PROCESO: GESTIÓN DE BIENES, SUMINISTROS Y SERVICIOS VERSIÓN: 1

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 6 FECA: RESPONSABLE: REQUISITOS: NTC GP 1000:2004: LEGALES: Jefe Gestión Bienes Suministros Jefe l Departamento Servicios Generales 4.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 6.3, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, Constitución Política Nacional: Le 527/99, Decreto 3512 dic , Le 598/2.000, Le 190/95, Boletín Responsables (Contraloría General la Nación), Proecto estatuto contratación. Norma NTC 4095 NTC 3723 NTC 5029; Le , Le ; Decreto , Decreto 2150, Decreto , Decreto , Decreto , Decreto , Decreto ; Resolución , Resolución , Resolución Le Le ,Decreto , Resolución 5544 la Contraloría General la Nación, Estatuto General la Universidad l Atlántico, Estatuto Presupuestal OBJETIVO: Garantizar el abastecimiento, entrega oportuna con calidad bienes servicios, el funcionamiento óptimo la infraestructura institucional. ALCANCE: Aplica s la planificación las necesidas bienes o servicios hasta el control seguimiento las actividas inherentes a los mismos. UMANOS 1 jefe partamento bienes suministros. 1 jefe partamento servicios generales. profesionales universitarios. técnicos administrativos. personal vigilancia personal aseo personal. RECURSOS: FISICOS Dotación básica escritorios, archivadores, equipos cómputo, impresoras, equipos para aseo, equipos Mantenimiento Industriales herramientas Trabajo.

2 PÁGINA: 2 DE 6 FECA: EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR Plan Compras anualizado Depenncias La Universidad Plan Estratégico Necesidas bienes o servicios P Planear las compras / Planear s Plan Estudios previos Programación las actividas locativo correctivo o preventivo Servicios Generales Universitaria Depenncias La Universidad Gestión Bienes, Suministros Servicios Plan compras / Plan Solicitar aprobación plan compras / plan Mantenimientos Plan compras / Plan aprobado Estratégico Proveedor o contratistas Estratégico Proponente a inscripción u actualización datos Plan compras / Plan aprobados Solicitus bienes o servicios Requisitos inscripción. Cotizaciones Gestión Bienes Suministros Bien comprado o servicio contratado. Cotizar bienes o servicios a contratar Inscribir actualizar proveedores. Comprar /o contratar Administrar almacén. Órnes compra asignaciones operativas Bienes o servicios cotizados Proveedor inscrito Bien comprado o servicio contratado. Bien o servicio entregado. Gestión Bienes, Suministros Servicios Gestión Bienes Suministros. Proveedor Gestión Bienes, Suministros Servicios.

3 PÁGINA: 3 DE 6 FECA: Solicitud bienes muebles, dotaciones, insumos, etc. Formato satisfacción l cliente interno Gestión Bienes Suministros Todas las penncias Entes externos interesados Bienes muebles e inmuebles la universidad. Resolución acta baja Bienes. Bienes teriorados u obsoletos. Donaciones. Evaluar la satisfacción l cliente interno con relación al bien o servicio Inventariar bienes muebles e inmuebles. Dar baja los bienes Recibir legalizar donaciones. Evaluación satisfacción Inventario actualizado año. por Bien dado baja amparado en su respectiva resolución. Bien mueble o inmueble donado, amparado en su respectiva resolución. Gestión Bienes Suministros. contratista Gestión Bienes Suministros.. estratégico Depenncias La Universidad Necesidas servicio preventivo correctivos planta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas sistemas monitoreo Ejecutar el preventivo correctivo la Planta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas sistemas monitoreo, piscinas. Gestión l proceso V Evaluar cumplimiento l proceso Recibidos a satisfacción los servicios V Seguimiento a todos los servicios preventivo correctivo la Planta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas sistemas monitoreo piscinas Mantenimiento correctivo o preventivo recibido a satisfacción soportado con acta Acciones correctivas preventivas Acta o formato recibo a satisfacción diligenciado. Depenncias La Universidad Depenncias La Universidad

4 PÁGINA: 4 DE 6 FECA: estratégico Gestión Calidad Control Interno Resultados auditorías internas o medición indicadores Directrices para el mejoramiento continuo A Realizar acciones preventivas correctivas sobre las evaluaciones l proceso. Planes mejoramiento

5 PÁGINA: 5 DE 6 FECA: DOCUMENTOS SOPORTE Procedimiento compras. Procedimiento Inventario administración almacén. Procedimiento inscripción, certificación evaluación proveedores. Estatuto contractual. Plan estratégico Procedimiento Mantenimiento Correctivo Preventivos planta Físicas Equipo Procedimiento seguridad Políticas uso servicios públicos Estudios conveniencia oportunidad Términos referencia ojas vida equipos. REGISTROS Cotizaciones. Orn compra. Certificado Disponibilidad Presupuestal Registro Presupuestal Manifiesto aceptación orn compra o contrato Contratos Inventarios Inscripción proveedor Evaluación proveedor Evaluación l proceso compras Acta comité baja Resolución baja bienes Resolución donación Formatos solicitud servicios Programas a realizar. Acta trabajos realizados recibido a satisfacción Relación vehículos personas a ingresar Solicitus autorización traslado bienes Actas reuniones Informes técnicos acerca necesidas. PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Requisitos legales Estatuto contratación. Documentos soporte. Inventario almacén Inventario personalizado Actas baja bienes. Formato salida /o ingreso bienes a la Ciudala Universitaria. Inventario anterior global personalizado Proveedor certificado evaluado. Informe gestión, acciones correctivas preventivas. Auditoria jefe l partamento TIPO EFICIENCIA EFECTIVIDAD EFICIENCIA EFICACIA INDICADORES DESCRIPCIÓN - Celeridad l proceso - Satisfacción l cliente interno - Calidad l proveedor -Índice ejecución en - Oportunidad en la atención

6 PÁGINA: 6 DE 6 FECA: PUNTOS DE CONTROL Verificación cotizaciones e inscripción proveedores en portal. Fichas técnicas productos o servicios a comprar. Visto Bueno la oficina Gestión Bienes en órnes compra o contratos. Manifiesto aprobación l proveedor para spacho producto o venta servicio. Pago contratos u órnes en moneda extranjera a la TRM más baja. Pólizas cumplimiento calidad los bienes servicios. Seguimiento o inspección los realizados Diagnóstico plan preventivo Verificación estudios convencía por terceros o personal especializado Verificar el cumplimiento los compromisos l contrato. RIESGOS Errores en la cotización. Personal malintencionado solicita dádivas al proveedor por cerrar un negocio. Errores en la Orn Compra o Contrato. Retraso en los spachos. El producto comprado no cumple con las especificaciones o calidad solicitadas. El proveedor no mantiene los precios spués enviada la orn compra. El proveedor nunca ejecuta la orn compra o contrato. Compras en moneda extranjera cuo valor es variable. Mantenimiento que incumple especificaciones técnicas Daño o terioro la planta física equipos Estudios oportunidad que incumple las necesidas técnicas requeridas Incumplimiento los contratistas los términos l contrato