PROCEDIMIENTO COMPRAS

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1 CODIGO: P0741c No. REV: 2 PAGINA: 1 PROCEDIMIENTO COMPRAS NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: CARGO: CARGO: CARGO: FECHA: FECHA: FECHA: ELABORO REVISO APROBO

2 CODIGO: P0741c No. REV: 2 PAGINA: 2 1. OBJETO Establecer la forma de cómo NOMBRE DE LA. regula las funciones y responsabilidades para cumplir con la adquisición de (relacionar los productos) y productos con proceso especial. 2. ALCANCE Este procedimiento es válido para todas las compras realizadas por la organización a nivel nacional e internacional, tanto para la compra de productos críticos como de especiales. 3. RESPONSABLE Director de Compras Asistente de Compras 4. CONTENIDO En NOMBRE DE LA se cuenta con criterios establecidos para la clasificación de los productos, de acuerdo a la siguiente tabla: CRITICOS Afectan directamente el negocio. Alto volumen Precio Estándar del mercado Pocos proveedores Alta rotación Rentabilidad media ESENCIALES No afecta directamente el negocio, sin embargo no puede dejar de suministrarse Volumen constante Precio estándar al mercado Varios proveedores Rotación promedio Baja rentabilidad CLASIFICACION DE PRODUCTOS SOPORTE No afectan directamente el negocio, es complemento de los críticos. Bajo volumen Precio alto Pocos proveedores Baja rotación Alta rentabilidad ESPECIALES Afectan directamente el negocio, los productos no estandarizados que exigen determinados clientes, tienen características adicionales al producto normal. Volumen variable Precios estándar al mercado Pocos proveedores Rotación Variable Alta rentabilidad. La aplicación de la tabla anterior se evidencia en archivo elaborado en Excel, en el cual se clasifican los productos con los que se trabajan en NOMBRE DE LA Con esta clasificación y teniendo en cuenta el impacto y la importancia de dichos productos dentro de la organización, se ha determinado que el procedimiento establecido en este documento se aplica únicamente a las compras y a los proveedores de los productos que pertenecen al grupo de críticos y especiales. Para los proveedores de soporte y esenciales, se diligencia el formato de registro e inscripción de proveedores (F0741p), el cual se encuentra almacenado en cada una de las carpetas destinadas a la información de éstos. El proceso de Compras se ejecuta de acuerdo a los siguientes parámetros INSCRIPCIÓN Y REGISTRO DE PROVEEDOR NOMBRE DE LA. ha determinado dentro del formato Inscripción y Registro de Proveedores código F07 41p, la información necesaria para verificar si el proveedor se encuentra legalmente establecido y su capacidad para suministrar los productos de acuerdo con los requisitos exigidos por la empresa.

3 CODIGO: P0741c No. REV: 2 PAGINA: 3 Se realiza el contacto inicial, por parte del proveedor potencial solicitando su inclusión, o por parte de NOMBRE DE LA, en donde se hace entrega del formato Inscripción y Registro de Proveedores, código F0741p, para su diligenciamiento por parte del proveedor y el retorno del mismo. Una vez recibido, se verifican los anexos solicitados, según sea el caso y se procede a su inclusión en la Lista Única de Proveedores código L0741c en el sistema SOLICITUD DE PEDIDOS El proceso comercial específicamente ventas por visita (Asistente de Ventas), por almacén (Administradores de Sucursal) y por teléfono (Coordinador de Ventas), así como bodega y stock, genera una requisición de compras (formato del sistema) en la cual están descritas las sugerencias de pedido a realizar por el Proceso de Compras. Luego el Asistente de Compras verifica en el sistema que existencia hay sobre las cantidades solicitadas, si la existencia no es suficiente el Director de Compra estudia si hay o no la necesidad de realizar la compra de los productos. Para procesos especiales, el Coordinador de Ventas solicita al proceso de Compras el trabajo especial por medio de una Requisición de Compras, en la cual especifica las características del trabajo a realizar ANÁLISIS Y SOLICITUD DE COTIZACIÓN Una vez se reciben las solicitudes, el Director de Compras procede a realizar el estudio de los productos a comprar por medio de la depuración de la información recibida tanto de pedidos como de stock por línea de producto a través de listados. Clasificada la información, el Asistente de Compras dirige las solicitudes de cotización a los proveedores que suministran dichos productos y que se encuentran en la base de datos, así como también de otros posibles proveedores que puedan ingresar a dicha base. De acuerdo a las ofertas de cotización recibidas, el asistente de Compras realiza comparativos para establecer que cumplan con los requisitos internos de la organización en cuanto a precio, calidad y despacho (tiempos de entrega y cantidades solicitadas) SELECCIÓN DE PROVEEDOR EL Director de Compras, realiza cada año la selección de proveedores, de la siguiente manera: toma como base la lista Única de proveedores que se encuentra en el sistema de la organización (UNIX), y en el momento que un proveedor realice la primera compra del año, se diligencia el formato Selección de Proveedores (F0742a), quedando activo para realizar suministros en el transcurso de dicho año TRÁMITE DE COMPRA Seleccionado el proveedor por el Director de Compras, éste le autoriza al asistente de compras para que expida y envíe la Orden de Compra y/o Trabajo al proveedor, de acuerdo a los siguientes parámetros PROVEEDORES NACIONALES. Para proveedores nacionales el Asistente de Compras genera la Orden de Compra por el sistema interno de la empresa; el Director de Compras la autoriza mediante firma y se envía por fax al proveedor reconfirmando el recibido de la misma o se entrega personalmente con previa visita del mismo a las instalaciones de la organización PROVEEDORES INTERNACIONALES. Para proveedores internacionales se le comunica la decisión a través de Internet con archivo de Excel adjunto, para que éste envíe a la empresa la factura proforma o contrato de venta, el cual es revisado para garantizar que cumple con los requisitos previamente establecidos en la solicitud de cotización y oferta, posteriormente es autorizado mediante firma y sello del Director de Compras. El asistente de compras envía la confirmación por fax y genera la Orden de Compra en el sistema para trámite interno PROVEEDORES ESPECIALES. NOMBRE DE LA considera como proveedores especiales a aquellos que realizan trabajos adicionales al producto según solicitud del cliente (procesos adicionales o valor agregado a sus productos y contratados externamente). Para estos proveedores, cuando no existe el material en bodega, la Asistente de Compras genera una Orden de Compra del material; cuando ya se cuenta con la mercancía, el Asistente de Compras genera una

