PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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1 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS CÓDIGO: PD CBS - 01 VERSIÓN No. : 06 FECHA DE EX.: 22/07/2013 _ COPIA No. : 01 ELABORADO Y REVISADO : Gestor Empresarial APROBADO : General

2 Código: PD CBS-01 Página: Página 2 de 7 1. OBJETIVO Fijar parámetros para controlar que el producto adquirido cumple con los requisitos de compra especificados, así como, para evaluar y reevaluar a los proveedores con el fin de obtener un producto final competitivo en el mercado. 2. ALCANCE Se dirige a la Gerencia General e indirectamente a todas las dependencias que realizan requerimientos de compras que interfieren con el sistema de calidad, y rige a partir de la fecha de aprobación. 3. VOCABULARIO NTC-ISO 9000:2005, Sistema de gestión de la calidad fundamentos y vocabulario PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que nos suministra un producto o servicio. 4. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS En SEGURIDAD NAPOLES LTDA, se realizan los siguientes tipos de compras críticas para la prestación del servicio, las cuales están bajo la responsabilidad de la Gerencia General, según se describe a continuación: PRODUCTOS: Equipos de comunicación Equipos tecnológicos Vehículos Armamento Elementos de dotación personal Elementos de dotación puestos SERVICIOS: Mantenimiento a: Equipo de comunicación Equipos tecnológicos Armamento Vehículos Sistemas de Gestión

3 Código: PD CBS-01 Página: Página 3 de PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE EQUIPOS DE COMUNICACIÓN, DOTACIONES, VEHICULOS, EQUIPOS Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO RESPONSABLE OBSERVACIONES 1. Determinar la necesidad de comprar un equipo ó un elemento para un servicio. 2. Seleccionar al proveedor, teniendo en cuenta el listado de proveedores 3. Existe proveedor? NO 4. Evaluar y seleccionar proveedores nuevos. 5. Generar orden de compra 6. Archivar pedido en la carpeta 7. Recepcionar el producto 8. Ingresar el producto a los inventarios correspondientes 9. Recepcionar la factura para su respectivo pago 10. Seguimiento y reevaluación a proveedores 11. FIN y/o Gerencia General y/o Gerencia General 1. El realiza los requerimientos de compra de acuerdo con las necesidades del almacén. 2. Se verifica en listado de proveedores, los cuales cumplen con los criterios establecidos por la empresa. 3. Se determina por medio del listado si existen proveedores que suministren los productos requeridos. 4. Se solicitan de dos a tres cotizaciones para evaluar y aprobar por la gerencia la selección del nuevo proveedor teniendo en cuenta los criterios establecidos en la ficha del proveedor. 5. Se diligencia el formato de orden de compra en el cual se establecen las especificaciones del producto/servicio a comparar y se firma por el gerente como evidencia de su aprobación. 6. Se deja evidencia del pedido para tener objetividad al recepcionar el producto. 7. Se acepta el producto, después de revisar que cumpla con las especificaciones de pedido y las establecidas para la recepción del producto, se deja registro de esta actividad en el formato recepción del producto. 8. Se diligencia el formato de orden de compra y se firma por el gerente general como evidencia de la aprobación en el se especifican las características y cantidad de producto a comprar 9. La factura es recepcionada por el almacenista quien la radica en la Dir. Administrativa con copia de la orden de compra para su respectivo pago. 10. Semestralmente se realiza reevaluación a proveedores para determinar su conformidad con los requisitos establecidos por la empresa.

4 Código: PD CBS-01 Página: Página 4 de COMPRA DE ARMAS Y MUNICIÓN En Seguridad Nápoles Ltda. la compra de armas y munición está a cargo de la Gerencia General se maneja un proveedor UNICO que es INDUMIL. El procedimiento es el siguiente. PROCEDIMIENTO RESPONSABLES OBSERVACIONES 1. Determinar la necesidad de comprar armamento o munición, revisando el stock existente. General y Director de Operaciones 1. Se determina la necesidad de acuerdo con los puestos existentes y posibles proyectos. 2. Solicitud de Concepto a la Superintendencia de Vigilancia Privada. Cumpliendo los siguientes requisitos: Cumplimiento de la circular No del 28 de mayo de 1997 Cumplimiento decreto 2535 del 17 de diciembre de 1993 Copia del contrato suscrito o potencial donde se vayan a asignar o instalar las armas. Copia de la nomina del último periodo. Póliza de responsabilidad civil. General 2. La empresa se rige a lo exigido por la Superintendencia de Vigilancia Privada. 3. Aprobó? SI NO 4. FIN Superinten dencia de Vigilancia Privada 5. Concepto Favorable por parte de la Superintendencia de Vigilancia Privada A Superinten dencia de Vigilancia Privada 5. Se registra el concepto en carta enviada por la Superintendencia de Vigilancia Privada, donde se autorice tipo de permiso.

