SUBPROCESO GESTIÓN DE COMPRAS

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1 SUBPROCESO GESTIÓN DE COMPRAS MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCESO: ADQUISICIONES APROBÓ: COMITÉ DE PROCESOS VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AF-FG-026 ACTUALIZADO: 30 DE MAYO DE 2006 OBJETIVO: GESTIONAR PROCESOS DE ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. VICERRECTORIA DE ASUNTOS ECONOMICOS Y ADMINISTRATIVOS SUBPROCESOS RELACIONADOS: RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE ELEMENTOS, TESORERÍA PAGOS. VA A COMITÉ DE COMPRAS? NO EVALUAR SOLICITUDES, COMPRAS Y COTIZACIONES ASIGNAR SUMINISTRO SE ASIGNAN UNIDADES? NO NOTIFICAR A LA UNIDAD COTIZAR REFERENCIAS APLICAR COTIZACION A REQUISICION SUBPROCESO RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE ELEMENTOS UNIDAD ADQUISICIONES INICIO SI REFERENCIAR PROYECTO VERIFICAR PROYECTO GESTONAR COTIZACIONES EXISTENCIAS EN INVENTARIO? GENERAR SALIDA DEL INVENTARIO SI GENERAR REQUISICIÓN GESTIONAR CONTRATO EVALUAR Y SELECCIONAR COTIZACION GENERAR ORDEN DE COMPRA ENVIAR ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR FIN ELABORAR SUMINISTRO COMITÉ DE COMPRAS EVALUAR COMPRAS Y SOLICITUDES SE ASIGNAN UNIDADES? SI ASIGNAR PROVEEDOR NO NOTIFICAR A LA UNIDAD NO REQUIERE CONCEPTO JURIDICO? JURÍDICA SI ESTUDIAR EL CASO EMITIR CONCEPTO Y ELABORAR CONTRATO

2 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE COMPRAS FECHA: 5 DE MAYO DE 2006 PÁGINAS: 1 DE 8 MACROPROCESO: ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPRAS PROCESO: ADQUISICIONES OBJETIVO: Contratar y Adquirir los recursos o servicios necesarios para el desarrollo de los productos y servicios que presta la Universidad. ALCANCE : Aplica para todas compras que se realizan en la Universidad, tanto de inversiones como de consumo básico, servicios (a excepción de personal), y contratación de obras o similares. DEFINICIONES: Insumos de consumo básico: Son productos de papelería, ferretería, eléctricos, combustibles y lubricantes, entre otros Inversiones: Son equipos especializados que se requieren para la ejecución de un proyecto o actividad específica, convirtiéndose en un activo de alto valor patrimonial para la Universidad. : Hace referencia a los mantenimientos, alquileres, fumigaciones, entre otros Contratista: Personal Natural o Jurídica que provee servicios para los cuales se requiere que el personal labore en las instalaciones para beneficio de la Universidad. No. ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO REGISTROS 01 RECIBIR SOLICITUD DE PEDIDOS O CONTRATACIÓN Realizar el requerimiento de necesidades según las actividades a desarrollar por cada dependencia. Recibir los pedidos o solicitudes de contratación según el formato correspondiente. Formato para pedido de inversiones (FO-UPB-025) Formato pedidos en línea Formato solicitud de material (FO-DB-004) Formato de pedido a proveedores (FO- EDL-017) Formato Solicitud de Contratación de Obra PUNTOS DE CONTROL Verificar que el formato tenga el visto bueno de la persona indicada. Verificar que los formatos estén completamente diligenciados. Revisar que se adjunten presupuestos y cotizaciones, cuando se trate de inversiones. REVISÓ: NOMBRE: ALBA MERU HERRERA COTEZ CARGO: JEFE DE COMPRAS APROBO: NOMBRE: OSCAR VELÁSQUEZ URIBE CARGO: VICERRECTOR ADMINSITRATIVO Y FINANCIERO Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTRALADA

3 Se debe revisar el listado de proveedores y contratistas de la Universidad para verifica si están inscritos y aceptados. Cuando el contratista no se encuentre en la base de datos se debe solicitar que diligencie y envía a la Universidad los formatos inscripción de contratistas y de Autoevaluación, estos datos deben ser analizados por la persona responsable de la contratación, el contratista para ser aceptado debe cumplir por lo menos con los 7 items obligatorios, los demas son puntos adicionales en caso de presentarse empate. 02 SELECCIONAR EL PROVEEDOR O CONTRATISTA Jefe de compras Cuando las compras se va a realizar a nuevos proveedores y el solicitante no especifica a que proveedor se debe comprar el responsable de la compra debe realizar la evaluación inicial (FO-UPB- 024) de proveedores y seleccionarlos de acuerdo a la calificación de los ítems evaluados, tanto los generales como específicos Para el caso que el solicitante recomiendo el proveedor se entiende que este ha sido seleccionado de acuerdo al criterio técnico del solicitante. Formato de evaluación inicial de proveedores (FO- UPB-024) Formato Listado de Proveedores de la UPB (FO-UPB-032) Verificar que la evaluación se haga con base en la información verídica sobre el proveedor. Dependiendo del resultado de la evaluación inicial, el proveedor, queda categorizado como Aceptado o No Aceptado en el listado de proveedores críticos. Y quien tenga una calificación mayor entre los aceptados se considera el proveedor seleccionado. En caso de tener un puntaje igual entre dos proveedores del mismo producto o servicio se elegirá la primera opción o aquella que el responable de la evaluación defina, siempre y cuando quede especificado en la casilla de observaciones del formato de evaluación inicial (FO- UPB-024) PÁGINA 2 DE 8

4 03 SOLICITAR COTIZACIONES CTIC Clínica De acuerdo a la necesidad solicitar a tres proveedores o contratistas la cotización sobre el producto o servicios a comprar (en el caso en que no se hayan adjuntado con el formato de pedido de inversiones, que estén desactualizadas, o que no correspondan a un proveedor adecuado). Cuando el producto o servicio es ofrecido solo por un proveedor se debe dejar claro en la casilla de observaciones del formato de la solicitud. Para efectos de los equipos de cómputo y periféricos de sistemas el único que está autorizado dentro de la Universidad para solicitar las cotizaciones es el CTIC. En caso de haber una excepción deberá ser autorizada por el CTIC. Cotización Verificar que la cotización cumpla con las especificaciones solicitadas. 04 ANALIZAR SOLICITUDES Analizar los formatos de pedidos en línea, así como los formatos de pedido de inversiones. En estos se debe verificar las necesidad real de lo solicitado, las condiciones de pago, tiempos de entrega y las demás especificaciones requeridas. Las compras de inversión deben pasar por el Comité de Compras, Comité de o Comité de Gerencia Clínica según sea el caso. Las compras de Insumos básicos se realizan directamente. Formato pedido de Inversiones (FO-UPB-025) Formato de pedidos en línea PÁGINA 3 DE 8

5 05 REVISAR LA AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Para el caso de las contrataciones se debe revisar que el contratista cumpla y esté a paz y salvo con la seguridad social de los empleados. El contratista debe enviar los soportes necesarios para la comprobación Soportes de seguridad social 06 APROBAR LA COMPRA O CONTRATACIÓN Comité de Compras Jefe de áreas Inversión: En reunión previa acordada con el comité de Compras se aprueban las inversiones y/o pedidos que superen la cifra establecido para el año. Libros: Estás son aprobadas por el Director de la Biblioteca o Editorial - Librería respectivamente. El CIDI está autorizado para la compra de los libros necesarios en la realización de los proyectos de investigación. Insumos básicos y de laboratorio: Estás no pasan por el Comité de Compras, se da un informe mensual al Vicerrector Financiero. Estas compras se realizan desde el Departamento de Compras y el CIDI el cual es la única dependencia autorizada para comprar insumos básicos y de laboratorio de manera independiente. Contratación de servicios: En reunión con comité de compras se aprueban las solicitudes de contratación de servicios como pueden ser: Personal, Construcción, Cafetería, etc. Los contratistas deberán cumplir con los requisitos dispuestos en el Instructivo Requisitos a cumplir por los contratistas Acta del Comité de Compras Orden de compra sistematizada Formato pedido de Inversiones (FO-UPB-025) Formato solicitud de material (FO-DB-004) Formato de pedido a proveedores (FO- EDL-017) Verificar que se cumpla la programación de fechas del Comité de Compras. El Comité de Compras: verifica la necesidad de la inversión a realizar. PÁGINA 4 DE 8

