue atendida y la fecha de su atención; obtener copia del documento Turnar la Solicitud de mantenimiento (F-DAM-SG-05) al y archivar la copia del documento, según el procedimiento P-DAM-03 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS. 11. DAR SEGUIMIENTO. Mensual Al final del mes, En caso de mantenimiento preventivo, reportar el avance del mes del

6 TÍTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE CÓDIGO: P-DAM-SG-01 Pág. 6 de 7 Programa anual de mantenimiento (F-DAM-SG-36). Secretaria (Servicios ) Director General/Director Administrativo Revisar el avance del Programa anual de mantenimiento (F-DAM-SG- 36), comparando lo programado contra lo real, determinando el porcentaje de avance, dar el visto bueno al documento y devolver el documento al para su archivo, según el procedimiento P-DAM-03 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS En caso de mantenimiento correctivo, elaborar el Reporte de solicitudes de mantenimiento (F-DAM-SG-40) atendidas por Área/ y archivar las Solicitudes de mantenimiento (F- DAM-SG-05), según el procedimiento P-DAM-03 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS Revisar la información contenida en el reporte de Solicitudes de mantenimiento (F-DAM-SG-40) en conjunto con el, dar el visto bueno al documento Enviar el Reporte de Solicitudes de mantenimiento (F-DAM-SG-40) en forma electrónica y por escrito a los responsables de cada unidad para dar a conocer el estatus de las solicitudes de mantenimiento de cada área. Archivar copia del documento, según el procedimiento P-DAM- 03 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS Elaborar el Resumen de solicitudes de mantenimiento del mes (F- DAM-SG-38) y enviar a la Dirección General y Dirección Administrativa para su conocimiento Recibir el Resumen de solicitudes de mantenimiento del mes (F-DAM- SG-38) para su conocimiento. Secretaria (Servicios ) Total de Actividades Archivar los registros generados según el P-DAM-03 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS. 11 Tiempo mínimo de realización 8.0 Formularios Código Formularios Lugar de conservación F-DAM-SG-05 Solicitud de mantenimiento Carpeta F-DAM-SG-08 Dictamen técnico Carpeta F-DAM-SG-33 Tabla comparativa de proveedores Carpeta Responsable de conservarlo

7 CÓDIGO: P-DAM-SG-01 Pág. 7 de 7 F-DAM-SG-34 Planeación de servicio de mantenimiento externo Carpeta F-DAM-SG-36 Programa anual de mantenimiento Carpeta F-DAM-SG-38 Resumen de solicitudes de mantenimiento del mes Carpeta F-DAM-SG-40 Reporte de solicitudes de mantenimiento Carpeta 9.0 Modificaciones Descripción del cambio: Fecha: Emisión del documento 10.0 Anexos Código Identificación Nombre del documento I. Diagrama de flujo II. F-DAM-SG-05 Solicitud de mantenimiento IIA. IF-DAM-SG-05 Instructivo de llenado de solicitud de mantenimiento III. F-DAM-SG-08 Dictamen técnico IIIA. IF-DAM-SG-08 Instructivo de llenado de dictamen técnico IV. F-DAM-SG-33 Tabla comparativa de proveedores IVA. IF-DAM-SG-33 Instructivo de llenado de tabla comparativa de proveedores V. F-DAM-SG-34 Planeación de servicio de mantenimiento externo VA. IF-DAM-SG-34 Instructivo de llenado de planeacion de servicio de mantenimiento externo VI. F-DAM-SG-36 Programa anual de mantenimiento VIA. IF-DAM-SG-36 Instructivo de llenado de programa anual de mantenimiento VII. F-DAM-SG-38 Resumen de solicitudes de mantenimiento del mes VIIA. IF-DAM-SG-38 Instructivo de llenado de resumen de solicitudes de mantenimiento del mes VIII. F-DAM-SG-40 Reporte de solicitudes de mantenimiento VIIIA. IF-DAM-SG-40 Instructivo de llenado de reporte de solicitudes de mantenimiento