5 Código: PD CBS-01 Página: Página 5 de 7 PROCEDIMIENTO RESPONSABLES OBSERVACIONES A 6. Llevar aprobación a Indumil anexando los siguientes requisitos: Diligenciamiento formato preimpreso de Indumil y una foto del representante legal de la empresa Registro de Cámara de Comercio Licencia de funcionamiento Fotocopia de la cédula del representante legal Fotocopia NIT. Certificado judicial R.L. actualizado 6. La gerencia o a quien designe realiza los tramites en Indumil 7. Aprobación escrita de Indumil Indumil 8. Cancelación del valor de las armas y permisos de tenencia o porte en el punto de pago establecido por Indumil. 9. Recibo de armas en el almacén de Indumil, mostrando el recibo de pago En la entrega se cumple lo siguiente: Ensayo de prueba de los revólveres Verificación municiones Inspección visual del armamento comprado 7. Cuando se delegue esta persona debe presentar carta de autorización por la Gerencia General. 10. Ingreso al almacén relación en el inventario y libro de armas 11. FIN 8. Se relacionan las armas con el récord de trayectoria Adicionalmente para la compra de munición se pasa una solicitud por escrito al jefe de Control Comercio Armas, Municiones y Explosivos de la Industria Militar con la última acta de descargo de vainillas.

6 Código: PD CBS-01 Página: Página 6 de 7 5. PROVEEDORES El manejo que se da a los proveedores en Seguridad Nápoles Ltda. se puede clasificar en tres aspectos, que se explican a continuación: 5.1. SELECCIÓN DE PROVEEDORES La selección de proveedores es responsabilidad con la aprobación de la gerencia. Los proveedores aprobados son registrados en el listado de proveedores, teniendo en cuenta los resultados obtenidos en la evaluación de la FICHA TÉCNICA DE PROVEEDORES Y RE-EVALUACIÓN A PROVEEDORES. La selección de proveedores se realiza: para los antiguos del listado de proveedores y para los nuevos mediante los resultados obtenidos en la evaluación de la ficha técnica de proveedor, cuando el total de esta calificación supera el rango del 75%, el proveedor es aceptado y aprobado por la gerencia dejando registro de la firma en el formato de Ficha Técnica del Proveedor. Adicionalmente se registra en el listado de proveedores EVALUACION DE PROVEEDORES La evaluación de proveedores está bajo la responsabilidad del almacenista, mediante la calificación otorgada de 1 a 5 a cada uno de los criterios de evaluación establecidos en la FICHA TECNICA DE PROVEEDORES. Los criterios de evaluación son los siguientes: Precio: Se compara con el ofrecido por otros proveedores en igual condiciones. Condiciones de pago: Contado, 30 días, 60 días, y más. Garantía: Ofrecida por el proveedor en la propuesta. Análisis de documentos y visita si se realizó: Se evalúa el cumplimiento del proveedor con aspectos legales. Antigüedad del proveedor: Años en el mercado RE- EVALUACION DE PROVEEDORES La re-evaluación a los proveedores se realiza semestralmente registrando esta actividad en el formato RE-EVALUACIÓN A PROVEEDORES FT-CBS-02, siendo responsabilidad del almacenista con el visto bueno de la gerencia. Para la reevaluación se han definido los criterios que hacen referencia al cumplimiento por parte del proveedor en los aspectos de: Cantidad, fecha de entrega, especificaciones técnicas, calidad, condiciones de pago y servicio post venta, cumplimiento legal SISO y AMBIENTAL (si aplica), manejo de residuos (si aplica) y comunicaciónes.

7 Código: PD CBS-01 Página: Página 3 de 7 Cuando un proveedor obtenga una calificación por debajo de 3 en la reevaluación, quiere decir, que no cumple con los parámetros establecidos por Seguridad Nápoles Ltda., automáticamente será retirado del listado de proveedores FT-CBS-04, y comunicado al proveedor VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS Se controla el producto comprado y/o servicios contratados en el momento en que ingresan a la empresa bajo la responsabilidad del Logistico, dejando registro en el formato recepción del producto y se realiza visita a las instalaciones del proveedor para los casos en que el proveedor en sus instalaciones manipule: elementos que tengan la imagen corporativa de la empresa, armas propiedad de Seguridad Nápoles, radios de comunicación o cuando se requiera subcontratar servicios asociados a la prestación del servicio, (Ej. medios tecnológicos). 6. FORMATOS 6.1. LISTADO CONTROL DE PROVEEDORES FT-CBS-04 Este listado se mantiene con el fin de tener a la mano la información básica de nuestros proveedores CONTROL DE RECEPCION DEL PRODUCTO O SERVICIO FT-CBS-01 Este formato se diligencia con el fin de llevar un control de la actividad de recepción del producto, de tal manera que quede clara la conformidad o no del producto recibido para que se prosiga con el correspondiente pago al proveedor FORMATO DE REEVALUACIÓN A PROVEEDORES FT-CBS-02 Este formato se diligencia con el objetivo de llevar un registro de la evaluación periódica a los proveedores de la empresa ORDEN DE COMPRA FT-CBS-03 Este formato se diligencia con el fin de solicitar por escrito al proveedor las: características, cantidades, referencias y precio de los elementos a comprar y evidenciar la aprobación por parte de la gerencia de las mismas FORMATO FICHA TÉCNICA PROVEEDOR FT-CBS-05 Este formato se diligencia con el fin de obtener la información más importante del proveedor e ingresarlo en nuestra base de datos. También contiene los criterios principales que se debe tener en una visita técnica, Ésta se actualiza anualmente.