6 07 EFECTUAR LA COMPRA Proceder con la orden de compra o contratación, que contenga todas las especificaciones requeridas del producto o servicio Orden de Compra 08 REALIZAR LA INDUCCIÓN DE SALUD OCUPACIONAL Salud Ocupacional Para el caso de los contratistas, antes de iniciar el servicios el departamento de SySO de la Universidad debe realizar la inducción en el tema, haciendo énfasis en los requisitos mínimos de seguridad que se deben tener en cuenta dentro de la institución. Listado de asistencia 09 RECIBIR Y VERIFICAR EL PRODUCTO O SERVICIO, REALIZAR INVENTARIO Y ASEGURAR Auxiliar del Almacén Interventor de Obra COMPRA DE PRODUCTOS E INSUMOS: Recibir la compra en la Bodega del Almacén o donde se haya estipulado la entrega y proceder a revisar, según las especificaciones de la orden de compra o la factura. Para compras de inversión registrar en inventario y reportar a la Compañía de Seguros. Cuando se trate de un servicio se revisa que el servicio se haya prestado a satisfacción de acuerdo a la solicitud. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS: Las obras o servicios contratados serán verificadas periódicamente durante la ejecución del contrato, se verifican aspectos ambiéntales y de seguridad para los empleados. Factura de compra Formato Inspección de contratistas Verificar el ingreso del producto a la bodega visualmente y en el sistema de facturación. Además de verificar las características de calidad del producto o servicio. PÁGINA 5 DE 8

7 Los productos no conforme, o sea, aquellos que no cumplen las especificaciones de compra se pueden identificar en los siguientes casos: 10 HACER DEVOLUCIONES Y/O SOLICITAR CORRECTIVOS 1. Al momento de la recepción: cuando el proveedor está entregando el pedido y quien recibe al verificar encuentra algo fuera de especificaciones no se firma la factura u orden de remisión y se devuelve. En caso que se llegue a un acuerdo de recepción parcial con el proveedor se debe registrar en la factura o remisión. 2. Cuando el producto o servicio ya fue recibido: se verifica y si esta no conforme se realiza devolución, de no ser posible devolverlo se solicitan los correctivos necesarios. En cualquiera de los casos que se encuentre producto o el servicio no conforme se procede a registrar la no conformidad en el formato Control de Productos y No Conformes (FO-CD-006), se da tratamiento según el procedimiento Mejoramiento de los Procesos Detectar cualquier no conformidad en la compra (ver Instructivo IN-UPB-002). Formato Control de Productos y no Conforme (FO-UPB-060), 11 ENTREGAR EL PRODUCTO Auxiliar del Almacén Esta actividad solo aplica para la compra de productos o insumos, no para contrataciones de servicios. Cuando la compra la realiza el Departamento de compras esta debe enviar el producto a las Dependencias para la revisión técnica, se adjunta comprobante de Despacho para Consumo Básico y formato Relación del Activo para Inversiones. Orden de compra Comprobante de despacho Formato Relación del Activo Fijo (FO-UPB-047) Verificar la firma de recibido. Archivar el formato de relación del activo o el comprobante de despacho adjuntando el pedido. PÁGINA 6 DE 8

8 Se entiende que el producto fue revisado y que cuenta con todas las especificaciones de calidad, cuando se cierra la orden de compra en el sistema en la parte de observaciones de la factura. Sistema de Información La primera evaluación de desempeño se aplica después de realizar la compra o de entregar la obra o servicios contratado de acuerdo al formato Evaluación de Proveedores. 12 ANALIZAR EL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Tabular la información, asignar el puntaje y la categoría. De acuerdo al resultado, el proveedor se evalúa nuevamente según su clasificación: Clasificación Próxima evaluación Confiable 1 año Aceptable 6 meses El proveedor que después de la primera evaluación de desempeño quede categorizado como descartado no se tiene en cuenta para proveer recursos. Formato Evaluación de Desempeño de Proveedores (FO-UPB-033) Formato evaluación del desempeño de contratistas (AF-FO-007) Los resultados ponderados de la evaluación aplicada. En el caso de las contrataciones el contratista que sea evaluado como confiable será ingresado al listado de contratistas de la Universidad y tenido en cuenta para próximos servicios PÁGINA 7 DE 8

9 13 INFORMAR RESULTADO DE EVALUACIÓN AL PROVEEDOR O CONTRATISTAS Enviar la evaluación al proveedor o contratista y concertar las acciones de mejoramiento a emprender según el resultado obtenido. Formato Evaluación de Desempeño de Proveedores (FO-UPB-033) Formato evaluación del desempeño de contratistas (AF-FO-007) 14 HACER SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO Hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones concertadas con el proveedor o contratista para las próximas compras o contrataciones Formato Evaluación de Desempeño de Proveedores (FO-UPB-033) Formato evaluación del desempeño de contratistas (AF-FO-007) PÁGINA 8 DE 8