4 CODIGO: P0741c No. REV: 2 PAGINA: 4 Orden de Trabajo al Proveedor, la cual es revisada por el Coordinador de Ventas de acuerdo a la Requisición efectuada anteriormente y aprobada por el Director de Compras con su firma y sello. A los proveedores nacionales se les solicita que en el momento de entregar la mercancía adjunte a la factura y/o remisión, copia de la orden de compra y/o de trabajo expedida por la empresa. En el caso de producto nacional, una vez generada la orden de compra y/o trabajo, se le entrega una copia de las mismas al Jefe de Bodega para la recepción del pedido y al Supervisor de Calidad para la inspección y verificación de los productos comprados. En el caso de producto importado, se les entrega una copia de la lista de empaque y el B/L, guía aérea o cartaporte RECEPCIÓN DE MERCANCÍA En el momento en que llegue la mercancía a la organización, el Jefe de Bodega procede a realizar la entrada de la misma, de acuerdo al procedimiento establecido para este fin VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS Una vez se recepciona la mercancía, el Supervisor de Calidad procede a realizar la inspección del producto de acuerdo al procedimiento establecido para tal fin EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR Mensualmente, el Director de Compras evalúa el desempeño del proveedor de materiales críticos y especiales, mediante el formato Evaluación de Proveedores (código, F0741EP). El Supervisor de Calidad evalúa al proveedor, en lo concerniente a Especificaciones Técnicas del producto y el Director de Compras evalúa los demás parámetros establecidos. Si en dicha evaluación un proveedor queda ubicado en el rango de no calificado, se procede a realizarle una reevaluación, tal como se explica en el numeral 4.9. Si el resultado de esta reevaluación vuelve a ser negativo se elimina de la lista única de proveedores. En el momento de finalizar la evaluación, mediante comunicación escrita al proveedor, el Director de Compras procede a realizar la retroalimentación de los resultados obtenidos, con el fin de desarrollar mejoras al proceso efectuado y lograr una relación de mutuo beneficio, tanto para el proveedor como para la organización. Para el proveedor del Proceso Especial de Personal, se realiza una evaluación evidenciada en el formato Evaluación de Proveedor Proceso Especial de Personal (F0741ES), dicha evaluación la realiza el Director de Recursos Humanos, quien es el directo responsable del control de este proveedor especial. La metodología para evaluar al proveedor consta de una visita quincenal, en la cual el Director de Recursos Humanos en conjunto con el Delegado de la empresa a evaluar, analizan los criterios contenidos en el formato anteriormente mencionado y dan su calificación. De acuerdo a los resultados surgen compromisos que se revisan en la siguiente reunión REEVALUACIÓN DEL PROVEEDOR Cada año, se aplica nuevamente el formato de Evaluación de Proveedores (código, F0741EP), en el cual se evalúa el desempeño que tuvo el proveedor durante todo el año. En el momento de finalizar la reevaluación, mediante comunicación escrita al proveedor, el Director de Compras procede a realizar la retroalimentación de los resultados obtenidos, con el fin de desarrollar mejoras al proceso efectuado con él. Para el proveedor del Proceso Especial de Personal, la reevaluación la realiza bimestralmente el Director de Recursos Humanos, quien es el directo responsable del control de este proveedor especial, en conjunto con el delegado del Proveedor de Personal, por medio del Formato Evaluación de Proveedor Procesos Especial de Personal (F0741ES) CONTROLES ADICIONALES PARA LOS PROVEEDORES DE PROCESOS ESPECIALES Según lo definido en el numeral 4.5.3, NOMBRE DE LA cuenta con proveedores que realizan procesos especiales para materiales (PROCESOS ESPECIALES CONTRATADOS EXTERNAMENTE), y procesos especiales de personal (Suministro de Personal). Los controles que se le aplican a dichos proveedores se encuentran mencionados en los numerales anteriores, además de éstos se realiza otro tipo de proveedor como el que se describe a continuación:

5 CODIGO: P0741c No. REV: 2 PAGINA: 5 Para el Proveedor de Proceso Especial de materiales, el Director de Compras realiza visita de verificación en las instalaciones del proveedor con el fin de conocer la infraestructura y procesos de producción que garanticen el cumplimiento de los requisitos exigidos por NOMBRE DE LA. Para ello utiliza la Lista de verificación Proveedores Procesos Especiales (F0742b), en donde registra la evidencia de dicha visita. De acuerdo a los resultados obtenidos se establecen compromisos con el proveedor para el desarrollo del mismo. Para el proveedor del Proceso Especial de Personal, como control adicional se realizan visitas quincenales cuya metodología está mencionada en el numeral 4.8. Adicional a esto se genera un acta de la visita en donde están consignados los puntos revisados, los compromisos adquiridos con sus responsables y fechas y la revisión de compromisos de reuniones anteriores, esto con el fin de asegurar el cumplimiento de las disposiciones pactadas entre ambas partes CONTABILIZACIÓN DE LAS COMPRAS Proveedores Nacionales. El Jefe de Inventarios revisa las facturas recibidas de cada uno de los proveedores con su correspondiente entrada de mercancía, la cual es previamente elaborada por el Digitador de Bodega y verificada por el Jefe del mismo de acuerdo al procedimiento establecido para tal fin. Luego de revisada la factura, el Jefe de Inventarios entrega al Asistente Contable un paquete que consta de: Factura Original del Proveedor y/o remisión, entrada de mercancía generada por el sistema y guía de la transportadora según el caso; para su causación y realizar la programación de pagos. Proveedores Internacionales. El Director de Compras relaciona en cuadro de Excel los vencimientos de cada una de las proformas o contratos de venta del proveedor, se realiza la programación de pagos previo acuerdo establecido con el proveedor y autorización de la Gerencia, dicho cuadro lo pasa al Revisor Fiscal para que efectúe los pagos de las obligaciones. Los documentos soporte para la legalización de cada una de las importaciones se le entrega al Revisor Fiscal con un cuadro de liquidación de Importaciones para que realice cruce de las cuentas contra los anticipos que se han ocasionado dentro del proceso de la importación ANÁLISIS, MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO. El proceso de compras cuenta con un indicador que mide el desempeño del proceso y del proveedor, el cual se analiza para tomar las acciones pertinentes ARCHIVO DE PROVEEDORES Se cuenta con carpetas, en las cuales está la información tanto de proveedores críticos como de especiales. 5. DEFINICIONES CALIDAD: Grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos. CONTRATO: Acuerdo entre dos partes. Puede ser verbal, por teléfono ó mediante un documento firmado. PROCESO ESPECIAL: NOMBRE DE LA considera como proveedor especial aquellos que realizan trabajos adicionales al producto según solicitud del cliente (aquellos procesos que dan valor agregado a nuestro producto y son contratados con externos). Así como, el proveedor de personal. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS Procedimiento de Bodega e Inspección P07010R 7. COPIAS CONTROLADAS Proceso de Compras Gerencia General Proceso comercial venta por Visita Proceso comercial Venta por Teléfono

6 CODIGO: P0741c No. REV: 2 PAGINA: 6 8. REGISTROS Evaluación de proveedores F0741EP Selección de proveedores F0742a Inspección de recepción de materiales F0743 Lista de verificación proveedores procesos especiales F0742b Evaluación De Proveedor De Recursos Humanos F0741ES 9. CONTROL DE CAMBIOS No REV FECHA DESCRIPCION 01/10/2009 Emisión inicial 1. Modificación de la Descripción para quedar PROCEDIMIENTO COMPRAS, no hay cambio de código 01 25/08/ Cambio de la metodología del procedimiento en donde se involucra las áreas de inventarios para el control en las entradas en las mercancías, inclusión de los proveedores especiales de producto y de personal, y descripción de la metodología 02 08/09/2009 Se hace necesario modificar la selección de proveedores para mayor funcionabilidad y mejor aplicación del procedemiento, haciendo ya no por orden de compra, sino en el momento de realizar con cada proveedor la primera compra del año, validandose dicha selección anualmente. Adicioanlmente se explica la metodología a seguir en el momento en que un proveedor no caliqfique al ser evaluado.